ah, RFPs. Jos aiot kumppaniksi viraston kanssa verkkosivuilla uudelleensuunnitteluprojekti, saatat olla tehtävänä on kirjoittaa yksi näistä pelottava asiakirjoja. Valitettavasti, ei ole alan laajuista, askel-askeleelta opas pyytää ehdotuksia palveluja, ja usein RFP prosessi kuuluu harteille joku—tai ryhmä ihmisiä—tunne kaikkia monimutkaisia nykyaikaisen sivuston uudelleensuunnittelun hankkeita, joten se hermoja raastava, sekava, ja vaikea.

Mitä siis teet? Jos olet kuten monet organisaatiot, kerää jokainen henkilö organisaatiossa, joka on osuuden verkkosivuilla ja pyytää toivelista kaikesta, mitä he haluavat nähdä. Kiirehdit läpi RFP kirjallisesti prosessi, koska valmistumispäivämäärä häämöttää, nopeasti lähettää RFP kaikkiin mahdollisiin virasto voit ajatella, ja toivoa parasta. Sitten, virastot katsomaan RFP, ja tehdä kaikenlaisia oletuksia koosta, soveltamisala, leveys, tai budjetin hankkeen perustuu listatut vaatimukset.

he päätyvät hämilleen siitä, mitä oikeasti haluat, pitch-palveluita et tarvitse, ja sinun on aloitettava kaikki alusta tai vain mentävä vaistosi mukaan ja valittava ehdotus hienoimmalla fontilla, parhaimmilla valokuvilla tai halvimmalla hinnalla.

Toki RFP: n kirjoittaminen voi olla pelottava prosessi, varsinkin jos aihe on oman tyypillisen osaamisalueen ulkopuolella. Jos et ole kristallinkirkas siitä, mitä haluat saavuttaa uudella verkkosivustollasi, et saa mitä tarvitset projektista. Kun aloitat kiirehtimään läpi RFP tai yrittää sisällyttää kaiken auringon alla, sivuston uudelleensuunnittelu on tuomittu epäonnistumaan. Käytät aikasi ja rahasi epäonnistuneeseen, tehottomaan projektiin ja mahdollisesti tuhoat verkkosivustosi-organisaatiosi brändin polttopisteen. Usko pois, näemme sen joka päivä.

nyt tuo kuulostaa isolta ja pelottavalta, vai mitä?

ennen kuin alat hyperventiloida, vedä syvään henkeä. Käymme läpi yleisiä virheitä, joita näemme ehdotuspyynnöissä, joten et toista niitä. Autamme sinua luomaan RFPs, joka perustaa projekteja menestykseen.

ongelma #1: luot RFP: tä, kun sinun ei tarvitse

jotkut organisaatiot ovat yhtiön toimintaperiaatteiden, sidosryhmien sääntöjen tai säädösten mukaan velvollisia luomaan RFP: n, kun ne tarvitsevat apua verkkosivujensa uudistamisessa. Korkea-asteen oppilaitokset, valtion virastot ja voittoa tavoittelemattomat järjestöt kuuluvat usein tähän luokkaan.

mutta muut organisaatiot vain haluavat tehdä ehdotuspyynnön, kun ne tarvitsevat apua projektissa, vaikka sitä ei tarvittaisi. Organisaatiot, joilla on mahdollisuus välttää RFP: n luomista, voivat halutessaan tehdä niin joka tapauksessa, koska se on yleistä heidän teollisuudessaan, he ajattelevat, että se on helpompaa, perusteellisempaa ja säästää aikaa.

muista, että RFP: t voivat olla isoja projekteja, eikä niihin pidä suhtautua kevyesti. Vaikka menet kirjoitusprosessiin ajatus siitä, kuinka kauan se kestää tai kuinka perusteellinen sen on oltava, olet silti vaarassa törmätä kysymyksiin, jotka vaativat sinua backpedal ja pin alas lisätietoja, lisäämällä päiviä tai jopa viikkoja luomisprosessiin.

ratkaisu: Keskustele virastojen kanssa

Jos huomaat, että organisaatiosi ei vaadi sinua kirjoittamaan RFP: tä, älä tee sitä.

