yhdessä postauksessa joka kuukausi kohdistamme asiakkaamme sisäisiin kärkikysymyksiin, jotka estävät heidän organisaationsa toiminnan parhaimmillaan. Tässä viestissä tarkastelemme toimintatapoja ja menettelyjä.

toimintatavat ja menettelyt ovat välttämättömiä sujuvan ja tehokkaan organisaation luomiseksi, jossa on vähemmän ristiriitoja ja muokkausta. Usein on kuitenkin epäselvyyttä siitä, mikä on politiikka ja mikä on menettely, ja miten luodaan p&p: t, jotka ovat tehokkaita. Strategisen suunnittelun sisäisissä arvioinneissa monet asiakkaistamme totesivat, että heidän toimintatapansa ja menettelynsä olivat puutteellisia tai tehottomia. Tässä blogikirjoituksessa aiomme selventää määritelmiä ja antaa hyviä vinkkejä hyvien käytäntöjen ja menettelytapojen kirjoittamiseen.

määritelmät

Aloitetaan siitä, mikä on käytäntö ja mikä menettely.

• organisaation toimintaperiaatteet ovat selkeitä, ytimekkäitä lausumia parametreista, joilla organisaatio harjoittaa liiketoimintaansa. Pohjimmiltaan politiikat ovat sääntöjä, joita henkilöstö noudattaa hoitaessaan erilaisia velvollisuuksiaan.
• menettelytavat ovat ohjeita tai vaiheita, jotka kuvaavat, miten tehtävä suoritetaan tai tehdään.

yksi yksinkertaisimmista ja selkein kuulemistani selityksistä on tämä. Jos olit lähdössä ajomatkalle, ajotapasi säännöt ovat noudattamasi tien säännöt eli nopeusrajoitukset, yksisuuntaiset tiet, ei ohitusvyöhykkeitä jne. Ajomatkasi menettelytavat ovat ajo-ohjeet, joita seuraat sinne pääsemiseksi, ts., mennä 75 mailia länteen Interstate 40 kunnes tulet Nashville, sitten ottaa Interstate 65 etelään 25 mailia, jne. Säännöt ohjaavat ajotapaasi, menettelytavat kertovat, mitä sinun tulee tehdä päästäksesi määränpäähäsi.

kirjoittaessamme hyviä toimintatapoja ja menettelyjä

PGS: ssä luomme toimintatapoja ohjaamaan toimintaamme liiketoimintamme sisällä. Käytämme mallia, joka sisältää seuraavat:

• sen organisaation nimi ja toimiala, johon sitä sovelletaan (rahoitus, myynti, johto ja niin edelleen)
• politiikan tarkoitus. Tämä on lyhyt julkilausuma, jossa määritellään, mitä meillä on, kun tämä politiikka on voimassa.
• politiikan teoria. Samanlainen tarkoitus, mutta tulossa eri näkökulmasta, teoria selittää, miksi tämä on tärkeää.
• lopuksi luettelemme itse politiikan osatekijät tai erityiset säännöt, joita me kaikki noudatamme tämän politiikan osalta.

meillä on esimerkiksi pgs: lle asetettu ”Admin Day” eli päivä, jolloin me kaikki yritämme olla läsnä toimistossa tai työskennellä Skypen kautta ilman sovittuja asiakastapaamisia tai ulkopuolisia tapaamisia. Admin Dayn selkeyttämisessä meillä on kirjallinen käytäntö.

Admin Day-käytännön tarkoituksena on varmistaa, että tiimin jäsenten välinen viestintä on riittävää, että yrityksen kunto on tiimin jäsenten tiedossa ja että ongelmat tunnistetaan ja ratkaistaan nopeasti.

teoria toteaa: vahvan ymmärryksen ylläpitäminen tiimin jäsenten keskuudessa re. liiketoiminnan kunto ja ongelmien ratkaiseminen, jotka estävät tiimin jäsenten tuottavuutta, johtaa suorituskykyiseen tiimiin ja organisaatioon.

itse admin Dayn käytäntöön kuuluu luoteja kuten: ”joka keskiviikko on PGS: n nimetty admin day.”, ja”tiimiläisten odotetaan osallistuvan henkilöstökokoukseemme joka keskiviikko kello 8.30″

menettelyt PGS: llä näyttävät erilaisilta. Lähes kaikki menettelytavat on kirjoitettu vuokaavioiksi. Esimerkiksi vision Navigation® – strategisen suunnitteluprosessimme jokaiseen vaiheeseen on luotu fasilitaattori-vuokaavio. Nämä vuokaaviot kaavio yleiset vaiheet, joita on noudatettava sen varmistamiseksi, että jokainen asiakas saa korkealaatuisen lopputuloksen istunnosta.

menettelyt kirjoitetaan usein myös sarjana vaiheita word-dokumentissa, kuten vaiheet laskutustietojen syöttämiseksi Pikakirjoihin.

Loppuhuomautukset toimintaperiaatteiden ja menettelytapojen kehittämisestä

toimintaperiaatteet ja menettelytavat ovat välttämättömiä, jotta organisaatio voi pitää kaikki toiminnassa samojen perusperiaatteiden mukaisesti ja suorittaa tehtävänsä siten, että varmistetaan joka kerta vakaa ja luotettava tuote. Ainoa varovaisuus politiikkojen ja menettelyjen luomisessa: varo ylilyöntejä.

meillä on joitakin aikaisempia blogeja siitä, milloin politiikkaa pitää luoda ja milloin ei, mikä auttaa määrittämään, milloin politiikka on välttämätöntä ja milloin ei. samoin menettelyt ovat tärkeitä silloin, kun prosessista poikkeaminen johtaa uudelleenkäsittelyyn tai huonosti tehtyyn tuotteeseen tai erittäin monimutkaiseen ja monimutkaiseen tehtävään. Menettelyistä tulee ylilyöntejä, kun ne on luotu yksinkertaisiin tehtäviin tai tehtäviin, jotka voidaan todella tehdä tehokkaasti monin eri tavoin saman lopputuloksen saavuttamiseksi.

mitä olet kokenut? Haluaisimme sinun kuulevan ajatuksesi. Pudota meille sähköpostia aloittaa keskustelun.