Ah, RFPs. Als u van plan bent om samen te werken met een bureau op een website redesign project, je zou kunnen worden belast met het schrijven van een van deze enge documenten. Helaas, er is geen industrie-brede, stap-voor—stap handleiding voor het aanvragen van voorstellen voor diensten, en vaak valt het RFP—proces op de schouders van iemand-of een groep mensen-onbekend met alle complexiteit van de moderne website redesign projecten, waardoor het zenuwslopend, verwarrend en moeilijk.

dus wat doe je? Als je net als veel organisaties, verzamel je elke persoon in de organisatie die een belang heeft in de website en je vraagt om een wishlist van alles wat ze willen zien. Je haast je door het RFP-schrijfproces omdat je voltooiingsdatum dreigt, stuur je RFP snel naar elk mogelijk bureau dat je maar kunt bedenken en hoop op het beste. Dan, de agentschappen nemen een kijkje op uw RFP, en maken allerlei veronderstellingen over de grootte, omvang, breedte, of budget van het project op basis van uw vermelde eisen.

ze eindigen verward over wat je eigenlijk wilt, pitch services die je niet nodig hebt, en je moet helemaal opnieuw beginnen of gewoon met je gevoel gaan en het voorstel kiezen met het mooiste lettertype, de mooiste foto ‘ s, of de goedkoopste prijs.

zeker, het schrijven van RFP ‘ s kan een eng proces zijn, vooral als het onderwerp buiten uw typische vakgebied valt. Als u niet glashelder bent over wat u wilt bereiken met uw nieuwe website, krijgt u niet wat u nodig hebt uit het project. Op het moment dat u begint te haasten door uw RFP of proberen om alles onder de zon, uw website redesign is gedoemd te mislukken. U zult uw tijd en geld besteden aan een mislukt, ineffectief project, en mogelijk ruïneren uw website—het middelpunt van het merk van uw organisatie. Geloof ons, we zien het elke dag.

Dat klinkt groot en eng, vind je niet?neem diep adem voordat u begint met hyperventileren. We zijn hier om je door de veelvoorkomende fouten te leiden die we zien in verzoeken om voorstellen, zodat je ze niet herhaalt. Wij helpen u bij het maken van RFP ‘ s die uw projecten voor succes opzetten.

Probleem #1: U maakt een RFP aan wanneer u

niet hoeft te

sommige organisaties zijn vereist door bedrijfsbeleid, stakeholder statuten of wettelijke voorschriften om een RFP aan te maken wanneer ze hulp nodig hebben bij het herontwerpen van hun website. Hoger onderwijs instellingen, overheidsinstellingen en non-profit organisaties vallen vaak in deze categorie.

maar andere organisaties kiezen er alleen voor om een aanvraag voor een project aan te maken als ze hulp nodig hebben bij een project, zelfs als het niet nodig is. Organisaties met een optie om een RFP te vermijden, kunnen ervoor kiezen om dit toch te doen, omdat het gebruikelijk is in hun branche, ze denken dat het eenvoudiger, grondiger is en ze tijd bespaart.

onthoud dat RFP ‘ s grote projecten kunnen zijn en niet lichtvaardig moeten worden opgevat. Zelfs als je in het schrijfproces met een idee van hoe lang het zal duren of hoe grondig het moet zijn, loopt u nog steeds het risico lopen in problemen die vereisen dat u backpedal en pin-down meer details, Het toevoegen van dagen of zelfs weken aan het creatieproces.

oplossing: praat met agentschappen

Als u merkt dat uw organisatie niet vereist dat u een RFP schrijft, Doe het dan niet.

in plaats daarvan kunt u de tijd plannen om te chatten met instanties waarmee u misschien wilt werken. Kijk bij vertrouwde collega ‘ s en mensen in uw netwerk voor aanbevelingen. Misschien is er een bedrijfswebsite die je onlangs opviel. Misschien is het bureau waar ze mee werkten een goede keuze. Lees testimonials over agentschappen in uw omgeving en breng in agentschappen voor interviews; u kunt ze zelfs bellen! Het zal een beetje van de eerste grunt werk voor u te vinden van het Agentschap dat u wilt huren, maar je bespaart bootladingen van tijd en het verminderen van uw risico op fouten als je afzien van de RFP helemaal.

het RFP-proces beperkt van nature de communicatie tussen uw bedrijf en potentiële partners. Denk aan het proces als een wervingsproces. Je zou toch niet iemand aannemen die alleen naar zijn cv keek? Natuurlijk niet. Je wilt een idee krijgen van hoe goed ze naar je luisteren, en hoe hun denkproces eruit ziet. Je wilt weten of je het leuk vindt om ze te ontmoeten en of je ziet dat je goed samenwerkt. Deze factoren zijn belangrijker dan zelfs de meest goed geschreven RFP-respons.

