Prosci ha investigado las mejores prácticas de gestión del cambio durante más de 20 años. Para cada edición de Best Practices in Change Management, preguntamos a los participantes de nuestro estudio,

«¿Cuáles son los mayores contribuyentes a una iniciativa de gestión del cambio exitosa?»

De manera colectiva y consistente, las respuestas de los participantes apuntan a siete factores directos que afectan los resultados de una iniciativa de cambio. Estas son las mejores prácticas de gestión del cambio, según informaron al Prosci más de 8.000 personas que participan en la gestión del cambio.

7 Mejores prácticas de Gestión del cambio

1. Movilizar patrocinio ejecutivo activo y visible
2. Aplicar un enfoque estructurado de gestión del cambio
3. Comunicarse con frecuencia y abiertamente
4. Interactuar con empleados de primera línea
5. Dedicar recursos de gestión del cambio
6. Interactuar e integrarse con la gestión de proyectos
7. Interactuar y apoyar a los gerentes intermedios

líderes, ejecutivos y consultores. El sesenta y dos por ciento de los participantes en la 11a edición de Best Practices in Change Management tenían más de cuatro años de participación en la aplicación de la gestión del cambio, y casi el 25% tenían más de 12 años.

Movilizar Patrocinio Activo y Visible

Tener un líder positivo que guíe activamente a la organización a través del cambio y participe visiblemente a lo largo del ciclo de vida del cambio es el mayor contribuyente al éxito. La importancia del patrocinio se citó con cuatro veces más frecuencia que el siguiente contribuyente al éxito del cambio. Los participantes usaron consistentemente las palabras clave «activo y visible» para describir a este colaborador principal. Patrocinio activo y visible significa que el patrocinador es:

• Apoyar el cambio prestando atención constante al cambio y a la necesidad de gestión del cambio
• Defender el cambio liderando y motivando a otros en la organización
• Tomar decisiones efectivas e influyentes con respecto al cambio, incluida la alineación de prioridades entre otros líderes de la organización
• Mantener una comunicación directa con los equipos de gestión de proyectos y gestión del cambio, y permanecer accesibles durante el cambio
• Influir en sus compañeros para mantener la aceptación y participar en una coalición de patrocinio

El gráfico a continuación se muestra una clara correlación entre la eficacia del patrocinio y la probabilidad de alcanzar los objetivos del proyecto. Los proyectos con patrocinadores extremadamente eficaces tenían más del doble de probabilidades de alcanzar sus objetivos que aquellos con patrocinadores muy ineficaces.

Si no está seguro de cómo ayudar a su patrocinador a ser activo y visible, o si es un patrocinador y desea más aclaraciones, lea este artículo sobre el papel de un patrocinador.

Aplicar un Enfoque Estructurado de Gestión del Cambio

Un enfoque intencional y definido para gestionar el cambio proporciona la estructura necesaria para mantenerse en el buen camino. Asigna tiempo suficiente para actividades significativas y permite espacio para identificar y abordar las brechas a lo largo del ciclo de vida del proyecto. El uso de un enfoque formal también hace que los procesos sean repetibles para una aplicación coherente de la gestión del cambio en más iniciativas en toda la organización. Las palabras clave que surgieron cuando los participantes describieron esta mejor práctica incluyeron::

• Establecido
• Personalizable
• Escalable
• Fácil de implementar a través de múltiples cambios
• Fácil de aplicar en cada fase del proyecto

¿Cómo las organizaciones utilizan un enfoque estructurado variada en la investigación. El setenta y seis por ciento utiliza una metodología de gestión del cambio como guía general, mientras que el 46% la utiliza como lista de verificación para actividades y el 38% para monitorear el progreso (los participantes pudieron seleccionar múltiples respuestas, lo que resultó en un total de más del 100%).

De nuevo, la investigación revela hasta qué punto la aplicación de un enfoque estructurado contribuye al éxito. Los participantes que aplicaron un enfoque estructurado tuvieron un 33% más de probabilidades de experimentar una buena o excelente eficacia en la gestión del cambio que aquellos sin una metodología.

Comunicarse con frecuencia y abiertamente

Los profesionales de la gestión del cambio a menudo luchan contra la idea errónea de que la gestión del cambio es «solo comunicaciones».»Aunque la gestión del cambio es mucho más que eso, las comunicaciones eficaces son fundamentales para liderar el cambio con éxito. Más allá de la frecuencia, los participantes citaron estos factores como importantes para el éxito:

• Cadencia
• Consistencia
• Transparencia
• Aprovechar múltiples canales de comunicación
• Remitentes preferidos

Además, los participantes identificaron temas importantes para comunicar, como por qué se está produciendo el cambio, las expectativas, las perspectivas de planes a largo plazo, cómo el cambio afectará a los empleados y los impulsores comerciales esenciales.

