joi, 27 August 2020

pe parcursul anului 2020, probabil că a trebuit să reevaluați bugetul nonprofit. Provocările fără precedent pe care pandemia globală le-a adus la lumină au forțat multe organizații nonprofit mici și mijlocii să opereze pe un buget și mai strâns decât de obicei.

Acest lucru îl face un moment perfect pentru organizația dvs. pentru a vă reîmprospăta înțelegerea bugetelor de operare pentru a vă re-strategiza propria dvs. pentru a profita la maximum de ea.

aici, la Jitasa, ajutăm directorii executivi și Financiari din organizațiile nonprofit să își organizeze finanțele pentru o utilizare mai eficientă. În poveștile noastre de succes, puteți citi despre alte organizații care au avut încredere în informațiile lor financiare experților noștri și despre modul în care relația le-a permis să-și redirecționeze energia și să se concentreze asupra misiunii lor.

planificarea financiară eficientă și bugetarea sunt și mai importante în aceste vremuri dificile. Comunicarea deschisă cu un expert despre finanțele organizației nonprofit vă poate ajuta să evaluați bugetul organizației nonprofit și să redefiniți obiectivele în conformitate cu cele mai bune practici ale experților.

asta ne aduce înapoi la importanța unei înțelegeri cuprinzătoare a bugetelor operaționale nonprofit. În acest ghid, vom acoperi elementele de bază și vom face o scufundare profundă pentru a vă ajuta organizația nonprofit să vă reanalizeze bugetul pentru anul respectiv. Vom acoperi următoarele puncte:

1. ce este un buget Nonprofit?
2. caracteristici ale bugetelor eficiente
3. componente bugetare
4. șablon de buget Nonprofit
5. recenzii bugetare

Simțiți-vă liber să utilizați navigarea de mai sus pentru a trece la secțiunea care vă interesează cel mai mult pentru organizația dvs. Sau, citiți cu noi de la început pentru o imagine de ansamblu completă. Să începem!

ce este un buget Nonprofit?

un buget nonprofit este un document de planificare folosit pentru a prezice cheltuielile și a aloca resurse pentru organizația dvs. Acesta detaliază atât costurile pe care organizația dvs. le va suporta, cât și veniturile pe care vă așteptați să le primiți într-o perioadă de timp stabilită.

nonprofit va crea două bugete primare în mod regulat. Acestea sunt bugetul dvs. de funcționare și bugetul dvs. de capital.

un buget de operare nonprofit descompune veniturile și cheltuielile anuale proiectate pentru organizație. Se descompune veniturile de diferite surse de finanțare și cheltuielile de exploatare de program și costurile generale.

bugetul dvs. de capital proiectează cheltuielile și veniturile asociate proiectelor pe termen lung pe mai mulți ani. Acest lucru tinde să acopere campaniile de capital nonprofit și alte campanii majore de cheltuieli.pe tot parcursul anului, aceste bugete sunt ceea ce revizuiți în mod regulat pentru a monitoriza procesul diferitelor proiecte, succesul strângerii de fonduri și situația dvs. financiară. Aceasta înseamnă că bugetul dvs. nu este ceva pe care îl creați, dar nu vă mai uitați niciodată. Este un document viu care ar trebui să fie în centrul activităților dvs. financiare.

caracteristici ale bugetelor eficiente Nonprofit

cel mai bun lucru despre revizuirea bugetului dvs. nonprofit acum, în timpul haosului din 2020? Aveți ocazia să o faceți și mai eficientă. Pe măsură ce dvs. și contabilul dvs. lucrați împreună pentru a crea sau restructura un buget eficient, va trebui să țineți cont de caracteristicile care fac ca un buget să fie cel mai eficient.în experiența noastră, aceste caracteristici includ activități definite, o perioadă de timp definită în mod specific și valori realiste și măsurabile. Să acoperim fiecare dintre aceste caracteristici în profunzime.

activități definite

bugetul nonprofit și planul strategic ar trebui să meargă mână în mână. Fiecare aspect al bugetului dvs. ar trebui să se asocieze direct cu o activitate definită în mod specific pe care doriți să o realizați.