Probleem # 2: u heeft geen Budget of tijdlijn vastgesteld

een budget in gedachten hebben is een absolute must. De kosten kunnen snel oplopen, dus het is belangrijk dat agentschappen uw ideale budget kennen. Op die manier kunnen ze nauwkeuriger prioriteiten stellen en begeleiding bieden in hun voorstel, en u het beste serviceniveau bieden voor het budget dat u comfortabel uitgeeft.

de algemene oplossing voor RFP-problemen op uw website is om met potentiële agentschappen te praten, zelfs als u nog steeds bezig bent met het RFP-proces. We zijn blij en enthousiast om te helpen.

zie het als volgt: stel dat je een huis aan het bouwen bent. Je moet je budget vastzetten voordat je iets anders doet, toch? Je zou niet overwegen om te praten met een bouwbedrijf, makelaar of architect zonder hen een ruw idee van een budget. Waarom uw website—uw primaire digitale eigendom—anders behandelen?

dezelfde regel geldt voor uw tijdlijn. Wilt u uw nieuwe huis gebouwd in zes maanden? Een jaar? Twee jaar? Net als in dat huis-gebouw project, tijdlijn voor voltooiing speelt een grote rol in wat er mogelijk is voor uw organisatie, dus het is belangrijk om het giswerk uit te nemen voor potentiële agentschap partners.

zonder een tijdlijn of budget lijden zowel u als potentiële partners. Agentschappen zijn letterlijk het maken van gissingen over wat uw budget toestaat, en u, daarom, zijn veel minder kans om een voorstel dat je liefde in uw prijsklasse en binnen uw gewenste tijdlijn te ontvangen.

oplossing: voeg een budgetschatting en een ruwe tijdlijn toe

probeer één getal te lokaliseren dat werkt voor uw budget, en een voorlopige voltooiingsdatum. Als dit te moeilijk blijkt te zijn, is een bereik veel beter dan simpelweg geen informatie verstrekken. Heb je geen idee hoeveel een project als dit zou moeten kosten? Het is ook acceptabel om met een bureau te praten over wat je zou moeten verwachten te betalen en hoe een haalbare tijdlijn eruit zou moeten zien.

we moeten ons afvragen: wanneer u voorstellen herziet, bent u schuldig aan het direct naar de pagina met de begroting en de tijdlijn te bladeren, en vervolgens alle voorstellen te elimineren die buiten de budgettaire of tijdslimieten vallen waartoe u hebt besloten? Dat dachten we al. Je bent niet alleen.

De bottom line is dit: uw RFP is niet de plaats om over prijzen te onderhandelen; het is waar u precies kunt communiceren wat u wilt en wat u verwacht ervoor te betalen. Met een budget en een tijdlijn kunt u elk voorstel doorlezen, wetende dat elk voorstel een op maat gemaakte oplossing is voor uw probleem, op basis van de informatie die u hebt verstrekt. Dat zal u toelaten om zich te concentreren op het kiezen van de beste strategische plan voor uw bedrijf in plaats van de beste prijs punt.

Probleem # 3: U hebt niet opgegeven welk deel van uw Website in het Project moet worden opgenomen

Dit is een veel te veel voorkomend probleem. Je bent zo bekend met dat bepaalde problematische gedeelte van uw website—je hebt waarschijnlijk al intern bespreken voor maanden—dat je vergeet om specifiek te zijn over wat precies je wilt zien veranderd.

bijvoorbeeld, als je deel uitmaakt van de marketingafdeling van een 4-jarige universiteit en je hoopt om de website van de atletische afdeling te verbeteren, is het niet handig om gewoon te zeggen: “we willen onze website opnieuw doen.”Voor veel organisaties—vooral die met complexe structuren en meerdere stakeholders—websites worden groter en groter als pagina’ s worden toegevoegd aan het nieuwste initiatief of campagne te voldoen. Je zou kunnen denken van de homepage en product / programma pagina ‘ s als uw “website” wanneer, in feite, uw site bevat duizenden pagina ‘ s.

