Modelo básicoeditar
Numbers funciona de una manera algo diferente de las hojas de cálculo tradicionales como Microsoft Excel o Lotus 1-2-3. En el modelo tradicional, la tabla es el ciudadano de primera clase del sistema, actuando como la interfaz principal para el trabajo y como el contenedor para otros tipos de medios como gráficos o imágenes digitales. En efecto, la hoja de cálculo y la tabla son una y la misma. En contraste, Numbers usa un «lienzo» separado como su objeto contenedor básico, y las tablas se encuentran entre los muchos objetos que se pueden colocar dentro del lienzo.
Esta diferencia no es simplemente un caso de sintaxis. Para proporcionar un espacio de trabajo grande, las hojas de cálculo convencionales extienden una tabla en X e Y para formar una cuadrícula muy grande, idealmente infinita, pero normalmente limitada a una dimensión más pequeña. Algunas de estas celdas, seleccionadas por el usuario, contienen datos. Los datos se manipulan mediante fórmulas, que se colocan en otras celdas de la misma hoja y devuelven sus resultados a la pantalla de la celda de fórmula. El resto de la hoja es «escasa», actualmente no utilizada.
Las hojas a menudo se vuelven muy complejas con datos de entrada, valores intermedios de fórmulas y áreas de salida, separadas por áreas en blanco. Para gestionar esta complejidad, Excel permite ocultar datos que no son de interés, a menudo valores intermedios. Quattro Pro comúnmente introdujo la idea de varias hojas en un solo libro, lo que permite una mayor subdivisión de los datos; Excel implementa esto como un conjunto de pestañas a lo largo de la parte inferior del libro de trabajo.
Por el contrario, Numbers no tiene una hoja de cálculo subyacente en el sentido tradicional, sino que utiliza varias tablas individuales para este propósito. Las tablas son una colección de celdas X e Y, como una hoja, pero se extienden solo a los límites de los datos que contienen. Cada sección de datos, o salida de fórmulas, se puede combinar en una tabla existente o colocarse en una tabla nueva. El usuario puede recopilar tablas en uno o varios lienzos. Mientras que una hoja de Excel típica tiene datos esparcidos por ella, un lienzo de números podría construir el mismo resultado a través de tablas individuales más pequeñas que abarcan los mismos datos.
Fórmulas y funcioneseditar
Considere usar una hoja de cálculo simple para calcular el valor promedio de todas las ventas de automóviles en un mes para un año determinado. La hoja puede contener el número de mes o el nombre en la columna A, el número de automóviles vendidos en la columna B y el ingreso total en la columna C. El usuario desea completar la tarea de «calcular el ingreso promedio por automóvil vendido dividiendo el ingreso total por el número de automóviles vendidos, y poner el promedio resultante en la columna D». Desde la perspectiva del usuario, los valores en las celdas tienen contenido semántico, son «autos vendidos» y «ingresos totales», y quieren manipular esto para producir un valor de salida, «precio promedio».
En las hojas de cálculo tradicionales, el valor semántico de los números se pierde. El número en la celda B2 no es «el número de autos vendidos en el mes de enero», sino simplemente «el valor en la celda B2». La fórmula para calcular el promedio se basa en la manipulación de las celdas, en la forma =C2/B2. Como la hoja de cálculo no es consciente del deseo del usuario de que D sea una columna de salida, el usuario copia esa fórmula en todas las celdas de D. Sin embargo, como la fórmula se refiere a datos en diferentes filas, debe modificarse a medida que se copia en las celdas de D, cambiándola para que se refiera a la fila correcta. Por ejemplo, la fórmula en D4 sería =C4/B4. Excel automatiza esta tarea posterior mediante el uso de un sistema de referencias relativas que funciona siempre que las celdas conserven su ubicación en relación con la fórmula. Sin embargo, este sistema requiere que Excel rastree cualquier cambio en el diseño de la hoja y ajuste las fórmulas, un proceso que está lejos de ser infalible.
Durante el desarrollo de Improv, el equipo de Lotus descubrió que este tipo de fórmulas eran difíciles de usar y resistentes a cambios futuros en el diseño de la hoja de cálculo. Su solución fue hacer que el usuario definiera explícitamente el contenido semántico de las hojas, que la columna B contenía «autos vendidos». Estos rangos de datos se conocían como»categorías». Las fórmulas se escribieron haciendo referencia a estas categorías por su nombre, creando una nueva categoría que se podía colocar (si se deseaba) en la hoja para mostrarla. Usando el ejemplo de coche, la fórmula en Improv sería average per car = total income / cars sold. Los cambios en el diseño de la hoja no afectarían a las fórmulas; los datos permanecen definidos sin importar a dónde se muevan. También significaba que las fórmulas para calcular valores intermedios no tenían que colocarse en la hoja y normalmente no ocupaban espacio. La desventaja del enfoque de Improv es que exigía más información del usuario por adelantado, y se consideraba menos adecuado para cálculos «rápidos y sucios» o para la construcción de listas básicas.
