donderdag 27 augustus 2020

gedurende 2020 heeft u waarschijnlijk het budget van uw non-profitorganisatie opnieuw moeten evalueren. De ongekende uitdagingen die de wereldwijde pandemie aan het licht heeft gebracht, hebben veel kleine tot middelgrote non-profit organisaties gedwongen te opereren met een nog krapper budget dan normaal.

Dit maakt het een perfect moment voor uw organisatie om uw begrip van operationele budgetten op te frissen om uw eigen strategie te herzien om er het beste van te maken.

Hier bij Jitasa helpen we executive en financial directors bij non-profit organisaties om hun financiën efficiënter te organiseren. In onze succesverhalen kunt u lezen over andere organisaties die hun financiële informatie vertrouwden op onze experts en hoe de relatie hen in staat stelde om hun energie om te buigen en zich te concentreren op hun missie.

effectieve financiële planning en budgettering is in deze moeilijke tijden nog belangrijker. Open communicatie met een expert over de financiën van uw non-profit kan u helpen uw non-profit budget te evalueren en doelen te herdefiniëren volgens deskundige best practices.

dat brengt ons terug bij het belang van een uitgebreid begrip van operationele budgetten zonder winstoogmerk. In deze gids behandelen we de basisprincipes en nemen we een diepe duik om uw non-profit te helpen uw budget voor het jaar opnieuw te analyseren. We zullen de volgende punten behandelen:

1. Wat is een non-profit Budget?
2. kenmerken van effectieve budgetten
3. Budgetcomponenten
4. non-profit Budget Template
5. Budget Reviews

Gebruik de bovenstaande navigatie om naar de sectie te springen die uw interesses voor uw organisatie het meest prikkelt. Of lees bij ons vanaf het begin voor een compleet overzicht. Laten we beginnen!

Wat is een budget zonder winstoogmerk?

een non-profit budget is een planningsdocument dat wordt gebruikt om uitgaven te voorspellen en middelen toe te wijzen voor uw organisatie. Het geeft zowel de kosten die uw organisatie zal oplopen als de inkomsten die u verwacht te ontvangen over een bepaalde periode van tijd.

uw non-profitorganisatie zal regelmatig twee primaire budgetten opstellen. Dit zijn uw operationele begroting en uw kapitaalbudget.

een operationele begroting zonder winstoogmerk verdeelt de jaarlijkse verwachte inkomsten en uitgaven van de organisatie. Het breekt uw inkomsten door verschillende financieringsbronnen en uw operationele kosten door programma en overheadkosten.

uw kapitaalbudgetprojecten de uitgaven en inkomsten in verband met meerjarige langetermijnprojecten. Dit heeft de neiging om uw non-profit ‘ s kapitaal campagnes en andere belangrijke uitgaven campagnes te dekken.

gedurende het jaar, deze budgetten zijn wat u regelmatig te controleren op het proces van uw verschillende projecten, fondsenwerving succes, en uw financiële draagkracht. Dit betekent dat uw budget is niet iets dat je maakt, maar nooit meer kijken naar. Het is een levend document dat in het centrum van uw financiële activiteiten zou moeten staan.

Kenmerken van effectieve non-profit budgetten

het mooie aan het herzien van uw non-profit budget nu, tijdens de chaos van 2020? Je hebt de mogelijkheid om het nog effectiever te maken. Als u en uw accountant samen te werken aan ambachtelijke of herstrategiseren van een effectief budget, je nodig hebt om in gedachten te houden de functies die een budget het meest effectief te maken.

in onze ervaring omvatten deze kenmerken gedefinieerde activiteiten, een specifiek gedefinieerde periode, en realistische en meetbare metrics. Laten we behandelen elk van deze functies in de diepte.

gedefinieerde activiteiten

het budget van uw non-profitorganisatie en uw strategisch plan moeten hand in hand gaan. Elk aspect van uw budget moet direct associëren met een specifiek gedefinieerde activiteit die u wilt bereiken.

daarnaast dient voor elk van deze activiteiten een specifiek vastgesteld afzonderlijk budget te worden uitgetrokken. Deze afzonderlijke budgetten komen allemaal samen in de enkelvoudige organisatiebrede operationele begroting.

bijvoorbeeld, uw non-profit kan een doel stellen om $15.000 op te halen om een computerlab te bouwen op een school in de binnenstad.

