Las funciones reales de un secretario de estado varían ampliamente de un estado a otro. En la mayoría de los estados, la oficina del secretario de estado es una creación del borrador original de la constitución del estado. Sin embargo, en muchos casos se han añadido responsabilidades por ley u orden ejecutiva.

Deberes en la mayoría de los estadoseditar

La función más común, y posiblemente la más importante, que desempeñan los secretarios de Estado es servir como el principal funcionario electoral del estado (aunque muchos estados también tienen supervisores de elecciones, que generalmente son funcionarios electos del condado). En 38 estados, la responsabilidad última de la celebración de elecciones, incluida la aplicación de las normas de calificación, la supervisión de la reglamentación financiera y el establecimiento de procedimientos para el día de las elecciones, recae en el secretario de Estado. Las excepciones son Alaska, Delaware, Hawai, Illinois, Maryland, Nueva York, Carolina del Norte, Oklahoma, Carolina del Sur, Utah, Virginia y Wisconsin.

Florida es uno de los muchos estados para los que esto es cierto, y por esta razón, durante el recuento de las elecciones de Florida, la Secretaria de Estado de Florida, Katherine Harris, se convirtió en una de las pocas secretarias de estado de estado en ser bien conocidas a nivel nacional.

En la gran mayoría de los estados, el secretario de Estado también es responsable de la administración del Código de Comercio Uniforme, una ley que establece la aplicación uniforme de contratos y prácticas comerciales en todo Estados Unidos, incluido el registro de gravámenes sobre bienes personales. Junto con esta obligación, en la mayoría de los estados, el Secretario de Estado es responsable del registro de marcas estatales y de la constitución de empresas (que generalmente incluyen sociedades y corporaciones) que desean operar dentro de su estado. En consecuencia, en la mayoría de los estados, el secretario de Estado también lleva todos los registros de las actividades comerciales dentro del estado. Y en algunos estados, el secretario de Estado también tiene una amplia autoridad reguladora real sobre las empresas.

Además de los registros comerciales, la oficina del secretario de Estado es el principal repositorio de registros oficiales en tal vez la mayoría de los estados. Esto incluye en la mayoría de los estados las copias oficiales de documentos estatales, incluida la copia oficial real de la constitución del estado (y en Delaware, la copia de propiedad estatal de la Carta de Derechos de los Estados Unidos) copias formales de actos legislativos promulgados en ley, órdenes ejecutivas emitidas por el gobernador y regulaciones e interpretaciones de estatutos emitidas por agencias reguladoras estatales. En al menos media docena de estados, esta autoridad de mantenimiento de registros se extiende a actos civiles, como matrimonios, certificados de nacimiento y decretos de adopción y divorcio. Muchos estados también requieren que la oficina del secretario de Estado también mantenga registros de las transacciones y la propiedad de la tierra.

En al menos 35 estados, el secretario de Estado también es responsable de la administración de los notarios públicos. Y casi todos los estados también designan (casi siempre en la propia constitución del estado) que el Secretario de Estado será el «Guardián del Gran Sello» del estado. Aparentemente, esto requiere que el secretario tome decisiones sobre dónde se colocará el sello estatal, ya sea en la legislación, los contratos estatales u otros documentos oficiales.

Los Estados que tienen programas de confidencialidad de direcciones a menudo colocan al Secretario de Estado a cargo de administrarlos.

Derechos menos comuneseditar

Alrededor de una docena de estados dan al secretario de Estado la tarea de emitir licencias profesionales. Esto incluye médicos, plomeros, cosmetistas, contratistas generales y, en al menos dos estados, ministros (para celebrar matrimonios). En Nevada, Pensilvania y Virginia Occidental, el secretario de Estado debe autorizar a cualquier persona que desee actuar como agente deportivo para un atleta profesional.

En varios estados (incluidos Indiana, Mississippi, Massachusetts y Wyoming), el secretario de Estado es responsable de la supervisión de la industria de valores.

En Illinois, Maine y Michigan, el secretario de estado está a cargo de la emisión de licencias de conducir, registros de vehículos motorizados y la recaudación de impuestos de vehículos motorizados. En muchos otros estados, estos deberes caen bajo una organización como los departamentos de vehículos motorizados, transporte o policía estatal.

En varios estados, el secretario de Estado también se encarga de supervisar las actividades de los grupos de presión. Si bien algunos podrían considerar esto como una extensión natural de la función de oficial jefe de elecciones, el Secretario del Estado de Virginia, que no está a cargo de las elecciones en ese estado, es, sin embargo, responsable de regular el cabildeo.

