henkilöstökulujen korvauskäytäntö on prosessi, jota työntekijän on noudatettava, jotta hänen työnantajansa voi maksaa takaisin liiketoimintaan liittyviä kuluja aiheutuessaan. Tyypillisesti korvauskäytäntö liittyy työntekijään, joka matkustaa töihin, osallistuu liikepäivällisiin tai ostaa työhön liittyviä tarvikkeita tai työkaluja.

henkilöstökulujen korvauskäytännön tulisi olla työntekijän käsikirjassa oleva osio, joka edellyttää työntekijän allekirjoitusta sen varmistamiseksi, että työntekijä ymmärtää henkilöstökulujen korvauskäytännön kokonaisuudessaan.

käytä henkilöstökulujen korvauskäytäntöämme lähtökohtana ja tee tarvittaessa muutoksia, jos mahdollista, ota yhteyttä lakimieheen varmistaaksesi, että henkilöstökulujen korvauskäytäntö sopii yritykseesi.

henkilöstökulujen Korvauskäytännön malli

seuraava on ABC-tuotantojen henkilöstökulujen korvauskäytäntö, jota kaikkien työntekijöidemme on noudatettava, kun se tulee työhön liittyviin asioihin käytetyistä rahoista.

ABC Productions kattaa vain kaksi työhön liittyvää kululuokkaa:

• ABC Productionsin työntekijöiden puolesta suoraan maksamat kulut.
• ABC Productionsin työntekijöiden maksamat kulut ja ne korvataan.

työntekijällä voi olla oikeus korvaukseen kokonaan tai osittain sen jälkeen, kun HR on tutkinut korvausvaatimukset.

mitkä ovat / ovat työhön liittyvät kulut?

työhön liittyvät kulut liittyvät suoraan ABC Productionsin työntekijään etuuden aikana (kuten työpuhelin) tai liiketoimintaan liittyviin viihdekuluihin (kuten illallinen asiakkaiden tai työkavereiden kanssa).

huomaa, että työhön liittyvät kulut voitaisiin rajata ja että henkilöstöpäällikön on hyväksyttävä ne. Jos työntekijä kuluttaa enemmän kuin HR: n hyväksymä summa, lisäkustannukset on katettava vain työntekijällä.

seuraavaa ei siis pidetä työkuluna, ABC Productions ei kata sitä:

• luvaton tapaaminen asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden tai yritysehdokkaiden kanssa.
• sakot tai rikkeet työsuhdeautolla ajettaessa.
• muu kuin yritystilaus tai koulutus.
• henkilökohtainen matka.

Huomaathan, että yllä oleva toimii muutamana esimerkkinä, keskustele HR: n kanssa saadaksesi lisätietoa korvattavista kuluista ennen kuin edes lähetät korvaushakemuksen.

matkakulut

ABC Productionsin hyväksytyllä työmatkalla seuraavat kulut korvataan osittain tai kokonaan:

• kuljetusmaksut (lentokone, auto, laiva jne.)
• Majoitus
• oikeudelliset asiakirjakulut (viisumi)
• tarvittavat/välttämättömät lääkärikulut (rokotukset)
• Paikallismatkat matkan aikana (taksit, vuokra-autot jne.)
• vähäiset kulut, jotka työntekijän esimies on ennalta hyväksynyt (ateriat, liiketoimintamateriaali jne.)

Jos matkustamiseen liittyvän vaaratilanteen tai tapaturman jälkeen tulee sairaanhoitomaksuja, työntekijä saattaa kuulua työntekijäkorvausvakuutuksen piiriin. Jos näin ei ole, ABC Productions voi korvata työntekijän sairauskulut, jos se todetaan aiheelliseksi.

Ei-korvattavat kulut

Seuraavassa on perusteellisempi luettelo kuluista, joita ABC Productions ei korvaa työntekijälle:

• työntekijän henkilökohtaisen omaisuuden, kuten matkatavaroiden katoaminen tai varastaminen.
• luvattomat päivitykset, kuten bisnesluokka lentäessä tai hotellihuoneen päivitys.
• henkilökohtaiset palvelut, kuten hieronta, kauneushoidot jne.
• henkilökohtaiset ostokset, kuten vaatteet, lahjat, välipalat toimistoon jne.
• kustannukset, joita puolisolle tai muulle ei-työntekijälle aiheutui hänen ollessaan ABC Productionsin työntekijän mukana matkoilla.

yllä oleva lista ei ole täydellinen, keskustele HR: n kanssa kaikista korvattavista kuluista ennen työmatkalle lähtöä.

menettely

kun ABC Productionsin työntekijä lähtee työmatkalle, HR järjestää majoituksen, kuljetuksen ja dokumentoi kulut.

• DOKUMENTTIKULUJA ABC Productions ei ole suoraan järjestänyt, kuten taksilippuja. Pyydäthän kuitit aina kun mahdollista, sillä sinulla saattaa olla oikeus päivärahaan, joka kattaa välttämättömät matkakulut.
• lähetä kuluraportti HR: lle kaikkine tarvittavine asiakirjoineen kahden viikon kuluessa matkastasi.

HR vastaa työntekijöiden korvaushakemusten hyväksymisestä. Kun se on hyväksytty, saat korvauksen palkkaasi kahden palkkakauden kuluessa.

kun työntekijöille aiheutuu työhön liittyviä kuluja, heidän on:

• pyydettävä HR: n ja esimiehensä hyväksyntä.
• lähetä korvaushakemus HR: lle.
• toimita kaikki asiaan liittyvät kuitit ja laskut yritysillallisista ja kuljetuksista kahden viikon kuluessa.

mahdolliset kohtuuttomat kulut tutkitaan ja jos löydetään väärennettyjä tai liioiteltuja väitteitä, ABC Productions ryhtyy kurinpitotoimiin.