Ah, RFP. Se hai intenzione di collaborare con un’agenzia su un progetto di riprogettazione del sito Web, potresti avere il compito di scrivere uno di questi documenti spaventosi. Sfortunatamente, non esiste una guida passo-passo a livello di settore per richiedere proposte di servizi, e spesso il processo RFP ricade sulle spalle di qualcuno—o di un gruppo di persone—che non hanno familiarità con tutte le complessità dei moderni progetti di riprogettazione del sito Web, rendendolo snervante, confuso e difficile.

Quindi cosa fai? Se siete come molte organizzazioni, si raccolgono ogni persona nell’organizzazione che ha una partecipazione nel sito web e si chiede una lista dei desideri di tutto ciò che vogliono vedere. Ti affretti attraverso il processo di scrittura RFP perché la data di completamento si profila, inviare rapidamente il vostro RFP ad ogni possibile agenzia si può pensare, e sperare per il meglio. Quindi, le agenzie danno un’occhiata alla tua RFP e fanno tutti i tipi di ipotesi su dimensioni, portata, ampiezza o budget del progetto in base ai requisiti elencati.

Finiscono confuso su ciò che si vuole realmente, servizi di pitch non è necessario, e si deve ricominciare tutto da capo o semplicemente andare con il vostro intestino e scegliere la proposta con il font più fantasioso, foto più belle, o il prezzo più basso.

Certo, scrivere RFP può essere un processo spaventoso, specialmente se l’argomento è al di fuori della tua tipica area di competenza. Se non sei cristallino su ciò che vuoi ottenere con il tuo nuovo sito web, non otterrai ciò di cui hai bisogno dal progetto. Nel momento in cui inizi a correre attraverso la tua RFP o cerchi di includere tutto sotto il sole, la riprogettazione del tuo sito Web è destinata a fallire. Spenderai tempo e denaro in un progetto infruttuoso e inefficace e potenzialmente rovinerai il tuo sito web, il punto focale del marchio della tua organizzazione. Fidati di noi, lo vediamo ogni giorno.

Ora che suona grande e spaventoso, non credi?

Prima di iniziare l’iperventilazione, fai un respiro profondo. Siamo qui per guidarti attraverso gli errori comuni che vediamo nelle richieste di proposte, in modo da non ripeterli. Ti aiuteremo a creare RFP che impostano i tuoi progetti per il successo.

Problema #1: stai creando una RFP quando non devi

Alcune organizzazioni sono richieste dalle politiche aziendali, dallo statuto degli stakeholder o dai regolamenti legislativi per creare una RFP quando hanno bisogno di aiuto per ridisegnare il loro sito web. Istituzioni ed superiori, agenzie governative e organizzazioni senza scopo di lucro spesso rientrano in questa categoria.

Ma, altre organizzazioni semplicemente scelgono di creare una richiesta di proposta quando hanno bisogno di assistenza con un progetto, anche quando non è necessario. Le organizzazioni con un’opzione per evitare la creazione di una RFP potrebbero scegliere di farlo comunque perché è comune nel loro settore, pensano che sia più facile, più completo e consente loro di risparmiare tempo.

Ricorda, gli RFP possono essere GRANDI progetti e non dovrebbero essere presi alla leggera. Anche se si va nel processo di scrittura con un’idea di quanto tempo ci vorrà o quanto approfondita deve essere, ancora si rischia di incorrere in problemi che richiedono di backpedal e definire maggiori dettagli, aggiungendo giorni o addirittura settimane al processo di creazione.

Soluzione: Parlare con le agenzie

Se si scopre che la vostra organizzazione non richiede di scrivere un RFP, non farlo.

Invece, pianificare il tempo per chattare con le agenzie si potrebbe desiderare di lavorare con. Rivolgiti ai colleghi e alle persone fidate della tua rete per ricevere consigli. Forse c’è un sito web aziendale che ha attirato la tua attenzione di recente. Forse l’agenzia con cui hanno lavorato è una buona scelta. Leggi testimonianze su agenzie nella vostra zona e portare in agenzie per le interviste; si può anche dare loro una chiamata! Ci vorrà un po ‘ di lavoro iniziale per trovare l’agenzia che si desidera assumere, ma risparmierai carichi di tempo e ridurrai il rischio di errore se rinunci del tutto alla RFP.

