Ah, RFPs. Hvis du planlegger å samarbeide med et byrå på et nettsted redesign prosjekt, kan du få i oppgave å skrive en av disse skumle dokumenter. Dessverre er DET ingen bransjeomfattende, trinnvis veiledning for å be om forslag til tjenester, og OFTE FALLER RFP-prosessen på skuldrene til noen-eller en gruppe mennesker-som ikke er kjent med alle kompleksiteten i moderne nettstedredesignprosjekter, noe som gjør DET nervepirrende, forvirrende og vanskelig.

så hva gjør du? Hvis du er som mange organisasjoner, samler du hver person i organisasjonen som har en eierandel på nettstedet, og du ber om en ønskeliste over alt de vil se. Du skynder deg gjennom RFP-skriveprosessen fordi ferdigstillingsdatoen er truende, sender raskt UT RFP til alle mulige byråer du kan tenke på, og håper på det beste. Deretter tar byråene en titt PÅ DIN RFP, og gjør alle slags forutsetninger om størrelse, omfang, bredde eller budsjett for prosjektet basert på dine oppførte krav.

De ender opp forvirret om hva du egentlig ønsker, pitch tjenester du ikke trenger, og du må starte helt på eller bare gå med gut og velge forslaget med stiligste skrift, flotteste bilder, eller billigste pris.Visst, å skrive RFPs kan være en skummel prosess, spesielt hvis emnet er utenfor ditt typiske kompetanseområde. Hvis du ikke er krystallklar på hva du vil oppnå med ditt nye nettsted, får du ikke det du trenger ut av prosjektet. Øyeblikket du begynner rushing GJENNOM DIN RFP eller prøver å inkludere alt under solen, er ditt nettsted redesign dømt til å mislykkes. Du vil bruke tid og penger på et mislykket, ineffektivt prosjekt, og potensielt ødelegge nettstedet ditt-fokuspunktet for organisasjonens merkevare. Stol på oss, vi ser det hver dag.

nå som høres stort og skummelt, tror du ikke?

før du begynner å hyperventilere, ta et dypt pust. Vi er her for å lede deg gjennom vanlige feil vi ser i forespørsler om forslag, slik at du ikke gjentar dem. Vi hjelper deg med Å lage Rfp-er som setter opp prosjektene dine for å lykkes.Bedriftsledere og markedsførere-Ta et dypt dykk inn i moderne merkevarefilosofi og beste praksis i vår definitive guide.

Problem #1: Du Oppretter EN RFP Når du ikke trenger

Noen organisasjoner kreves av selskapets retningslinjer, interessentbeslutninger eller lovbestemmelser for å opprette EN RFP når de trenger hjelp med å redesigne nettstedet sitt. Høyere ed institusjoner, offentlige etater, og ideelle organisasjoner ofte faller inn i denne kategorien.

men andre organisasjoner velger bare å opprette en forespørsel om forslag når de trenger hjelp med et prosjekt, selv når det ikke er nødvendig. Organisasjoner med et alternativ for å unngå å skape EN RFP kan velge å gjøre det uansett fordi det er vanlig i sin bransje, de tror det er enklere, grundigere og sparer dem tid.

Husk At Rfp-Er kan være STORE prosjekter, og bør ikke tas lett på. Selv om du går inn i skriveprosessen med en ide om hvor lang tid det vil ta eller hvor grundig det må være, risikerer du fortsatt å løpe inn i problemer som krever at du backpedal og peker ned flere detaljer, legger til dager eller uker til opprettelsesprosessen.