varaa sen sijaan aikaa keskustella sellaisten virastojen kanssa, joiden kanssa saatat haluta työskennellä. Etsi suosituksia luotettavilta kollegoilta ja verkostosi ihmisiltä. Ehkä eräs yrityksen nettisivu kiinnitti huomionne hiljattain. Ehkä toimisto, jonka kanssa he työskentelivät, on hyvä valinta. Lue suosittelut oman alueesi virastoista ja tuo virastot haastatteluihin; voit jopa soittaa heille! Se vie hieman alkuperäisen grunt työtä voit löytää virasto haluat palkata, mutta säästät venelasteittain aikaa ja vähentää virheriskiä, jos et RFP kokonaan.

luonteeltaan RADIOTAAJUUSPROSESSI rajoittaa viestintää yrityksesi ja mahdollisten agenttikumppaneiden välillä. Ajattele prosessia kuin palkkausprosessia. Et kai palkkaa ketään, joka on katsonut vain ansioluetteloa? En tietenkään. Haluat saada käsityksen siitä, kuinka hyvin he kuuntelevat sinua, ja miltä heidän ajatusprosessinsa näyttää. Haluat selvittää, nautitko heidän tapaamisestaan ja jos näet itsesi tekevän hyvää yhteistyötä. Nämä tekijät ovat tärkeämpiä kuin edes hyvin kirjoitettu RFP-vastaus.

ongelma #2: budjettia tai aikajanaa ei ole vahvistettu

budjetin pitäminen mielessä on ehdoton välttämättömyys. Kustannukset voivat lisätä nopeasti, joten on tärkeää, että virastot tietävät ihanteellinen budjetti. Näin he voivat tarkemmin priorisoida ja antaa ohjausta ehdotuksessaan, ja saada sinulle parhaan palvelutason budjettiin olet mukava menoja.

verkkosivujesi RFP woes catch-all-ratkaisu on keskustella mahdollisten tahojen kanssa, vaikka olisit vielä RFP-prosessin läpi. Olemme iloisia ja innokkaita auttamaan.

ajattele sitä näin: sanotaan, että rakennat taloa. Sinun pitäisi ehkä nipistää budjetti ennen kuin teet mitään muuta, eikö? Rakennusfirman, kiinteistönvälittäjän tai arkkitehdin kanssa ei kannata keskustella ilman, että antaa heille karkean käsityksen budjetista. Miksi kohdella sivustoasi-ensisijaista digitaalista omaisuuttasi-eri tavalla?

sama sääntö pätee aikajanaasi. Haluatko, että uusi talosi rakennetaan puolessa vuodessa? Vuosi? Kaksi vuotta? Aivan kuten että talon rakennusprojekti, aikataulu loppuun on valtava rooli, mitä on mahdollista organisaatiosi, joten on tärkeää ottaa arvaus pois siitä mahdollisille viraston kumppaneita.

ilman aikajanaa tai budjettia kärsivät sekä sinä että mahdolliset agenttikumppanit. Virastot tekevät kirjaimellisesti arvauksia siitä, mitä budjetti sallii, ja sinä, siksi, ovat paljon epätodennäköisempiä saada ehdotuksen rakastat omassa hintaluokassa ja haluamasi aikajanalla.

ratkaisu: liitä mukaan budjettiarvio ja karkea aikajana

yritä paikantaa yksi budjettiasi varten toimiva numero sekä alustava valmistumispäivä. Jos tämä osoittautuu liian vaikeaksi, vaihteluväli on paljon parempi kuin pelkkä tiedon puuttuminen. Etkö tiedä, paljonko tällainen projekti maksaa? On myös hyväksyttävää puhua viraston kanssa siitä, mitä sinun pitäisi odottaa maksavan ja mitä toteuttamiskelpoisen aikajanan pitäisi näyttää.

meidän on kysyttävä: kun tarkistat ehdotuksia, syyllistytkö siihen, että käännät suoraan sivulle, joka listaa budjetin ja aikajanan, ja sitten poistat kaikki ehdotukset, jotka eivät kuulu päättämiisi budjetti-tai aikataulurajoituksiin? Niin ajattelimme. Et ole yksin.