Per natura, il processo RFP limita la comunicazione tra la tua azienda e potenziali partner di agenzia. Pensa al processo come a un processo di assunzione. Non assumeresti qualcuno avendo solo guardato il loro curriculum, giusto? Certo che no. Si desidera ottenere un senso di quanto bene ti ascoltano, e ciò che il loro processo di pensiero assomiglia. Vuoi scoprire se ti piace incontrare con loro e se ti vedi collaborare bene. Questi fattori sono più importanti anche della risposta RFP più ben scritta.

Problema #2: non hai un budget o una timeline stabilita

Avere un budget in mente è un must assoluto. I costi possono aggiungere rapidamente, quindi è importante agenzie conoscono il budget ideale. In questo modo, possono dare più accuratamente la priorità e fornire indicazioni nella loro proposta e ottenere il miglior livello di servizio per il budget che stai spendendo comodamente.

La soluzione catch-all per il tuo sito web RFP guai è quello di parlare con potenziali agenzie, anche se si sta ancora lavorando attraverso il processo di RFP. Siamo felici e desiderosi di aiutare.

Pensalo in questo modo: diciamo che stai costruendo una casa. Probabilmente dovresti definire il tuo budget prima di fare qualsiasi altra cosa, giusto? Non si potrebbe prendere in considerazione parlare con una società di costruzioni, agente immobiliare, o architetto senza dare loro una vaga idea di un bilancio. Perché trattare il tuo sito web—la tua principale proprietà digitale—in modo diverso?

La stessa regola si applica alla timeline. Vuoi la tua nuova casa costruita in sei mesi? Un anno? Due anni? Proprio come in quel progetto di costruzione di case, timeline per il completamento gioca un ruolo enorme in ciò che è possibile per la vostra organizzazione, quindi è importante prendere le congetture fuori di esso per i potenziali partner di agenzia.

Senza una timeline o un budget, sia tu che i potenziali partner dell’agenzia ne soffrite. Le agenzie stanno letteralmente facendo ipotesi su ciò che il tuo budget consente, e tu, quindi, hai meno probabilità di ricevere una proposta che ami nella tua fascia di prezzo e all’interno della tua timeline desiderata.

Soluzione: includi una stima del budget e una timeline approssimativa

Prova a individuare un numero che funziona per il tuo budget e una data di completamento provvisoria. Se questo si rivela troppo difficile, una gamma è molto meglio che semplicemente non fornire alcuna informazione. Non hai idea di quanto dovrebbe costare un progetto come questo? È anche accettabile parlare con un’agenzia di ciò che dovresti aspettarti di pagare e di come dovrebbe essere una timeline fattibile.

Dobbiamo chiedere: quando stai rivedendo le proposte, sei colpevole di sfogliare direttamente la pagina che elenca il budget e la timeline, e quindi di eliminare qualsiasi proposta che non rientra nei limiti di budget o di tempo che hai deciso? Lo pensavamo. Non sei sola.

La linea di fondo è questa: la tua RFP non è il posto dove negoziare i prezzi; è dove puoi comunicare esattamente ciò che vuoi e cosa ti aspetti di pagare per questo. Includere un budget e una timeline ti consente di leggere ogni proposta, sapendo che ognuna è una soluzione su misura per il tuo problema, in base alle informazioni che hai fornito. Che vi permetterà di concentrarsi sulla scelta del miglior piano strategico per il vostro business, invece del miglior punto di prezzo.

Problema #3: non hai specificato quale parte del tuo sito Web deve essere inclusa nel progetto

Questo è un problema fin troppo comune. Sei così familiare con quella certa sezione problematica del tuo sito web-probabilmente ne hai discusso internamente per mesi-che ti dimentichi di essere specifico su cosa esattamente vuoi vedere cambiato.

Ad esempio, se fai parte del dipartimento marketing di un’università di 4 anni e speri di migliorare il sito web del dipartimento atletico, non è utile dire semplicemente: “vogliamo che il nostro sito web sia rifatto.”Per molte organizzazioni, in particolare quelle con strutture complesse e più stakeholder, i siti Web diventano sempre più grandi man mano che le pagine vengono aggiunte per soddisfare la nuova iniziativa o campagna. Potresti pensare alla homepage e alle pagine del prodotto/programma come al tuo “sito Web” quando, in realtà, il tuo sito include migliaia di pagine.

