Programar a sus empleados nunca parece ser más fácil, ¿verdad? Hay tantas partes móviles que coordinar: solicitudes de tiempo libre, horas extras, conseguir que las personas adecuadas trabajen en los turnos correctos, capacitar a nuevos empleados, encontrar sustitutos, lidiar con emergencias the la lista sigue y sigue.

Afortunadamente, la tecnología móvil moderna ha introducido formas de simplificar todo el proceso. En primer lugar, asegúrese de seguir algunas estrategias esenciales importantes.

Por ejemplo, cree la programación con suficiente antelación; haga que el horario sea fácil de leer y de acceder; facilite al personal indicar su disponibilidad, comunicarse y mantener a todos actualizados; y siempre, siempre tenga un plan B. Estas prácticas recomendadas pueden ayudar a agilizar el proceso de programación y mantener las cosas funcionando sin problemas.

En este artículo, iniciaremos las cosas echando un vistazo más de cerca a todos los beneficios que una aplicación de horario de trabajo puede proporcionar. Luego discutiremos 13 de las mejores aplicaciones de horario de trabajo. Al final, nos centraremos en la aplicación Sling, que puede ayudarlo a programar, comunicarse, desarrollar la cultura de la empresa, mantener a los empleados comprometidos, establecer tareas y mucho más.

Beneficios de una aplicación de Horario de trabajo

Es posible que aún no esté completamente convencido de la idea de usar una aplicación de horario de trabajo para su negocio. Permítanos convencerle ahora.

La razón número uno para usar una aplicación de horario de trabajo es que le ahorra tiempo y dinero. Una aplicación de programación de trabajo de calidad hará que la programación sea más rápida y fácil, lo que libera tiempo que puede comprometer con otras tareas.

A medida que te centras en mejorar otros aspectos de tu negocio, como el marketing o la experiencia del cliente, es probable que veas un impulso en tus resultados finales. Es difícil discutir con eso, ¿verdad?

Entonces, ¿cómo es exactamente que la programación se vuelve mucho más simple y rápida? Una aplicación de programación de trabajo agiliza el proceso de programación al:

• Le impide programar dos veces a un empleado para el mismo turno o programar a un empleado para un puesto para el que no está calificado
• Asegurarse de que ha programado el número adecuado de empleados para cada puesto y para cada turno
• Notificarte cuando has programado a un empleado para un turno que entra en conflicto con su disponibilidad o una solicitud de tiempo libre
• Advertirte cuando un empleado podría pagar horas extras en una semana determinada
• Distribuir la programación a sus empleados al instante una vez que haya terminado de crearla
• Lo que le permite realizar fácilmente los cambios necesarios en la programación, incluso después de que se haya finalizado y enviado a su equipo
• Informar a todos los miembros del personal/li>

Todas estas útiles funciones reducen la programación de una montaña a un grano de arena. Pero las ventajas de una aplicación de horario de trabajo no se detienen en la programación. Aquí hay una lista de algunas otras funciones que una aplicación de horario de trabajo excepcional puede cumplir.

Reloj de tiempo

Los empleados pueden simplemente marcar la hora de entrada y salida en sus teléfonos, y la aplicación puede realizar un seguimiento de las horas que trabaja cada persona. Además, algunas aplicaciones requieren que los empleados inicien sesión en el wifi de su empresa antes de que puedan ingresar, lo que garantiza que todos estén realmente en el trabajo cuando dicen estar.

Software de nómina

Después de registrar el número de horas que trabaja cada empleado por período de pago, las mejores aplicaciones de horario de trabajo también le permitirán exportar esos datos para ejecutar la nómina. Con Sling, por ejemplo, incluso puede ver sus costos de mano de obra y costos de mano de obra estimados para períodos de pago futuros programados.

Sistema de mensajería específico del trabajo

La comunicación es de suma importancia, pero los empleados pueden ser reacios a usar una aplicación de mensajería personal, como Facebook Messenger o WhatsApp, para conversaciones profesionales. Una aplicación de horario de trabajo ideal proporciona una función de mensajería para albergar todas las discusiones relacionadas con el trabajo.

Esta lista no es exhaustiva, pero debería darte una buena idea de lo útil que puede ser una aplicación de horario de trabajo para tu negocio. Al simplificar el proceso de programación y servir a varios otros propósitos importantes, una aplicación de programación de trabajo excepcional puede ayudarlo a aumentar la eficiencia y los beneficios.

Entonces, ¿en qué aplicaciones puede confiar para proporcionar todos los beneficios descritos anteriormente? Echemos un vistazo a 13 aplicaciones de horarios de trabajo diferentes y comparemos sus funciones.

Aplicaciones de horarios de trabajo disponibles

1) Planificador de horarios

Planificador de horarios es una aplicación de horarios de trabajo que puede ayudarlo a tomar el control del proceso de programación de empleados. Le permite crear campos codificados por colores ilimitados que se pueden usar para representar a sus empleados. Estos campos se pueden distribuir en la interfaz de calendario para indicar cuándo trabaja un empleado.

