de feitelijke taken van een secretary of state variëren sterk van staat tot staat. In de meeste staten, de secretary of state ‘ s office is een creatie van de oorspronkelijke ontwerp van de staatsgrondwet. In veel gevallen zijn de verantwoordelijkheden echter bij wet of bij Uitvoeringsbesluit toegevoegd.

taken in de meeste staten edit

de meest voorkomende, en misschien wel de belangrijkste, functie van staatssecretarissen is om te dienen als hoofdambtenaar voor de verkiezingen van de staat (hoewel veel staten ook opzichters van verkiezingen hebben, die meestal gekozen ambtenaren van de provincie zijn). In 38 staten ligt de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor het verloop van de verkiezingen, met inbegrip van de handhaving van de kwalificatieregels, het toezicht op de financiële regelgeving en de vaststelling van verkiezingsprocedures bij de staatssecretaris. De uitzonderingen zijn Alaska, Delaware, Hawaii, Illinois, Maryland, New York, North Carolina, Oklahoma, South Carolina, Utah, Virginia en Wisconsin.Florida is een van de vele staten waarvoor dit waar is, en om deze reden, tijdens de Florida election hertelling, werd Florida Secretary of State Katherine Harris een van de weinige staatssecretarissen die nationaal bekend werd.in de overgrote meerderheid van de staten is de secretary of state ook verantwoordelijk voor de administratie van de Uniform Commercial Code, een wet die voorziet in de uniforme toepassing van zakelijke contracten en praktijken in de Verenigde Staten, met inbegrip van de registratie van pandrechten op persoonlijke goederen. Hand in hand met deze plicht, in de meeste staten de minister van Buitenlandse Zaken is verantwoordelijk voor de staat handelsmerk registratie en voor het charteren van bedrijven (meestal met inbegrip van partnerschappen en bedrijven) die willen opereren binnen hun staat. Bijgevolg houdt de minister van Buitenlandse Zaken in de meeste staten ook alle gegevens bij over de bedrijfsactiviteiten binnen de staat. En in sommige staten heeft de minister van Buitenlandse Zaken ook een uitgebreide regelgevende autoriteit over bedrijven.

naast zakelijke gegevens is het kantoor van de minister van Buitenlandse Zaken de primaire opslagplaats van officiële gegevens in wellicht een meerderheid van de staten. Dit omvat in de meeste staten de officiële kopieën van staatsdocumenten met inbegrip van de werkelijke officiële kopie van de grondwet van de staat (en in Delaware, DE STAAT-eigendom kopie van de Verenigde Staten Bill of Rights) formele kopieën van wetgevende handelingen in wet omgezet, executive orders uitgegeven door de gouverneur, en regelgeving en interpretaties van de statuten uitgegeven door de staat regelgevende agentschappen. In ten minste een half dozijn staten strekt deze registratieautoriteit zich uit tot burgerlijke handelingen, zoals huwelijken, geboorteakten, en adoptie-en echtscheidingsbesluiten. Veel staten vereisen ook de secretary of state ‘ s office om ook administratie van landtransacties en eigendom bij te houden.

in ten minste 35 staten is de secretary of state ook verantwoordelijk voor de administratie van notarissen. En bijna alle staten wijzen (bijna altijd in de staatsgrondwet zelf) ook aan dat de Staatssecretaris de “bewaarder van het Grote Zegel” van de staat zal zijn. Ogenschijnlijk vereist dit dat de secretaris beslissingen neemt over waar het staatszegel zal worden aangebracht, of het nu op wetgeving, overheidscontracten of andere officiële documenten is.

staten die adresvertrouwelijkheidsprogramma ‘ s hebben, plaatsen vaak de Secretary of State verantwoordelijk voor het beheer ervan.

minder voorkomende rechten

ongeveer een dozijn staten geven de secretary of state de taak om professionele licenties af te geven. Dit omvat artsen, loodgieters, schoonheidsspecialisten, algemene aannemers, en, in ten minste twee staten, ministers (om huwelijken uit te voeren). In Nevada, Pennsylvania, en West Virginia, moet de minister van Buitenlandse Zaken iedereen die wil optreden als een sport agent voor een professionele atleet vrij te pleiten.in verschillende staten (waaronder Indiana, Mississippi, Massachusetts en Wyoming) is de secretary of state verantwoordelijk voor het toezicht op de effectenindustrie.in Illinois, Maine en Michigan is de secretary of state verantwoordelijk voor de afgifte van rijbewijzen, de registratie van motorvoertuigen en het innen van motorrijtuigenbelastingen. In veel andere staten vallen deze taken onder een organisatie zoals afdelingen van motorvoertuigen, vervoer, of staatspolitie.