Løsning: Snakk med byråer

hvis du finner ut at organisasjonen ikke krever at du skriver EN RFP, ikke gjør det.

planlegg i Stedet tid til å chatte med byråer du kanskje vil jobbe med. Se til pålitelige kolleger og personer i nettverket ditt for anbefalinger. Kanskje det er et selskap nettsted som fanget øyet nylig. Kanskje byrået de jobbet med er et godt valg. Les attester om byråer i ditt område og få inn byråer for intervjuer; du kan også gi dem en samtale! Det vil ta litt innledende grunt arbeid for deg å finne byrået du vil ansette, men du sparer boatloads av tid og reduserer risikoen for feil hvis du gir AVKALL PÅ RFP helt.RFP-prosessen begrenser av natur kommunikasjon mellom din bedrift og potensielle agentpartnere. Tenk på prosessen som en ansettelsesprosess. Du ville ikke ansette noen som bare har sett på deres cv, ikke sant? Selvsagt ikke. Du ønsker å få en følelse av hvor godt de lytter til deg, og hva deres tankeprosess ser ut. Du vil finne ut om du liker å møte med dem, og hvis du ser deg selv samarbeide godt. Disse faktorene er viktigere enn selv DEN mest velskrevne RFP-responsen.

Problem # 2: Du Har Ikke Et Budsjett Eller En Tidslinje Etablert

Å Ha et budsjett i tankene er et absolutt must. Kostnader kan legge opp raskt, så det er viktig byråer vet din ideelle budsjettet. På den måten kan de mer nøyaktig prioritere og gi veiledning i sitt forslag, og få deg det beste servicenivået for budsjettet du er komfortabel med å bruke.

løsningen PÅ ditt NETTSTED RFP woes er å snakke med potensielle byråer, selv om DU fortsatt jobber GJENNOM RFP-prosessen. Vi er glade og ivrige etter å hjelpe.

Tenk på det slik: La oss si at du bygger et hus. Du bør nok sette ned budsjettet før du gjør noe annet, ikke sant? Du ville ikke vurdere å snakke med et byggefirma, eiendomsmegler eller arkitekt uten å gi dem en grov ide om et budsjett. Hvorfor behandle nettstedet ditt—din primære digitale eiendom-noe annerledes?

samme regel gjelder for tidslinjen din. Vil du ha ditt nye hus bygget i seks måneder? Et år? To år? Akkurat som i det husbyggingsprosjektet spiller tidslinje for ferdigstillelse en stor rolle i hva som er mulig for organisasjonen din, så det er viktig å ta gjetningen ut av det for potensielle byråspartnere.

uten en tidslinje eller budsjett, både du og potensielle byrå partnere lider. Byråer gjør bokstavelig talt gjetninger om hva budsjettet tillater, og du er derfor langt mindre sannsynlig å motta et forslag du elsker i ditt prisklasse og innenfor ønsket tidslinje.

Løsning: Ta med et budsjettestimat og en grov tidslinje

Prøv å finne et tall som fungerer for budsjettet ditt, og en foreløpig sluttdato. Hvis dette viser seg å være for vanskelig, er et område langt bedre enn bare å gi ingen informasjon. Har ingen anelse om hvor mye et prosjekt som dette skal koste? Det er også akseptabelt å snakke med et byrå om hva du bør forvente å betale og hva en mulig tidslinje skal se ut.Vi må spørre: når du vurderer forslag, er du skyldig i å bla rett til siden som viser budsjettet og tidslinjen, og deretter eliminere eventuelle forslag som faller utenfor budsjett-eller tidsrammebegrensningene du har bestemt deg for? Vi trodde det. Du er ikke alene.bunnlinjen er dette: DIN RFP er ikke stedet å forhandle priser; det er der du får kommunisere nøyaktig hva du vil og hva du forventer å betale for det. Med et budsjett og en tidslinje kan du lese gjennom hvert forslag, og vite at hver enkelt er en skreddersydd løsning på problemet ditt, basert på informasjonen du har oppgitt. Det vil tillate deg å fokusere på å plukke den beste strategiske planen for virksomheten din i stedet for det beste prispunktet.

Problem # 3: Du Har ikke Angitt Hvilken Del Av Nettstedet Ditt Som Skal Inkluderes i Prosjektet

Dette er et altfor vanlig problem. Du er så kjent med den bestemte problematiske delen av nettstedet ditt-du har sannsynligvis diskutert det internt i flere måneder – at du glemmer å være spesifikk om hva du vil se endret.For eksempel ,hvis du er en del av markedsavdelingen på et 4-årig universitet, og du håper å forbedre atletisk avdelingens nettsted, er det ikke nyttig å bare si: «vi vil at nettstedet vårt skal redone.»For mange organisasjoner—spesielt de med komplekse strukturer og flere interessenter—blir nettsteder større og større etter hvert som sider legges til for å tilfredsstille det nyeste initiativet eller kampanjen. Du kan tenke på hjemmesiden og produkt / program sider som din «nettsted» når, faktisk, nettstedet inneholder tusenvis av sider.

