czy Twoja firma zapewnia petty cash pracownikom ? Drobne fundusze gotówkowe to niewielkie ilości gotówki, których firmy używają do płacenia za tanie wydatki, takie jak znaczki pocztowe lub pączki na spotkanie. Ale jeśli zamierzasz założyć fundusz drobnych środków pieniężnych w swojej małej firmie, przygotuj się na stworzenie systemu księgowania drobnych środków pieniężnych.

musisz rejestrować drobne transakcje gotówkowe, nawet jeśli uważasz, że są one zbyt niskie, aby miały znaczenie. Bez systemu drobnych środków pieniężnych okresowe korzystanie z małych kwot pieniężnych może spowodować znaczną rozbieżność w księgach. A gdy będziesz prowadzić ewidencję wszystkich wydatków Twojej firmy, możesz ubiegać się o odliczenia podatkowe.

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się o zakładaniu funduszu gotówkowego, prowadzeniu księgowości gotówkowej, uzgadnianiu konta gotówkowego i ubieganiu się o odliczenie podatku.

utworzenie funduszu drobnych środków pieniężnych

drobne środki pieniężne są użyteczną alternatywą dla pisania czeków lub korzystania z firmowej karty kredytowej na pokrycie małych wydatków. Drobne środki pieniężne są wykorzystywane do zakupu przedmiotów dla Twojej firmy, zwrotu kosztów pracownikom, którzy zakupili przedmioty biznesowe lub dokonania zmian.

Jeśli zdecydujesz się na utworzenie funduszu drobnych środków pieniężnych, wykonanie poniższych czynności może pomóc w uproszczeniu obowiązków związanych z rozliczaniem drobnych środków pieniężnych:

• Select a petty cash kustosz i petty Cash kasjer
• określ kwotę dla funduszu petty cash
• Zdecyduj, na jakie środki mogą być przeznaczone petty cash
• wybierz maksymalną kwotę dla petty Cash requests

Petty cash kustosz jest pracownikiem odpowiedzialnym za zarządzanie i dystrybucję petty cash wśród pracowników. Kasjer drobnych pieniędzy to ktoś (np. ty lub pracownik), który wkłada pieniądze do funduszu drobnych pieniędzy, gdy staje się zbyt niski i zajmuje się księgowaniem drobnych pieniędzy. Powinieneś poprosić oddzielnych pracowników, aby przyjęli te role, aby zniechęcić pracowników do kradzieży.

musisz określić, na ile jest ustawiony fundusz pieniężny. Niektóre firmy wkładają $50 do swojego funduszu gotówkowego, podczas gdy inne wkładają $250—kwota twojego funduszu zależy od potrzeb Twojej firmy.

Co pracownicy mogą kupić za drobne środki pieniężne? Powinieneś ustalić granice przed rozdaniem drobnych pieniędzy. Na przykład pracownicy nie mogą używać drobnych pieniędzy, aby kupić sobie kawę.

Wreszcie, należy wybrać maksymalną kwotę, że pracownicy mogą żądać drobnych transakcji gotówkowych. Jeśli pracownik musi wydać więcej niż limit drobnych żądań pieniężnych, może użyć biznesowej karty kredytowej.

drobne transakcje gotówkowe

jak każdy inny rodzaj transakcji, musisz rejestrować drobne transakcje gotówkowe w księgach rachunkowych małych firm.

aby poprawić sposób obsługi księgowania drobnych środków pieniężnych, wymagaj paragonu drobnych środków pieniężnych dla każdej transakcji. I utwórz dowód drobnych środków pieniężnych wskazujący kwotę, imię i nazwisko pracownika oraz datę przekazania pracownikom drobnych środków pieniężnych. Kiedy Ty lub pracownicy płacisz drobną gotówką, zachowaj paragon i dołącz do paragonu drobną gotówkę,aby uzyskać dokumentację.

w przypadku drobnej księgowości gotówkowej należy utworzyć dziennik zawierający szczegóły transakcji. I musisz zapisać wpis w dzienniku drobnych pieniędzy, kiedy wpłacasz pieniądze do funduszu drobnych pieniędzy i kiedy pieniądze opuszczają fundusz. Rozważ rejestrowanie drobnych transakcji gotówkowych w swoich księgach przynajmniej raz w miesiącu.