in verschillende staten is de secretary of state ook belast met het toezicht op de activiteiten van lobbyisten. Hoewel sommigen dit beschouwen als een natuurlijke uitbreiding van de rol van chief elections officer, is de secretaris van het Gemenebest van Virginia, die niet verantwoordelijk is voor de verkiezingen in die staat, toch verantwoordelijk voor het reguleren van lobbyen.in ongeveer vijf staten is de secretary of state verantwoordelijk voor het officiële Staatsmuseum. In sommige van deze staten, en ook in sommige staten zonder officiële musea, wordt de secretary of state aangewezen als de ambtenaar die verantwoordelijk is voor het bijhouden van de historische gegevens van de staat.

enkele staten geven de minister van Buitenlandse Zaken de leiding over het gebruik van openbare goederen. In de meeste gevallen betekent dit alleen openbare gebouwen (meestal het state capitol building), maar in Mississippi omvat het ook een aantal landen die wettelijk zijn gedefinieerd als behorend tot de staat, zoals tidelands.

verschillende staten verlenen de secretary of state een technische wettelijke autoriteit op het gebied van gratie en commutaties. In de meeste gevallen is dit niets meer dan de verantwoordelijkheid om het staatszegel aan te brengen op de proclamatie van de gouverneur. Echter, in Delaware en Nebraska, de minister van Buitenlandse Zaken zit in een Raad van gratie met de gouverneur, en de minister van Buitenlandse Zaken heeft dezelfde autoriteit als de gouverneur in elke gratie beslissingen die worden uitgevaardigd.sinds het begin van de jaren tachtig hebben veel staten meer inspanningen geleverd om directe handelsbetrekkingen met buitenlandse landen te ontwikkelen. In een aantal van deze staten is de staatssecretaris op dit gebied in de eerste plaats verantwoordelijk gesteld. Desondanks mag er geen verwarring ontstaan tussen de taken van de minister van Buitenlandse Zaken van een bepaalde staat en die van de minister van Buitenlandse Zaken van de Verenigde Staten. Het verbod van de Grondwet van de Verenigde Staten op het aangaan van diplomatieke betrekkingen met buitenlandse staten is absoluut; deze onlangs geëvolueerde taken zijn van zuiver commerciële aard.

in Maine en Californië, in het geval van een aantal electorale banden, is het de minister van Buitenlandse Zaken die de winnaar bepaalt door loting. In Californië geldt dit niet voor de voorverkiezingen, noch voor de verkiezingen van de gouverneur of de luitenant-gouverneur. In Maine geldt deze plicht alleen voor de voorverkiezingen.

unieke verantwoordelijkheden edit

verschillende staten hebben hun minister van buitenlandse zaken ten minste één verantwoordelijkheid gegeven die door geen enkele andere staatssecretaris gedeeld wordt:

• in Californië kunnen instemmende volwassenen een binnenlands partnerschap aangaan door zich te registreren bij de minister van Buitenlandse Zaken. in Connecticut vereist een vergunning van de minister van Buitenlandse Zaken om moderator te worden voor politieke debatten.
• in Colorado zijn podiumkunstenverenigingen verplicht om bepaalde informatie in te dienen bij de minister van Buitenlandse Zaken. in Delaware houdt de Secretary of State toezicht op het Delaware Office of Veterans Services. in Illinois is de Secretary of state ex officio Clerk bij de Court of Claims. Daarnaast is de Secretary of State verantwoordelijk voor de handhaving van de staat autodiefstal statuten en de regulering van de auto-industrie. in Indiana is de Secretary of State verantwoordelijk voor de regulering van autodealers. in Iowa kent de minister van Buitenlandse Zaken De Carrie Chapman Catt Award toe aan elke school in Iowa die zich inschrijft en minstens 90 procent van de studenten registreert om te stemmen. De prijs is vernoemd naar de Iowan die een nationaal leider was in de vrouwenrechtbeweging. in Kentucky houdt de Secretary of State toezicht op het State Land Office, dat een permanente registratie bijhoudt van de landsubsidies, warrants en onderzoeken van de staat. in Louisiana worden kennisgevingen van pensionering door ambtenaren en werknemers ingediend bij de Secretary of State. in Maryland moeten ontwikkelaars van wooncomplexen en timeshares zich registreren bij de minister van Buitenlandse Zaken. in Massachusetts fungeert de Secretary of the Commonwealth als register van akten voor de hele staat, met vestigingen in elke county.
• in Michigan moeten autor verzekeraars die polissen schrijven voor inwoners van Michigan, informatie over de polishouder indienen bij de Secretary of State. in Minnesota worden leden van staatsraden, commissies en raden benoemd via een op merit gebaseerd open benoemingsproces dat wordt beheerd door de Secretary of State. De staatswet vereist ook dat de Secretary of State een jaarverslag publiceert dat een lijst en beschrijving geeft van de taken, het lidmaatschap en de statistieken voor elke Staatsraad, Commissie of raad. in Mississippi heeft de Secretary of State een fiduciaire verantwoordelijkheid voor de handhaving van de zestiende sectie public school trust lands en lieu lands wetten, de zorg en het beheer van het publieke trust tidelands van de staat, en de dispositie van land verbeurd verklaard aan de staat voor het niet betalen van ad valorem belastingen, onder andere rechten. in Montana zit de Secretary of State in de Examencommissie, die optreedt als emittent van staatsschulden en de verkoop van obligaties voor de staat goedkeurt.
• in Nebraska kunnen bureaus voor het beheer van schulden geen zaken doen zonder eerst een vergunning van de minister van Buitenlandse zaken te hebben verkregen. in Nevada is de Secretary of State lid van de Raad van bestuur van het Tahoe Regional Planning Agency, dat het milieu in Lake Tahoe Basin beschermt door middel van regelgeving inzake landgebruik. in New Hampshire valt de administratie van vital records onder de verantwoordelijkheid van de Secretary of State. in New Jersey is de Secretary of State belast met het vergroten en vergroten van het bewustzijn van etnische diversiteit. Andere taken zijn het bevorderen van vrijwilligerswerk en geletterdheid. in New York wordt de minister van Buitenlandse Zaken belast met het toezicht op de duizenden begraafplaatsen van de staat. Daarnaast beheert de Secretary of State het Kustbeheerprogramma van de staat onder de voorwaarden van de federal Coastal Zone Management Act. in North Carolina beschermt de minister van Buitenlandse Zaken beleggers door schendingen van de effectenwetgeving van de staat te vervolgen. in North Dakota is de Secretary of State lid van en ambtshalve secretaris van de noodcommissie. in Ohio is de Secretary of State lid van de Raad voor toewijzing, die elk decennium na de tienjaarlijkse volkstelling bijeenkomt om de grenzen van elk van de 99 Ohio House en 33 Ohio Senate districten te hertekenen. Andere leden van de Raad van Bestuur zijn de gouverneur, de Auditor van de staat en twee leden, een Republikein en een Democraat, benoemd door de staat wetgevende leiders. in Oregon is de Secretary of State krachtens de grondwet van de staat accountant van de openbare rekeningen en voert hij in deze hoedanigheid financiële, nalevings-en prestatieaudits uit bij overheidsinstellingen en lokale overheden. in Pennsylvania houdt de Secretary of the Commonwealth toezicht op de State Athletic Commission, die professioneel boksen en mixed martial arts regelt. in Puerto Rico geeft de minister van Buitenlandse Zaken bingolicenties uit. in Rhode Island zijn overheidsinstellingen en lokale overheden verplicht om aankondigingen van openbare vergaderingen in te dienen bij de Secretary of State onder auspiciën van de Open Meetings Act van de staat. De minister van Buitenlandse Zaken publiceert op zijn beurt genoemde mededelingen online. in South Carolina is de Secretary of State verantwoordelijk voor de registratie van kabeltelevisiefranchises. in South Dakota is de Secretary of State de autoriteit voor de afgifte van vergunningen voor verborgen wapens. in Tennessee regelt de minister van Buitenlandse Zaken fondsenwerving bij rampen.
• in Texas registreert de minister van Buitenlandse Zaken gezondheidscentra.
• in Utah moeten lokale overheden en entiteiten voor beperkte doeleinden zich registreren bij de luitenant-gouverneur, die de rol van staatssecretaris vervult. in Virginia beheert de Secretary of the Commonwealth clemency petities, het herstel van burgerrechten en uitleveringen, terwijl hij tevens fungeert als de gouverneur ’s liaison met Virginia’ s Inheemse Amerikaanse stammen. in Washington is de Secretary of State ex officio voorzitter van de Productivity Board van de staat. Volgens de wet is de Productivity Board belast met het beoordelen van suggesties van ambtenaren om de levering van openbare diensten te verbeteren en de efficiëntie van overheidsoperaties te verhogen. in West Virginia kunnen landbanken alleen opereren als ze zich bij de Secretary of State hebben geregistreerd. in Wisconsin is de Secretary of State, volgens de grondwet van de staat, een ex officio lid van de Wisconsin Board of Commissioners of Public Lands samen met de penningmeester van de staat en de procureur-generaal. De Raad van Commissarissen van Public Lands investeert Wisconsin vier School trust fondsen en Duurzaam beheert de resterende school trust lands ten behoeve van het openbaar onderwijs, pre-kleuterschool via de universiteit. Een belangrijke bron van inkomsten voor de school trust funds – de grootste is het Common School Fund, met een reële marktwaarde van meer dan $1 miljard – is BCPL ‘ s State Trust Fund Loan Program, dat trust fund principal leent aan schooldistricten en gemeenten voor de financiering van publieke projecten die bijdragen aan economische ontwikkeling, lokale infrastructuur, kapitaalgoederen en voertuigen, reparaties en verbeteringen aan gebouwen, of herfinanciering van bestaande verplichtingen om toekomstige leenkosten te verminderen. in Wyoming is de Secretary of State verantwoordelijk voor het ontvangen en indienen van ethische onthullingen van alle wetgevers van de staat en elk van de constitutionele functionarissen van de staat. Wyoming is de enige staat in de Unie die geen ethische commissie heeft.