sähköposti on pitkään ollut keskeinen työväline yritysviestinnässä, mutta sendmail, Inc: n vuonna 2013 tekemä kysely., havaitsi, että se on aiheuttanut jännitystä, hämmennystä tai muita kielteisiä seurauksia 64 prosentille työssäkäyvistä ammattilaisista.

Joten, miten voit välttää sähköpostisi tekemästä näin? Ja miten voit kirjoittaa sähköposteja, joilla saat haluamasi tulokset? Tässä artikkelissa ja video, tarkastelemme strategioita, joilla voit varmistaa, että sähköpostin käyttö on selkeä, tehokas ja onnistunut.

tehokkaiden sähköpostien kirjoittaminen

keskimääräinen toimistotyöntekijä saa päivittäin noin 80 sähköpostia. Sillä postin määrällä yksittäiset viestit voivat helposti jäädä huomaamatta. Noudata näitä yksinkertaisia sääntöjä saada sähköpostit huomannut ja toimi.

1. älä kommunikoi liikaa sähköpostitse.
2. Hyödynnä aiherivejä.
3. Pidä viestit selkeinä ja lyhyinä.
4. ole kohtelias.
5. Tarkista äänensävysi.
6. oikoluku.

älä kommunikoi liikaa sähköpostilla

yksi suurimmista työstressin aiheuttajista on ihmisten saamien sähköpostien suuri määrä. Joten, ennen kuin alat kirjoittaa sähköpostia, kysy itseltäsi: ”Onko tämä todella tarpeen?”

osana tätä kannattaa käyttää puhelinta tai pikaviestintä sellaisten kysymysten käsittelyyn, jotka todennäköisesti kaipaavat edestakaista keskustelua. Viestinnän Suunnittelutyökalumme avulla voit tunnistaa eri viestityyppeihin parhaiten sopivat kanavat.

myös sähköposti ei ole niin turvallinen kuin toivoisi sen olevan, varsinkin kun ihmiset saattavat välittää sähköposteja ajattelematta poistaa keskusteluhistoriaa. Vältä siis arkaluonteisten tai henkilökohtaisten tietojen jakamista sähköpostissa, äläkä kirjoita mistään, mitä sinä tai sähköpostisi aihe ei haluaisi nähdä mainostaululla toimistosi toimesta.

aina kun mahdollista, kerro huonot uutiset henkilökohtaisesti. Tämä auttaa sinua kommunikoimaan empaattisesti, myötätuntoisesti ja ymmärtäväisesti ja hyvittämään, jos viestisi on ymmärretty väärin.

Hyödynnä Aiherivejä

sanomalehden otsikossa on kaksi tehtävää: se kiinnittää huomiosi ja tiivistää artikkelin siten, että voit päättää, luetko sen vai et. Sähköpostin otsikkorivillä pitäisi tehdä sama asia.

tyhjä aiherivi jää todennäköisemmin huomiotta tai hylätään ”roskapostina”, joten käytä aina muutamia hyvin valittuja sanoja kertoaksesi vastaanottajalle, mistä sähköpostissa on kyse.

haluat ehkä lisätä päivämäärän aiheriville, jos viestisi on yksi tavallisista sähköpostisarjoista, kuten viikoittainen projektiraportti. Viestiin, joka tarvitsee vastauksen, kannattaa sisällyttää myös kutsu toimintaan, kuten ”vastaa 7.marraskuuta mennessä.”

hyvin kirjoitettu aiherivi, kuten alla oleva, antaa tärkeimmät tiedot ilman, että vastaanottajan tarvitsee edes avata sähköpostia. Tämä toimii kehote, joka muistuttaa vastaanottajia kokouksestasi aina, kun he vilkaisevat postilaatikkoonsa.

Jos sinulla on hyvin lyhyt viesti välitettävänä, ja voit mahduttaa koko asian aiheriville, käytä ”EOM” – kohtaa (viestin loppu) kertoaksesi vastaanottajille, ettei heidän tarvitse avata sähköpostia saadakseen kaikki tarvitsemansa tiedot.

aihe: Voisitteko lähettää helmikuun myynti-ilmoituksen? Kiitti! EOM

(tästä on tietysti hyötyä vain, jos vastaanottajat tietävät, mitä ”EOM” tarkoittaa.)