En unos cinco estados, el secretario de estado es el funcionario a cargo del museo estatal oficial. En algunos de estos estados, y también en algunos estados sin museos oficiales, el secretario de estado es designado como el funcionario responsable del mantenimiento de los registros históricos del estado.

Unos pocos estados ponen al secretario de Estado a cargo del uso de los bienes públicos. En la mayoría de los casos, esto significa solo edificios públicos (generalmente el edificio del capitolio del estado), pero en Mississippi también incluye algunas tierras que se definen legalmente como pertenecientes al estado, como los esteros.

Varios estados otorgan al secretario de Estado una autoridad técnica estatutaria en materia de indultos y conmutaciones. En la mayoría de los casos, esto no es más que la responsabilidad de colocar el sello del estado en la proclamación del gobernador. Sin embargo, en Delaware y Nebraska, el secretario de Estado forma parte de una junta de indultos con el gobernador, y el secretario de estado tiene la misma autoridad que el gobernador en cualquier decisión de indulto que se emita.

Desde principios de la década de 1980, muchos estados han intensificado sus esfuerzos para desarrollar relaciones comerciales directas con naciones extranjeras. En varios de estos estados, se ha encomendado al secretario de Estado la responsabilidad principal en esta esfera. A pesar de ello, no debe haber confusión entre las obligaciones del secretario de Estado de un Estado en particular y las del Secretario de Estado de los Estados Unidos. La prohibición de la Constitución de los Estados Unidos contra Estados individuales que mantienen relaciones diplomáticas con Estados extranjeros es absoluta; estos deberes recientemente desarrollados son de naturaleza puramente comercial.

En Maine y California, en el caso de algunos vínculos electorales, es el secretario de Estado quien determina el ganador por sorteo. En California, esto no se extiende a las elecciones primarias, ni a las elecciones del Gobernador o del Vicegobernador. En Maine, este deber solo se aplica a las elecciones primarias.

Responsabilidades únicaseditar

Varios estados han dado a su secretario de Estado al menos una responsabilidad que no comparte ningún otro secretario de estado:

• En California, los adultos que consienten pueden formar una pareja de hecho registrándose en la Secretaría de Estado.
• En Connecticut, convertirse en moderador de debates políticos requiere una licencia del Secretario de Estado.
• En Colorado, las sociedades de artes escénicas deben presentar cierta información al Secretario de Estado.
• En Delaware, el Secretario de Estado supervisa la Oficina de Servicios para Veteranos de Delaware.
• En Illinois, el Secretario de Estado es Secretario de oficio del Tribunal de Reclamaciones. Además, el Secretario de Estado es responsable de la aplicación de las leyes estatales sobre robo de vehículos automotores y la regulación de la industria automotriz.
• En Indiana, el Secretario de Estado es responsable de la regulación de los concesionarios de automóviles.
• En Iowa, el Secretario de Estado otorga el Premio Carrie Chapman Catt a todas las escuelas de Iowa que se inscriban y registren al menos el 90 por ciento de sus estudiantes elegibles para votar. El premio lleva el nombre de la Iowan que fue una líder nacional en el movimiento por el sufragio femenino.
• En Kentucky, el Secretario de Estado supervisa la Oficina de Tierras del Estado, que mantiene un registro permanente de las concesiones de tierras, las órdenes judiciales y los estudios del estado.
• En Luisiana, los avisos de jubilación de funcionarios y empleados estatales se presentan ante el Secretario de Estado.
• En Maryland, los desarrolladores de condominios residenciales y de tiempo compartido deben registrarse con el Secretario de Estado.
• En Massachusetts, el Secretario del Estado funciona como registro de escrituras para todo el estado, manteniendo sucursales en cada condado.
• En Michigan, las aseguradoras de autor que redactan pólizas para residentes de Michigan deben presentar la información del titular de la póliza al Secretario de Estado.
• En Minnesota, los miembros de las juntas, comisiones y consejos estatales son nombrados a través de un proceso abierto de nombramientos basado en el mérito administrado por el Secretario de Estado. La ley estatal también requiere que el Secretario de Estado publique un informe anual que proporcione una lista y descripción de los deberes, miembros y estadísticas de cada junta, comisión o consejo estatal.
• En Mississippi, el Secretario de Estado tiene la responsabilidad fiduciaria de hacer cumplir las leyes de tierras en fideicomiso de escuelas públicas de la sección 16 y tierras en lugar, el cuidado y la administración de las tierras en fideicomiso público del estado, y la disposición de las tierras confiscadas al estado por falta de pago de impuestos ad valorem, entre otros deberes.
• En Montana, el Secretario de Estado forma parte de la Junta de Examinadores, que actúa como emisor de deuda estatal y aprueba la venta de bonos para el estado.
• En Nebraska, las agencias de administración de deudas no pueden realizar negocios sin obtener primero una licencia del Secretario de Estado.
• En Nevada, el Secretario de Estado es miembro de la junta de gobierno de la Agencia de Planificación Regional de Tahoe, que protege el medio ambiente dentro de la cuenca del Lago Tahoe a través de regulaciones de uso de la tierra.
• En New Hampshire, la administración de registros vitales es responsabilidad del Secretario de Estado.
• En Nueva Jersey, el Secretario de Estado se encarga de aumentar y crear conciencia sobre la diversidad étnica. Otras funciones incluyen la promoción del voluntariado y la alfabetización.
• En Nueva York, el Secretario de Estado se encarga de supervisar los miles de cementerios del estado. Además, el Secretario de Estado administra el Programa de Gestión Costera del estado en virtud de la Ley federal de Gestión de Zonas Costeras.
• En Carolina del Norte, el Secretario de Estado protege a los inversores enjuiciando las violaciones de las leyes de valores del estado.
• En Dakota del Norte, el Secretario de Estado es miembro y secretario de oficio de la Comisión de Emergencia.
• En Ohio, el Secretario de Estado es miembro de la Junta de Prorrateo, que se reúne cada década después del censo decenal para redibujar los límites de cada uno de los 99 distritos de la Cámara de Representantes de Ohio y los 33 distritos senatoriales de Ohio. Otros miembros de la Junta de Prorrateo son el Gobernador, el Auditor del Estado y dos miembros, uno republicano y otro demócrata, nombrados por los líderes legislativos del Estado.
• En Oregón, el Secretario de Estado es Auditor de Cuentas Públicas en virtud de la constitución del estado y, en esta capacidad, realiza auditorías financieras, de cumplimiento y de rendimiento de agencias estatales y gobiernos locales.
• En Pensilvania, el Secretario del Estado supervisa la Comisión Atlética Estatal, que regula el boxeo profesional y las artes marciales mixtas.
• En Puerto Rico, el Secretario de Estado emite licencias de bingo.
• En Rhode Island, las agencias estatales y los gobiernos locales están obligados a presentar avisos de reuniones públicas con el Secretario de Estado bajo los auspicios de la Ley de Reuniones Abiertas del estado. El Secretario de Estado, a su vez, publica dichos avisos en línea.
• En Carolina del Sur, el Secretario de Estado es responsable de registrar las franquicias de televisión por cable.
• En Dakota del Sur, el Secretario de Estado es la autoridad para la emisión de permisos de armas ocultas.
• En Tennessee, el Secretario de Estado regula la recaudación de fondos para el socorro en casos de desastre.
• En Texas, el Secretario de Estado registra spas de salud.
• En Utah, los gobiernos locales y las entidades de propósito limitado deben registrarse con el Vicegobernador, quien desempeña el papel de secretario de estado.
• En Virginia, el Secretario del Commonwealth gestiona las peticiones de clemencia, la restauración de los derechos civiles y las extradiciones, al tiempo que actúa como enlace del Gobernador con las tribus nativas americanas de Virginia.
• En Washington, el Secretario de Estado es presidente ex officio de la Junta de Productividad del estado. Por ley, la Junta de Productividad se encarga de examinar las sugerencias de los funcionarios públicos para mejorar la prestación de servicios públicos y aumentar la eficiencia de las operaciones gubernamentales.
• En Virginia Occidental, los bancos de tierras no pueden operar a menos que se hayan registrado ante el Secretario de Estado.
• En Wisconsin, el Secretario de Estado es, según la constitución del estado, un miembro ex officio de la Junta de Comisionados de Tierras Públicas de Wisconsin junto con el Tesorero del Estado y el Fiscal General. La Junta de Comisionados de Tierras Públicas invierte los cuatro fondos fiduciarios escolares de Wisconsin y administra de manera sostenible las tierras restantes del fideicomiso escolar para el beneficio de la educación pública, desde el jardín de infantes hasta la universidad. Una fuente importante de ingresos para los fondos fiduciarios escolares, el más grande es el Fondo Escolar Común, con un valor justo de mercado de más de billion 1 billón, es el Programa de Préstamos del Fondo Fiduciario Estatal de BCPL, que presta el capital del fondo fiduciario a distritos escolares y municipios para financiar proyectos de propósito público que contribuyen al desarrollo económico, infraestructura local, equipo de capital y vehículos, reparaciones y mejoras de edificios, o refinanciar pasivos existentes para reducir los costos futuros de préstamos.
• En Wyoming, el Secretario de Estado es responsable de recibir y presentar declaraciones de ética de todos los legisladores estatales y de cada uno de los funcionarios constitucionales del estado. Wyoming es el único estado de la Unión que carece de una comisión de ética.