Ah, RFPs. Se você está planejando fazer parceria com uma agência em um projeto de redesenho do site, você pode ser encarregado de escrever um desses documentos assustadores. Infelizmente, não há em toda a indústria, passo-a-passo para solicitar propostas de serviços, e, muitas vezes, o processo de RFP recai sobre os ombros de alguém—ou um grupo de pessoas desconhecidas, com todas as complexidades do site moderno, redesenho de projetos, tornando-a nervosa, confusa e difícil.então o que fazes? Se você é como muitas organizações, você reúne todas as pessoas na organização que tem uma participação no site e você pede uma lista de desejos de tudo o que eles querem ver. Você se apressa através do processo de escrita RFP porque sua data de conclusão está chegando, rapidamente envia seu RPP para todas as agências possíveis que você pode pensar, e esperar pelo melhor. Em seguida, as agências dar uma olhada em seu RFP, e fazer todos os tipos de suposições sobre o tamanho, escopo, largura, ou orçamento do projeto com base em suas exigências listadas.

Eles acabam confusos sobre o que você realmente quer, arremesso de serviços que você não precisa, e você tem que começar tudo de novo, ou apenas ir com o seu intestino e escolher a proposta com o extravagante, tipo de letra, melhor aparência fotos, ou o preço.

claro, escrever RFPs pode ser um processo assustador, especialmente se o assunto está fora de sua área típica de especialização. Se você não é cristalino sobre o que você quer alcançar com o seu novo site, você não vai obter o que você precisa fora do projeto. No momento em que você começa a correr através do seu PFR ou tentando incluir tudo sob o sol, o seu site redesenho está condenado a falhar. Você vai gastar seu tempo e dinheiro em um projeto mal sucedido, ineficaz, e potencialmente arruinar seu site—o ponto focal da marca de sua organização. Acredita, vemos isso todos os dias.isso parece grande e assustador, não achas?antes de começar a hiperventilar, respire fundo. Estamos aqui para lhe mostrar os erros comuns que vemos nos pedidos de propostas, para que não os repita. Vamos ajudá-lo a criar RFPs que configuram seus projetos para o sucesso.Líderes de negócios e profissionais de marketing — mergulham profundamente na filosofia moderna de branding e nas melhores práticas em nosso guia definitivo.

o Problema #1: Você está Criando uma RFP Quando Você não Tem A

Algumas organizações são necessárias as políticas da empresa, os grupos de regimento interno, legislativas ou regulamentares para criar uma solicitação de PROPOSTA, quando eles precisam de ajuda para redesenhar seu site. Instituições de ensino superior, agências governamentais e organizações sem fins lucrativos muitas vezes caem nesta categoria.

mas, outras organizações simplesmente optam por criar um pedido de proposta quando precisam de assistência com um projeto, mesmo quando ele não é necessário. Organizações com uma opção para evitar a criação de um PFR podem optar por fazê-lo de qualquer forma, porque é comum em sua indústria, eles acham que é mais fácil, mais completo, e poupa-lhes tempo.

lembre-se, RFPs pode ser grandes projetos, e não deve ser levado de ânimo leve. Mesmo se você entrar no processo de Escrita com uma idéia de quanto tempo ele vai demorar ou quão completo ele precisa ser, você ainda corre o risco de correr em questões que exigem que você recue e pin mais detalhes, adicionando dias ou até mesmo semanas para o processo de criação.