Al igual que Google Calendar, el Planificador de horarios está basado en la nube, por lo que la distribución, los cambios y la colaboración se simplifican con solo unos toques de pantalla.

Tenga en cuenta que el Planificador de horarios fue diseñado para un solo individuo, por lo que la programación complicada, como la superposición de turnos, puede no ser fácil, o incluso posible, con esta aplicación de horario de trabajo. Es una herramienta de programación sencilla, pero no se creó pensando en restaurantes o negocios minoristas.

2) Fantastical 2

Fantastical 2 (el énfasis está en el ‘cal’, como en el calendario) es otra aplicación de horario de trabajo que puede ayudar a eliminar el estrés de programar a sus empleados.

Al igual que otras aplicaciones de programación, los empleados se pueden ingresar como tareas y codificar por colores para diferenciarlos entre sí. Los usuarios pueden ver el horario por día, semana o incluso mes. Los usuarios pueden incluso buscar en el calendario para ver eventos pasados, presentes y futuros que les correspondan.

Aunque Fantastical 2 tiene algunas funciones potentes (como compatibilidad con Apple Watch y 6 idiomas diferentes), se creó principalmente para un solo usuario. Sí, se puede obligar a trabajar para varias personas y una programación compleja, pero ¿por qué hacer el esfuerzo de empujar una clavija cuadrada en un agujero redondo?

Hay otras opciones de aplicación de horario de trabajo que se ajustan mejor.

3) Tiempo de trabajo

Como su nombre lo indica, el tiempo de trabajo se trata de programar y rastrear el tiempo de trabajo. Esta aplicación de horario de trabajo le permite crear y realizar un seguimiento de horarios de trabajo complejos con facilidad. Los usuarios pueden ingresar un turno en solo unos pocos toques y luego ver el horario de toda la semana en una sola pantalla.

Funciones de nivel profesional, como trabajos ilimitados, alarmas y notificaciones, e incluso compartir horarios a través de Facebook, Twitter o correo electrónico, hacen de esta una aplicación útil para programar empleados. Los usuarios pueden incluso sumar horas trabajadas y salarios ganados con la calculadora de horas de trabajo.

Pero, al igual que muchas de las otras aplicaciones de horario de trabajo en esta lista, WorkTime estaba realmente pensado para un solo usuario. Además de eso, no tiene ninguna función que lo ayude durante el proceso de programación. En realidad, solo una aplicación de horario de trabajo lo hace.

4) Google Docs

Como aplicaciones de horario de trabajo, Google Docs es bastante básico. Comienza como una hoja de papel en blanco, por lo que tienes que hacer mucho trabajo adicional para que el horario parezca un horario. Eso puede ser un elemento de disuasión para algunas personas, como debería ser.

Hay mejores maneras, mejores aplicaciones, de simplificar el proceso de programación.

Lo bueno de Google Docs es que está basado en la nube. Esto significa que los empleados pueden acceder al horario en cualquier momento o lugar. Para usted, significa que la distribución es más fácil, al igual que recibir solicitudes de cambio y realizar modificaciones. Google Docs puede no ser la primera opción para una aplicación de horario de trabajo, pero es un comienzo.

5) Hojas de cálculo de Google

Hojas de cálculo de Google es un paso adelante de Google Docs en el sentido de que ya tiene las columnas, filas y celdas formateadas y listas para usar. Esto elimina un gran paso de la tarea de programación y convierte a Sheets en una de las primeras aplicaciones de programación de trabajo a las que muchos recurren.

Las hojas de cálculo de Google le ofrecen la flexibilidad y facilidad de alteración que viene con una hoja de cálculo, junto con la distribución y alteración simplificadas que vienen con las aplicaciones basadas en la nube. Las hojas de cálculo se crearon para la manipulación de bases de datos y la contabilidad, por lo que es posible que aplicaciones como hojas de cálculo de Google no aborden las necesidades comunes de los restaurantes.

Estas aplicaciones cubren lo básico, pero no ofrecen más ayuda que eso.

6) Google Calendar

Google Calendar combina la simplicidad de una vista de calendario con la accesibilidad de una aplicación de horario de trabajo basada en la nube. Para usted, el gerente, la vista de calendario significa que el proceso de programación será más simple e intuitivo. Eso es una victoria por sí solo.

Para sus empleados, la vista de calendario significa que el horario completo será fácil de entender. Eso significa que la confusión sobre quién trabaja y cuándo se reducirá drásticamente.

Dicho esto, es importante tener en cuenta que Google Calendar puede ser difícil de usar si tiene más de cinco empleados. Al igual que muchas otras aplicaciones de calendario, se creó para programar actividades para un solo usuario. Debido a eso, no tiene muchas de las características que un restaurante o negocio minorista en crecimiento podría necesitar.

7) Procesador de textos

Algunos gerentes de equipo juran por el procesador de textos que viene con su computadora. Pero aplicaciones como Microsoft Word y Apple Pages se crearon con la palabra escrita en mente. Ciertamente, no fueron diseñados para programar, ni facilitan el proceso. Eso los coloca un pequeño paso por encima del lápiz y el papel.

