En una publicación al mes, nos enfocamos en los principales problemas internos que nuestros clientes han identificado como que impiden que su organización funcione de la mejor manera posible. En este post examinamos políticas y procedimientos.

Las políticas y procedimientos son necesarios para una organización fluida y eficiente con menos conflictos y retrabajo. Sin embargo, a menudo hay confusión entre lo que es una política y lo que es un procedimiento, y cómo crear P&P que son eficaces. En sus evaluaciones internas de planificación estratégica, muchos de nuestros clientes comentaron que sus políticas y procedimientos eran deficientes o ineficaces. En esta entrada de blog, pretendemos aclarar las definiciones y darle algunos consejos para escribir buenas políticas y procedimientos.

Las Definiciones

Comencemos con qué es una política y qué es un procedimiento.

• Las políticas de una organización son declaraciones claras y concisas de los parámetros por los que una organización lleva a cabo su negocio. En esencia, las políticas son las normas que el personal cumple en el desempeño de sus diversas responsabilidades.
• Los procedimientos son instrucciones o pasos que describen cómo completar una tarea o hacer un trabajo.

Una de las explicaciones más simples y claras que he escuchado es esta. Si se iba en un viaje en automóvil, las políticas para conducir son las reglas de la carretera que sigue, es decir, límites de velocidad, carreteras de sentido único, zonas de no paso, etc. Los procedimientos para su viaje en automóvil son las direcciones que está siguiendo para llegar allí, i. e., vaya 75 millas al oeste por la carretera interestatal 40 hasta llegar a Nashville, luego tome la carretera interestatal 65 sur durante 25 millas, etc. Las políticas rigen cómo conduce, los procedimientos le dicen qué hacer para llegar a su destino.

Escribir buenas Políticas y Procedimientos

En PGS, creamos políticas para guiar cómo operamos dentro de nuestro negocio. Utilizamos una plantilla que incluye lo siguiente:

• El nombre de la política y la división de la organización a la que se aplica (finanzas, ventas, ejecutivo, etc.)
• El propósito de la política. Esta es una breve declaración que define lo que tendremos cuando esta política esté en vigor.
• La teoría de la política. Similar al propósito, pero viniendo de un ángulo diferente, la teoría explica por qué esto es importante.
• Finalmente, enumeramos los elementos de la política en sí o las reglas específicas que todos seguimos con respecto a esta política.

Por ejemplo, tenemos un «Día de administración» establecido para PGS, un día en el que todos intentamos estar presentes en la oficina o trabajar a través de Skype sin reuniones con clientes programadas o citas externas. Para aclarar el Día del Administrador, tenemos una política escrita.

El propósito de la política del Día de Administración es: Asegurar que la comunicación entre los miembros del equipo sea adecuada, que los miembros del equipo conozcan la condición de la empresa y que los problemas se identifiquen y resuelvan rápidamente.

La teoría establece: Mantener un entendimiento sólido entre los miembros del equipo re. la condición del negocio y la resolución de problemas que inhiben la productividad de los miembros del equipo darán como resultado un equipo y una organización de alto rendimiento.

La política en sí para el Día del Administrador incluye viñetas como: «Cada miércoles es el día de administración designado por PGS.», y «Se espera que los miembros del equipo participen en nuestra reunión de personal cada miércoles a las 8:30 a.m.»

Los procedimientos en PGS tienen un aspecto diferente. Casi todos nuestros procedimientos están escritos como diagramas de flujo. Por ejemplo, tenemos un diagrama de flujo para facilitadores creado para cada fase de nuestro proceso de planificación estratégica de Visión Navigation®. Estos diagramas de flujo muestran los pasos generales que deben seguirse para asegurar que cada cliente obtenga un resultado final de alta calidad de la sesión.Los procedimientos

también se escriben con frecuencia como una serie de pasos en un documento de Word, como los pasos para ingresar la información de facturación en Quickbooks.

Notas finales sobre el desarrollo de políticas y procedimientos

Las políticas y procedimientos son esenciales para que una organización mantenga a todos operando con los mismos principios básicos y completando sus tareas de la manera que asegure un producto sólido y confiable cada vez. La única precaución al crear un conjunto de políticas y procedimientos: tenga cuidado de evitar el exceso.

Tenemos algunos blogs anteriores sobre cuándo crear una política y cuándo no hacerlo, lo que le ayudará a determinar cuándo una política es esencial y cuándo no lo es. Del mismo modo, los procedimientos son importantes cuando una desviación del proceso dará lugar a una reelaboración o un producto mal hecho, o para una tarea muy complicada y compleja. Los procedimientos se vuelven excesivos cuando se crean para tareas simples o tareas que realmente se pueden hacer de manera efectiva en una variedad de formas para lograr el mismo resultado.

¿Cuál ha sido tu experiencia? Nos encantaría que escucharas tus pensamientos. Envíanos un correo electrónico para iniciar la conversación.