Solution: Talk to agencies

If you find that your organization doesn’t require you to write an RFP, don’t do it.

em vez disso, cronometre o tempo para conversar com as agências com as quais você pode querer trabalhar. Procure por colegas e pessoas confiáveis em sua rede para recomendações. Talvez haja um site da empresa que te chamou a atenção recentemente. Talvez a agência com quem trabalharam seja uma boa escolha. Leia depoimentos sobre agências em sua área e traga agências para entrevistas; você pode até mesmo dar-lhes uma chamada! Vai levar um pouco de trabalho inicial grunt para você encontrar a agência que você quer contratar, mas você vai economizar carradas de tempo e reduzir o seu risco de erro se você renunciar o PFR completamente.por natureza, o processo de PFR limita a comunicação entre a sua empresa e potenciais parceiros da agência. Pense no processo como um processo de contratação. Não contrataria alguém que só visse o currículo, certo? Claro que não. Você quer ter uma noção de como eles escutam você, e como seu processo de pensamento se parece. Você quer descobrir se você gosta de se encontrar com eles e se você se vê colaborando bem. Estes factores são mais importantes do que a resposta mais bem escrita do PFR.

Problema #2: Você não tem um orçamento ou Linha do Tempo Estabelecido

ter um orçamento em mente é uma necessidade absoluta. Os custos podem somar-se rapidamente, por isso é importante que as agências saibam o seu orçamento ideal. Dessa forma, eles podem priorizar com mais precisão e fornecer orientação em sua proposta, e obter o melhor nível de Serviço para o orçamento que você está gastando confortável.

a solução de catch-all para o seu site PAM woes é falar com agências em perspectiva, mesmo que você ainda esteja trabalhando através do processo RFP. Estamos felizes e ansiosos por ajudar.

pensa nisto assim: digamos que estás a construir uma casa. Devias reduzir o teu orçamento antes de fazeres mais alguma coisa, certo? Não consideraria falar com uma empresa de construção, agente imobiliário ou arquitecto sem lhes dar uma ideia aproximada de um orçamento. Por que tratar seu site—sua propriedade digital primária—de forma diferente?

a mesma regra se aplica à sua linha do tempo. Queres a tua nova casa construída daqui a seis meses? Um ano? Dois anos? Assim como naquele projeto de construção de casa, a linha do tempo para a conclusão desempenha um papel enorme no que é possível para a sua organização, então é importante tirar as suposições para potenciais parceiros da agência.sem uma linha temporal ou orçamento, tanto você como os potenciais parceiros da agência sofrem. Agências estão literalmente fazendo suposições sobre o que seu orçamento permite, e você, portanto, é muito menos provável de receber uma proposta que você ama em sua gama de preços e dentro de seu cronograma desejado.

solução: incluir uma estimativa de orçamento e linha temporal aproximada

tente identificar um número que funciona para o seu orçamento, e uma data de conclusão provisória. Se isto se revelar demasiado difícil, uma gama é muito melhor do que simplesmente não fornecer qualquer informação. Não fazes ideia de quanto custa um projecto destes? Também é aceitável falar com uma agência sobre o que você deve esperar para pagar e como uma linha do tempo viável deve se parecer.

Nós temos que perguntar: quando você está revendo propostas, você é culpado de virar direto para a página que lista o orçamento e cronograma,e, em seguida, eliminar quaisquer propostas que caem fora do orçamento ou limites de tempo que você decidiu? Bem nos parecia. Não estás sozinho.

a conclusão é esta: o seu PFR não é o lugar para negociar preços; é onde você começa a comunicar exatamente o que você quer e o que você espera pagar por ele. A inclusão de um orçamento e cronograma permite que você leia cada proposta, sabendo que cada uma é uma solução feita sob medida para o seu problema, com base em informações que você forneceu. Isso permitirá que você se concentre em Escolher o melhor plano estratégico para o seu negócio em vez do melhor ponto de preço.

Problema #3: Você não especificou qual parte do seu site precisa ser incluída no projeto

esta é uma questão muito comum. Você está tão familiarizado com essa seção problemática do seu site—você provavelmente tem discutido isso internamente por meses—que você se esquece de ser específico sobre o que exatamente você quer ver alterado.por exemplo, se você faz parte do Departamento de marketing de uma universidade de 4 anos e espera melhorar o site do Departamento de atletismo, não é útil simplesmente dizer: “Queremos que o nosso site seja refeito.”Para muitas organizações—particularmente aquelas com estruturas complexas e múltiplos stakeholders—os sites ficam maiores e maiores à medida que as páginas são adicionadas para satisfazer a mais nova iniciativa ou campanha. Você pode estar pensando na página inicial e páginas de produto/programa como o seu “site” quando, na verdade, o seu site inclui milhares de páginas.