Se non siete specifici su ciò che si vuole ridisegnato, le agenzie sono lasciati a indovinare, lasciando troppo al caso. Se indovinano male, sarete lasciati a confrontare una sfilza di proposte molto diverse tra loro, rendendo difficile scegliere il miglior partner di agenzia.

Soluzione: solidifica i parametri del tuo progetto

È difficile per le agenzie gestire l’ambito del tuo sito web quando non sei sicuro di te stesso. Il modo migliore per determinare definitivamente ciò che deve essere incluso nella tua RFP è condurre una verifica del tuo sito web prima di crearlo. Ci sono diversi strumenti che puoi usare per “controllare” il tuo sito web—Google Analytics, Screaming Frog, SEMrush o Moz, per citarne alcuni—ma è altrettanto importante che tu abbia qualcuno in grado di interpretare i dati che stai raccogliendo, che si tratti di un dipendente interno o di un partner di agenzia.

Una volta che hai condotto il tuo audit del sito Web, puoi decidere chiaramente cosa dovrebbe essere incluso nel tuo progetto di riprogettazione web e cosa può essere omesso.

Problema # 4: Non hai dettagliato le tue esigenze di contenuto

È importante capire che un progetto di riprogettazione del sito Web è molto più di font, immagini, HTML, CSS e tavolozze di colori. Gran parte di una riprogettazione del sito Web si concentrerà sui contenuti attualmente esistenti nelle pagine o sui contenuti mancanti dal tuo sito.

Le esigenze di “contenuto” di una riprogettazione del sito possono assumere molte forme: potrebbe essere necessario sviluppare una strategia di contenuto per guidare risorse di contenuto aggiuntive; il contenuto del sito potrebbe essere necessario essere verificato per valutare la pertinenza e il valore; potrebbe essere necessario scrivere da zero contenuti di pagine o sezioni completamente nuovi; potrebbe essere necessario aggiornare, riproporre o riorganizzare i contenuti esistenti e, in alcune situazioni, potrebbe essere necessario migrare i contenuti da un sistema di gestione dei contenuti a un altro.

Se non stai definendo esattamente ciò di cui hai bisogno quando dici “contenuto”, puoi scommettere che le agenzie assumeranno che hai bisogno del tipo di contenuto che forniscono e sarà una parte importante della loro proposta.

Soluzione: considera il tuo budget e ottieni un errore specifico

sul lato di essere troppo specifico. Alcune delle domande che dovresti considerare includono:

• Stai cercando la creazione di contenuti, la strategia dei contenuti o entrambi?
• Quanti nuovi contenuti vuoi o hai bisogno sul tuo sito web?
• Chi creerà quel nuovo contenuto? Tu, o il potenziale partner dell’agenzia?
• Hai un contenuto che richiede il riutilizzo? Avete in-house materia esperti che possono fornire indicazioni su questo?
• È necessaria una migrazione dei contenuti a un nuovo CMS?
• Hai intenzione di condurre il tuo audit dei contenuti? O l’agenzia partner dovrebbe includerlo nella sua proposta?

Tieni presente che i siti Web oggi hanno bisogno di contenuti di alta qualità e tempestivi per essere pertinenti, quindi le tue esigenze di contenuto probabilmente occuperanno gran parte del tuo budget. Se le tue esigenze includono la creazione di nuovi contenuti e una migrazione completa dei contenuti, puoi aspettarti che sia più costoso di un piano di riproposizione dei contenuti utilizzando il CMS esistente. Qualunque siano le vostre esigenze, assicurarsi che il budget è in una gamma che rende le vostre richieste fattibile.

Problema # 5: Stai confondendo gli obiettivi di business e gli obiettivi del progetto

Se vuoi che i potenziali partner dell’agenzia comprendano chiaramente i tuoi desideri e bisogni, sii chiaro nella tua richiesta. “Obiettivi aziendali” e” obiettivi di progetto ” sono termini che sono disseminati nella maggior parte delle RFP, e sebbene siano concetti simili—quest’ultimo è un componente del primo—usarli in modo intercambiabile non è corretto e confonde solo la situazione.