hvis du ikke er spesifikk om hva du vil redesignet, byråer er igjen å gjette, forlater for mye opp til tilfeldighetene. Hvis de gjetter feil, vil du bli igjen for å sammenligne en rekke svært forskjellige forslag til hverandre, noe som gjør det vanskelig å velge den beste byråpartneren.

Løsning: Stivne parameterne for prosjektet

det er vanskelig for byråer å få et håndtak på omfanget av nettstedet ditt når du er usikker på det selv. Den beste måten å definitivt finne ut hva som må inkluderes I RFP er å gjennomføre en revisjon av nettstedet ditt før du oppretter den. Det finnes flere verktøy du kan bruke Til Å «revidere» nettstedet Ditt—Google Analytics, Screaming Frog, SEMrush eller Moz, for å nevne noen—men det er like viktig at du har noen som kan tolke dataene du samler inn, enten de er en intern ansatt eller byråspartner.

når du har gjennomført webområderevisjonen din, kan du tydelig bestemme hva som skal inkluderes i webredesignprosjektet ditt og hva som kan utelates.

Problem # 4: Du Har Ikke Detaljert Innholdsbehovene dine

Det er viktig å forstå at et nettstedredesignprosjekt er mye mer enn skrifter, bilder, HTML, CSS og fargepaletter. Mye av et nettsted redesign vil fokusere på innhold som finnes på sidene eller innhold som mangler på nettstedet ditt.

«innholdsbehovene til et nettstedredesign kan ta mange former: en innholdsstrategi må kanskje utvikles for å veilede flere innholdsressurser; nettstedinnhold må kanskje revideres for å vurdere relevans og verdi; helt ny side eller seksjonsinnhold må kanskje skrives fra bunnen av; eksisterende innhold må kanskje oppdateres, brukes på nytt eller omorganiseres, og i noen situasjoner kan det hende at innhold må overføres fra ett innholdsstyringssystem til et annet.

hvis du ikke legger ut akkurat det du trenger når du sier «innhold», kan du satse på at byråer vil anta at du trenger typen innhold de gir, og det vil være en stor del av deres forslag.

Løsning: Vurder budsjettet ditt og få spesifikk

Feil på siden av å være for spesifikk. Noen av spørsmålene du bør vurdere inkluderer:

• leter du etter innholdsopprettelse, innholdsstrategi eller begge deler?
• Hvor mye nytt innhold vil du ha eller trenger på nettstedet ditt?
• Hvem skal lage det nye innholdet? Du, eller den potensielle byrå partner?
• har du innhold som krever gjenbruk? Har du interne fageksperter som kan gi veiledning om dette?
• vil du kreve en innholdsoverføring til et NYTT CMS?
• planlegger du å gjennomføre innholdsrevisjonen din? Eller bør partnerbyrået inkludere det i sitt forslag?

husk at nettsteder i dag trenger høy kvalitet, rettidig innhold for å være relevant, så innholdskravene dine vil trolig ta opp en stor del av budsjettet ditt. Hvis behovene dine inkluderer oppretting av nytt innhold og en fullstendig innholdsoverføring, kan du forvente at det blir dyrere enn en plan for gjenbruk av innhold ved hjelp av DET eksisterende CMS-SYSTEMET. Uansett hva dine krav er, sørg for at budsjettet er i et område som gjør dine forespørsler gjennomførbart.