Als u niet specifiek bent over wat u opnieuw wilt ontwerpen, worden agentschappen aan het raden gelaten, waardoor er te veel aan het toeval wordt overgelaten. Als ze verkeerd raden, zul je worden overgelaten om een heleboel zeer verschillende voorstellen te vergelijken met elkaar, waardoor het moeilijk om de beste agentschap partner te kiezen.

oplossing: de parameters van uw project stollen

Het is moeilijk voor agentschappen om grip te krijgen op de scope van uw website als u er zelf niet zeker van bent. De beste manier om definitief te bepalen wat er in uw RFP moet worden opgenomen, is door een audit van uw website uit te voeren voordat u deze maakt. Er zijn verschillende tools die u kunt gebruiken om uw website te “controleren”—Google Analytics, Screaming Frog, SEMrush of Moz, om er een paar te noemen—maar het is even belangrijk dat u iemand hebt die de gegevens die u verzamelt kan interpreteren, of ze nu een interne werknemer of agentschapspartner zijn.

zodra u uw website audit hebt uitgevoerd, kunt u dan duidelijk beslissen wat er moet worden opgenomen in uw web redesign project en wat kan worden weggelaten.

Probleem # 4: U heeft uw inhoud niet gedetailleerd

het is belangrijk om te begrijpen dat een website redesign project veel meer is dan lettertypen, afbeeldingen, HTML, CSS, en kleurenpaletten. Een groot deel van een website herontwerp zal zich richten op inhoud die momenteel bestaat op de pagina ‘ s of inhoud die ontbreekt op uw site.

de “inhoud” – behoeften van een herontwerp van een site kunnen vele vormen aannemen: er moet mogelijk een inhoudsstrategie worden ontwikkeld om aanvullende inhoudbronnen te begeleiden; inhoud van de site moet mogelijk worden gecontroleerd om relevantie en waarde te beoordelen; geheel nieuwe inhoud van pagina ‘ s of secties moet mogelijk vanaf nul worden geschreven; bestaande inhoud moet mogelijk worden bijgewerkt, hergebruikt of gereorganiseerd; en in sommige situaties moet inhoud mogelijk worden gemigreerd van het ene content management systeem naar het andere.

als je niet precies aangeeft wat je nodig hebt als je “content” zegt, kun je wedden dat agentschappen zullen aannemen dat je het type content nodig hebt dat ze leveren en dat het een groot deel van hun voorstel zal zijn.

oplossing: Overweeg uw budget en krijg specifieke

fout aan de kant van te specifiek zijn. Enkele van de vragen die u moet overwegen omvatten:

• bent u op zoek naar het maken van inhoud, inhoudsstrategie of beide?
• hoeveel nieuwe content wilt of nodig heeft u op uw website?
• wie zal die nieuwe inhoud maken? Jij, of de potentiële partner?
• heeft u inhoud die herbestemming vereist? Heeft u in-house vakspecialisten die u hierover kunnen adviseren?
• heeft u een contentmigratie naar een nieuw CMS nodig?
• bent u van plan uw contentaudit uit te voeren? Of moet het partnerbureau dat in zijn voorstel opnemen?

houd in gedachten dat websites vandaag de dag hoogwaardige, tijdige content nodig hebben om relevant te zijn, dus uw inhoudvereisten zullen waarschijnlijk een groot deel van uw budget in beslag nemen. Als uw behoeften nieuwe content creatie en een volledige content migratie omvatten, kunt u verwachten dat het duurder is dan een content repurposing plan met behulp van uw bestaande CMS. Wat uw wensen ook zijn, zorg ervoor dat uw budget binnen een bereik ligt dat uw verzoeken haalbaar maakt.