tärkeintä on tämä: sinun RFP ei ole paikka neuvotella hinnoittelusta, vaan siellä saat kertoa tarkalleen, mitä haluat ja mitä odotat maksavasi siitä. Budjetin ja aikajanan avulla voit lukea läpi jokaisen ehdotuksen, tietäen, että jokainen niistä on räätälöity ratkaisu ongelmaasi, joka perustuu antamiisi tietoihin. Näin voit keskittyä poiminta paras strateginen suunnitelma yrityksesi sijaan paras hinta kohta.

ongelma #3: Et ole määritellyt, mikä osa sivustostasi tulee sisällyttää projektiin

Tämä on aivan liian yleinen ongelma. Olet niin tuttu, että tietty ongelmallinen osa sivustosi-olet todennäköisesti keskustellut siitä sisäisesti kuukausia-että unohdat olla tarkka siitä, mitä tarkalleen haluat nähdä muuttunut.

esimerkiksi, jos olet osa markkinointiosastoa 4-vuotisessa yliopistossa ja toivot parantavasi urheiluosaston verkkosivuja, ei auta yksinkertaisesti sanoa: ”haluamme verkkosivumme uusiksi.”Monille organisaatioille—erityisesti niille, joilla on monimutkaisia rakenteita ja useita sidosryhmiä-sivustot kasvavat ja suurenevat, kun sivuja lisätään täyttämään uusin aloite tai kampanja. Saatat ajatella Kotisivu ja tuote / ohjelma sivut kuin ”verkkosivuilla”, kun itse asiassa, sivustosi sisältää tuhansia sivuja.

Jos ei ole tarkka siitä, mitä haluaa suunnitella uudelleen, virastot jäävät arvailujen varaan, jättäen liikaa sattuman varaan. Jos he arvaavat väärin, jää vertailtavaksi liuta hyvin erilaisia ehdotuksia toisiinsa, mikä vaikeuttaa parhaan agenttikumppanin valintaa.

ratkaisu: Jähmetä projektisi parametrit

toimistojen on vaikea päästä käsiksi verkkosivustosi laajuuteen, kun olet itse epävarma siitä. Paras tapa lopullisesti määrittää, mitä on sisällytettävä RFP on suorittaa tarkastuksen sivuston ennen kuin luot sen. On olemassa useita työkaluja, joita voit käyttää verkkosivustosi ”tarkastamiseen” —Google Analytics, Screaming Frog, SEMrush tai Moz, muutamia mainitaksemme-mutta on yhtä tärkeää, että sinulla on joku, joka osaa tulkita keräämiäsi tietoja, olivatpa he talon työntekijöitä tai toimistokumppaneita.

kun olet suorittanut verkkosivustosi tarkastuksen, voit sitten selkeästi päättää, mitä sisällytetään web-uudelleensuunnitteluprojektiisi ja mitä voidaan jättää pois.

ongelma # 4: Et ole kertonut tarkemmin sisällöntarpeistasi

on tärkeää ymmärtää, että sivuston uudelleensuunnitteluprojekti on paljon muutakin kuin fontteja, kuvia, HTML: ää, CSS: ää ja väripaletteja. Suuri osa sivuston uudelleensuunnittelu keskittyy sisältöä, joka on tällä hetkellä olemassa sivuilla tai sisältöä, joka puuttuu sivustosi.

sivuston uudelleensuunnittelun” sisältötarpeet ” voivat olla monenmuotoisia: sisältöstrategia voi olla tarpeen kehittää uusien sisältöresurssien ohjaamiseksi; sivuston sisältö voi olla tarpeen tarkastaa merkityksellisyyden ja arvon arvioimiseksi; kokonaan uusi sivun tai osion sisältö voi olla tarpeen kirjoittaa tyhjästä; olemassa olevaa sisältöä on ehkä päivitettävä, uudistettava tai järjestettävä uudelleen, ja joissakin tilanteissa sisältöä on ehkä siirrettävä yhdestä sisällönhallintajärjestelmästä toiseen.

