e-mail is al lang een belangrijk hulpmiddel voor zakelijke communicatie, maar een 2013 enquête door Sendmail, Inc., vond dat het spanning, verwarring, of andere negatieve gevolgen voor 64 procent van de werkende professionals heeft veroorzaakt.
dus, hoe kunt u voorkomen dat uw e-mails dit doen? En hoe kun je e-mails schrijven die de resultaten krijgen die je wilt? In dit artikel en video, we kijken naar strategieën die u kunt gebruiken om ervoor te zorgen dat uw gebruik van e-mail is duidelijk, effectief en succesvol.
Klik hier om een transcript van deze video te bekijken.
effectieve e-mails schrijven
De gemiddelde kantoormedewerker ontvangt ongeveer 80 e-mails per dag. Met dat volume van de e-mail, individuele berichten kunnen gemakkelijk over het hoofd gezien. Volg deze eenvoudige regels om uw e-mails opgemerkt en gehandeld.
- niet te veel communiceren per e-mail.
- maak goed gebruik van onderwerpregels.
- houd berichten duidelijk en kort.
- wees beleefd.
- Controleer uw toon.
- proeflezen.
niet te veel communiceren per e-mail
een van de grootste bronnen van stress op het werk is de enorme hoeveelheid e-mails die mensen ontvangen. Dus, voordat je begint met het schrijven van een e-mail, vraag jezelf af: “Is dit echt nodig?”
als onderdeel hiervan, moet u de telefoon of IM gebruiken om vragen te behandelen die waarschijnlijk enige heen-en-weer discussie nodig hebben. Gebruik onze tool voor communicatieplanning om de kanalen te identificeren die het beste zijn voor verschillende soorten berichten.
ook is e-mail niet zo veilig als u zou willen, vooral omdat mensen e-mails kunnen doorsturen zonder na te denken om de gespreksgeschiedenis te verwijderen. Dus vermijd het delen van gevoelige of persoonlijke informatie in een e-mail, en schrijf niet over iets dat u, of het onderwerp van uw e-mail, niet zou willen zien gepleisterd op een billboard door uw kantoor.
indien mogelijk, breng persoonlijk slecht nieuws. Dit helpt je om te communiceren met empathie, mededogen en begrip, en om het goed te maken als je boodschap verkeerd is opgevat.
Maak goed gebruik van onderwerpregels
een krantenkop heeft twee functies: het grijpt uw aandacht, en het vat het artikel samen, zodat u kunt beslissen of u het leest of niet. De onderwerpregel van uw e-mailbericht moet hetzelfde doen.
een lege onderwerpregel wordt eerder over het hoofd gezien of afgewezen als “spam”, dus Gebruik altijd een paar goed gekozen woorden om de ontvanger te vertellen waar de e-mail over gaat.
u kunt de datum in de onderwerpregel opnemen als uw bericht een van een regelmatige reeks e-mails is, zoals een wekelijks projectrapport. Voor een bericht dat een reactie nodig heeft, kunt u ook een oproep tot actie opnemen, zoals “antwoord Tegen November 7.”
Een goed geschreven onderwerpregel zoals hieronder levert de belangrijkste informatie, zonder dat de ontvanger de e-mail hoeft te openen. Dit dient als een prompt die ontvangers herinnert aan uw vergadering elke keer dat ze een blik op hun postvak in.
| Bad Example | Good Example |
|---|---|
| Subject: Meeting | Subject: PASS Process Meeting – 10 a.m. 25 februari 2014 |
Als u een heel kort bericht wilt overbrengen, en u kunt het geheel in de onderwerpregel passen, gebruik dan” EOM ” (einde bericht) om ontvangers te laten weten dat ze de e-mail niet hoeven te openen om alle informatie te krijgen die ze nodig hebben.
onderwerp: kunt u het verkooprapport van februari sturen? Bedankt! EOM
(Dit is natuurlijk alleen nuttig als ontvangers weten wat” EOM ” betekent.)
houd berichten helder en korte
e-mails, zoals traditionele zakelijke brieven, moeten duidelijk en beknopt zijn. Hou je zinnen kort en to the point. De inhoud van de e-mail moet direct en informatief zijn, en het moet alle relevante informatie bevatten. Zie ons artikel over schrijfvaardigheden voor begeleiding bij het duidelijk schriftelijk communiceren.
In tegenstelling tot traditionele brieven, kost het verzenden van meerdere e-mails echter niet meer dan het verzenden van slechts één. Dus, als je nodig hebt om te communiceren met iemand over een aantal verschillende onderwerpen, overwegen het schrijven van een aparte e-mail voor elk. Dit maakt uw bericht duidelijker, en het stelt uw correspondent in staat om te reageren op een onderwerp tegelijk.