Numbers utiliza un enfoque híbrido para la creación de fórmulas, que admite el uso de datos con nombre como Improv, pero los implementa en hojas como Excel. En la operación básica, los números se pueden usar como Excel; los datos se pueden escribir en cualquier lugar y se pueden crear fórmulas haciendo referencia a los datos por su celda. Sin embargo, si el usuario escribe un encabezado en la tabla, algo que normalmente se hace por supuesto, Numbers lo usa para construir automáticamente un rango con nombre para las celdas de esa fila o columna. Por ejemplo, si el usuario escribe » mes «en A1, y luego escribe los nombres «Enero», «Febrero», etc. en las celdas debajo de él, Numbers construye un rango con nombre para las celdas A2 a A13 y le da el nombre de «mes». Lo mismo es cierto cuando el usuario escribe en las cifras «ventas» e «ingresos». El usuario puede escribir la fórmula de promediación en un formato de texto similar a una categoría, = total income / cars sold. La fórmula encontrará los datos apropiados y calculará los resultados independientemente de la fila. Al igual que Improv, esta fórmula no se refiere a la ubicación física de los datos en la hoja, por lo que la hoja se puede modificar drásticamente sin causar que la fórmula falle.
Al igual que Improv, las fórmulas se pueden representar como iconos en números, lo que permite arrastrarlas por las hojas. Un ejemplo notable de esto es una barra lateral que contiene la suma, el promedio y otros cálculos básicos para la selección actual en la tabla activa. Estos sirven una función similar a la suma que aparece en la parte inferior de la ventana en Excel. Sin embargo, el usuario puede arrastrar uno de los iconos de función de la barra lateral a la hoja para que el cálculo aparezca en esa ubicación. En otro guiño a la improvisación, la Lista de fórmulas muestra todas las fórmulas de la hoja de cálculo en un área separada, y permite ediciones en su lugar o una fácil navegación para su uso en las hojas.
Numbers ’09 contiene 262 funciones integradas que se pueden usar en fórmulas. Esto contrasta con las 338 funciones de Excel 2007. Muchas de las funciones en Numbers son idénticas a las de Excel; las que faltan tienden a estar relacionadas con las estadísticas, aunque esta área se mejoró mucho en Numbers ’09.
Numbers ’09 incluye un sistema de categorización de datos similar a las tablas dinámicas. Los pivotes se introdujeron en Improv y se manipularon arrastrando los encabezados de categoría, lo que permitió al usuario rotar rápidamente filas en columnas o viceversa. Aunque Numbers tiene objetos arrastrables similares que representan fórmulas, no se utilizan para esta función y falta la manipulación directa. En su lugar, Numbers coloca menús emergentes en los encabezados de columna que permiten al usuario contraer varias filas en totales (sumas, promedios, etc.).) basado en datos que son comunes en todas las filas. Esta es una funcionalidad similar a una tabla dinámica, pero carece de la facilidad de reordenación del modelo Improv y otras características avanzadas. Números 5.2, lanzado el 17 de septiembre de 2018, mejora aún más estas características al agregar categorías inteligentes, lo que permite al usuario «organizar y resumir tablas rápidamente para obtener nuevos conocimientos».
Diseño y visualizacióneditar
Dado que Numbers utiliza el lienzo como base para el documento, los soportes no están atados a las tablas; se podría construir un lienzo de Numbers con una colección de fotografías y sin tablas. En el uso típico, se colocan una o más tablas en el lienzo y se dimensionan y diseñan para mostrar solo los datos de interés. Los gráficos y las etiquetas se suelen colocar alrededor de las tablas. También se pueden agregar otros medios, como fotografías o ilustraciones. El modelo centrado en la visualización de Numbers ha sido referido como una»aplicación de diseño de página y presentación disfrazada de una aplicación de hoja de cálculo».
Al igual que otros productos de la suite iWork, Numbers incluye una variedad de estilos y diseños diseñados por ilustradores profesionales. Abrir una hoja de Excel en Números da como resultado una pantalla con fuentes suaves y selecciones de diseño y color limpias. Estos se pueden modificar, opcionalmente utilizando una de las plantillas suministradas, y guardarse en formato Excel de nuevo con estos estilos intactos. Numbers también permite enviar hojas por correo electrónico en formato Excel en un solo paso, o compartirlas a través de Numbers para iCloud.