u dient een budget samen te stellen dat alle noodzakelijke uitgaven plant om zo ‘ n computerlab te bouwen. Bijvoorbeeld, moet u de kosten die het zal duren om de computers te kopen schatten, investeren in effectieve wifi, en het verzamelen van diverse apparatuur (zoals verzekering) die nodig zijn voor een dergelijke investering.

op uw Grotere, organisatiebrede budget, moet u aangeven welke bronnen U zult gebruiken om deze $15.000 op te halen en de fondsen toe te wijzen aan het project.

specifieke tijdsperiode

wanneer uw non-profitorganisatie doelen stelt voor het strategische of ontwikkelingsplan van uw organisatie, zorgt u ervoor dat deze doelen specifiek, meetbaar, haalbaar, realistisch en op tijd gebaseerd (of slim) zijn. De maat die we hier willen benadrukken is het tijdsaspect. Uw non-profit moet zeer rekening houden met de tijd als u uw budget ambacht.

non-profitorganisaties stellen gewoonlijk één begroting voor het jaar op. Het is echter belangrijk om te overwegen wanneer uw organisatie verwacht om inkomsten te verzamelen en wanneer u wilt de activiteiten beschreven in het document te voltooien. Bijvoorbeeld, als je weet dat #Giving Tuesday en year-end giving is een belangrijke bron van inkomsten voor uw non-profit, kunt u besluiten om een groter project te voltooien direct na deze campagnes.

een andere reden is tijd belangrijk? Het budget goedkeuren en inchecken voor je team instellen. Voordat u zelfs maar begint met het budgetten, moet u een dag en tijd instellen waarop u wilt dat het document door het bestuur wordt goedgekeurd. Dit houdt u verantwoordelijk door het verstrekken van een vervaldatum om het plan te voltooien.

u moet ook regelmatig inchecken met uw team om ervoor te zorgen dat u zich houdt aan het budget dat u hebt gepland. Veel non-profitorganisaties doen een snelle check-in maandelijks met een meer diepgaande beoordeling elk kwartaal.

realistische en meetbare Metrics

het idee om realistische en meetbare metrics te definiëren gaat samen met het definiëren van de activiteiten in het budget van uw organisatie. Elk van uw activiteiten moet worden geassocieerd met een specifieke dollar bedrag voor elke uitgave en inkomstenbron.

Dit is vooral belangrijk wanneer uw organisatie het inkomstengedeelte van het budget ontwikkelt. De financiering van uw non-profitorganisatie moet specifiek worden geassocieerd met verschillende bronnen van inkomsteninning.

bijvoorbeeld, als u verwacht $100.000 te ontvangen van individuele fondsenwerving dit jaar, kunt u vaststellen dat $ 50.000 zal komen van grote donoren, $20.000 van uw peer-to-peer campagne, $20.000 van uw online donatie pagina, $10.000 van direct mail fondsenwerving.

onthoud dat elk van deze financieringsgegevens realistisch moet zijn voor uw team. Bepaal wat realistisch is door het analyseren van uw verleden fondsenwerving successen. Echter, u kunt ook kiezen voor een meer ambitieuze doel om uw team te duwen om meer te verhogen. Zet het niet te hoog, anders ontmoedig je je team.

non-profit Budgetcomponenten

of u nu zelf een non-profit budget Aan het maken bent of als u met een deskundige accountant werkt, moet u ervoor zorgen dat het compleet is met zowel uw verwachte inkomsten als uw uitgavenbudgetten.

Dit zijn de twee belangrijkste componenten van een non-profit budget. Laten we een beetje dieper graven in elk onderwerp.

verwachte inkomsten

uw verwachte inkomsten moeten worden gescheiden en toegewezen door elke fondsenwervingsbron. Gebruik gegevens uit het verleden van je ontwikkelingsteam om beter te begrijpen en te voorspellen hoeveel je uit elke bron zal halen.

er zijn twee methoden om te voorspellen die u kunt gebruiken om de toekomstige inkomsten van uw non-profit te voorspellen. Elk van deze forecasting methoden zorgt voor enige flexibiliteit in het budget, zodat uw organisatie is meer kans om op doel het hele jaar door. Deze twee methoden van voorspelling worden de disconteringsmethode en de cutoff-methode genoemd:

• Kortingsmethode: met deze methode identificeert uw team het dollarbedrag dat u verwacht te ontvangen van elke fondsenwervingsbron. Dan vermenigvuldig je dat bedrag met de kans op fondsenwerving. Bijvoorbeeld, als je een aanvraag voor een $10.000 subsidie en hebben een 75% kans op het ontvangen van de subsidie, je zou de verwachte inkomsten bij te werken tot $7.500.
• Cutoff-methode: met deze methode identificeert uw team het totale bedrag aan voorspelde fondsenwerving-inkomsten en vermenigvuldigt dit vervolgens met uw totale waarschijnlijkheidsschatting. Bijvoorbeeld, als u een succesvolle geschiedenis in fondsenwerving en verwacht een 80% kans op succes in uw voorspelde $100.000 van de geschatte omzet, u zult voorspellen $ 80,0000.

een non-profit accountant kan uw team helpen bij de beslissing welke forecasting methode het beste is voor uw budget. Plus, ze zullen in staat zijn om samen met u te bepalen van de kansberekeningen voor uw voorspelling.

Het kan gevaarlijk zijn om te voorspellen dat u 100% succes zult hebben met al uw voorspelde inkomsten. Het is beter om voorzichtig te zijn bij het plannen van de toekomst, zodat u zekerder bent dat u de financiering die u nodig hebt om uw doelen te bereiken, ongeacht welke externe omstandigheden zich voordoen.

Expense Budget

het tweede deel van een effectief non-profit budget is uw expense budget. Dit is de tool die u gebruikt om te bepalen en te voorspellen van de kosten die uw non-profit om uw verschillende projecten te financieren.

Dit kan worden opgesplitst in uw fondsenwerving, administratieve, en programma uitgaven. De combinatie van uw fondsenwerving en administratieve uitgaven zijn wat deel uitmaken van de overhead van uw non-profit. Terwijl elke non-profit uitgaven budget zal er iets anders uitzien, de Better Business Bureau beveelt aan dat organisaties niet meer dan 35% van uw financiering op hun overhead uitgaven en besteden ten minste 65% op hun programma ‘ s.

echter, zoals we al zeiden, zal dit er anders uitzien voor elke non-profit. Daarom is het belangrijk om uw eigen kosten te bespreken met een accountant die ervaring heeft met het werken met non-profitorganisaties. Zij kunnen helpen ervoor te zorgen dat uw uitgaven onder controle zijn.

op een meer gedetailleerd niveau moet uw non-profit rekening houden met de specifieke uitgaven die u zult tegenkomen, zoals:

• fondsenwerving uitgaven kunnen worden onderverdeeld in uw campagne marketing, fondsenwerving evenement locatie of virtuele software-investering, en fondsenwerving Technologie tools.
• administratieve uitgaven kunnen worden onderverdeeld in zaken als het salaris dat u betaalt uw werknemers, de investeringen die u doet om gegevens te organiseren, de huur voor uw kantoorruimte, en de rekeningen die u betaalt voor uw organisatie.
• programmakosten zijn die welke nodig zijn om uw werk in de Gemeenschap uit te voeren. Een organisatie die muziekonderwijs voor kansarme kinderen aanmoedigt, zou bijvoorbeeld kunnen investeren in klaslokaalruimte, instrumenten en muziekboeken voor hun programma.

de beste manier om de uitgaven van uw non-profit te schatten is door te onderzoeken wat u in het verleden hebt uitgegeven. Zorg ervoor dat u de vaste en variabele kosten van uw organisatie te scheiden, dan schatten wat verschillende budget items zal kosten.

vaste kosten zijn die welke van jaar tot jaar constant zijn, zoals de kantoorhuur van uw organisatie. U kunt erop rekenen dat dit van jaar tot jaar dezelfde prijs zal zijn vanwege het contract dat u met uw beheermaatschappij hebt. Ondertussen, variabele kosten zijn die welke kunnen veranderen van jaar tot jaar en kan niet worden rekenen op constant te blijven. Uw fondsenwervingskosten kunnen bijvoorbeeld van jaar tot jaar veranderen, afhankelijk van de campagnes die u voert.

