in één post per maand richten we ons op de belangrijkste interne problemen die onze klanten hebben geïdentificeerd als het voorkomen van het vermogen van hun organisatie om op zijn best te draaien. In deze post onderzoeken we beleid en procedures.

beleid en procedures zijn noodzakelijk voor een soepele en efficiënte organisatie met minder conflicten en herwerking. Er is echter vaak verwarring tussen wat een beleid is en wat een procedure, en hoe P&P ‘ s te maken die effectief zijn. In hun interne strategische planning assessments, merkten veel van onze klanten op dat hun beleid en procedures ontbraken of ineffectief waren. In deze blogpost, we zijn van plan om de definities te verduidelijken en geven u een aantal goede tips voor het schrijven van goede beleid en procedures.

de definities

laten we beginnen met wat een beleid is en wat een procedure is.

• het beleid van een organisatie is de duidelijke, beknopte verklaringen van de parameters waarmee een organisatie haar activiteiten uitoefent. In wezen zijn het beleid de regels waaraan het personeel zich houdt bij het uitvoeren van zijn verschillende verantwoordelijkheden.
• de procedures zijn de instructies of stappen die beschrijven hoe een taak te voltooien of een taak uit te voeren.

een van de eenvoudigste en duidelijkste verklaringen die ik heb gehoord is dit. Als u op een autorit vertrekt, zijn het beleid voor uw rit de regels van de weg die u volgt, dat wil zeggen, snelheidslimieten, eenrichtingswegen, geen passerende zones, enz. De procedures voor uw autorit zijn de aanwijzingen die u volgt om er te komen, d.w.z. ga 75 mijl naar het Westen op de Interstate 40 tot je Nashville bereikt, neem dan de Interstate 65 naar het zuiden voor 25 mijl, enz. Beleid bepaalt hoe u rijdt, procedures vertellen u wat u moet doen om naar uw bestemming te komen.

het schrijven van goed beleid en Procedures

bij PGS maken we beleid om te begeleiden hoe we binnen ons bedrijf werken. We gebruiken een sjabloon dat het volgende bevat:

• De beleidsnaam en divisie van de organisatie waarop het van toepassing is (financiën, verkoop, executive, enzovoort)
• het doel van het beleid. Dit is een korte verklaring die bepaalt wat we zullen hebben wanneer dit beleid van kracht wordt.
• de theorie voor het beleid. Vergelijkbaar met het doel, maar vanuit een andere hoek, verklaart de theorie waarom dit belangrijk is.
• ten slotte geven we een lijst van de elementen van het beleid zelf of specifieke regels die we allemaal volgen met betrekking tot dit beleid.

bijvoorbeeld, we hebben een set “Admin Day” voor PGS, een dag waarop we allemaal proberen aanwezig te zijn op kantoor of via Skype te werken zonder geplande client vergaderingen of externe afspraken. In het verduidelijken van Admin dag, we hebben een geschreven beleid.

Het doel van het beleid inzake Beheerdag luidt: ervoor zorgen dat de communicatie tussen teamleden adequaat is, dat de toestand van het bedrijf bekend is bij teamleden en dat problemen snel worden geïdentificeerd en opgelost.

De theorie stelt: het handhaven van een sterk begrip onder teamleden re. de conditie van het bedrijf en het oplossen van problemen die de productiviteit van teamleden remmen zal resulteren in een hoog presterende team en organisatie.

het beleid zelf voor Admin dag bevat kogels als: “elke woensdag is PGS’ aangewezen admin dag.”, and “Team members are expected to participate in our staff meeting every Wednesday at 08: 30 A. M.”

Procedures bij PGS hebben een andere look. Bijna al onze procedures zijn geschreven als flowcharts. Zo hebben we voor elke fase van ons Vision Navigation® strategisch planningsproces een facilitator-stroomdiagram gemaakt. Deze flowcharts geven een overzicht van de algemene stappen die moeten worden gevolgd om ervoor te zorgen dat elke client een hoogwaardig eindresultaat van de sessie krijgt.

Procedures worden ook vaak geschreven als een reeks stappen in een word-document, zoals de stappen om factureringsinformatie in Quickbooks in te voeren.

Final notes on developing policies and procedures

beleid en procedures zijn essentieel voor een organisatie om iedereen te laten werken vanuit dezelfde kernprincipes en hun taken te voltooien op een manier die elke keer een gezond, betrouwbaar product verzekert. De enige voorzichtigheid bij het creëren van een set van beleid en procedures: wees voorzichtig om overkill te voorkomen.

we hebben een aantal eerdere blogs over wanneer een beleid moet worden gemaakt en wanneer niet. dit zal u helpen om te bepalen wanneer een beleid essentieel is en wanneer het niet is. evenzo zijn procedures belangrijk wanneer een afwijking van het proces zal resulteren in herwerken of een slecht gedaan product, of voor een zeer ingewikkelde en complexe taak. Procedures worden overkill wanneer ze zijn gemaakt voor eenvoudige taken of taken die echt effectief kan worden gedaan in een verscheidenheid van manieren om hetzelfde resultaat te bereiken.

Wat is uw ervaring? We willen graag dat je je gedachten hoort. Stuur ons een e-mail om het gesprek te starten.