Problem # 5: Du Er Conflating Forretningsmål og Prosjektmål

hvis du vil at potensielle byrå partnere å forstå dine ønsker og behov, være klar i spør. «Forretningsmål » og» prosjektmål » er begreper som er peppered gjennom de fleste RFPs, og selv om de er lignende konsepter—sistnevnte er en del av den tidligere-bruk av dem utveksling er feil og bare forvirrer situasjonen.

et forretningsmål er en generell prestasjon bedriften håper å oppnå på lang sikt-vurdere dette organisasjonens » hvorfor.»Prosjektmål fungere som stepping steiner for å møte at forretningsmål-vurdere dette organisasjonens» hvordan.»For eksempel, hvis forretningsmålet ditt er å øke merkevarebevisstheten i markedet ditt, kan to prosjektmål være å produsere blogginnhold av høy kvalitet og bruke betalte sosiale medier-innlegg for å markedsføre det til nye publikum og drive dem tilbake til nettstedet ditt.

dette er et vanlig problem vi ser hele tiden: Du må forstå både «hvordan» og «hvorfor» av nettstedet redesign prosjektet for at det skal lykkes. Conflating eller unnlater å tydelig artikulere forretningsmål og prosjektmål vil føre til byrå partnere mister av syne hva du håper å oppnå med nettstedet redesign—og du kan satse sine forslag vil dreier langt og bredt fra din visjon.

Løsning: Klart definere og skille dine forretningsmål og prosjektmål

dette vil hjelpe byråer forstå dine langsiktige og kortsiktige mål, og hvordan du best kan hjelpe deg å oppnå dem. Dette kan også hjelpe byråer bestemme hvordan du skal fordele budsjettet, hvilke beregninger for å spore, og definere sann suksess i prosjektet. Jo klarere du formulerer forretningsmålene og prosjektmålene dine, desto mer sannsynlig er det at du får forslag av høy kvalitet som inkluderer nøye utformede strategier.

har «hvordan» spikret ned, men har ikke helt pekt på «hvorfor»? Snakk med byråer, selv om DU fortsatt jobber GJENNOM RFP-prosessen. Vi hjelper deg gjerne.

Problem # 6: Du Har Ikke Vurdert Nettstedets Tilgjengelighetskrav

hvis du tenker, «Web tilgjengelighet? Aldri hørt om det,» du er ikke alene. Altfor få merker er klar over hva dette betyr eller hvorfor det er viktig. Web tilgjengelighet handler om å sørge for at alle som ønsker å engasjere seg med nettstedet ditt, er i stand til å gjøre det, og det er planlagt å bli lovpålagt for alle «steder for offentlig innkvartering» i 2018.

hvis du starter et fullstendig redesignet nettsted som ikke er i samsvar med retningslinjene for tilgjengelighet, gjett hva? Du vil være på utkikk etter en annen redesign senere i år!

på grunn av DETTE anbefaler vi at alle redesign-prosjekter på nettstedet følger RETNINGSLINJENE FOR tilgjengelighet på nettstedet som beskrevet AV WCAG 2.0. Som en generell regel anbefaler vi at DU oppfyller NIVÅ AA, men dette kan variere avhengig av kundebase eller bransje. Dette vil påvirke nettsideaspekter som tekststørrelser, fargebruk, retningslinjer for hyperkobling og mobilvennlig layout.

Løsning: Vurder hvordan tilgjengelighet kan se ut på nettstedet ditt

Arbeid med juridisk-eller samsvarsteamet ditt for å se hvilke krav organisasjonens nettsted må oppfylle, og sørg for å oppgi dem tydelig i RFP-EN din, slik at byråer holder seg innenfor rammene av lovbestemmelser.

som alltid er løsningen å snakke med potensielle byråer. Selv om vi ikke er advokater, kan vi gi veiledning og innsikt om tilgjengelighetshensyn og hvordan de vil påvirke omfanget av redesignprosjektet ditt.

Problem # 7: Du Har Ikke Tatt Med Noe om Dine Merkevarebehov

Selv om organisasjonen din er på utkikk etter et fullstendig nettstedredesign, er en ting som bør forbli konsekvent, merkevaren din. Nettstedet ditt skal fortsatt se og føles som det tilhører deg, men være en ny og forbedret versjon. Med mindre du spesifikt leter etter en «rebrand»—som er langt annerledes enn et nettsted «redesign»—bør nettstedet ditt fortsatt ha en lignende stemme, tone, oppdrag, logo og fargepalett for å sikre at den er gjenkjennelig for dine nåværende kunder. Hvis du vet at du vil starte friskt med et nytt merke, men RFP unnlater å nevne noe om merkevarebygging, vil byråer anta at merkevaren din er solid og vil ikke adressere den i sine forslag.

