Jueves, 27 de agosto de 2020

A lo largo de 2020, probablemente haya tenido que reevaluar el presupuesto de su organización sin fines de lucro. Los desafíos sin precedentes que la pandemia mundial ha sacado a la luz han obligado a muchas organizaciones sin fines de lucro pequeñas y medianas a operar con un presupuesto aún más ajustado de lo habitual.

Esto hace que sea un momento perfecto para que su organización refresque su comprensión de los presupuestos operativos para poder rediseñar su propia estrategia para aprovecharla al máximo.

Aquí en Jitasa, ayudamos a los directores ejecutivos y financieros de organizaciones sin fines de lucro a organizar sus finanzas para un uso más eficiente. En nuestras historias de éxito, puede leer sobre otras organizaciones que confiaron su información financiera a nuestros expertos y cómo la relación les permitió redirigir su energía y centrarse en su misión.

La planificación y el presupuesto financieros eficaces son aún más importantes en estos tiempos difíciles. La comunicación abierta con un experto sobre las finanzas de su organización sin fines de lucro puede ayudarlo a evaluar su presupuesto para organizaciones sin fines de lucro y redefinir los objetivos de acuerdo con las mejores prácticas de expertos.

Esto nos lleva de nuevo a la importancia de una comprensión integral de los presupuestos operativos de las organizaciones sin fines de lucro. En esta guía, cubriremos lo básico y profundizaremos para ayudar a su organización sin fines de lucro a volver a analizar su presupuesto para el año. Cubriremos los siguientes puntos:

1. ¿Qué es un Presupuesto sin fines de lucro?
2. Características de Presupuestos efectivos
3. Componentes de presupuesto
4. Plantilla de Presupuesto sin fines de lucro
5. Reseñas de presupuesto

No dude en usar la navegación anterior para ir a la sección que más despierte sus intereses para su organización. O, lea con nosotros desde el principio para obtener una visión general completa. ¡Empecemos!

¿Qué es un Presupuesto sin Fines de Lucro?

Un presupuesto sin fines de lucro es un documento de planificación que se utiliza para predecir los gastos y asignar recursos para su organización. Detalla tanto los costos en los que incurrirá su organización como los ingresos que espera recibir durante un período de tiempo determinado.

Su organización sin fines de lucro elaborará dos presupuestos principales de forma regular. Estos son su presupuesto operativo y su presupuesto de capital.

Un presupuesto operativo sin fines de lucro desglosa los ingresos y gastos anuales proyectados para la organización. Desglosa sus ingresos por diferentes fuentes de financiación y sus gastos operativos por programas y gastos generales.

Su presupuesto de capital proyecta los gastos e ingresos asociados con proyectos plurianuales y a largo plazo. Esto tiende a cubrir las campañas de capital de su organización sin fines de lucro y otras campañas de gastos importantes.

A lo largo del año, estos presupuestos son los que revisa regularmente para monitorear el proceso de sus diversos proyectos, el éxito de la recaudación de fondos y su situación financiera. Esto significa que tu presupuesto no es algo que crees pero que nunca vuelvas a mirar. Es un documento vivo que debe estar en el centro de sus actividades financieras.

Características de Presupuestos efectivos para Organizaciones sin fines de lucro

¿Lo bueno de revisar tu presupuesto para organizaciones sin fines de lucro ahora, durante el caos de 2020? Tienes la oportunidad de hacerlo aún más efectivo. A medida que usted y su contador trabajan juntos para elaborar o reestructurar un presupuesto efectivo, deberá tener en cuenta las características que hacen que un presupuesto sea más efectivo.

En nuestra experiencia, estas características incluyen actividades definidas, un período de tiempo específicamente definido y métricas realistas y medibles. Vamos a cubrir cada una de estas características en profundidad.

Actividades definidas

El presupuesto de su organización sin fines de lucro y su plan estratégico deben ir de la mano. Cada aspecto de su presupuesto debe asociarse directamente con una actividad específicamente definida que está buscando lograr.

Además de eso, cada una de estas actividades debe tener un presupuesto separado específicamente definido. Todos estos presupuestos separados se combinan en un presupuesto operacional único para toda la organización.