Se você não é específico sobre o que você quer redesenhado, as agências são deixadas para adivinhar, deixando muito ao acaso. Se eles acharem errado, você será deixado para comparar uma série de propostas muito diferentes um para o outro, tornando difícil escolher o melhor parceiro de agência.

solução: solidificar os parâmetros do seu projecto

é difícil para as agências de obter uma pega no âmbito do seu site quando você mesmo não tem a certeza. A melhor maneira de determinar definitivamente o que precisa ser incluído em seu PFR é realizar uma auditoria de seu site antes de criá-lo. Existem várias ferramentas que você pode usar para “auditar” seu site—Google Analytics, Screaming Frog, SEMrush, ou Moz, para citar algumas—mas é igualmente importante que você tenha alguém que possa interpretar os dados que você está coletando, seja um funcionário interno ou parceiro de agência.

Depois de ter realizado a auditoria do seu site, você pode então decidir claramente o que deve ser incluído no seu projeto de redesenho da web e o que pode ser omitido.

problema #4: Você não detalhou suas necessidades de conteúdo

é importante entender que um projeto de redesenho do site é muito mais do que fontes, imagens, HTML, CSS e paletas de cores. Grande parte de um web site redesign irá focar no conteúdo que atualmente existe nas páginas ou conteúdo que está faltando em seu site.

as necessidades de “conteúdo” de um site redesenho pode assumir muitas formas: uma estratégia de conteúdo pode precisar ser desenvolvida para orientar recursos adicionais de conteúdo; Conteúdo do site pode precisar ser auditado para avaliar a relevância e o valor; conteúdo de página ou seção inteiramente nova pode precisar ser escrito a partir do zero; o conteúdo existente pode precisar ser atualizado, reaproveitado ou reorganizado; e, em algumas situações, o conteúdo pode precisar ser migrado de um sistema de gerenciamento de conteúdo para outro.

Se você não está colocando exatamente o que você precisa quando você diz “conteúdo”, você pode apostar que as agências vão assumir que você precisa do tipo de conteúdo que eles fornecem e será uma grande parte de sua proposta.

solução: considerar o seu orçamento e obter específico

Err no lado de ser demasiado específico. Algumas das perguntas que você deve considerar incluem:

• Você está procurando por criação de conteúdo, estratégia de conteúdo, ou ambos?
• Quanto conteúdo novo você quer ou precisa em seu site?quem vai criar esse novo conteúdo? Tu ou o potencial parceiro da agência?
• Tem conteúdo que necessita de reprogramação? Tem peritos em assuntos internos que possam fornecer orientações sobre esta matéria?irá necessitar de uma migração de conteúdo para um novo CMS?está a planear efectuar a sua auditoria de conteúdo? Ou deverá a agência parceira incluir isso na sua proposta?

tenha em mente, os websites de hoje precisam de conteúdo atempado e de alta qualidade para serem relevantes, de modo que os seus requisitos de conteúdo irão provavelmente ocupar uma grande parte do seu orçamento. Se suas necessidades incluem a criação de novos conteúdos e uma migração completa de conteúdo, você pode esperar que seja mais caro do que um plano de reprogramação de conteúdo usando o seu CMS existente. Quaisquer que sejam as suas necessidades, certifique-se de que o seu orçamento está em uma gama que torna seus pedidos viáveis.

problema # 5: Você está confundindo objetivos de negócios e objetivos de projeto

Se você quer que os potenciais parceiros da agência entendam claramente seus desejos e necessidades, seja claro em sua pergunta. “Objetivos de negócios” e “objetivos de projeto” são termos que são apimentados em toda a maioria dos RFPs, e embora sejam conceitos semelhantes—este último é um componente do primeiro—usando-os indistintamente é incorreto e só confunde a situação.

uma meta de negócio é uma conquista geral que a sua empresa espera realizar a longo prazo-considere este “porquê” da sua organização.”Os objetivos do projeto atuam como trampolins para atingir esse objetivo de negócio—considere este “como” de sua organização.”Por exemplo, se seu objetivo de negócio é aumentar a conscientização da marca em seu mercado, dois objetivos do projeto podem ser produzir conteúdo de blog de alta qualidade e usar posts de mídia social pagos para promovê-lo a novos públicos e levá-los de volta para o seu site.