Jak działa księgowość?

Petty cash log

Utwórz petty cash log, który określa, co zostało zakupione, kwotę zakupu, datę zakupu, konto, którego dotyczy (np. konto z artykułami biurowymi) i który pracownik otrzymał środki.

oto przykładowy rejestr drobnych środków pieniężnych:

wpis do dziennika, aby wpłacić pieniądze do funduszu drobnych środków pieniężnych

Kiedy kasjer drobnych środków pieniężnych wpłaca pieniądze do funduszu drobnych środków pieniężnych, musi utworzyć wpis do dziennika w Twoich księgach. Wpis musi wykazywać wzrost konta gotówkowego i spadek konta gotówkowego. Aby to pokazać, należy obciążyć konto gotówkowe i zasilić konto gotówkowe.

format Twojej książki powinien być podobny do poniższego wpisu:

When the petty cash fund gets too low, you must refill it to its set amount. Następnie utwórz kolejny wpis w dzienniku obciążający konto gotówkowe i kredytujący konto gotówkowe.

wpis do dziennika, aby usunąć pieniądze z funduszu petty cash

Ty (lub twój kasjer petty cash) musisz również utworzyć wpisy do dziennika pokazujące, na co idą drobne środki pieniężne.

aby utworzyć wpisy w dzienniku, które pokazują drobne zakupy funduszy, musisz obciążać odpowiednie konta (np. konto z artykułami biurowymi, jeśli kupujesz artykuły) i zasilać konto z drobnymi pieniędzmi.

możesz obciążać wiele kont, w zależności od tego, jak często aktualizujesz swoje księgi w celu księgowania drobnych środków pieniężnych.

Twój format księgowania środków pieniężnych powinien być podobny do tego:

Petty cash accounting examples

Let’s say you przeznaczyć 75 dolarów na drobne pieniądze. Kiedy wpłacasz pieniądze do funduszu, musisz utworzyć wpis w dzienniku obciążający Twoje konto gotówkowe i Zasilający konto gotówkowe.

Now, let’s say that you distribute petty cash for the following expenses:

• $10.50 for postage
• $45.50 za pizzę na spotkanie zespołu
• $14.00 za Artykuły biurowe

musisz zaktualizować swój dziennik drobnych pieniędzy, aby wyszczególnić powyższe wydatki. Twój Rejestr drobnych środków pieniężnych wyglądałby następująco:

Po zebraniu paragonów od pracowników zaktualizuj swoje księgi, aby pokazać wykorzystane drobne środki pieniężne. Musisz pobierać opłaty pocztowe, posiłki i rozrywkę, Artykuły biurowe i zasilać konto drobne gotówkowe.

uzgadnianie drobnych środków pieniężnych

twoje zapisy dotyczące drobnych środków pieniężnych mogą być niedokładne z powodu kradzieży pracowników lub błędów księgowych. Aby naprawić rozbieżności, pogódź się z drobnymi pieniędzmi.

w przypadku uzgadniania drobnych środków pieniężnych należy odjąć kwotę z funduszu drobnych środków pieniężnych od kwoty podanej w księgach. To pokazuje, ile gotówki wycofałeś z funduszu. Porównaj tę kwotę z całkowitą kwotą podaną na paragonach, aby określić, czy konta są równe.

odliczenie podatku od drobnych środków pieniężnych

wiele wydatków biznesowych można odliczyć od podatku, w tym zakupy dokonane za pomocą funduszu drobnych środków pieniężnych.

możesz odliczyć drobne zakupy gotówkowe od podatków biznesowych, jeśli masz odpowiednie zapisy na poparcie swoich roszczeń.

chcesz w prosty sposób zapisywać w swoich księgach drobne ewidencje pieniężne? Oprogramowanie do księgowości online Patriot jest łatwe w obsłudze i przeznaczone dla osób nie będących księgowymi. Ponadto oferujemy bezpłatne wsparcie w Stanach Zjednoczonych. Uzyskaj bezpłatny okres próbny już dziś!

nie jest to porada prawna; aby uzyskać więcej informacji, kliknij tutaj.