이메일 수 있는 핵심 툴을 위한 비즈니스 커뮤니케이션이지만,2013 년 조사에 의 Sendmail,Inc.,일하는 전문가의 64%에게 긴장,혼란 또는 기타 부정적인 결과를 초래했다는 것을 발견했습니다.

그래서,당신은 어떻게 당신의 이메일이 일을 피할 수 있습니까? 그리고 원하는 결과를 얻는 이메일을 어떻게 작성할 수 있습니까? 이 기사 및 비디오에서는 이메일 사용이 명확하고 효과적이며 성공적인지 확인하기 위해 사용할 수있는 전략을 살펴 봅니다.

효과적인 이메일 작성

평균 직장인은 매일 약 80 개의 이메일을받습니다. 해당 메일 볼륨으로 개별 메시지를 쉽게 간과 할 수 있습니다. 다음 간단한 규칙을 따라 귀하의 이메일을 발견 하 고 행동.

1. 이메일로 의사 소통하지 마십시오.
2. 제목 줄을 잘 활용하십시오.
3. 메시지를 명확하고 간략하게 유지하십시오.예의를 갖추십시오.
4. 당신의 음색을 확인하십시오.
5. 교정.

지 않 Overcommunicate 이메일

가장 큰 중 하나의 소스에서 스트레스 작업은 엄청난 양의 이메일을 하는 사람들이 나타납니다. 따라서 이메일 작성을 시작하기 전에 스스로에게 물어보십시오.”이것이 정말로 필요합니까?”

이것의 일환으로 전화 또는 IM 을 사용하여 약간의 앞뒤의 토론이 필요할 가능성이있는 질문을 처리해야합니다. 커뮤니케이션 계획 도구를 사용하여 다양한 유형의 메시지에 가장 적합한 채널을 식별하십시오.특히 사람들이 대화 기록을 삭제할 생각없이 이메일을 전달할 수 있으므로 전자 메일은 안전하지 않습니다. 그래서 공유하지 않도록 민감한 정보 또는 개인 정보에서 이메일을 쓰지 않는 것에 대해,또는 제목의 이메일 좋아하지 않을 취해 보고에서 게시판에 있습니다.가능할 때마다 나쁜 소식을 직접 전달하십시오. 이것은 당신과 통신하는 공감을,동정,그리고 이해,그리고 보상하는 경우 메시지가 잘못된 방법입니다.

좋은 사용의 제목

신문 제목은 두 가지 기능을 가지고있다:그것을 잡고 귀하의 관심과 요약 문서를,그래서 당신은 여부를 결정할 수 있습니다 그것을 읽거나지 않습니다. 이메일 메시지의 제목 줄도 똑같은 일을해야합니다.

빈 주인이 될 가능성이 간과되거나 거부로”스팸”그래서 항상 사용하여 몇 가지 잘 선택을 받는 사람 이메일은 무엇에 대해입니다.

포함할 수 있는 날로 제목에서 당신의 메시지 중 하나이의 정기적 시리즈의 이메일 등의 주간 프로젝트 보고서입니다. 응답이 필요한 메시지의 경우”11 월 7 일까지 회신 해주십시오.”와 같은 행동 촉구를 포함시킬 수도 있습니다.”

아래처럼 잘 쓰여진 제목 줄은받는 사람이 이메일을 열 필요조차없이 가장 중요한 정보를 제공합니다. 이는 수신자가받은 편지함을 한눈에 볼 때마다 회의에 대해 상기시키는 프롬프트 역할을합니다.

경우 당신은 매우 짧은 메시지를 전달하고,당신이 맞을 수 있는 모든 것으로 제목을 사용”엄”(말의 메시지가)자 받는 사람이 알고 있는 그들을 이메일 모든 정보를 얻기 위해 그들이 필요합니다.

제목:2 월 판매 보고서를 보내 주시겠습니까? 감사합니다! EOM

(물론 이것은 수신자가”EOM”이 무엇을 의미하는지 알고있는 경우에만 유용합니다.)