Un obiettivo aziendale è un risultato complessivo che la tua azienda spera di realizzare a lungo termine—considera questo “perché” della tua organizzazione.”Gli obiettivi del progetto fungono da trampolino di lancio per raggiungere tale obiettivo aziendale: considera questo “come” della tua organizzazione.” Ad esempio, se il tuo obiettivo aziendale è aumentare la consapevolezza del marchio nel tuo mercato, due obiettivi del progetto potrebbero essere produrre contenuti di blog di alta qualità e utilizzare post sui social media a pagamento per promuoverli a nuovi pubblici e riportarli al tuo sito web.

Questo è un problema comune che vediamo tutto il tempo: devi capire sia il “come” che il “perché” del tuo progetto di riprogettazione del sito Web in modo che abbia successo. Confondere o non riuscire a articolare chiaramente gli obiettivi di business e gli obiettivi del progetto porterà i partner dell’agenzia a perdere di vista ciò che speri di ottenere con la riprogettazione del tuo sito web—e puoi scommettere che le loro proposte vireranno in lungo e in largo dalla tua visione.

Soluzione: definisci e differenzia chiaramente i tuoi obiettivi di business e gli obiettivi del progetto

Questo aiuterà le agenzie a comprendere chiaramente i tuoi obiettivi a lungo termine ea breve termine e come aiutarti al meglio a raggiungerli. Questo può anche aiutare le agenzie a decidere come allocare il budget, quali metriche tenere traccia e definire il vero successo nel progetto. Più chiaro si articolano i vostri obiettivi di business e gli obiettivi del progetto, più è probabile che riceverai proposte di alta qualità che includono strategie accuratamente concepite.

Hanno il “come” inchiodato, ma non hanno del tutto individuato il “perché”? Parlare con le agenzie, anche se si sta ancora lavorando attraverso il processo di RFP. Siamo felici di aiutarvi.

Problema # 6: Non hai considerato i requisiti di accessibilità del sito Web

Se stai pensando: “Accessibilità del Web? Mai sentito parlare, ” non sei solo. Troppo pochi marchi sono consapevoli di ciò che questo significa o perché è importante. L’accessibilità al Web consiste nel garantire che tutti coloro che desiderano interagire con il tuo sito Web siano in grado di farlo, ed è previsto che diventi legalmente richiesto per tutti i “luoghi di alloggio pubblico” nel 2018.

Se lanci un sito web completamente ridisegnato che non è conforme alle linee guida sull’accessibilità, indovina un po’? Sarete alla ricerca di un’altra riprogettazione entro la fine dell’anno!

Per questo motivo, raccomandiamo a tutti i progetti di riprogettazione del sito web di seguire le linee guida per l’accessibilità del sito web come stabilito da WCAG 2.0. Come regola generale, si consiglia di soddisfare il livello AA, almeno, ma questo potrebbe variare a seconda della base di clienti o del settore. Ciò influirà su aspetti del sito Web come le dimensioni del testo, l’uso del colore, le linee guida sui collegamenti ipertestuali e le sistemazioni di layout compatibili con i dispositivi mobili.

Soluzione: Considera come potrebbe apparire l’accessibilità sul tuo sito web

Lavora con il tuo team legale o di conformità per vedere quali requisiti potrebbe dover soddisfare il sito Web della tua organizzazione e assicurati di elencarli chiaramente nella tua RFP in modo che le agenzie rimangano entro i parametri delle normative legali.

Come sempre, la soluzione catch-all è parlare con le potenziali agenzie. Anche se non siamo avvocati, siamo in grado di fornire indicazioni e informazioni sulle considerazioni di accessibilità e su come influenzeranno l’ambito del progetto di riprogettazione.

Problema # 7: Non hai incluso nulla sulle tue esigenze di branding

Anche se la tua organizzazione è alla ricerca di una riprogettazione completa del sito Web, una cosa che dovrebbe rimanere coerente è il tuo marchio. Il tuo sito web dovrebbe ancora guardare e sentire come appartiene a voi, ma essere una versione nuova e migliorata. A meno che tu non stia cercando specificamente un “rebrand”, che è molto diverso da una “riprogettazione”del sito, il tuo sito Web dovrebbe comunque avere una voce, un tono, una missione, un logo e una tavolozza di colori simili per assicurarti che sia riconoscibile per i tuoi attuali clienti. Se sai che vuoi iniziare con un nuovo marchio, ma la tua RFP non menziona nulla sul branding, le agenzie assumeranno che il tuo marchio sia solido e non lo affronteranno nelle loro proposte.