Jos et esitä tarkalleen, mitä tarvitset sanoessasi ”sisältöä”, voit lyödä vetoa, että toimistot olettavat sinun tarvitsevan heidän tarjoamansa sisällön tyyppiä, ja se tulee olemaan iso osa heidän ehdotustaan.

ratkaisu: mieti budjettiasi ja hanki täsmällinen

Err sille puolelle, että olet liian täsmällinen. Joitakin kysymyksiä sinun pitäisi harkita ovat:

• Etsitkö sisällön luomista, sisältöstrategiaa vai molempia?
• kuinka paljon uutta sisältöä haluat tai tarvitset verkkosivuillesi?
• Kuka luo tuon uuden sisällön? Sinä vai tuleva yhtiökumppani?
• onko sinulla sisältöä, joka vaatii uudelleenkäyttöä? Onko teillä talon sisäisiä aiheasiantuntijoita, jotka voivat antaa neuvoja tässä asiassa?
• Vaaditko sisällön siirtämistä uuteen CMS: ään?
• aiotko tehdä sisällöntarkastuksen? Vai pitäisikö kumppanuusviraston sisällyttää tämä ehdotukseensa?

muista, että verkkosivustot tarvitsevat nykyään laadukasta, ajankohtaista sisältöä ollakseen relevantteja, joten sisältötarpeesi vievät todennäköisesti suuren osan budjetistasi. Jos tarpeisiisi kuuluu uuden sisällön luominen ja täydellinen sisällön siirto, Voit odottaa sen olevan kalliimpaa kuin sisällön uudelleenkäyttösuunnitelma käyttämällä olemassa olevaa CMS: ää. Riippumatta vaatimukset ovat, varmista, että budjetti on alueella, joka tekee pyynnöt toteutettavissa.

ongelma # 5: Yhdistät liiketoiminnan tavoitteet ja Projektitavoitteet

Jos haluat mahdollisten toimistokumppaneiden ymmärtävän selvästi toiveesi ja tarpeesi, ole selkeä pyynnössäsi. ”Liiketoiminnan tavoitteet ”ja” projektin tavoitteet ” ovat termejä, jotka peppered koko useimmat RFPs, ja vaikka ne ovat samanlaisia käsitteitä—jälkimmäinen on osa edellisen—käyttämällä niitä vaihdellen on virheellinen ja vain hämmentää tilannetta.

liiketoiminnan tavoite on yleinen saavutus, jonka yrityksesi toivoo saavuttavansa pitkällä aikavälillä—harkitse tätä organisaatiosi ”miksi.”Projektin tavoitteet toimivat ponnahduslautoina tämän liiketoiminnan tavoitteen saavuttamiseksi-harkitse tätä organisaatiosi” miten.”Esimerkiksi, jos yrityksesi tavoitteena on lisätä brändin tunnettuutta markkinoillasi, kaksi projektin tavoitetta voivat olla tuottaa korkealaatuista blogisisältöä ja käyttää maksullisia sosiaalisen median julkaisuja markkinoidakseen sitä uusille yleisöille ja ajaakseen heidät takaisin verkkosivustollesi.

Tämä on yleinen ongelma, jota näemme koko ajan: sinun täytyy ymmärtää sekä ”miten” että ”miksi” verkkosivustosi uudelleensuunnitteluprojekti, jotta se onnistuisi. Conflating tai ei ole selkeästi ilmaisemaan liiketoiminnan tavoitteet ja projektin tavoitteet johtaa viraston kumppanit menettää näköpiirissä, mitä olet haluavat saavuttaa sivuston uudelleensuunnittelu-ja voit lyödä vetoa niiden ehdotukset veer kaukana visiosta.

ratkaisu: määrittele ja erittele selkeästi yrityksesi ja projektisi tavoitteet

Tämä auttaa virastoja ymmärtämään selkeästi pitkän ja lyhyen aikavälin tavoitteesi ja miten voit parhaiten auttaa sinua saavuttamaan ne. Tämä voi myös auttaa virastoja päättämään, miten budjetti jaetaan, mitä mittareita seurata, ja määrittää todellisen menestyksen projektissa. Mitä selkeämmin artikuloit yrityksesi tavoitteet ja projektitavoitteet, sitä todennäköisemmin saat laadukkaita ehdotuksia, jotka sisältävät huolellisesti suunniteltuja strategioita.

