Una política de reembolso de gastos de empleados es el proceso que un empleado debe seguir para que su empleador le pague cuando incurra en gastos relacionados con el negocio. Por lo general, una política de reembolso se relaciona con un empleado que viaja por trabajo, participa en cenas de negocios o compra de suministros o herramientas relacionados con el trabajo.

La política de reembolso de gastos del empleado debe ser una sección dentro de su manual del empleado que requiere la firma del empleado para asegurarse de que entiende la política de reembolso de gastos del empleado en su totalidad.

Utilice nuestra plantilla para su política de reembolso de gastos de empleados como punto de partida y realice los cambios pertinentes, si es posible, consulte con un asesor legal para asegurarse de que la política de reembolso de gastos de empleados se ajuste a su empresa.

Plantilla de Política de Reembolso de Gastos de Empleados

La siguiente es la política de reembolso de gastos de empleados para ABC Productions que todos nuestros empleados deben seguir cuando se trata de dinero gastado en asuntos relacionados con el trabajo.

Solo hay dos categorías de gastos relacionados con el trabajo cubiertas por ABC Productions:

• Gastos pagados directamente por ABC Productions en nombre de los empleados.
• Los gastos pagados por los empleados de ABC Productions son reembolsables.

El empleado puede tener derecho a un reembolso total o parcial después de que Recursos Humanos revise las reclamaciones.

¿Qué son los gastos relacionados con el trabajo?

Los gastos relacionados con el trabajo están directamente relacionados con un empleado de ABC productions durante un beneficio (como un teléfono de negocios) o gastos de entretenimiento relacionados con un negocio (como una cena con clientes o compañeros de trabajo).

Tenga en cuenta que los gastos relacionados con el trabajo podrían tener un límite máximo y que el gerente de recursos humanos debe aprobarlos. Si un empleado gasta más de la cantidad de recursos humanos aprobada, el costo adicional debe ser cubierto únicamente por el empleado.

Lo siguiente no se considerará un gasto de trabajo, por lo tanto, ABC Productions no lo cubrirá:

• Una reunión no autorizada con clientes, socios o candidatos de la empresa.
• Multas o infracciones al conducir un automóvil de empresa.
• Una suscripción o formación no comercial.
• Un viaje personal.

Tenga en cuenta que lo anterior sirve como algunos ejemplos, hable con Recursos Humanos para obtener más información en profundidad sobre los gastos reembolsables incluso antes de presentar una reclamación.

Gastos de viaje

Mientras asista a un viaje de negocios aprobado para ABC Productions, se reembolsarán parcial o totalmente los siguientes gastos:

• Tarifas de transporte (avión, automóvil, barco, etc.)
• Alojamiento
• documento Legal gastos (Visa)
• necesita de gastos médicos (vacunas)
• transporte Local durante el viaje, las tarifas de los taxis, coches de alquiler, etc.)
• Gastos menores previamente aprobados por el gerente del empleado (comidas, material comercial, etc.)

Si se produce algún cargo por atención médica después de un incidente o accidente relacionado con el viaje, el empleado puede estar cubierto por el seguro de compensación laboral. Si no lo es, ABC Productions puede reembolsar al empleado sus gastos médicos, si lo considera apropiado.

Gastos no reembolsables

La siguiente es una lista más detallada de los gastos por los que ABC Productions no reembolsará a un empleado:

• Pérdida o robo de la propiedad personal de un empleado, como equipaje.
• Mejoras no autorizadas, como clase ejecutiva mientras vuela o una mejora de habitación de hotel.
• Servicios personales, como masajes, tratamientos de belleza, etc.
• Compras personales, como ropa, regalos, bocadillos para la oficina, etc.
• Los gastos en los que incurrió un cónyuge u otro no empleado mientras acompañaba al empleado de ABC Productions mientras viajaba.

Lo anterior no es una lista completa, por favor hable con Recursos Humanos sobre todos los gastos reembolsables antes de partir en un viaje de negocios.

Procedimiento

Cuando un empleado de ABC Productions se va de viaje de trabajo, HR organizará su alojamiento, transporte y documentará los gastos. Sin embargo, debe hacer lo siguiente:

• Gastos de documentos que ABC Productions no ha organizado directamente, como las tarifas de taxi. Solicite recibos siempre que sea posible, ya que podría tener derecho a una suma de viáticos para cubrir los gastos de viaje adicionales necesarios.
• Envíe un informe de gastos a Recursos Humanos con toda la documentación necesaria dentro de las dos semanas posteriores a su viaje.

HR es responsable de la aprobación de las solicitudes de reembolso de los empleados. Una vez aprobado, recibirá el reembolso en su cheque de pago dentro de dos períodos de pago.

Cuando los empleados incurran en gastos relacionados con el trabajo, deben:

• Solicitar la aprobación de Recursos Humanos y de su gerente.
• Envíe una solicitud de reembolso a HR.
• Envíe todos los recibos y facturas relevantes para cenas de negocios y transporte en un plazo de dos semanas.

Cualquier gasto excesivo será investigado y si se encuentran casos de reclamaciones falsificadas o exageradas, ABC Productions tomará medidas disciplinarias.