Interactúe con los empleados de primera línea

Aplicamos la gestión del cambio para ayudar a los empleados a comprender por qué el cambio es necesario y cómo los afectará, y para prepararlos para hacer una transición exitosa a través del proceso, lo que da como resultado resultados exitosos para las organizaciones. Teniendo en cuenta este objetivo, está claro por qué se identificó el compromiso y la participación de los empleados como uno de los principales contribuyentes al éxito. Las tácticas para aumentar el engagement incluyen:

• Destacando » ¿Qué gano para mí?»(WIIFM)
• Identificar y establecer relaciones con grupos afectados
• Garantizar que los grupos afectados reciban el nivel adecuado de capacitación
• Involucrar a los empleados en la identificación de una solución propuesta y el estado futuro

El objetivo de estos esfuerzos es ayudar a los empleados a demostrar su voluntad de participar en el cambio y colaborar con las personas que lideran el cambio.

El refuerzo es un paso crítico en el proceso de gestión del cambio. Debido a que la mayoría de las organizaciones están saturadas de cambios hoy en día, y los profesionales deben hacer malabares con muchos cambios al mismo tiempo, a menudo descuidan este paso. Abordar de manera inadecuada las actividades de refuerzo y sostenimiento tiene un efecto negativo en el resultado general del cambio. Los participantes que planificaron actividades de refuerzo tuvieron un 20% más de probabilidades de alcanzar los objetivos del proyecto que los que no lo hicieron.

Dedique Recursos de Gestión de cambios

Su proyecto necesita recursos y fondos dedicados para realizar el trabajo de gestión de cambios. Recursos y financiación dedicados a la gestión del cambio significa tener acceso a:

• Financiación y recursos adecuados
• Recursos dedicados con experiencia en gestión del cambio
• Un equipo de cambio o una comunidad de personas flexibles, ambiciosas, decididas y colaborativas

Un participante de la investigación proporcionó este comentario perspicaz: «Si no es el trabajo de alguien, entonces no es el trabajo de nadie.»Para aprovechar los beneficios de la gestión del cambio, alguien debe ser responsable de ello y tener acceso a una cantidad adecuada de fondos. Los datos revelan una correlación positiva y significativa entre tener un recurso (persona) dedicado y la eficacia general de la gestión del cambio. Los participantes que disponían de recursos específicos tenían muchas más probabilidades de lograr una buena o excelente eficacia en la gestión del cambio que los que no disponían de recursos específicos.

Participar e Integrarse con la Gestión de proyectos

La investigación de Prosci ha subrayado la tendencia común de integrar el trabajo de gestión del cambio con las actividades de gestión de proyectos. Estas disciplinas complementarias se cruzan de forma natural a lo largo de la vida de una iniciativa. En el último estudio, el 74% de los participantes trabaja en la gestión integrada de proyectos y en la gestión del cambio en cierta medida. Cuando identificaron esto como uno de los principales contribuyentes al éxito, dieron ejemplos de cómo lograron la integración:

• Agregar actividades de gestión de cambios al plan del proyecto
• Trabajar en colaboración con el equipo del proyecto
• Alinear los planes de cambio con los planes del proyecto
• Combinar o asignar responsabilidades y roles
• Proporcionar capacitación en gestión de cambios al equipo del proyecto

Cada vez más organizaciones se están dando cuenta del valor de integrar la gestión de proyectos y la gestión de cambios. Los participantes que integraron estas dos disciplinas tuvieron un 17% más de probabilidades de cumplir o superar los objetivos del proyecto que los que no lo hicieron.

Interactuar con los gerentes intermedios y Apoyarlos

Los gerentes pueden convertirse en el mayor aliado de un profesional del cambio en tiempos de cambio porque están más cerca de los empleados afectados por el cambio. Los participantes explicaron que este contribuyente principal es:

• Hacer hincapié en la comunicación sobre el cambio y los roles de los gerentes en el cambio
• Celebrar reuniones individuales, reuniones de equipo y sesiones de alineación
• Centrarse en la creación de conciencia, incluida la forma en que el cambio los afectará, las razones comerciales para el cambio y la necesidad de gestión del cambio
• Proporcionar materiales, herramientas y soporte que ayudarán a los gerentes a comprender y navegar el cambio
• Involucrar e involucrar a los gerentes durante las primeras fases del cambio y a lo largo del ciclo de vida del proyecto
• /ul>

  El último estudio revela que los gerentes son el grupo más resistente al cambio, con el 42% de los participantes identificándolos como tales. Los participantes creen que la mayoría de esta resistencia podría haberse mitigado abordando a fondo a este grupo en el plan de cambio.

  

  Lo que esto significa para Usted

  Prosci ha producido 11 Mejores Prácticas en informes de Gestión del Cambio en las últimas dos décadas, recopilando datos de más de 8,000 líderes del cambio en 85 países. Utilice estas prácticas recomendadas para::

  • Comience su trabajo de gestión del cambio con los conceptos que más importan
  • Evalúe su enfoque actual
  • Incorpore intencionalmente las mejores prácticas en su trabajo diario

  La disciplina de la gestión del cambio sigue creciendo, y las mejores prácticas han crecido y cambiado a lo largo de los años. Al considerar e implementar las mejores prácticas que se presentan aquí, usted y su organización pueden continuar creciendo y aprendiendo junto con la disciplina.