Este é um problema comum que vemos o tempo todo: você deve entender tanto o “como” e o “porquê” do seu site redesenhar o projeto, a fim de que ele seja bem sucedido. Confundindo ou falhando em articular claramente objetivos de negócios e objetivos de projeto levará a parceiros de agência perder de vista o que você está esperando alcançar com o seu site redesenhar—e você pode apostar que suas propostas vão se afastar muito e ampla da sua visão.solução

: defina e diferencie claramente os seus objectivos de negócio e os objectivos do projecto

isto ajudará as agências a compreender claramente os seus objectivos de longo e curto prazo e a melhor forma de os ajudar a alcançá-los. Isso também pode ajudar as agências a decidir como alocar o seu orçamento, quais métricas para rastrear, e definir o verdadeiro sucesso em seu projeto. Quanto mais claro você articular suas metas de negócios e objetivos de projeto, mais provável é que você receba propostas de alta qualidade que incluem estratégias cuidadosamente concebidas.têm o” como “pregado, mas ainda não identificaram o”porquê”? Fale com as agências, mesmo que ainda esteja a trabalhar no processo de PFR. Estamos felizes em ajudar.

problema # 6: Não considerou os requisitos de acessibilidade do Website

Se estiver a pensar, ” acessibilidade da Web? Nunca ouvi falar, ” não estás sozinho. Muito poucas marcas estão cientes do que isso significa ou porque é importante. A acessibilidade da Web tem a ver com garantir que todos os que querem se envolver com o seu site é capaz de fazê-lo, e está programado para se tornar legalmente exigido para todos os “locais de alojamento público” em 2018.

Se você lançar um site totalmente redesenhado que não está em conformidade com as Diretrizes de acessibilidade, adivinhe o que? Você vai estar à procura de outro redesenho no final deste ano!por causa disso, recomendamos que todos os projetos de redesenho do site sigam as Diretrizes para a acessibilidade do site, conforme estabelecido pelo WCAG 2.0. Como regra geral, recomendamos cumprir o nível AA, pelo menos, mas isso pode variar dependendo de sua base de clientes ou indústria. Isso irá impactar aspectos do site, tais como tamanhos de texto, uso de cores, Diretrizes de hiperlink, e acomodações de layout amigáveis para dispositivos móveis.solução

: Considere como a acessibilidade poderia parecer em seu site

trabalhe com sua equipe legal ou de conformidade para ver quais requisitos o site de sua organização pode ter que cumprir, e certifique-se de listá-los claramente em seu RFP para que as agências fiquem dentro dos parâmetros dos regulamentos legais.como sempre, a solução de “catch-all” é falar com as agências em perspectiva. Apesar de não sermos advogados, podemos fornecer orientação e visão sobre as considerações de acessibilidade e como eles vão afetar o seu projeto de redesenho escopo.

problema #7: Você não incluiu nada sobre as suas necessidades de marca

mesmo se a sua organização está à procura de um redesenho completo do site, uma coisa que deve permanecer consistente é a sua marca. Seu site ainda deve olhar e sentir que ele pertence a você, mas ser uma versão nova e melhorada. A menos que você esteja especificamente à procura de um “rebrand”—que é muito diferente de um site “redesenho”—seu site ainda deve ter uma voz, tom, missão, logotipo e paleta de cores semelhantes para garantir que é reconhecível para seus clientes atuais. Se você sabe que você quer começar de novo com uma nova marca, mas seu RFP não menciona nada sobre branding, as agências vão assumir que sua marca é sólida e não vai abordá-la em suas propostas.