Onko ”miten” naulattu kiinni, mutta ei ole aivan täsmännyt ”miksi”? Puhu virastojen kanssa, vaikka olisit vielä RFP-prosessin läpi. Autamme mielellämme.

ongelma # 6: Et ole ottanut huomioon verkkosivuston saavutettavuusvaatimuksia

, Jos ajattelet: ”Web-saavutettavuus? ”Et ole yksin. Aivan liian harvat brändit ovat tietoisia siitä, mitä tämä tarkoittaa tai miksi se on tärkeää. Web-saavutettavuus on noin varmistaa, että jokainen, joka haluaa sitoutua sivuston pystyy tekemään niin, ja se on tarkoitus tulla lakisääteinen kaikille ”paikkoja julkisen majoituksen” vuonna 2018.

Jos lanseeraat täysin uudistetun verkkosivuston, joka ei ole saavutettavuusohjeiden mukainen, arvaa mitä? Tulet etsimään toista uudelleenmuotoilua myöhemmin tänä vuonna!

tämän vuoksi suosittelemme, että kaikissa verkkosivustojen uudelleensuunnitteluprojekteissa noudatetaan WCAG 2.0: n ohjeita verkkosivujen saavutettavuudesta. Pääsääntöisesti suosittelemme vähintään AA-tason täyttämistä, mutta tämä voi vaihdella asiakaskunnastasi tai toimialastasi riippuen. Tämä vaikuttaa verkkosivuston näkökohtiin, kuten tekstin kokoon, värien käyttöön, hyperlinkin ohjeisiin ja mobiiliystävälliseen asetteluun.

liuos: Mieti, miltä esteettömyys voisi näyttää verkkosivustollasi

työskentele lakiasiain-tai compliance-tiimisi kanssa nähdäksesi, mitä vaatimuksia organisaatiosi verkkosivustolla saattaa olla täytettävänä, ja varmista, että luetat ne selkeästi RFP: ssäsi, jotta virastot pysyvät säädösten mukaisissa rajoissa.

kuten aina, kaikki kaikessa-ratkaisu on keskustella mahdollisten virastojen kanssa. Vaikka emme ole lakimiehiä, voimme tarjota opastusta ja tietoa saavutettavuusnäkökohdista ja siitä, miten ne vaikuttavat uudelleensuunnitteluprojektisi laajuuteen.

ongelma # 7: Et ole sisällyttänyt mitään Brändäystarpeistasi

vaikka Organisaatiosi etsisi täydellistä verkkosivujen uudelleensuunnittelua, yksi asia, jonka pitäisi pysyä johdonmukaisena, on brändisi. Sivustosi pitäisi silti näyttää ja tuntuu se kuuluu sinulle, mutta olla uusi ja parannettu versio. Ellet erityisesti etsivät ” rebrand ”—joka on aivan erilainen kuin sivuston”uudelleensuunnittelu” – sivustosi pitäisi silti kuljettaa samanlainen ääni, sävy, tehtävä, logo ja väripaletti varmistaa, että se on tunnistettavissa nykyisille asiakkaille. Jos tiedät, että haluat aloittaa alusta uudella brändillä, mutta RFP ei mainitse mitään brändäyksestä, toimistot olettavat brändisi olevan vankka eivätkä käsittele sitä ehdotuksissaan.

ratkaisu: kerro selkeästi ja yksityiskohtaisesti brändäystarpeistasi

anna niille niin paljon kuin pystyt. Jos etsit muutoksia logoon tai yrityksen missioon, visioon tai arvoihin, hienoa! Tee se selväksi. Anna lisätietoja siitä, mitkä osat oman tuotemerkin haluat säilyttää, ja mitä haluat parantaa. Jos brändisi tarvitsee vain pieniä päivityksiä, on OK pitää brändipyynnöt samassa RFP: ssä. Jos harkitset jotain merkittävämpää, kuten organisaatiosi nimen muuttamista, sitä tulisi käsitellä osana brändistrategia-aloitetta ennen siirtymistä verkkosivuston uudelleensuunnitteluprojektiin.

