El IRS considera que algunos beneficios para empleados son ingresos imponibles. Pero, ¿los reembolsos de gastos de los empleados entran en esa categoría?

Pregunta

Trabajo para una pequeña empresa y los empleados no tienen tarjetas de crédito corporativas.

Recientemente mi jefe me pidió que viajara a otra ciudad para una conferencia. Me explicó que tenía que usar mis tarjetas de crédito para los boletos de avión, el hotel y las comidas, y que la compañía me reembolsaría los gastos de viaje después del viaje.

Naturalmente, estaba un poco gruñón usando mis tarjetas. Empujar los saldos de mi tarjeta de crédito hacia sus límites de crédito podría aumentar mi porcentaje de utilización de crédito, lo que podría afectar negativamente mi puntaje de crédito.

En el lado positivo, tengo tarjetas de crédito de recompensas de lealtad, por lo que podría acumular millas y puntos usándolas para viajes de negocios. Entonces podría usar esos puntos para viajes personales con descuento.

Mi jefe me explicó que la compañía me reembolsaría los gastos de viaje el próximo día de pago.

¿Debo impuestos sobre el monto del reembolso?

Respuesta

En resumen, no. Pero eso siempre y cuando su empleador complete el talón de pago con precisión como parte de su proceso de reembolso de gastos. Si acumulan incorrectamente el monto reembolsado con su salario, se cobra impuestos.

Hable con su departamento de contabilidad antes de que su empleador le reembolsa. La sección de» Pago bruto » de su talón de pago no debe incluir la cantidad reembolsada.

Su talón de pago debe tener una sección separada para los montos reembolsados que no están sujetos a impuestos. Sus gastos totales deben pagarse sobre una base de transferencia y no reducirse por impuestos u otras deducciones.

Reclamar Gastos de Empleados no Reembolsados

Por otro lado, digamos que su empleador no le reembolsó. Estarías muy gruñón.

Sin embargo, si detalla las deducciones en su declaración de impuestos anual, puede reclamar esos gastos de empleado no reembolsados como parte de sus gastos varios en el Formulario 1040, Anexo A, Deducciones Detalladas.

Algunos gastos varios específicos son deducibles de impuestos, pero solo en la medida en que excedan el dos por ciento de su ingreso bruto ajustado (AGI). Por ejemplo, si su AGI es de 5 50,000 y sus gastos varios suman 3 3,000, solo puede deducir 2 2,000. Eso es porque los primeros 1 1,000 son el dos por ciento de su AGI.

Los gastos no reembolsados de los empleados son deducibles si cumplen estos criterios:

• Pagado o incurrido durante el año fiscal
• Por llevar a cabo su oficio o negocio de ser empleado
• Ordinario y necesario

La Línea de fondo con Reembolsos de gastos

Asegúrese de que su empleador complete su talón de pago correctamente para reembolsar sus gastos de viaje. De lo contrario, podría pagar más impuestos de manera inadecuada.

Deducir los gastos comerciales en su declaración de impuestos no es lo mismo que obtener un crédito fiscal. No reduce directamente la cantidad de impuestos que debe. Y el número de gastos deducibles es limitado.

Si no detalla sus deducciones en el Anexo A, debe tomar la deducción estándar, que podría no cubrir adecuadamente sus gastos para el viaje de negocios.

El mejor camino es que su empleador pague sus gastos por separado de sus salarios. ¡Buen viaje!