Az E-Mail már régóta az üzleti kommunikáció alapvető eszköze, de a Sendmail, Inc.2013-as felmérése., megállapította, hogy feszültséget, zavart vagy más negatív következményeket okozott a dolgozó szakemberek 64 százalékának.
tehát hogyan lehet elkerülni az e-maileket? És hogyan írhatsz e-maileket, hogy megkapd a kívánt eredményt? Ebben a cikkben, videó, megnézzük stratégiák segítségével annak érdekében, hogy az e-mail használata egyértelmű, hatékony és sikeres.
kattintson ide a videó átiratának megtekintéséhez.
hatékony e-mailek írása
Az átlagos irodai dolgozó naponta körülbelül 80 e-mailt kap. Ezzel a levélmennyiséggel az egyes üzenetek könnyen figyelmen kívül hagyhatók. Kövesse ezeket az egyszerű szabályokat, hogy az e-maileket észre, majd járt el.
- ne kommunikáljon e-mailben.
- használja ki a tárgysorokat.
- tartsa tisztán és röviden az üzeneteket.
- Légy udvarias.
- ellenőrizze a hangot.
- lektorált.
ne kommunikáljon e-mailben
a munkahelyi stressz egyik legnagyobb forrása az emberek által kapott e-mailek puszta mennyisége. Tehát, mielőtt elkezdené írni egy e-mailt, kérdezze meg magától: “Ez valóban szükséges?”
ennek részeként a telefont vagy az IM-t kell használnia olyan kérdések kezelésére, amelyek valószínűleg oda-vissza beszélgetésre szorulnak. Használja kommunikációs tervezési eszközünket a különböző típusú üzenetekhez legmegfelelőbb csatornák azonosítására.
az e-mail nem olyan biztonságos, mint amilyennek szeretné, különösen azért, mert az emberek e-maileket továbbíthatnak anélkül, hogy gondolkodnának a Beszélgetési előzmények törléséről. Tehát ne ossza meg az érzékeny vagy személyes adatokat egy e-mailben, és ne írjon semmit, amit Ön, vagy az e-mail tárgya nem szeretne látni az irodája hirdetőtábláján.
amikor csak lehetséges, személyesen szállítson rossz híreket. Ez segít az empátiával, az együttérzéssel és a megértéssel való kommunikációban, valamint abban, hogy jóvátegyük, ha az üzeneted rossz irányba került.
jól használja a Tárgysorokat
az újságcímnek két funkciója van: megragadja a figyelmét, és összefoglalja a cikket, hogy eldönthesse, elolvassa-e vagy sem. Az e-mail üzenet tárgysorának ugyanezt kell tennie.
egy üres tárgysort nagyobb valószínűséggel figyelmen kívül hagynak vagy elutasítanak “spamként”, ezért mindig használjon néhány jól megválasztott szót, hogy elmondja a címzettnek, miről szól az e-mail.
érdemes lehet felvenni a dátumot a tárgysorba, ha az üzenet egy rendszeres e-mail-sorozat, például egy heti projektjelentés. Egy üzenetet, hogy szüksége van egy válasz, akkor is érdemes felvenni a cselekvésre való felhívás, mint például a “Kérjük, válaszoljon November 7.”
egy jól megírt tárgysor, mint az alábbi, biztosítja a legfontosabb információkat, anélkül, hogy a címzettnek meg kellene nyitnia az e-mailt. Ez arra szolgál, mint egy prompt, amely emlékezteti a címzettek a találkozó minden alkalommal, amikor pillantást a postaládájába.
| Bad Example | Good Example |
|---|---|
| Subject: Meeting | Subject: PASS Process Meeting – 10 a.m. Február 25, 2014 |
Ha van egy nagyon rövid üzenetet közvetíteni, de elfér az egész dolog, a tárgy, használja a “EOM” (Üzenet Vége), hogy a címzettek tudom, hogy nem kell nyitnia az e-mail, hogy minden információt, amire szükségük van.
tárgy: elküldené a februári értékesítési jelentést? Kösz! EOM
(természetesen ez csak akkor hasznos, ha a címzettek tudják, mit jelent az “EOM”.)
tartsa tisztán és röviden
az e-maileknek, mint a hagyományos üzleti leveleknek, egyértelműnek és tömörnek kell lenniük. Tartsa rövidre a mondatokat, és a lényegre. Az e-mail szövegének közvetlennek és informatívnak kell lennie, és tartalmaznia kell minden vonatkozó információt. Lásd cikkünket írás készségek útmutatást kommunikál egyértelműen írásban.
a hagyományos levelekkel ellentétben azonban nem kerül többe több e-mail küldése, mint csak egy küldése. Tehát, ha kommunikálni kell valakivel számos különböző témáról, fontolja meg külön e-mail írását mindegyikhez. Ez tisztábbá teszi az üzenetet, és lehetővé teszi, hogy levelezője egyszerre egy témára válaszoljon.