în plus, fiecare dintre aceste activități ar trebui să aibă un buget separat definit în mod specific. Aceste bugete separate se combină în bugetul operațional unic la nivel de organizație.

de exemplu, nonprofit-ul dvs. poate stabili un obiectiv de a strânge 15.000 de dolari pentru a construi un laborator de calculatoare la o școală din interiorul orașului.

va trebui să alcătuiți un buget care să planifice toate cheltuielile necesare pentru a construi un astfel de laborator de calculatoare. De exemplu, ar trebui să estimați costul pe care îl va lua pentru a cumpăra computerele, pentru a investi în wifi eficient și pentru a aduna echipamente diverse (cum ar fi asigurarea) necesare pentru o astfel de investiție.

pe bugetul dvs. mai mare, la nivel de organizație, va trebui să desemnați ce surse veți folosi pentru a strânge acești 15.000 USD și pentru a aloca fondurile proiectului.

perioada de timp specifică

când organizația nonprofit stabilește obiective pentru planul strategic sau de dezvoltare al organizației dvs., vă asigurați că aceste obiective sunt specifice, măsurabile, realizabile, realiste și bazate pe timp (sau inteligente). Măsura pe care dorim să o subliniem aici este aspectul timpului. Nonprofit-ul dvs. ar trebui să fie foarte conștient de timp în timp ce vă construiți bugetul.

organizațiile nonprofit elaborează de obicei un buget unic pentru anul respectiv. Cu toate acestea, este important să luați în considerare momentul în care organizația dvs. se așteaptă să colecteze venituri și când doriți să finalizați activitățile prezentate în document. De exemplu, dacă știți că #GivingTuesday și giving end Year sunt o sursă majoră de venituri pentru organizația dvs. nonprofit, puteți decide să finalizați un proiect mai mare direct după aceste campanii.

Un alt motiv pentru care timpul este important? Obținerea bugetului aprobat și stabilirea de check-in-uri pentru echipa ta. Înainte de a începe chiar procesul de bugetare, ar trebui să setați o zi și o oră când doriți ca documentul să fie aprobat de consiliu. Acest lucru vă trage la răspundere prin furnizarea unei date scadente pentru a finaliza planul.

De asemenea, ar trebui să stabiliți controale regulate cu echipa dvs. pentru a vă asigura că respectați bugetul pe care l-ați planificat. Multe organizații non-profit fac un check-in rapid lunar, cu o revizuire mai aprofundată în fiecare trimestru.

valori realiste și măsurabile

ideea de a defini valori realiste și măsurabile merge împreună cu definirea activităților din bugetul organizației dvs. Fiecare dintre activitățile dvs. ar trebui să fie asociată cu o anumită sumă de dolari pentru fiecare cheltuială și sursă de venit.

acest lucru este deosebit de important atunci când organizația dvs. dezvoltă partea de venituri din buget. Finanțarea dvs. nonprofit ar trebui să fie asociată în mod specific cu diferite surse de colectare a veniturilor.

de exemplu, dacă vă așteptați să primiți 100.000 USD din strângerea de fonduri individuale în acest an, puteți stabili că 50.000 USD vor proveni de la donatori majori, 20.000 USD din campania dvs. peer-to-peer, 20.000 USD din pagina dvs. de donații online, 10.000 USD din strângerea de fonduri prin poștă directă.

amintiți-vă că fiecare dintre aceste valori de finanțare ar trebui să fie realistă pentru echipa dvs. Determinați ce este realist analizând succesele dvs. anterioare de strângere de fonduri. Cu toate acestea, puteți alege, de asemenea, un obiectiv mai aspirațional pentru a vă împinge echipa să ridice mai mult. Doar nu-l setați prea mare sau altfel s-ar putea descuraja echipa ta.

componente bugetare Nonprofit

indiferent dacă creați un buget nonprofit pe cont propriu sau dacă lucrați cu un expert contabil, va trebui să vă asigurați că este completat atât cu veniturile preconizate, cât și cu bugetele de cheltuieli.

acestea sunt cele două componente principale ale unui buget nonprofit. Să săpăm puțin mai adânc în fiecare subiect.

venitul așteptat

venitul așteptat trebuie separat și alocat de fiecare sursă de strângere de fonduri. Utilizați datele anterioare de la echipa dvs. de dezvoltare pentru a înțelege mai bine și a prezice cât veți ridica din fiecare sursă.există două metode de prognoză pe care le puteți utiliza pentru a prezice veniturile viitoare ale organizației nonprofit. Fiecare dintre aceste metode de prognoză creează o anumită flexibilitate în buget, astfel încât organizația dvs. este mai probabil să fie vizată pe tot parcursul anului. Aceste două metode de prognoză se numesc metoda de reducere și metoda cutoff:

