het RFI-proces (request for information) is een belangrijk aspect bij het plannen van projecten in de bouwsector. Het inkoopproces kan echter onnodig lang en verwarrend zijn en kost u kostbare tijd en geld. Hieronder zullen we gaan over wat een formeel verzoek om informatie is, hoe ze nuttig zijn, en de beste praktijken over hoe ze te schrijven. We zullen ook enkele belangrijke tips bespreken over hoe u het RFI-proces kunt verbeteren, zodat u uw bedrijfsefficiëntie maximaal kunt houden.

Foto door Rodolfo Quirós on Pexels

RFI Defined

een verzoek om informatie is in feite een vorm van zakelijke communicatie bedoeld om algemene informatie te verkrijgen over potentiële leveranciers en de producten en diensten die zij aanbieden. Het uiteindelijke doel bij het verzenden van een RFI is om te zien hoe de producten en diensten van een potentiële leverancier het beste kunnen worden gebruikt om oplossingen op te lossen en aan de behoeften van uw bedrijf te voldoen. Aannemers hebben een breed scala aan leveranciers en geïnteresseerde partijen om uit te kiezen, dus verzoeken om informatie helpen om te zien wat elk bedrijf te bieden heeft, en hoe elk bedrijf stapelt op basis van de behoeften van de aannemer.

RFI ‘ s worden voornamelijk ingediend in de vroege stadia van bouwcontracten, maar kunnen gedurende de gehele bouwfase worden gebruikt als er verschillende eisen voor een specifiek project ontstaan. Over het algemeen worden RFI ’s verzonden vóór offerteaanvragen (RFQ) en aanvragen voor voorstellen (RFP), aangezien RFQ’ s en RFP ‘ s worden verzonden door aannemers zodra ze de beste pasvorm hebben verkleind.

RFI ‘ s kunnen ook verschillende vormen aannemen omdat ze afhangen van wat de algemene aannemer zoekt. Een hoofdaannemer die op zoek is naar elektrotechnische werkzaamheden zou bijvoorbeeld een RFI naar een onderaannemer sturen, terwijl een GC die op zoek is naar materialen een RFI naar een leverancier zou sturen.

voordelen voor RFI ‘ s

verzoeken om informatie helpen contractanten niet alleen potentiële leveranciers te vergelijken, maar ze helpen ook om de pool van leveranciers te beperken om uit te kiezen. RFI ’s hebben ook een algemeen formaat voor het verzamelen van basisinformatie, waardoor het makkelijker is voor GC’ s om leveranciers te filteren die niet goed passen bij het project. RFI ‘ s kunnen ook helpen om concurrentie tussen leveranciers aan te moedigen, vooral wanneer het document wordt gedeeld op een openbaar platform.

Foto door Ivan on Pexels

schrijven van een RFI

begin met een algemeen overzicht van uw bedrijf en wat u zoekt van de leverancier. Bij ontvangst, de verkoper moet begrijpen dat het document is een RFI en hebben een goed idee van wie uw bedrijf is. U moet ook zo specifiek als je kunt met uw behoeften, zoals algemene prijzen, personeelsvereisten, en leveringsprogramma ‘ s. Dit zal u toelaten om beter te vergelijken uw leveranciers zonder verdere verduidelijking.

zorg er ook voor dat u een richtlijn geeft over hoe de ontvanger moet reageren op het informatieverzoek, welk formaat u moet volgen, en geef een deadline om contact met u op te nemen. Tot slot, kunt u andere details zoals het aanvragen van de leveranciers’ eerdere ervaring of uw evaluatieproces voor het kiezen van de potentiële leverancier.

verbetering van het RFI-proces

als algemene aannemer is het gebruik van een RFI-sjabloon een manier om het aanbestedingsproces te verbeteren. Het gebruik van een sjabloon maakt het niet alleen makkelijker voor u om alle benodigde informatie op te nemen, maar maakt het ook makkelijker voor de leverancier om te reageren met wat u zoekt. U kunt ook foto ’s en bouwtekeningen of foto’ s als visuals kan helpen de leverancier om een beter gevoel van de oplossing die u zoekt te krijgen. Met behulp van een software systeem zal ook helpen om uw RFI proces meer georganiseerd en geven sneller en betere toegang tot documenten voor werknemers in het veld en kantoor.

als u de ontvanger van de RFI bent, kunt u ook stappen ondernemen om het proces te verbeteren. Snel en ijverig reageren geeft u een voorsprong op andere concurrenten, het verhogen van uw kans op het krijgen van de baan. Maar voordat u reageert, moet u ervoor zorgen dat de RFI is gedetailleerd genoeg om ervoor te zorgen dat uw bedrijf zou een goede pasvorm voor het bouwproject. Je kunt geen goed antwoord geven als de RFI onduidelijk is of niet de juiste vragen stelt. Tot slot, wees niet bang om een baan te weigeren. Als uw bedrijf is niet een goede pasvorm voor de baan, kunt u nog steeds een goede indruk achterlaten met een GC door formeel af te wijzen, het verhogen van uw kansen de GC contacteert u weer voor een andere toekomst streven.

conclusie

uit het lezen van dit artikel zou u een veel beter idee moeten hebben van wat een verzoek om informatie is, en hoe ze bedrijven helpen om de best mogelijke oplossing voor hun eisen te kiezen. Zorg ervoor dat u de bovenstaande tips over het schrijven van een RFI volgen, en de best practices voor het verbeteren van het RFI-proces-uw bedrijf zal u bedanken.