Er zijn veel misvattingen over non-profit uitgaven. Mensen hebben de neiging om te denken dat non-profit werknemers moeten geen grote salarissen en dat overhead is een inherent slechte zaak. Dit is gewoon niet waar. Het uitgavengedeelte van uw budget moet zorgen voor een gezond financieel evenwicht voor uw organisatie.

non-profit Budgeting Template

Wij raden aan dat uw non-profitorganisatie contact opneemt met een getrainde non-profit accountant om uw budgetten van jaar tot jaar op te stellen. Een accountant zal u helpen leiden in de juiste richting als het gaat om het ontdekken van mogelijkheden om te bezuinigen op verschillende uitgaven. Ze zullen ook helpen uw non-profit in het vinden van nieuwe manieren om uw fondsenwerving te verbeteren om de inkomsten te maximaliseren.

als je je jaarlijkse non-profit budget hebt afgerond en het klaar is om naar je board te worden gestuurd voor beoordeling, zal het er ongeveer uitzien als het onderstaande sjabloon.

Controleer uw non-profit Budget

Dummies.com legt uit, ” een goed budget is verfrommeld, koffie gekleurd, en veel onderzocht. Een goede budget gidsen en voorspelt.”Dit betekent dat uw non-profitorganisatie regelmatig moet controleren op uw budget om uw voortgang het hele jaar door te volgen.

uw organisatie moet regelmatig non-profit budget check-ups houden. Velen raden u aan ze jaarlijks, driemaandelijks en maandelijks te houden om ervoor te zorgen dat uw organisatie op koers is.

• het jaarlijkse overzicht van uw non-profit budget vindt meestal plaats wanneer u de begroting van het volgende jaar schrijft. Dit is wanneer u (en uw accountant) de begrote financiën van het afgelopen jaar te bekijken en te bepalen waar de begroting bleef op koers en waar uw financiën afgedwaald van het pad. U gebruikt deze informatie om uw verwachte inkomsten en uitgaven voor het volgende fiscale jaar te informeren.
• wanneer uw team elk kwartaal bijeenkomt om uw budget te herzien, moet u uw begrote inkomsten en uitgaven voor dat kwartaal vergelijken en vergelijken met de werkelijke bedragen. U moet ook uw subsidiebudgetten bekijken en bepalen welke fondsen werden gewonnen, gebruikt, ongebruikt, enz. Ten slotte moet de begroting in haar geheel worden herzien en moet worden gekeken naar eventuele discrepanties. Het is beter om deze vroeg te vangen en notitie te maken van hen voor toekomstige budgetten.
• maandelijkse budget reviews laat uw team regelmatig en regelmatig samenkomen om uw financiën voor de maand te bekijken en de begrote vs.werkelijke uitgaven en inkomsten voor individuele projecten te bepalen. U kunt ook de balansen op discrepanties controleren en erop uitkijken dat de toekomstige begrotingsposten in overeenstemming lijken te zijn.

nogmaals, elke keer dat uw organisatie uw budget en uw rekeningen beoordeelt, zal een opgeleide accountant u helpen ervoor te zorgen dat alles in orde is. Neem contact op met de accountants van Jitasa om te vragen hoe hun getrainde financiële professionals uw non-profit beoordeling kunnen helpen en het beste budget kunnen maken om u te helpen slagen.

het mooie van uw non-profit budget is dat het uw non-profit in staat stelt om transparant te blijven met uw team, uw bestuursleden en uw supporters. Transparantie in financiën is de sleutel voor het bijbrengen van vertrouwen en vertrouwen voor iedereen die betrokken is bij de organisatie.

Als u geïnteresseerd bent in het investeren in een opgeleide accountant om uw non-profit te helpen zorgen voor transparantie en verantwoording in de financiën, doe dan uw onderzoek. Hier zijn enkele extra bronnen die u kunt raadplegen voor meer richtlijnen:

• werken met een non-profit Accountant: wat kunt u verwachten. Werken met een accountant kan uw organisatie helpen bij het ontwikkelen van een effectief budget. Lees meer over wat een accountant voor u kan doen in dit uitgebreide artikel.
• boekhouding en boekhouding voor Non-profitorganisaties. Wilt u een financieel team inhuren of uitbesteden? Meer informatie over zowel de boekhouding als de boekhouding voor non-profitorganisaties, in het bijzonder over het verschil tussen hen.
• Top 10 + uitbestede accountantskantoren zonder winstoogmerk. Werken met een accountant specifiek gewijd aan non-profitorganisaties is belangrijk voor het ontwikkelen van een goed geïnformeerd non-profitbudget. Meer informatie over Fundly ‘ s top tien picks voor uitbestede bedrijven.