Las organizaciones sin fines de lucro dependen abrumadoramente de las donaciones para continuar operando y lograr sus metas y objetivos. Debido a que los ingresos que reciben son inconsistentes y están sujetos a cambios, deben planificar cada contingencia con su proceso presupuestario. Aquí hay siete ideas a considerar al presupuestar para organizaciones sin fines de lucro.
Desarrolle comités de presupuesto
El comité de presupuesto debe reflejar el conocimiento y los objetivos de la organización sin fines de lucro. Los voluntarios para el comité deben seleccionarse sobre la base de sus conocimientos previos y de su familiaridad con las actividades de la organización, de su deseo de servir a todos los intereses de la organización en lugar de a proyectos específicos, y de su amplio conocimiento de la presupuestación.
La tarea del comité es realizar lo siguiente:
- Estimar los costos necesarios para lograr cada uno de los objetivos de la organización
- Estimar las fechas y los ingresos esperados que se generarán
- Desarrollar el cronograma del presupuesto
- Comparar las fechas e ingresos esperados con los gastos estimados contabilizados en el presupuesto
- Desarrollar y presentar el presupuesto final para su aprobación
Definir tareas y responsabilidades
Las tareas y responsabilidades de cada miembro del comité de presupuesto grande debe ser claro y completo. Cada miembro debe comprender su papel dentro de la organización. Varias tareas y responsabilidades deben delegarse a miembros y empleados individuales, y las líneas de comunicación siempre deben mantenerse abiertas para garantizar que no haya malentendidos.
Establezca prioridades y metas
La organización sin fines de lucro debe desarrollar una lista de objetivos anuales integrales. Teniendo presentes los ingresos y gastos anteriores, la organización debe proponer y aceptar objetivos realistas. Estos objetivos están destinados a guiar el proceso presupuestario en el futuro.
Determinar los gastos para alcanzar las metas
El comité de presupuesto calculará el costo necesario para lograr cada objetivo. Esto debe basarse en parte en un conocimiento exhaustivo de las actividades de la organización en años anteriores, pero el comité también debe incluir nuevos programas o actividades en su presupuesto.
Desarrollar el cronograma del presupuesto
Una parte esencial del presupuesto es pronosticar un cronograma preciso y alcanzable para ser aprobado por la junta. El cronograma ayuda a organizar las actividades diarias de la organización sin fines de lucro, y la planificación realista permitirá a la organización alcanzar sus objetivos presupuestarios.
Para elaborar un calendario completo, el comité debe examinar sus objetivos, sus costos proyectados y organizar los plazos y objetivos en torno a esas variables. Cuanto más detalle haya detrás de la línea de tiempo, mejor, ya que hace que sea más probable que sea aprobado por la junta.
La línea de tiempo debe ser realista, pero ambiciosa. Los desafíos de la recaudación de fondos y el presupuesto dificultan el establecimiento de metas específicas, sin embargo, los presupuestos sirven como planes sujetos a cambios. El calendario presupuestario de la organización debe encontrar un equilibrio entre sus expectativas sensatas y su ambición de hacer el mayor bien posible.
Presupuesto de ingresos del proyecto
Los ingresos, por supuesto, son lo que la organización gasta para lograr sus objetivos. Si el dinero no está ahí, la organización no puede hacer nada. Por lo tanto, diseñar una lista completa de fuentes de ingresos, ingresos esperados y luego proyectar un cronograma de ingresos totales es una parte esencial del proceso de presupuestación.
Los ingresos proyectados pueden restringir la designación de objetivos, gastos y el cronograma operativo de la organización. Por lo tanto, los ingresos proyectados deben compararse con los costos previstos y el calendario presupuestario de la organización. El comité de presupuesto puede modificar el presupuesto hasta que sea lo más realista y completo posible y esté listo para su presentación a la junta directiva.
Tener un fondo de reserva
Los presupuestos son, fundamentalmente, planes que las organizaciones hacen para lograr sus objetivos. Pero los presupuestos no siempre van según lo planeado. Por lo tanto, una organización debe tener un fondo de reserva sobrante de ejercicios fiscales anteriores. Si no existe un fondo de reserva, una organización debe planear hacer más ingresos de los que planea gastar en ese año dado. Esto ayudará a garantizar que la organización pueda lograr ciertos objetivos, incluso si exigen más ingresos de lo esperado, y puede abordar gastos no planificados que de otro modo podrían amenazar el presupuesto.
Las organizaciones sin fines de lucro deben pensar estratégicamente, y aplicar la estrategia de instituir un fondo de reserva es importante para proporcionar estabilidad organizacional. Si un donante se retira, una fuente de ingresos desaparece, la organización debe reemplazar el capital depreciado antes de lo esperado, o necesita contratar nuevos empleados: un fondo de reserva puede aliviar la presión y ayudar a reemplazar los ingresos faltantes. Le da a la organización sin fines de lucro la capacidad de actuar estratégicamente para reemplazar las fuentes de ingresos durante un período de tiempo más largo.
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