solução: seja claro e detalhado sobre as suas necessidades de branding

dê-lhes o máximo que puder. Se você está procurando mudanças em seu logotipo ou missão corporativa, visão ou valores, ótimo! Seja claro. Forneça detalhes sobre quais elementos de sua marca você quer manter, e quais você quer melhorar. Se a sua marca só precisa de pequenas atualizações, não há problema em manter os pedidos de marca no mesmo RFP. Se você está considerando algo mais significativo, como mudar o nome de sua organização, ele deve ser abordado como parte de uma iniciativa de estratégia de marca antes de passar para um projeto de redesenho do site.

certifique-se de que não confina um web site redesenho com uma mudança de marca e peça a coisa errada no seu RFP. Se você não quer uma mudança de marca, compartilhe suas diretrizes atuais com as agências em potencial para que eles tenham a chance de aprender um pouco sobre a sua marca.

problema #8: Você está tentando matar muitos pássaros com uma pedra

vamos dizer que você está procurando uma agência para ajudá-lo com o redesenho do site, estratégia de marca e uma campanha de marketing digital. É mais fácil colocar isto tudo num só Plasma, certo?errado.

Quando você coloca vários projetos diferentes com objetivos variáveis e cronologias em um único PFR, você esconde muitos detalhes, deixando os potenciais parceiros da Agência para fazer o mesmo. Mesmo que você tenha listado seu orçamento, quanto dele deve ser alocado para a estratégia de marca? Quanto deve ir para o seu novo site? A linha do tempo pertence apenas ao seu site redesenhar, ou tudo? Como você pretende medir o sucesso do projeto?se uma agência o ajudou a lançar um novo site de sucesso e construir uma marca que você e seus clientes amam, mas que vacilou em sua campanha de marketing digital, isso constitui um fracasso de todo o projeto? O ponto é, o escopo do seu PFR deve ser sempre construído em torno de se o sucesso do projeto pode ou não ser claramente medido. Esta abordagem vai ajudá-lo a perceber quando você criou um PFR que é muito amplo, muito geral, ou inclui métricas de sucesso divergentes.

Solution: Focus on the most important project, for now

we can hear the alarm bells soing in your head already, but don’t worry. Isso é importante para o sucesso de sua empresa, então não invista tempo, energia e recursos em um projeto que é proibitivamente amplo ou vago—é assim que as empresas perdem o interesse e os projetos são adiados.

Use o seu PFR para se concentrar num único problema ou iniciativa e trabalhar com o seu parceiro da Agência para priorizar e resolver os outros problemas quando faz sentido fazê-lo. Comece com os problemas que são críticos de missão—ou seja, aqueles que impedirão a sua capacidade de alcançar seus objetivos de negócio—e vá a partir daí. O parceiro da Agência certa poderá ajudá-lo a criar uma lista de desejos à medida que surgirem novas iniciativas e desenvolver um plano para as abordar.a parceria com uma agência para trabalhar em direção aos objetivos de seu projeto irá melhorar suas chances de ter projetos bem sucedidos e eficazes, que fornecem verdadeiro valor para a sua organização e seus clientes.

pronto para a reformulação do seu Website?

vá em frente e escreva esse pedido de proposta! Já não é tão grande e assustador, pois não? Se você não tirar mais nada deste post, faça isto: seu objetivo principal ao criar um PFR é remover a necessidade de agências em perspectiva assumirem qualquer coisa. Faz-nos perguntas. Obter esclarecimentos. Vamos conversar.

no momento em que uma agência tem que assumir, adivinhar ou especular sobre o que você está procurando deles é o momento em que o seu PFR está condenado. Os detalhes são o teu melhor amigo. Tira os jogos de adivinhas e põe o teu plasma no caminho do sucesso.ainda tem perguntas? Estamos aqui para ajudar.