• metoda de reducere: folosind această metodă, echipa dvs. identifică suma în dolari pe care vă așteptați să o primiți de la fiecare sursă de strângere de fonduri. Apoi, înmulțiți acea sumă de dolari cu procentul de probabilitate de strângere de fonduri. De exemplu, dacă solicitați o subvenție de 10.000 USD și aveți o probabilitate de 75% de a primi subvenția, veți actualiza veniturile prognozate la 7.500 USD.
• metoda Cutoff: folosind această metodă, echipa dvs. identifică suma totală a veniturilor de strângere de fonduri prezise, apoi înmulțește acest lucru prin estimarea generală a probabilității. De exemplu, dacă aveți un istoric de succes în strângerea de fonduri și vă așteptați la o șansă de succes de 80% în veniturile estimate de 100.000 USD, veți Prognoza 80.0000 USD.

un contabil nonprofit va fi capabil să vă ajute să vă plimbați echipa prin decizia metodei de prognoză care este cea mai bună pentru bugetul dvs. În plus, vor putea lucra cu dvs. pentru a determina ratele de probabilitate pentru prognoza dvs.

poate fi periculos să prezici că vei avea succes 100% cu toate veniturile prezise. Este mai bine să fii prudent atunci când planifici din timp, astfel încât să fii mai sigur că vei avea finanțarea de care ai nevoie pentru a-ți atinge obiectivele, indiferent de circumstanțele externe.

buget de cheltuieli

a doua parte a unui buget eficient nonprofit este bugetul dvs. de cheltuieli. Acesta este instrumentul pe care îl utilizați pentru a determina și prezice costurile suportate de organizația dvs. nonprofit pentru a vă finanța diferitele proiecte.

Acest lucru poate fi împărțit în cheltuieli de strângere de fonduri, administrative și de program. Combinația dintre strângerea de fonduri și cheltuielile administrative sunt cele care alcătuiesc cheltuielile generale ale organizației nonprofit. În timp ce bugetul de cheltuieli al fiecărei organizații nonprofit va arăta ușor diferit, Better Business Bureau recomandă organizațiilor să nu cheltuiască peste 35% din finanțarea dvs. pentru cheltuielile generale și să cheltuiască cel puțin 65% pentru programele lor.

cu toate acestea, așa cum am menționat, acest lucru va arăta diferit pentru fiecare organizație nonprofit. De aceea este important să discutați propriile cheltuieli cu un contabil care are experiență în lucrul cu organizații nonprofit. Acestea vă pot ajuta să vă asigurați că cheltuielile dvs. sunt sub control.

la un nivel mai granular, organizația dvs. nonprofit ar trebui să țină cont de cheltuielile specifice pe care le veți întâlni, cum ar fi:

• cheltuielile de strângere de fonduri pot fi defalcate în marketingul campaniei, locația evenimentului de strângere de fonduri sau investițiile software virtuale și instrumentele tehnologice de strângere de fonduri.
• cheltuielile Administrative pot fi defalcate în lucruri precum salariul pe care îl plătiți angajaților, investițiile pe care le faceți pentru organizarea datelor, chiria pentru spațiul dvs. de birou și facturile pe care le plătiți pentru organizația dvs.
• cheltuielile programului sunt cele necesare pentru a vă desfășura activitatea în comunitate. De exemplu, o organizație care încurajează educația muzicală pentru copiii defavorizați ar putea investi în spațiu de clasă, instrumente și cărți muzicale pentru programul lor.

cel mai bun mod de a estima care vor fi cheltuielile nonprofit este examinând ceea ce ați cheltuit în trecut. Asigurați-vă că separați cheltuielile fixe și variabile ale organizației dvs., apoi estimați ce vor costa diverse elemente bugetare.

cheltuielile fixe sunt cele care sunt constante de la an la an, cum ar fi chiria biroului organizației dvs. Puteți conta pe acest lucru pentru a fi același preț de la an la an datorită contractului pe care îl aveți cu compania dvs. de administrare. Între timp, cheltuielile variabile sunt cele care se pot schimba de la an la an și nu pot fi luate în considerare pentru a rămâne constante. De exemplu, cheltuielile dvs. de strângere de fonduri s-ar putea modifica de la an la an, în funcție de campaniile pe care le desfășurați.

există multe concepții greșite despre cheltuielile nonprofit. Oamenii tind să creadă că angajații nonprofit nu ar trebui să facă salarii mari și că cheltuielile generale sunt un lucru inerent rău. Acest lucru pur și simplu nu este adevărat. Partea de cheltuieli din bugetul dvs. ar trebui să asigure un echilibru financiar sănătos pentru organizația dvs.

