em um post a cada mês, estamos focando as principais questões internas que nossos clientes têm identificado como impedindo a capacidade de sua organização para funcionar no seu melhor. Neste post examinamos políticas e procedimentos.as políticas e procedimentos são necessários para uma organização suave e eficiente, com menos conflitos e retrabalho. No entanto, muitas vezes há confusão entre o que é uma política e o que é um procedimento, e como criar p&p’s que são eficazes. Nas suas avaliações internas de planeamento estratégico, muitos dos nossos clientes comentaram que as suas políticas e procedimentos eram omissos ou ineficazes. Neste post, pretendemos esclarecer as definições e dar-lhe algumas dicas para escrever boas políticas e procedimentos.

as definições

Let’s start with what is a policy and what is a procedure.

• as Políticas de uma organização são as declarações claras e concisas dos parâmetros pelos quais uma organização conduz seus negócios. No essencial, as políticas são as regras que o pessoal cumpre no exercício das suas várias responsabilidades.os procedimentos são as instruções ou passos que descrevem como completar uma tarefa ou fazer um trabalho.

uma das explicações mais simples e claras que ouvi foi esta. Se você estava saindo em uma viagem de condução, as políticas para a sua condução são as regras da estrada que você segue, ou seja, limites de velocidade, estradas de Sentido Único, sem zonas de passagem, etc. Os procedimentos para a sua viagem de condução são as direções que você está seguindo para chegar lá, i.e., ir 75 milhas a oeste na Interestadual 40 até chegar a Nashville, em seguida, tomar Interstate 65 Sul por 25 milhas, etc. As Políticas governam como você dirige, os procedimentos dizem – lhe o que fazer para chegar ao seu destino.

escrevendo boas políticas e procedimentos

na PGS, criamos políticas para orientar como operamos dentro de nossos negócios. Nós usamos um modelo que inclui o seguinte:

• o nome de política e divisão da organização a que se aplica (Finanças, Vendas, Executivo e assim por diante)
• o propósito para a Política. Esta é uma breve declaração que define o que vamos ter quando esta política estiver em vigor.
• A teoria para a Política. Semelhante ao propósito, mas vindo de um ângulo diferente, a teoria explica por que isso é importante.finalmente, listamos os elementos da própria política ou regras específicas que todos seguimos em relação a esta política.

por exemplo, temos um conjunto de “Dia de administração” para PGS, um dia em que todos tentamos estar presentes no escritório ou trabalhando através do Skype sem reuniões agendadas com clientes ou compromissos externos. Ao esclarecer o Dia da administração, temos uma política escrita.

o propósito da política do dia administrativo é: garantir que a comunicação entre os membros das equipes é adequada, que a condição da empresa é conhecida pelos membros da equipe e que os problemas são identificados e resolvidos prontamente.

A teoria afirma: manter uma forte compreensão entre os membros da equipe re. a condição do negócio e a resolução de problemas que inibem a produtividade dos membros da equipe resultará em uma equipe e Organização de alto desempenho.

a política em si para o dia de administração inclui balas como: “toda quarta-feira é o dia de administração designado PGS.”, e “os membros da equipe são esperados para participar de nossa reunião de funcionários cada quarta-feira às 8:30 a. m.”

procedimentos na PGS têm um olhar diferente. Quase todos os nossos procedimentos são escritos como fluxogramas. Por exemplo, temos um fluxograma facilitador criado para cada fase do nosso processo de planejamento estratégico Vision Navigation®. Estes fluxogramas diagramam os passos gerais que devem ser seguidos para garantir que cada cliente obtém um resultado final de alta qualidade a partir da sessão.os Procedimentos de

também são frequentemente escritos como uma série de passos em um documento word, como os passos para inserir informações de faturamento em livros rápidos.as notas finais sobre o desenvolvimento de políticas e procedimentos as políticas e procedimentos são essenciais para que uma organização mantenha todas as pessoas operando a partir dos mesmos princípios fundamentais e completando suas tarefas de forma que garanta um produto sólido e confiável cada vez. A única cautela na criação de um conjunto de políticas e procedimentos: cuidado para evitar excessos.

temos alguns blogs sobre quando criar a política e quando não, que vai ajudar você a determinar quando uma política é essencial e quando não está. Da mesma forma, os procedimentos são importantes quando um desvio do processo vai resultar em retrabalho ou um produto mal feito, ou para um altamente complicada e complexa tarefa. Os procedimentos tornam-se exagerados quando são criados para tarefas simples ou tarefas que podem realmente ser feitas de forma eficaz de uma variedade de maneiras para alcançar o mesmo resultado.qual foi a sua experiência? Adoraríamos que ouvisses os teus pensamentos. Envie-nos um e-mail para iniciar a conversa.