tietopyyntöprosessi (RFI) on tärkeä osa rakennusalalla toteutettavien projektien suunnittelua. Hankintaprosessi voi kuitenkin olla tarpeettoman pitkä ja sekava, mikä maksaa arvokasta aikaa ja rahaa. Alla käydään läpi, mitä virallinen tietopyyntö on, miten ne ovat hyödyllisiä, ja parhaita käytäntöjä siitä, miten ne kirjoitetaan. Puhumme myös tärkeimmistä vinkeistä RFI-prosessin parantamiseksi, jotta voit pitää yrityksesi tehokkuuden mahdollisimman hyvänä.

Photo by Rodolfo Quirós on Pexels

RFI Defined

tietopyyntö on pohjimmiltaan yritysviestinnän muoto, jonka tarkoituksena on saada yleistä tietoa mahdollisista myyjistä ja niiden tarjoamista tuotteista ja palveluista. RFI: n lähettämisen perimmäinen tavoite on nähdä, miten potentiaalisen toimittajan tuotteita ja palveluita voidaan parhaiten käyttää ratkaisujen ratkaisemiseen ja yrityksesi tarpeisiin. Urakoitsijoilla on laaja valikoima myyjiä ja asianosaisia, joista valita, joten tietopyynnöt auttavat näkemään, mitä kullakin yrityksellä on tarjottavanaan ja miten kukin yritys pinoaa urakoitsijan tarpeiden mukaan.

RFI: t toimitetaan pääasiassa rakennusurakoiden alkuvaiheessa, mutta niitä voidaan käyttää koko rakennusvaiheen ajan, kun tietylle hankkeelle tulee erilaisia vaatimuksia. Yleensä RFI: t lähetetään ennen tarjouspyyntöjä (RFQ) ja ehdotuspyyntöjä (RFP), sillä urakoitsijat lähettävät RFQ: t ja RFP: t, kun ne ovat rajanneet parhaat tarjoukset.

RFI: t voivat myös olla erilaisia, koska ne riippuvat siitä, mitä pääurakoitsija hakee. Esimerkiksi sähkötöitä etsivä pääurakoitsija lähettäisi RFI: n alihankkijalle, kun taas materiaaleja etsivä GC lähettäisi RFI: n toimittajalle.

RFI: n

tietopyynnöt eivät ainoastaan auta urakoitsijoita vertailemaan mahdollisia toimittajia, vaan ne auttavat myös kaventamaan valittavien toimittajien joukkoa. RFI: llä on myös yleinen muoto perustietojen keräämiseen, mikä helpottaa GC: iden suodattamista toimittajista, jotka eivät sovi käsillä olevaan projektiin. RFI: t voivat myös auttaa kannustamaan kilpailua toimittajien keskuudessa, erityisesti silloin, kun asiakirja jaetaan julkisella alustalla.

Photo by Ivan on Pexels

kirjoittaminen RFI

Aloita antamalla yleiskuva yrityksestäsi ja siitä, mitä etsit myyjältä. Saatuaan, myyjän pitäisi ymmärtää, että asiakirja on RFI ja on hyvä käsitys siitä, kuka yritys on. Sinun pitäisi myös olla niin tarkka kuin voit tarpeitasi, kuten yleinen hinnoittelu, henkilöstövaatimukset, ja toimitusaikataulut. Näin voit paremmin vertailla toimittajiasi ilman lisäselvityksiä.

muista myös antaa ohjeistus siitä, miten vastaanottajan tulee vastata tietopyyntöön, missä muodossa noudattaa, ja antaa takaraja yhteydenotolle. Lopuksi voit lisätä muita tietoja, kuten pyytää toimittajien aikaisempaa kokemusta tai arviointiprosessisi mahdollisen toimittajan valitsemiseksi.

RFI-prosessin parantaminen

pääurakoitsijana yksi tapa parantaa hankintaprosessia on käyttää RFI-mallia. Käyttämällä malli ei vain helpottaa voit sisällyttää kaikki tarvittavat tiedot, mutta myös helpottaa toimittajan vastata mitä etsit. Voit myös liittää mukaan kuvia ja rakennuspiirustuksia tai kuvia, jotka auttavat toimittajaa saamaan paremman käsityksen etsimästäsi ratkaisusta. Ohjelmistojärjestelmän hyödyntäminen auttaa myös tekemään RFI-prosessistasi organisoidumman ja mahdollistaa nopeamman ja paremman pääsyn asiakirjoihin alan ja toimiston työntekijöille.

Jos olet RFI: n vastaanottaja, voit myös ryhtyä toimenpiteisiin prosessin parantamiseksi. Vastaaminen nopeasti ja ahkerasti antaa sinulle etulyöntiaseman muihin kilpailijoihin nähden, mikä lisää todennäköisyyttä saada työtä. Ennen vastaamista sinun on kuitenkin varmistettava, että RFI on riittävän yksityiskohtainen, jotta yrityksesi sopisi hyvin rakennusprojektiin. Et voi antaa hyvää vastausta, jos RFI on epäselvä tai ei kysy oikeita kysymyksiä. Lopuksi, älä pelkää kieltäytyä työstä. Jos yritys ei ole hyvä sovi työhön, voit silti jättää hyvän vaikutelman GC muodollisesti laskevan, lisäämällä mahdollisuuksiasi GC ottaa sinuun yhteyttä uudelleen eri tulevaisuuden pyrkimys.

johtopäätös

tämän artikkelin lukemisen perusteella sinulla pitäisi olla paljon parempi käsitys siitä, mikä tietopyyntö on ja miten ne auttavat yrityksiä valitsemaan parhaan mahdollisen ratkaisun vaatimuksiinsa. Muista seurata yllä olevia vinkkejä RFI: n kirjoittamiseen ja parhaita käytäntöjä RFI – prosessin parantamiseksi-yrityksesi kiittää sinua.