Por ejemplo, su organización sin fines de lucro puede fijarse la meta de recaudar 1 15,000 para construir un laboratorio de computación en una escuela del centro de la ciudad.

Usted necesitará para poner juntos un presupuesto que los planes de todos los gastos necesarios para construir un laboratorio de computación. Por ejemplo, debe estimar el costo que se necesitará para comprar las computadoras, invertir en wifi efectivo y reunir equipos diversos (como seguros) necesarios para tal inversión.

En su presupuesto más grande para toda la organización, deberá designar las fuentes que utilizará para recaudar estos 1 15,000 y asignar los fondos al proyecto.

Período de tiempo específico

Cuando su organización sin fines de lucro establece metas para el plan estratégico o de desarrollo de su organización, se asegura de que esas metas sean específicas, medibles, alcanzables, realistas y basadas en el tiempo (o INTELIGENTES). La medida que queremos enfatizar aquí es el aspecto del tiempo. Su organización sin fines de lucro debe ser muy consciente del tiempo a medida que elabora su presupuesto.

Las organizaciones sin fines de lucro suelen elaborar un presupuesto único para el año. Sin embargo, es importante considerar cuándo su organización espera recaudar ingresos y cuándo desea completar las actividades descritas en el documento. Por ejemplo, si sabes que #GivingTuesday y las donaciones de fin de año son una fuente importante de ingresos para tu organización sin fines de lucro, puedes decidir completar un proyecto más grande directamente después de estas campañas.

¿Otra razón por la que el tiempo es importante? Obtener la aprobación del presupuesto y establecer los check-ins para su equipo. Incluso antes de comenzar el proceso de presupuestación, debe establecer un día y una hora para que el documento sea aprobado por la junta. Esto lo responsabiliza al proporcionar una fecha de vencimiento para completar el plan.

También debes establecer chequeos regulares con tu equipo para asegurarte de que cumples con el presupuesto que planeaste. Muchas organizaciones sin fines de lucro hacen un registro de entrada rápido mensualmente con una revisión más detallada cada trimestre.

Métricas realistas y medibles

La idea de definir métricas realistas y medibles va de la mano con la definición de las actividades en el presupuesto de su organización. Cada una de sus actividades debe estar asociada con un monto en dólares específico para cada gasto y fuente de ingresos.

Esto es especialmente importante cuando su organización desarrolla la parte de ingresos del presupuesto. El financiamiento de su organización sin fines de lucro debe estar específicamente asociado con diferentes fuentes de recaudación de ingresos.

Por ejemplo, si espera recibir 1 100,000 de recaudación de fondos individuales este año, puede determinar que come 50,000 provendrán de donantes principales, 2 20,000 de su campaña de igual a igual, 2 20,000 de su página de donaciones en línea, 1 10,000 de recaudación de fondos por correo directo.

Recuerde que cada una de estas métricas de financiación debe ser realista para su equipo. Determina lo que es realista analizando tus éxitos de recaudación de fondos en el pasado. Sin embargo, también puedes elegir un objetivo más ambicioso para empujar a tu equipo a recaudar más. Simplemente no lo pongas demasiado alto o de lo contrario puedes desanimar a tu equipo.

Componentes del presupuesto para organizaciones sin fines de lucro

Ya sea que esté elaborando un presupuesto para organizaciones sin fines de lucro por su cuenta o si está trabajando con un contador experto, deberá asegurarse de que esté completo con sus presupuestos de ingresos y gastos esperados.

Estos son los dos componentes principales de un presupuesto sin fines de lucro. Profundicemos un poco más en cada tema.

Ingresos esperados

Los ingresos esperados deben estar separados y asignados por cada fuente de recaudación de fondos. Utilice datos anteriores de su equipo de desarrollo para comprender y predecir mejor cuánto recaudará de cada fuente.