șablon de bugetare Nonprofit

vă recomandăm ca organizația dvs. nonprofit să ajungă la un contabil nonprofit instruit pentru a vă crea bugetele de la an la an. Un contabil vă va ajuta să vă conduceți în direcția corectă atunci când vine vorba de descoperirea oportunităților de reducere a diferitelor cheltuieli. De asemenea, vă vor ajuta organizația nonprofit să găsească noi modalități de a vă spori strângerea de fonduri pentru a maximiza veniturile.

când ați finalizat bugetul dvs. anual nonprofit și este gata să fie trimis la consiliul dvs. pentru revizuire, acesta va arăta ceva de genul șablonului de mai jos.

examinați bugetul Nonprofit

manechine.com explică: „un buget bun este mototolit, pătat de cafea și mult examinat. Un buget bun ghidează și prezice.”Aceasta înseamnă că organizația dvs. nonprofit ar trebui să verifice frecvent bugetul dvs. pentru a vă monitoriza progresul pe tot parcursul anului.

organizația dvs. ar trebui să organizeze controale bugetare nonprofit în mod regulat. Mulți vă recomandă să le țineți anual, trimestrial și lunar pentru a vă asigura că organizația dvs. este pe drumul cel bun.

• revizuirea anuală a bugetului dvs. nonprofit apare în general atunci când scrieți bugetul pentru anul următor. Acest lucru este atunci când (și contabil) revizuirea finanțelor bugetate din anul trecut și de a determina în cazul în care bugetul a rămas pe curs și în cazul în care finanțele abătut de la calea. Veți utiliza aceste informații pentru a vă informa veniturile și cheltuielile estimate pentru următorul an fiscal.
• când echipa ta se întâlnește trimestrial pentru a-ți revizui bugetul, ar trebui să compari veniturile și cheltuielile bugetate pentru acel trimestru și să le compari cu sumele reale. De asemenea, ar trebui să revizuiți bugetele de granturi și să determinați ce fonduri au fost câștigate, utilizate, neutilizate etc. În cele din urmă, revizuiți întregul buget și căutați orice discrepanțe. Este mai bine să le prindeți devreme și să le notați pentru bugetele viitoare.
• revizuirile bugetare lunare permit echipei dvs. să se întâlnească frecvent și în mod regulat pentru a vă examina finanțele pentru lună și pentru a determina cheltuielile și veniturile bugetare față de cele reale pentru proiecte individuale. De asemenea, puteți examina bilanțurile pentru a identifica discrepanțele și puteți aștepta cu nerăbdare să vă asigurați că viitoarele elemente bugetare par să fie în concordanță.

Din nou, de fiecare dată când organizația dvs. vă revizuiește bugetul și conturile, un contabil instruit vă va ajuta să vă asigurați că totul este în ordine. Contactați contabilii de la Jitasa pentru a întreba despre modul în care profesioniștii lor financiari instruiți vă pot ajuta să revizuiți nonprofit și să creați cel mai bun buget pentru a vă ajuta să reușiți.

frumusețea bugetului dvs. nonprofit este că permite nonprofit-ului dvs. să rămână transparent cu echipa, membrii consiliului de administrație și susținătorii dvs. Transparența finanțelor este esențială pentru a insufla încredere și încredere tuturor celor implicați în organizație.dacă sunteți interesat să investiți într-un contabil instruit pentru a vă ajuta organizația nonprofit să asigure transparența și responsabilitatea în finanțe, efectuați-vă cercetarea. Iată câteva resurse suplimentare pe care le puteți căuta pentru mai multe îndrumări:

• lucrul cu un contabil Nonprofit: la ce să vă așteptați. Lucrul cu un contabil vă poate ajuta organizația să dezvolte un buget eficient. Citiți mai multe despre ce poate face un contabil pentru dvs. în acest articol cuprinzător.
• Contabilitate și contabilitate pentru organizații non-profit. Doriți să angajați sau să externalizați o echipă financiară? Aflați mai multe despre contabilitate și contabilitate pentru organizații non-profit, în special despre diferența dintre ele.
• Top 10 + firme de contabilitate non-profit externalizate. Lucrul cu un contabil special dedicat organizațiilor nonprofit este important pentru dezvoltarea unui buget nonprofit bine informat. Aflați mai multe despre primele zece alegeri ale Fundly pentru firmele externalizate.