Probleem # 5: U combineert bedrijfsdoelstellingen en projectdoelstellingen

Als u wilt dat potentiële partners van het agentschap uw wensen en behoeften duidelijk begrijpen, wees dan duidelijk in uw vraag. “Business goals” en “project objectives” zijn termen die worden doorspekt in de meeste RFP ‘ s, en hoewel ze soortgelijke concepten—de laatste is een onderdeel van de eerste—het gebruik ervan door elkaar is onjuist en alleen verwart de situatie.

een bedrijfsdoel is een algemene prestatie die uw bedrijf hoopt te bereiken op de lange termijn—beschouw dit als het waarom van uw organisatie.”Projectdoelstellingen fungeren als opstapstenen om dat zakelijke doel te bereiken-overweeg dit uw organisatie’ s “hoe.”Bijvoorbeeld, als uw zakelijke doel is om de naamsbekendheid in uw markt te verhogen, twee projectdoelstellingen zou kunnen zijn om kwalitatief hoogwaardige blog content te produceren en het gebruik van betaalde social media berichten om het te promoten aan nieuwe doelgroepen en rijden ze terug naar uw website.

Dit is een veel voorkomend probleem dat we de hele tijd zien: u moet zowel het “hoe” als het “waarom” van uw website redesign project begrijpen om het succesvol te laten zijn. Het samenvoegen of niet duidelijk verwoorden van zakelijke doelen en projectdoelstellingen zal leiden tot agency partners uit het oog verliezen wat u hoopt te bereiken met uw website redesign—en je kunt wedden dat hun voorstellen zullen ver en breed afwijken van uw visie.

oplossing: definieer en onderscheid uw bedrijfsdoelstellingen en projectdoelstellingen

dit zal agentschappen helpen uw doelstellingen op lange en korte termijn duidelijk te begrijpen en hoe ze u het beste kunnen helpen deze te bereiken. Dit kan ook helpen agentschappen beslissen hoe u uw budget toe te wijzen, welke statistieken te volgen, en definieer echt succes in uw project. Hoe duidelijker u uw zakelijke doelstellingen en projectdoelstellingen articuleren, hoe waarschijnlijker het is dat u kwalitatief hoogwaardige voorstellen ontvangt die zorgvuldig ontworpen strategieën bevatten.

heb je het ” hoe “vastgespijkerd, maar heb je het”waarom” nog niet bepaald? Praat met agentschappen, zelfs als je nog steeds bezig bent met het RFP-proces. We helpen je graag.

Probleem # 6: Je hebt niet overwogen Website toegankelijkheid eisen

als je denkt, ” Web toegankelijkheid? Nooit van gehoord, ” Je bent niet alleen. Veel te weinig merken zijn zich bewust van wat dit betekent of waarom het belangrijk is. Web accessibility gaat over ervoor te zorgen dat iedereen die wil om te gaan met uw website is in staat om dat te doen, en het is gepland om wettelijk verplicht voor alle “plaatsen van openbare accommodatie” in 2018.

Als u een volledig vernieuwde website Start die niet voldoet aan de toegankelijkheidsrichtlijnen, raad eens? U zult later dit jaar op zoek zijn naar een nieuw ontwerp!

daarom raden wij aan dat alle herontwerpen van websites de richtlijnen voor website toegankelijkheid volgen zoals uiteengezet door WCAG 2.0. Als algemene regel, raden we het voldoen aan niveau AA, op zijn minst, maar dit kan variëren afhankelijk van uw klantenbestand of industrie. Dit zal gevolgen website aspecten zoals tekstformaten, kleurgebruik, hyperlink richtlijnen, en mobiele-vriendelijke lay-out accommodaties.

oplossing: Overweeg hoe toegankelijkheid eruit zou kunnen zien op uw website

werk samen met uw juridische of compliance team om te zien aan welke vereisten de website van uw organisatie zou moeten voldoen, en zorg ervoor dat u deze duidelijk in uw RFP vermeldt, zodat agentschappen binnen de parameters van de wettelijke voorschriften blijven.

Zoals altijd is de catch-all oplossing om met potentiële instanties te praten. Hoewel we geen advocaten zijn, kunnen we advies en inzicht geven over toegankelijkheidsoverwegingen en hoe deze uw redesign project scope zullen beïnvloeden.