메시지를 명확하고 짧게 유지

이메일은 전통적인 비즈니스 편지와 마찬가지로 명확하고 간결해야합니다. 문장을 짧고 요점으로 유지하십시오. 이메일의 본문은 직접적이고 유익해야하며 모든 관련 정보를 포함해야합니다. 서면으로 명확하게 의사 소통하는 방법에 대한 지침은 작문 기술에 대한 기사를 참조하십시오.

과는 달리 전통 문자,그러나,그것은 더 이상을 보낼 여러 가지 이메일을 보다 보니다. 따라서 여러 가지 주제에 대해 누군가와 의사 소통을해야하는 경우 각각에 대해 별도의 이메일을 작성하는 것이 좋습니다. 이렇게하면 메시지가 명확 해지고 특파원이 한 번에 하나의 주제에 회신 할 수 있습니다.

여기에서 균형을 찾는 것이 중요합니다. 전자 메일로 누군가를 포격하고 싶지 않으며 여러 가지 관련 점을 하나의 전자 메일로 결합하는 것이 합리적입니다. 이런 경우 유지하는 것으로 간단 번호 또는 단락 글머리 기호 및 고려”chunking”정보로 작은,조직 유닛 그것을 소화하기 쉽습니다.위의 좋은 예에서 Monica 는 Jackie 가 원하는 것을 지정했습니다(이 경우 보고서 수정). 사람들이 당신이 원하는 것을 쉽게 볼 수있게한다면,그들이 당신에게 이것을 줄 더 좋은 기회가 있습니다.

예의를 갖추십시오

사람들은 종종 이메일이 전통적인 편지보다 덜 형식적 일 수 있다고 생각합니다. 하지만 보내는 메시지가 반영되어 있습니다 당신의 자신의 전문성,가치와 세심한 관리,그래서 일정 수준의 형식이 필요합니다.

당신이 누군가와 좋은 조건에 있지 않는 한,비공식적 인 언어,속어,전문 용어 및 부적절한 약어를 피하십시오. 이모티콘은 의도를 명확히하는 데 유용 할 수 있지만 잘 아는 사람들과 만 사용하는 것이 좋습니다.

상황에 따라”안부”,”진심으로 당신의 것”또는”모두 최고”로 메시지를 닫으십시오.

수신자는 이메일을 인쇄하고 다른 사람들과 공유하기로 결정할 수 있으므로 항상 예의 바르게 행동하십시오.

체크 톤

때 우리는 사람들을 만나 얼굴을 맞대,우리가 사용하는 다른 사람의 신체 언어,보컬 톤,그리고 얼굴 표정을 평가하는 방법에 그들은 느낌입니다. 이메일은이 정보를 우리에게 빼앗아 가고,사람들이 우리의 메시지를 오해했을 때 우리가 말할 수 없다는 것을 의미합니다.

단어의 선택,문장 길이,문장 부호 및 대소문자가 쉽게 해석 될 수 있습니다없이 시각과 청각 신호. 아래의 첫 번째 예에서 엠마는 해리가 좌절하거나 화가 났다고 생각할 수도 있지만 실제로는 괜찮다고 느낍니다.

는 방법에 대해 생각하신 이메일로”느낌”감정적이다. 당신의 의도 나 감정이 오해 될 수 있다면,당신의 말을 어구로하는 덜 모호한 방법을 찾으십시오.

교정

기 전에 마지막으로,당신은 히트”send”를 검토하는 시간을 가지 이메일을 위한 맞춤법,문법,그리고 문장 부호는 실수를 합니다. 귀하의 전자 메일 메시지로서의 많은 부분을 전문적인 이미지로 옷을 착용,그래서 그것은 나쁜게 보내는 메시지를 담요.

당신이 교정 할 때,이메일의 길이에주의하십시오. 사람들은 더 읽 짧은 간결한 이메일을보다는 긴 산책 사람,그래서인지 확인하는 귀하의 이메일은 가능한 한 짧지 않고,제외하고 필요한 정보를 제공합니다.

글쓰기 기술에 관한 기사에는 이메일을 교정 할 때 사용할 수있는 팁과 전략이 있습니다.

Infographic

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