Løsning: Vær klar og detaljert om dine merkevarebehov

Gi dem så mye du kan. Hvis du leter etter endringer i din logo eller bedriftens misjon, visjon, eller verdier, flott! Vær tydelig på det. Gi detaljer om hvilke elementer av merkevaren du vil beholde, og som du vil forbedre. Hvis merkevaren din bare trenger små oppdateringer, er det greit å beholde merkevareforespørsler i samme RFP. Hvis du vurderer noe mer viktig, som å endre navnet på organisasjonen, bør det tas opp som en del av en merkevare strategi initiativ før du går videre til et nettsted redesign prosjekt.

Pass på at du ikke conflate et nettsted redesign med en rebrand og be om feil ting i RFP. Hvis du ikke vil ha en rebrand, kan du dele dine nåværende retningslinjer for merkevaren med potensielle byråer, slik at de får en sjanse til å lære litt om merkevaren din.

Problem # 8: Du Prøver å Drepe For Mange Fugler med En Stein

La oss si at Du leter etter et byrå for å hjelpe deg med nettstedredesign, merkevarestrategi og en digital markedsføringskampanje. Det er lettere å bare sette disse alle inn I EN RFP, ikke sant?

FEIL.

når du setter flere forskjellige prosjekter med variable mål og tidslinjer i en ENKELT RFP, glanser du over for mange detaljer, slik at potensielle agentpartnere kan gjøre det samme. Selv om du har oppført budsjettet ditt, hvor mye av det skal tildeles merkevarestrategi? Hvor mye bør gå mot din nye nettside? Er tidslinjen knyttet til bare ditt nettsted redesign, eller alt av det? Hvordan skal man måle prosjektets suksess?Hvis et byrå hjalp deg med å lansere et vellykket nytt nettsted og bygge et merke du og kundene dine elsker, men sviktet i sin digitale markedsføringskampanje, utgjør det en feil i hele prosjektet? Poenget er, omfanget AV DIN RFP bør alltid bygges rundt hvorvidt suksess for prosjektet kan tydelig måles. Denne tilnærmingen vil hjelpe deg med å realisere når DU har opprettet EN RFP som er for bred, for generell, eller inkluderer divergerende suksessberegninger.

Løsning: Fokus på det viktigste prosjektet, for nå

vi kan høre alarmklokkene høres i hodet ditt allerede, men ikke bekymre deg. Dette er viktig for bedriftens suksess, så ikke invester tid, energi og ressurser i et prosjekt som er uoverkommelig bredt eller uklart—det er hvordan bedrifter mister interesse og prosjekter blir utsatt.

Bruk DIN RFP til å fokusere på et enkelt problem eller initiativ, og samarbeid med din agentpartner for å prioritere og takle de andre problemene når det er fornuftig å gjøre det. Start med problemene som er virksomhetskritiske-dvs. de som vil hindre din evne til å oppnå dine forretningsmål-og gå derfra. Den rette agenturpartneren vil kunne hjelpe deg med å lage en ønskeliste etter hvert som nye tiltak dukker opp og utvikler en plan for å løse dem.

Å Samarbeide med et byrå for å jobbe mot prosjektmålene dine, vil forbedre sjansene dine for å ha vellykkede, effektive prosjekter, som gir ekte verdi til organisasjonen og kundene.

Klar For Ditt Nettsted Redesign?

Gå ut og skriv den forespørselen om forslag! Ikke så stort og skummelt lenger, ikke sant? Hvis du tar noe annet fra dette innlegget, gjør det dette: ditt primære mål når du oppretter EN RFP er å fjerne behovet for potensielle byråer til å anta noe. Still oss spørsmål. Få avklaring. La oss snakke.øyeblikket et byrå må anta, gjette eller spekulere om hva du leter etter fra dem, er øyeblikket DIN RFP er dømt. Detaljer er din beste venn her. Ta gjette spill ut av det, og sette RFP på veien til suksess.

har du fortsatt spørsmål? Vi er her for å hjelpe.