varmista, ettet sekoita verkkosivujen uudelleensuunnittelua rebrandilla ja kysy RFP: ssäsi väärää asiaa. Jos et halua rebrand, jakaa nykyisen tuotemerkin ohjeet mahdollisille virastojen jotta he saavat mahdollisuuden oppia hieman brändäyksestä.

ongelma # 8: Yrität tappaa liian monta lintua yhdellä iskulla

sanotaan, että etsit toimistoa, joka auttaa sinua verkkosivujen uudelleensuunnittelussa, brändistrategiassa ja digitaalisessa markkinointikampanjassa. On helpompaa laittaa nämä kaikki yhteen RFP: hen, eikö?

väärin.

kun laitat useita eri projekteja, joiden tavoitteet ja aikajänteet vaihtelevat, peittelet liikaa yksityiskohtia ja jätät mahdolliset yhteistyökumppanit tekemään samoin. Vaikka olisit listannut budjettisi, kuinka suuri osa siitä tulisi kohdentaa brändistrategiaan? Kuinka paljon pitäisi mennä kohti uusi sivusto? Onko aikajana liittyvät vain sivuston uudelleensuunnittelu, tai kaikki se? Miten aiotte mitata hankkeen onnistumista?

Jos jokin virasto auttoi sinua käynnistämään menestyksekkään uuden verkkosivuston ja rakentamaan brändin, jota Sinä ja asiakkaasi rakastatte, mutta joka horjui digitaalisessa markkinointikampanjassaan, merkitseekö se koko projektin epäonnistumista? Pointti on, laajuus RFP olisi aina rakennettu noin onko hankkeen onnistumista voidaan selvästi mitata. Tämä lähestymistapa auttaa sinua ymmärtämään, kun olet luonut RFP, joka on liian laaja, liian yleinen, tai sisältää erilaisia menestys mittareita.

ratkaisu: keskity tärkeimpään projektiin, sillä nyt

voimme jo kuulla hälytyskellojen soivan päässäsi, mutta älä huoli. Tämä on tärkeää yrityksesi menestykselle, joten älä investoi aikaa, energiaa ja resursseja hankkeeseen, joka on kohtuuttoman laaja tai epämääräinen—näin yritykset menettävät kiinnostuksensa ja projektit lykkääntyvät.

käytä RFP: tä keskittyäksesi yhteen ongelmaan tai aloitteeseen ja työskentele agenttikumppanisi kanssa priorisoidaksesi ja ratkaistaksesi muut ongelmat silloin, kun se on järkevää. Aloita ongelmista, jotka ovat kriittisiä-eli ne, jotka haittaavat kykyäsi saavuttaa liiketoimintasi tavoitteet-ja siirry siitä. Oikea toimistokumppani voi auttaa sinua luomaan toivelistan uusien aloitteiden syntyessä ja laatimaan suunnitelman niiden käsittelemiseksi.

yhteistyö toimiston kanssa projektitavoitteidesi saavuttamiseksi parantaa mahdollisuuksiasi saada onnistuneita, tehokkaita projekteja, jotka tarjoavat todellista arvoa organisaatiollesi ja sen asiakkaille.

valmis verkkosivujesi uudistamiseen?

lähde ja kirjoita, että kosintapyyntö! Ei enää niin iso ja pelottava. Jos otat mitään muuta tästä viestistä, tee se tämä: ensisijainen tavoite luotaessa RFP on poistaa tarpeen mahdollisille virastojen olettaa mitään. Kysy meiltä kysymyksiä. Hanki selvennys. Jutellaan.

hetki, jolloin viraston on oletettava, arvattava tai spekuloitava, mitä etsit siltä, on hetki, jolloin RFP on tuhoon tuomittu. Yksityiskohdat ovat paras ystäväsi. Ota arvauspelit pois siitä, ja laita RFP tiellä menestykseen.

vielä kysymyksiä? Tulimme auttamaan.