In un post ogni mese, ci rivolgiamo ai principali problemi interni che i nostri clienti hanno identificato come impedimento alla capacità della loro organizzazione di funzionare al meglio. In questo post esaminiamo le politiche e le procedure.

Le politiche e le procedure sono necessarie per un’organizzazione fluida ed efficiente con meno conflitti e rielaborazioni. Tuttavia, c’è spesso confusione tra ciò che è una politica e ciò che è una procedura e come creare P&P che sono efficaci. Nelle loro valutazioni interne di pianificazione strategica, molti dei nostri clienti hanno commentato che le loro politiche e procedure erano carenti o inefficaci. In questo post del blog, intendiamo chiarire le definizioni e darti alcuni suggerimenti validi per scrivere una buona politica e procedure.

Le definizioni

Iniziamo con cos’è una policy e cos’è una procedura.

• Le politiche di un’organizzazione sono le dichiarazioni chiare e concise dei parametri con cui un’organizzazione svolge la propria attività. In sostanza, le politiche sono le regole che il personale rispettare come svolgono le loro varie responsabilità.
• Le procedure sono le istruzioni o i passaggi che descrivono come completare un’attività o eseguire un lavoro.

Una delle spiegazioni più semplici e chiare che ho sentito è questa. Se stavi partendo per un viaggio di guida, le politiche per la tua guida sono le regole della strada che segui, cioè limiti di velocità, strade a senso unico, zone senza passaggio, ecc. Le procedure per il tuo viaggio di guida sono le indicazioni che stai seguendo per arrivarci, ad es., vada 75 miglia ovest su Interstate 40 fino a raggiungere Nashville, poi prenda Interstate 65 sud per 25 miglia, eccetera. Le politiche regolano il modo in cui guidi, le procedure ti dicono cosa fare per arrivare a destinazione.

Scrivere buone politiche e procedure

In PGS, creiamo politiche per guidare il modo in cui operiamo all’interno della nostra attività. Utilizziamo un modello che include quanto segue:

• Il nome della politica e la divisione dell’organizzazione a cui si applica (finanza, vendite, esecutivo e così via)
• Lo scopo della politica. Questa è una breve dichiarazione che definisce ciò che avremo quando questa politica sarà in vigore.
• La teoria per la politica. Simile allo scopo, ma proveniente da una diversa angolazione, la teoria spiega perché questo è importante.
• Infine, elenchiamo gli elementi della politica stessa o le regole specifiche che tutti seguiamo in relazione a questa politica.

Ad esempio, abbiamo un set “Admin Day” per PGS, un giorno in cui tutti cerchiamo di essere presenti in ufficio o di lavorare via Skype senza riunioni programmate con i clienti o appuntamenti esterni. Nel chiarire Admin Day, abbiamo una politica scritta.

Lo scopo della politica Admin Day è: Assicurare che la comunicazione tra i membri del team sia adeguata, che le condizioni dell’azienda siano note ai membri del team e che i problemi siano identificati e risolti tempestivamente.

La teoria afferma: Mantenere una forte comprensione tra i membri del team re. la condizione del business e la risoluzione dei problemi che inibiscono la produttività dei membri del team si tradurrà in un team e un’organizzazione ad alte prestazioni.

La politica stessa per Admin Day include proiettili come: “Ogni mercoledì è il giorno di amministrazione designato da PGS.”, e ” I membri del team sono tenuti a partecipare alla nostra riunione del personale ogni mercoledì alle 8: 30 a. m.”

Le procedure a PGS hanno un aspetto diverso. Quasi tutte le nostre procedure sono scritte come diagrammi di flusso. Ad esempio, abbiamo un diagramma di flusso facilitatore creato per ogni fase del nostro processo di pianificazione strategica Vision Navigation®. Questi diagrammi di flusso illustrano i passaggi generali che devono essere seguiti per assicurare che ogni client ottenga un risultato finale di alta qualità dalla sessione.

Le procedure sono spesso scritte come una serie di passaggi in un documento Word, come i passaggi per inserire le informazioni di fatturazione in Quickbooks.

Note finali sullo sviluppo di politiche e procedure

Le politiche e le procedure sono essenziali per un’organizzazione per mantenere tutti che operano dagli stessi principi fondamentali e completando i loro compiti nel modo in cui assicura un prodotto sano e affidabile ogni volta. L’unica cautela nella creazione di un insieme di politiche e procedure: fare attenzione a evitare eccessi.

Abbiamo alcuni blog precedenti su quando creare la politica e quando non che vi aiuterà a determinare quando una politica è essenziale e quando non lo è. Allo stesso modo, le procedure sono importanti quando una deviazione dal processo si tradurrà in rilavorazione o un prodotto mal fatto, o per un compito molto complicato e complesso. Le procedure diventano eccessive quando vengono create per compiti semplici o attività che possono essere effettivamente eseguite in una varietà di modi per ottenere lo stesso risultato.

Qual è stata la tua esperienza? Ci piacerebbe che tu ascoltassi i tuoi pensieri. Mandaci una e-mail per iniziare la conversazione.