Probleem # 7: U hebt niets opgenomen over uw Branding behoeften

zelfs als uw organisatie op zoek is naar een volledige website herontwerp, een ding dat consistent moet blijven is uw merk. Uw website moet er nog steeds uitzien en voelen alsof het van u is, maar een nieuwe en verbeterde versie zijn. Tenzij u specifiek op zoek bent naar een”rebrand “—wat veel anders is dan een site”redesign” —moet uw website nog steeds een soortgelijke stem, toon, missie, logo en kleurenpalet dragen om ervoor te zorgen dat het herkenbaar is voor uw huidige klanten. Als u weet dat u wilt beginnen met een nieuw merk, maar uw RFP niet om iets te vermelden over branding, agentschappen zullen aannemen dat uw merk is solide en zal het niet aanpakken in hun voorstellen.

oplossing: wees duidelijk en gedetailleerd over uw branding behoeften

geef ze zo veel als je kunt. Als u op zoek bent naar wijzigingen in uw logo of zakelijke missie, visie, of waarden, geweldig! Wees er duidelijk over. Geef details over welke elementen van uw merk u wilt behouden, en welke u wilt verbeterd. Als uw merk slechts kleine updates nodig heeft, is het goed om branding verzoeken in dezelfde RFP te houden. Als u iets belangrijkers overweegt, zoals het veranderen van de naam van uw organisatie, moet het worden aangepakt als onderdeel van een merkstrategie-initiatief voordat u overgaat naar een website redesign project.

zorg ervoor dat u een website herontwerp niet combineert met een rebrand en vraag naar het verkeerde in uw RFP. Als u niet wilt dat een rebranding, deel uw huidige merk richtlijnen met potentiële agentschappen, zodat ze op een kans om een beetje te leren over uw branding.

probleem # 8: Je probeert te veel vogels te doden met één steen

stel dat je op zoek bent naar een Agentschap om je te helpen met het herontwerp van de website, merkstrategie en een digitale marketingcampagne. Het is makkelijker om deze allemaal in één RFP te stoppen, toch?

fout.

wanneer u verschillende projecten met variabele doelen en tijdlijnen in een enkele RFP plaatst, glans je te veel details, zodat potentiële partners van het agentschap hetzelfde doen. Zelfs als je hebt vermeld uw budget, hoeveel van het moet worden toegewezen aan merk strategie? Hoeveel moet er gaan naar uw nieuwe website? Is de tijdlijn met betrekking tot alleen uw website herontwerp, of alles? Hoe wilt u het succes van het project meten?

als een agentschap u hielp een succesvolle nieuwe website te lanceren en een merk te bouwen waar u en uw klanten van houden, maar haperde in de digitale marketingcampagne, is dat dan een mislukking van het hele project? Het punt is, de reikwijdte van uw RFP moet altijd worden gebouwd op de vraag of het succes van het project duidelijk kan worden gemeten. Deze aanpak helpt u te realiseren wanneer u een RFP hebt gemaakt die te breed is, te algemeen, of divergente succes metrics bevat.

oplossing: Focus op het belangrijkste project, voor nu

kunnen we de alarmbellen al in je hoofd horen klinken, maar maak je geen zorgen. Dit is belangrijk voor het succes van uw bedrijf, dus investeer geen tijd, energie en middelen in een prohibitief breed of vaag project—dat is hoe bedrijven hun interesse verliezen en projecten worden uitgesteld.

Gebruik uw RFP om zich te concentreren op een enkel probleem of initiatief en werk samen met uw partner om prioriteiten te stellen en de andere problemen aan te pakken wanneer het zinvol is om dat te doen. Begin met de problemen die bedrijfskritisch zijn—dat wil zeggen, die uw vermogen om uw zakelijke doelen te bereiken zal belemmeren-en ga vanaf daar. De juiste partner van het Agentschap kan u helpen bij het opstellen van een verlanglijstje als er nieuwe initiatieven ontstaan en een plan ontwikkelen om deze aan te pakken.

samenwerken met een Agentschap om te werken aan uw projectdoelstellingen zal uw kansen op het hebben van succesvolle, effectieve projecten, die echte waarde bieden aan uw organisatie en haar klanten te verbeteren.

klaar voor het herontwerp van uw Website?

Ga heen en schrijf dat verzoek voor voorstel! Niet zo groot en eng meer, toch? Als u niets anders uit deze post te nemen, maken het dit: uw primaire doel bij het maken van een RFP is om de noodzaak voor potentiële agentschappen om iets te veronderstellen te verwijderen. Stel ons vragen. Vraag opheldering. Laten we praten.

het moment dat een Agentschap moet aannemen, raden of speculeren over wat je zoekt van hen is het moment dat je RFP gedoemd is. Details zijn je beste vriend hier. Haal de raadspelletjes eruit en zet je RFP op de weg naar succes.

heeft u nog vragen? We zijn hier om te helpen.