o processo de pedido de informações (RFI) é um aspecto importante para o planejamento de projetos na indústria de construção. No entanto, o processo de aquisição pode ser desnecessariamente longo e confuso, custando-lhe tempo e dinheiro valiosos. Abaixo vamos ver o que é um pedido formal de informações, como elas são úteis, e as melhores práticas de como escrevê-las. Também vamos falar sobre algumas dicas-chave sobre como melhorar o processo RFI, para que você possa manter sua eficiência de negócios ao máximo.

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RFI Definido

Um pedido de informação é, basicamente, uma forma de comunicação empresarial pretende-se obter informações gerais sobre os potenciais fornecedores e os produtos e serviços que eles oferecem. O objetivo final no envio de um RFI é ver como os produtos e serviços de um potencial fornecedor podem ser melhor utilizados para resolver soluções e atender às necessidades do seu negócio. Os empreiteiros têm uma ampla gama de fornecedores e partes interessadas para escolher, por isso os pedidos de informações ajudam a ver o que cada empresa tem para oferecer, e como cada empresa empilhar-se de acordo com as necessidades do CONTRATANTE.os RFI são apresentados principalmente nas fases iniciais dos contratos de construção, mas podem ser utilizados durante a fase de construção à medida que surgem diferentes exigências para um projecto específico. Geralmente, os RFI serão enviados antes de pedidos de cotação (RFQ) e pedidos de proposta (RFP), uma vez que os RFQ e RFP’s são enviados por empreiteiros, uma vez que eles reduziram os melhores ajustes.a RFI também pode assumir formas diferentes, uma vez que dependem do que o CONTRATANTE procura. Por exemplo, um contratante geral que procura trabalho eléctrico enviaria um Fi a um subcontratante, ao passo que um GC que procura materiais enviaria um Fi a um fornecedor.

benefícios para os pedidos de informação da RFI não só ajudam os empreiteiros a comparar potenciais fornecedores, mas também ajudam a reduzir o leque de fornecedores a escolher. A RFI’s também tem um formato geral para a coleta de informações básicas, o que torna mais fácil para a GC filtrar fornecedores que não são bons para o projeto em mãos. A RFI também pode ajudar a incentivar a concorrência entre fornecedores, especialmente quando o documento é compartilhado em uma plataforma pública.

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a Escrever uma RFI

Comece por dar uma visão geral de sua empresa e o que você está procurando pelo fornecedor. Ao receber, o fornecedor deve entender que o documento é um RFI e ter uma boa idéia de quem é sua empresa. Você também deve ser tão específico quanto possível com suas necessidades, como preços gerais, requisitos de pessoal e horários de entrega. Isso lhe permitirá comparar melhor seus fornecedores sem mais esclarecimentos.

certifique-se também de dar uma orientação sobre como o destinatário deve responder ao pedido de informações, que formato seguir, e fornecer um prazo para voltar para você. Finalmente, você pode incluir outros detalhes como solicitar a experiência anterior dos fornecedores ou o seu processo de avaliação para escolher o fornecedor potencial.como contratante geral, uma maneira de melhorar o processo de aquisição é usar um modelo de RFI. A utilização de um modelo não só torna mais fácil para você incluir todas as informações necessárias, mas também tornará mais fácil para o fornecedor responder com o que você está procurando. Você também pode incluir fotos e desenhos de construção ou imagens como visuais podem ajudar o fornecedor a obter um melhor senso da solução que você está procurando. A utilização de um sistema de software também ajudará a tornar o seu processo RFI mais organizado e a dar um acesso mais rápido e melhor aos documentos para os funcionários no campo e no escritório.

Se você é o destinatário do RFI, também existem passos que você pode tomar para melhorar o processo. Responder rápida e diligentemente lhe dará uma vantagem sobre outros concorrentes, aumentando a sua probabilidade de obter o emprego. No entanto, antes de responder, você tem que se certificar de que o RFI é detalhado o suficiente para garantir que sua empresa seria um bom ajuste para o projeto de construção. Você não pode dar uma boa resposta se o RFI não é claro ou não faz as perguntas certas. Por último, não tenha medo de recusar um emprego. Se sua empresa não é um bom ajuste para o trabalho, você ainda pode deixar uma boa impressão com um GC, formalmente declinando, aumentando suas chances o GC contacta você novamente para um esforço futuro diferente.

conclusão

da leitura deste artigo, você deve ter uma ideia muito melhor do que é um pedido de informação, e como eles ajudam as empresas a escolher a melhor solução possível para suas demandas. Certifique – se de seguir as dicas acima sobre como escrever um RFI, e as melhores práticas para melhorar o processo RFI-seu negócio vai agradecer-lhe.