Hay dos métodos de pronóstico que puede usar para predecir los ingresos futuros de su organización sin fines de lucro. Cada uno de estos métodos de previsión crea cierta flexibilidad en el presupuesto para que su organización tenga más probabilidades de estar en el objetivo durante todo el año. Estos dos métodos de pronóstico se denominan método de descuento y método de corte:Método de descuento

• : Con este método, tu equipo identifica la cantidad en dólares que esperas recibir de cada fuente de recaudación de fondos. Luego, multiplicas esa cantidad de dólares por el porcentaje de probabilidad de recaudación de fondos. Por ejemplo, si está solicitando una subvención de $10,000 y tiene una probabilidad del 75% de recibir la subvención, actualizaría los ingresos previstos a 7 7,500.
• Método de corte: Con este método, tu equipo identifica la cantidad total de ingresos de recaudación de fondos previstos, y luego los multiplica por tu estimación de probabilidad general. Por ejemplo, si tiene un historial exitoso en recaudación de fondos y espera un 80% de probabilidades de éxito en sus ingresos estimados de predicted 100,000 previstos, pronosticará 8 80,0000.

Un contador sin fines de lucro podrá ayudar a su equipo a decidir qué método de pronóstico es el mejor para su presupuesto. Además, podrán trabajar con usted para determinar las tasas de probabilidad para su pronóstico.

Puede ser peligroso predecir que tendrás un éxito del 100% con todos tus ingresos previstos. Es mejor ser cauteloso al planificar con anticipación para estar más seguro de que tendrá los fondos que necesita para lograr sus objetivos, sin importar las circunstancias externas que ocurran.

Presupuesto de gastos

La segunda parte de un presupuesto efectivo para organizaciones sin fines de lucro es su presupuesto de gastos. Esta es la herramienta que utiliza para determinar y predecir los costos soportados por su organización sin fines de lucro para financiar sus diversos proyectos.

Esto se puede desglosar en gastos de recaudación de fondos, administrativos y del programa. La combinación de sus gastos administrativos y de recaudación de fondos son los que componen los gastos generales de su organización sin fines de lucro. Si bien el presupuesto de gastos de cada organización sin fines de lucro se verá ligeramente diferente, Better Business Bureau recomienda que las organizaciones no gasten más del 35% de sus fondos en sus gastos generales y gasten al menos el 65% en sus programas.

Sin embargo, como mencionamos, esto se verá diferente para cada organización sin fines de lucro. Por eso es importante hablar de sus propios gastos con un contador que tenga experiencia trabajando con organizaciones sin fines de lucro. Ellos pueden ayudar a asegurarse de que sus gastos estén bajo control.

En un nivel más detallado, su organización sin fines de lucro debe tener en cuenta los gastos específicos que encontrará, como:

• Los gastos de recaudación de fondos se pueden desglosar en marketing de campaña, lugar de evento de recaudación de fondos o inversión de software virtual, y herramientas tecnológicas de recaudación de fondos.
• Los gastos administrativos se pueden desglosar en cosas como el salario que paga a sus empleados, las inversiones que realiza para organizar los datos, el alquiler de su espacio de oficina y las facturas que paga por su organización.
• Los gastos del programa son aquellos que son necesarios para llevar a cabo su trabajo en la comunidad. Por ejemplo, una organización que fomenta la educación musical para niños desfavorecidos podría invertir en espacio de clase, instrumentos y libros de música para su programa.

La mejor manera de estimar cuáles serán los gastos de su organización sin fines de lucro es examinando lo que ha gastado en el pasado. Asegúrese de separar los gastos fijos y variables de su organización y, a continuación, calcule el costo de varias partidas presupuestarias.

Los gastos fijos son aquellos que son constantes de año en año, como el alquiler de la oficina de su organización. Puede contar con que este será el mismo precio de año en año debido al contrato que tiene con su empresa de gestión. Mientras tanto, los gastos variables son aquellos que pueden cambiar de año en año y no se puede contar con que permanezcan constantes. Por ejemplo, tus gastos de recaudación de fondos pueden cambiar de año en año, dependiendo de las campañas que estés realizando.

Hay muchos conceptos erróneos sobre los gastos de las organizaciones sin fines de lucro. La gente tiende a pensar que los empleados sin fines de lucro no deberían ganar grandes salarios y que los gastos generales son algo inherentemente malo. Esto no es verdad. La parte de gastos de su presupuesto debe garantizar un equilibrio financiero saludable para su organización.