| Slecht Voorbeeld | Goed Voorbeeld |
|---|---|
|
Onderwerp: Herzieningen Voor Verkoop-Rapport Hallo Jackie, Bedankt voor het versturen van dat rapport, vorige week. Ik heb het gisteren gelezen en ik ben van mening dat hoofdstuk 2 meer specifieke informatie over onze verkoopcijfers nodig heeft. Ik vond ook dat de toon formeler kon zijn. ook wilde ik u laten weten dat ik een vergadering met de PR-afdeling heb gepland voor deze vrijdag met betrekking tot de nieuwe advertentiecampagne. Het is om 11: 00 uur en zal in de kleine vergaderzaal zijn. laat het me weten als je die tijd kunt maken. bedankt! Monica |
onderwerp: revisies voor verkooprapport Hi Jackie, Bedankt voor het versturen van dat rapport vorige week. Ik heb het gisteren gelezen en ik ben van mening dat hoofdstuk 2 meer specifieke informatie over onze verkoopcijfers nodig heeft. Ik vond ook dat de toon formeler kon zijn. kunt u het wijzigen met deze opmerkingen in gedachten? Bedankt voor je harde werk! Monica (Monica volgt dit vervolgens op met een aparte e-mail over de PR-afdelingsvergadering.) |
Het is belangrijk om hier de balans te vinden. U wilt niet iemand bombarderen met e-mails, en het is zinvol om verschillende, gerelateerde, punten te combineren in één e-mail. Wanneer dit gebeurt, houd dingen eenvoudig met genummerde alinea ‘ s of opsommingstekens, en overweeg “chunking” informatie in kleine, goed georganiseerde eenheden om het gemakkelijker te verteren te maken.
merk ook op dat Monica in het goede voorbeeld hierboven heeft aangegeven wat zij wilde dat Jackie zou doen (in dit geval het verslag wijzigen). Als je het makkelijk maakt voor mensen om te zien wat je wilt, is er een betere kans dat ze je dit geven.
wees beleefd
mensen denken vaak dat e-mails minder formeel kunnen zijn dan traditionele brieven. Maar de berichten die u stuurt zijn een weerspiegeling van uw eigen professionaliteit , waarden, en aandacht voor detail, dus een bepaald niveau van formaliteit is nodig.
tenzij je op goede voet staat met iemand, vermijd Informele Taal, jargon, en ongepaste afkortingen. Emoticons kunnen nuttig zijn om je intentie te verduidelijken, maar het is het beste om ze alleen te gebruiken met mensen die je goed kent.
Sluit uw bericht af met “groeten,” “Hoogachtend,” of “het beste,” afhankelijk van de situatie.
ontvangers kunnen besluiten om e-mails af te drukken en te delen met anderen, dus wees altijd beleefd.
controleer de toon
wanneer we mensen van aangezicht tot aangezicht ontmoeten, gebruiken we de lichaamstaal , stemtoon en gezichtsuitdrukkingen van de ander om te beoordelen hoe ze zich voelen. E-mail berooft ons van deze informatie, en dit betekent dat we niet kunnen zien wanneer mensen onze berichten verkeerd hebben begrepen.
uw keuze van woorden, zinslengte, interpunctie en hoofdletters kan gemakkelijk verkeerd worden geïnterpreteerd zonder visuele en auditieve aanwijzingen. In het eerste voorbeeld hieronder denkt Emma misschien dat Harry gefrustreerd of boos is, maar in werkelijkheid voelt hij zich prima.
| Slecht Voorbeeld | Goed Voorbeeld |
|---|---|
|
Emma, ik heb je verslag van 5 uur vanmiddag of ik zal je missen mijn deadline. Harry |
Hi Emma, Bedankt voor al uw harde werk aan dat rapport. Kun je je versie voor 17.00 uur aan mij geven, zodat ik mijn deadline niet mis? Hartelijk dank! Harry |
denk na over hoe uw e-mail” voelt ” emotioneel. Als je bedoelingen of emoties verkeerd begrepen kunnen worden, zoek dan een minder dubbelzinnige manier om je woorden te verwoorden.
proeflezen
ten slotte, voordat u op “Verzenden” klikt, neem even de tijd om uw e-mail te controleren op spelling, grammatica en interpunctiefouten. Uw e-mailberichten zijn zo veel een deel van uw professionele imago als de kleding die je draagt, dus het ziet er slecht uit om een bericht dat typefouten bevat te sturen.
tijdens het proeflezen moet u goed letten op de lengte van uw e-mail. Mensen hebben meer kans om te lezen korte, beknopte e-mails dan lange, rammelende degenen, dus zorg ervoor dat uw e-mails zijn zo kort mogelijk, zonder de nodige informatie uit te sluiten.
ons artikel over schrijfvaardigheden bevat tips en strategieën die u kunt gebruiken bij het proeflezen van uw e-mails.
belangrijke punten
De meesten van ons besteden een aanzienlijk deel van onze dag aan het lezen en samenstellen van e-mails. Maar de berichten die we sturen kunnen verwarrend zijn voor anderen.
om effectieve e-mails te schrijven, vraag jezelf eerst af of je überhaupt e-mail moet gebruiken. Soms is het misschien beter om de telefoon op te nemen.
maak uw e-mails beknopt en to the point. Stuur ze alleen naar de mensen die ze echt nodig hebben om ze te zien, en wees duidelijk over wat u wilt dat de ontvanger te doen volgende.
onthoud dat uw e-mails een weerspiegeling zijn van uw professionaliteit, waarden en aandacht voor detail. Probeer je voor te stellen hoe anderen de toon van je boodschap kunnen interpreteren. Wees beleefd en proeflees altijd wat je hebt geschreven voordat je op “Verzenden” klikt.”
Infographic
klik op de afbeelding hieronder om onze infographic te zien over het schrijven van effectieve e-mails.