Soluzione: sii chiaro e dettagliato sulle tue esigenze di branding

Dai loro il più possibile. Se siete alla ricerca di modifiche al vostro logo o missione aziendale, visione, o valori, grande! Sia chiaro su di esso. Fornisci dettagli su quali elementi del tuo marchio vuoi conservare e quali vuoi migliorare. Se il tuo marchio ha bisogno solo di piccoli aggiornamenti, va bene mantenere le richieste di branding nella stessa RFP. Se stai considerando qualcosa di più significativo, come cambiare il nome della tua organizzazione, dovrebbe essere affrontato come parte di un’iniziativa di strategia del marchio prima di passare a un progetto di riprogettazione del sito web.

Assicurati di non confondere una riprogettazione del sito Web con un rebrand e chiedi la cosa sbagliata nella tua RFP. Se non vuoi un rebrand, condividi le tue attuali linee guida del marchio con le potenziali agenzie in modo che abbiano la possibilità di imparare un po ‘ sul tuo branding.

Problema # 8: Stai cercando di uccidere troppi piccioni con una fava

Diciamo che stai cercando un’agenzia che ti aiuti con la riprogettazione del sito web, la strategia del marchio e una campagna di marketing digitale. È più facile metterli tutti in un’unica RFP, giusto?

SBAGLIATO.

Quando si inseriscono diversi progetti con obiettivi e scadenze variabili in una singola RFP, si sorvolano troppi dettagli, lasciando i potenziali partner dell’agenzia a fare lo stesso. Anche se hai elencato il tuo budget, quanto dovrebbe essere assegnato alla strategia del marchio? Quanto dovrebbe andare verso il tuo nuovo sito web? La timeline riguarda solo la riprogettazione del tuo sito web o tutto? Come pensi di misurare il successo del progetto?

Se un’agenzia ti ha aiutato a lanciare un nuovo sito web di successo e costruire un marchio che tu e i tuoi clienti amate, ma vacillato nella sua campagna di marketing digitale, questo costituisce un fallimento dell’intero progetto? Il punto è che l’ambito della tua RFP dovrebbe sempre essere costruito attorno al fatto che il successo del progetto possa essere chiaramente misurato. Questo approccio ti aiuterà a capire quando hai creato un RFP troppo ampio, troppo generale o che include metriche di successo divergenti.

Soluzione: Concentrati sul progetto più importante, per ora

Possiamo sentire già i campanelli d’allarme nella tua testa, ma non preoccuparti. Questo è importante per il successo della tua azienda, quindi non investire tempo, energia e risorse in un progetto proibitivamente ampio o vago: è così che le aziende perdono interesse e i progetti vengono posticipati.

Usa la tua RFP per concentrarti su un singolo problema o iniziativa e lavora con il tuo partner di agenzia per dare la priorità e affrontare gli altri problemi quando ha senso farlo. Inizia con i problemi che sono mission critical-cioè, quelli che impediranno la vostra capacità di raggiungere i vostri obiettivi di business-e andare da lì. Il partner giusto dell’agenzia sarà in grado di aiutarti a creare una wishlist man mano che emergono nuove iniziative e sviluppare un piano per affrontarle.

Collaborare con un’agenzia per raggiungere i tuoi obiettivi di progetto migliorerà le tue possibilità di avere progetti efficaci e di successo, che forniscono un vero valore alla tua organizzazione e ai suoi clienti.

Pronto per la riprogettazione del tuo sito web?

Vai avanti e scrivi quella richiesta di proposta! Non è più così grande e spaventoso, giusto? Se non prendi nient’altro da questo post, fallo questo: il tuo obiettivo principale quando crei una RFP è rimuovere la necessità che le potenziali agenzie assumano qualsiasi cosa. Facci domande. Ottenere chiarimenti. Parliamo.

Il momento in cui un’agenzia deve assumere, indovinare o speculare su ciò che stai cercando da loro è il momento in cui la tua RFP è condannata. I dettagli sono il tuo migliore amico qui. Prendere i giochi di indovinare fuori di esso, e mettere il vostro RFP sulla strada per il successo.

Hai ancora domande? Siamo qui per aiutare.