Pidä viestit selkeinä ja lyhyinä

sähköpostien, kuten perinteisten liikekirjeiden, tulee olla selkeitä ja ytimekkäitä. Pitäkää lauseenne lyhyinä ja ytimekkäinä. Sähköpostin rungon tulee olla suora ja informatiivinen, ja sen tulee sisältää kaikki olennaiset tiedot. Katso artikkeli kirjoitustaidoista ohjeita viestintään selkeästi kirjallisesti.

perinteisistä kirjeistä poiketen useiden sähköpostien lähettäminen ei kuitenkaan maksa sen enempää kuin vain yhden lähettäminen. Niin, jos haluat kommunikoida jonkun kanssa useista eri aiheista, harkitse erillisen sähköpostin kirjoittamista jokaiselle. Tämä tekee viestistäsi selkeämmän ja antaa kirjeenvaihtajallesi mahdollisuuden vastata yhteen aiheeseen kerrallaan.

on tärkeää löytää tasapaino täältä. Et halua pommittaa joku sähköposteja, ja on järkevää yhdistää useita, liittyvät, pistettä yhteen sähköpostiin. Kun näin tapahtuu, pidä asiat yksinkertaisina numeroiduilla kappaleilla tai bullet-pisteillä ja harkitse tiedon ”chunking” – yhdistämistä pieniin, hyvin organisoituihin yksiköihin, jotta se olisi helpompi sulattaa.

Huomaa myös, että yllä olevassa hyvässä esimerkissä Monica täsmensi, mitä hän halusi Jackien tekevän (tässä tapauksessa muuttaa raporttia). Jos teet ihmisille helpoksi nähdä, mitä haluat, on paremmat mahdollisuudet, että he antavat sinulle tämän.

ole kohtelias

ihmiset ajattelevat usein, että sähköpostit voivat olla vähemmän muodollisia kuin perinteiset kirjeet. Lähettämäsi viestit heijastavat kuitenkin omaa ammattitaitoasi, arvojasi ja yksityiskohtien huomioimista, joten tiettyä muodollisuutta tarvitaan.

ellet ole hyvissä väleissä jonkun kanssa, vältä epävirallista kieltä, slangia, jargonia ja sopimattomia lyhenteitä. Hymiöitä voi olla hyödyllistä selventää aikomus, mutta se on parasta käyttää niitä vain ihmisten kanssa tunnet hyvin.

Sulje viestisi ”terveisin”, ”terveisin” tai ”kaikkea hyvää” tilanteesta riippuen.

vastaanottajat saattavat päättää tulostaa sähköposteja ja jakaa niitä muille, joten ole aina kohtelias.

Tarkista äänensävy

kun kohtaamme ihmisiä kasvotusten, käytämme toisen kehonkieltä , äänensävyä ja ilmeitä arvioidaksemme, miltä heistä tuntuu. Sähköposti vie meiltä nämä tiedot, ja tämä tarkoittaa, että emme voi tietää, milloin ihmiset ovat ymmärtäneet viestimme väärin.

sanavalinnat, lauseen pituus, välimerkit ja kapitaatio voidaan helposti tulkita väärin ilman visuaalisia ja auditiivisia vihjeitä. Ensimmäisessä alla olevassa esimerkissä Emma saattaa ajatella Harryn olevan turhautunut tai vihainen, mutta todellisuudessa hän tuntee olonsa hyväksi.

mieti, miltä sähköpostisi ”tuntuu” tunnetasolla. Jos aikomuksesi tai tunteesi voitaisiin ymmärtää väärin, etsi vähemmän epäselvä tapa ilmaista sanasi.

oikoluku

lopuksi, ennen kuin painat ”Lähetä” – nappia, käy sähköpostissa hetki läpi oikeinkirjoitus -, kielioppi-ja välimerkkivirheet. Sähköpostiviestisi ovat yhtä paljon osa ammattikuvaa kuin vaatteesi, joten kirjoitusvirheitä sisältävän viestin lähettäminen näyttää pahalta.

oikolukiessasi kiinnitä huolellisesti huomiota sähköpostisi pituuteen. Ihmiset lukevat todennäköisemmin lyhyitä, ytimekkäitä sähköposteja kuin pitkiä, jaarittelevia sähköposteja, joten varmista, että sähköpostisi ovat mahdollisimman lyhyitä, sulkematta pois tarvittavia tietoja.

kirjoitustaitojemme artikkelissamme on vinkkejä ja strategioita, joita voit käyttää oikolukiessasi sähköpostejasi.

Infograafinen

klikkaa alla olevaa kuvaa nähdäksesi infograafimme tehokkaiden sähköpostien kirjoittamisesta.