Plantilla de presupuesto para organizaciones sin fines de lucro

Recomendamos que su organización sin fines de lucro se comunique con un contador sin fines de lucro capacitado para elaborar sus presupuestos de año en año. Un contador le ayudará a guiarlo en la dirección correcta cuando se trata de descubrir oportunidades para reducir varios gastos. También ayudarán a su organización sin fines de lucro a encontrar nuevas formas de mejorar su recaudación de fondos para maximizar los ingresos.

Cuando haya completado su presupuesto anual para organizaciones sin fines de lucro y esté listo para ser enviado a su junta para su revisión, se verá algo como la plantilla a continuación.

Revise Su Presupuesto para Organizaciones sin fines de Lucro

Maniquíes.com explica: «Un buen presupuesto se arruga, se mancha el café y se examina mucho. Un buen presupuesto guía y predice.»Esto significa que su organización sin fines de lucro debe verificar con frecuencia su presupuesto para monitorear su progreso durante todo el año.

Su organización debe realizar chequeos de presupuesto sin fines de lucro regularmente. Muchos recomiendan que los realice anualmente, trimestralmente y mensualmente para asegurarse de que su organización esté en el buen camino.

• La revisión anual de su presupuesto para organizaciones sin fines de lucro generalmente ocurre cuando está escribiendo el presupuesto del próximo año. Esto es cuando usted (y su contador) revisan las finanzas presupuestadas del año pasado y determinan dónde el presupuesto se mantuvo en curso y dónde sus finanzas se desviaron del camino. Usará esta información para informar sus ingresos y gastos previstos para el próximo año fiscal.
• Cuando su equipo se reúna trimestralmente para revisar su presupuesto, debe comparar sus ingresos y gastos presupuestados para ese trimestre y compararlos con los montos reales. También debe revisar sus presupuestos de subvenciones y determinar qué fondos se ganaron, se utilizaron, no se utilizaron, etc. Por último, revise la totalidad del presupuesto y busque cualquier discrepancia. Es mejor tomarlos temprano y tomar nota de ellos para futuros presupuestos.
• Las revisiones mensuales del presupuesto permiten que su equipo se reúna con frecuencia y regularidad para revisar sus finanzas para el mes y determinar los gastos e ingresos presupuestados frente a los reales para proyectos individuales. También puede revisar los balances en busca de discrepancias y esperar con interés para asegurarse de que las partidas presupuestarias futuras parezcan estar en línea.

De nuevo, cada vez que su organización revise su presupuesto y sus cuentas, un contador capacitado lo ayudará a asegurarse de que todo esté en orden. Comuníquese con los contadores de Jitasa para preguntar cómo sus profesionales financieros capacitados pueden ayudar a su organización sin fines de lucro a revisar y elaborar el mejor presupuesto para ayudarlo a tener éxito.

La belleza de su presupuesto sin fines de lucro es que le permite a su organización sin fines de lucro permanecer transparente con su equipo, los miembros de su junta directiva y sus partidarios. La transparencia en las finanzas es clave para infundir confianza a todos los involucrados en la organización.

Si está interesado en invertir en un contador capacitado para ayudar a su organización sin fines de lucro a garantizar la transparencia y la rendición de cuentas en las finanzas, realice su investigación. Estos son algunos recursos adicionales que puede consultar para obtener más orientación:

• Trabajar con un Contador sin fines de Lucro: Qué esperar. Trabajar con un contador puede ayudar a su organización a desarrollar un presupuesto efectivo. Lea más sobre lo que un contador puede hacer por usted en este artículo completo.
• Contabilidad y Contabilidad para Organizaciones sin fines de lucro. ¿Desea contratar o externalizar un equipo de finanzas? Obtenga más información sobre contabilidad y contabilidad para organizaciones sin fines de lucro, específicamente sobre la diferencia entre ellas.
• Las Más de 10 Empresas de Contabilidad Sin Fines de Lucro Subcontratadas. Trabajar con un contador dedicado específicamente a organizaciones sin fines de lucro es importante para desarrollar un presupuesto bien informado para organizaciones sin fines de lucro. Obtenga más información sobre las diez mejores selecciones de Fundly para empresas subcontratadas.