| Rossz Példa | Jó Példa |
|---|---|
|
Tárgy: Az átirat Értékesítési Jelentés Szia Jackie, Köszönöm küld jelentést a múlt héten. Tegnap olvastam, és úgy érzem, hogy a 2. fejezetnek konkrétabb információkra van szüksége az értékesítési adatainkról. Azt is éreztem, hogy a hang lehet formálisabb. is, azt akartam, hogy tudd,hogy már tervezett egy találkozót a PR osztály ezen a pénteken az új hirdetési kampány. 11: 00-kor lesz a kis konferenciateremben. kérjük, tudassa velem, ha tudod, hogy az idő. köszönöm! Monica |
tárgy: revíziók értékesítési jelentés Hi Jackie, Köszönjük, hogy elküldte ezt a jelentést a múlt héten. Tegnap olvastam, és úgy érzem, hogy a 2. fejezetnek konkrétabb információkra van szüksége az értékesítési adatainkról. azt is éreztem, hogy a hang formálisabb lehet. módosítaná ezeket a megjegyzéseket szem előtt tartva? köszönöm a kemény munkát ezen! Monica (Monica ezután ezt követi egy külön e-mailben a PR osztály találkozójáról.) |
fontos itt megtalálni az egyensúlyt. Nem akarod, hogy bombázzák valaki e-maileket, és van értelme, hogy összekapcsolják több, kapcsolódó, rámutat egy e-mailt. Amikor ez megtörténik, tartsa a dolgokat egyszerűen számozott bekezdésekkel vagy golyópontokkal, és fontolja meg az” információk darabolását ” kis, jól szervezett egységekké, hogy megkönnyítse az emésztést.
azt is megjegyezte, hogy a fenti jó példában Monica pontosította, mit szeretne csinálni (ebben az esetben módosítsa a jelentést). Ha megkönnyíted az emberek számára, hogy lássák, mit akarsz, nagyobb esély van arra, hogy ezt adják neked.
Légy udvarias
az emberek gyakran úgy gondolják, hogy az e-mailek kevésbé formálisak, mint a hagyományos levelek. De az elküldött üzenetek tükrözik a saját professzionalizmusát, értékeit, valamint a részletekre való figyelmet, ezért bizonyos formalitásra van szükség.
hacsak nem vagy jó viszonyban valakivel, kerüld az informális nyelvet, a szlenget , a zsargont és a nem megfelelő rövidítéseket. A hangulatjelek hasznosak lehetnek a szándék tisztázásához, de a legjobb, ha csak olyan emberekkel használja őket, akiket jól ismer.
zárja be üzenetét “Üdvözlettel”, “üdvözlettel” vagy “a legjobbakkal” a helyzettől függően.
A címzettek dönthetnek úgy, hogy e-maileket nyomtatnak és megosztják másokkal, ezért mindig legyen udvarias.
ellenőrizze a hangot
amikor szemtől szemben találkozunk emberekkel , a másik személy testbeszédét, énekhangját és arckifejezéseit használjuk annak felmérésére, hogy hogyan érzik magukat. Az e-mail megfosztja tőlünk ezt az információt, ami azt jelenti, hogy nem tudjuk megmondani, mikor félreértették az üzeneteinket.
a választott szavak, mondat hossza, írásjelek, nagybetűs könnyen félreértelmezhető nélkül vizuális és hallási jeleket. Az alábbi első példában Emma azt gondolhatja, hogy Harry csalódott vagy dühös, de a valóságban jól érzi magát.
| rossz példa | jó példa |
|---|---|
|
Emma, ma délután 5-ig szükségem van a jelentésére, vagy kihagyom a határidőt. Harry |
Szia Emma, köszönöm a kemény munkát, hogy a jelentés. Átadná nekem a verzióját délután 5-ig, hogy ne maradjak le a határidőmről? nagyon köszönöm! |
gondolj arra, hogy az e-mailed érzelmileg “érzi magát”. Ha szándékait vagy érzelmeit félreértheti, keressen kevésbé kétértelmű módszert a szavak kifejezésére.
lektorálás
végül, mielőtt megnyomná a “küldés” gombot, szánjon egy percet az e-mail helyesírási, nyelvtani és írásjelezési hibáinak áttekintésére. Az e-mail üzenetek annyira része a szakmai kép, mint a ruhát visel, így úgy néz ki, rossz, hogy küldjön ki egy üzenetet, amely elírásokat.
lektorálás közben ügyeljen az e-mail hosszára. Az emberek nagyobb valószínűséggel olvasni rövid, tömör e-maileket, mint a hosszú, zavaros is, ezért győződjön meg arról, hogy az e-mailek a lehető legrövidebb, kizárása nélkül szükséges információkat.
cikkünk az íráskészségről tippeket és stratégiákat tartalmaz, amelyeket az e-mailek lektorálásakor használhat.
főbb pontok
a legtöbben a nap jelentős részét e-mailek olvasásával és írásával töltjük. De az általunk küldött üzenetek zavaróak lehetnek másoknak.
a hatékony e-mailek írásához először kérdezze meg magától, hogy egyáltalán használ-e e-mailt. Néha jobb lehet felvenni a telefont.
hogy az e-maileket Tömör, a lényeg. Csak azokat küldje el, akiknek valóban látniuk kell őket, és tisztában kell lenniük azzal,hogy mit szeretne a címzett.
ne feledje, hogy az e-mailek tükrözi a szakmaiság, értékek, valamint a figyelmet a részletekre. Próbáld meg elképzelni, hogy mások hogyan értelmezhetik az üzeneted hangját. Légy udvarias, és mindig olvassa el, amit írt, mielőtt rákattint a “Küldés” gombra.”
Infographic
kattintson az alábbi képre a hatékony e-mailek írásáról szóló infografikánk megtekintéséhez.