Claro, un procesador de textos puede hacer el trabajo en un apuro. Pero es probable que requiera una cantidad considerable de tiempo y esfuerzo solo para formatearlo correctamente, sin mencionar hacerlo fácilmente accesible y colaborativo (dos factores muy importantes en el entorno de trabajo acelerado de hoy en día).

Uno de los inconvenientes de usar un procesador de textos para programar a su equipo es que, una vez que se completa la programación, se requiere otro paso para ponerla en manos de sus empleados. Tendrás que imprimirlo y publicarlo, distribuirlo, enviarlo por correo electrónico o enviarlo a un sitio de intercambio de archivos de terceros como Dropbox.

Independientemente del método que elijas, eso sigue siendo un paso más. ¡Y ni siquiera pensemos en hacer cambios en el horario! Con un procesador de textos, tendrá que reenviar todo el documento, verificar que todos lo hayan visto y luego asegurarse de que no se confundan sobre cuál usar.

8) Software de hoja de cálculo

Mientras que un procesador de textos como Word o Pages puede estar un pequeño paso por encima del lápiz y el papel, una hoja de cálculo como Microsoft Excel o Apple Numbers podría considerarse más como un salto por encima del método muy básico. Eso hace que una aplicación de hoja de cálculo sea un reemplazo más común.

Una de las ventajas de una aplicación de hoja de cálculo es que no está restringida por los problemas de formato que afectan a los procesadores de texto. Las aplicaciones de hojas de cálculo permiten a los usuarios cambiar el tamaño de filas, columnas e incluso celdas individuales de una manera mucho más sencilla y directa.

Eso no significa que no le lleve un buen tiempo hacer todo bien para su horario, pero el proceso debería ser considerablemente más fácil con una aplicación de hoja de cálculo.

Aunque las aplicaciones de hojas de cálculo disfrutan de más flexibilidad como herramienta de programación de empleados, siguen estando limitadas por problemas de distribución. Tendrás que imprimir y distribuir el programa a mano, enviarlo por correo electrónico a todos los miembros del equipo o publicarlo en un sitio web para compartir archivos. Es un paso extra que no necesita estar ahí.

Al igual que los procesadores de texto, las aplicaciones de hojas de cálculo se diseñaron teniendo en cuenta otras tareas. Son muy buenos como base de datos y herramienta de contabilidad. Sí, se puede hacer que una aplicación de hoja de cálculo funcione como herramienta de programación, pero estaría mejor con otras aplicaciones de esta lista.

9) Shifty

Shifty es una pequeña aplicación simple para pequeñas empresas e individuos que le permite programar varias personas entre varios turnos. Con una interfaz intuitiva de arrastrar y soltar, puede administrar rápida y fácilmente a una sola persona o a todo su personal. Incluso puede asignar deberes y tareas para que sus empleados sepan lo que se debe hacer en tiempos lentos.

Esta aplicación es mucho más propicia para programar varios turnos y varios empleados en comparación con las aplicaciones de procesador de textos y hojas de cálculo. Por un lado, está diseñado para programar (en lugar de escribir o mantener la base de datos), por lo que la vista, la interfaz, el formato y todas sus herramientas facilitan esa tarea.

Sin embargo, sufre los mismos problemas de distribución que las dos aplicaciones anteriores. Los horarios se distribuyen por correo electrónico. Eso significa que debe asegurarse de que todos los reciban, incluso si no tienen una cuenta de correo electrónico.

Además, debe verificar que todos entiendan cuándo se realizan los cambios porque existirán copias ligeramente diferentes de la misma programación. Ese aumento de velocidad de distribución puede complicar las cosas más de lo necesario, pero el tiempo que ahorrarás con solo preparar tu agenda probablemente sea significativo.

Por ingenioso que sea Shifty, su funcionalidad es básica en el mejor de los casos. Shifty no te notificará cuando hayas reservado dos veces a uno de tus empleados. Shifty no hará un seguimiento de las solicitudes de tiempo libre. Y Shifty no ofrecerá sugerencias para facilitar el proceso de programación.

10) Correo electrónico

Hablemos de la distribución por un momento. En algún momento, y si aún no lo ha hecho, tendrá que hacer que su horario esté disponible en línea. Ese es el clima de negocios en el que vivimos. La forma más sencilla de hacerlo es con una solución basada en la nube como Sling. Pero si todavía estás atascado usando un procesador de textos o una aplicación de hoja de cálculo, el correo electrónico es la siguiente mejor opción.

Para poner su horario en manos de sus empleados, simplemente cree una lista de correo que incluya a todos los miembros de su equipo. Luego adjuntas el horario al mensaje y lo envías.

Una vez que haya configurado su grupo, enviar el horario requiere muy poco esfuerzo although aunque es un paso más que podría eliminarse con la aplicación correcta.

Lo bueno del correo electrónico es que puede llegar a un gran número de personas rápidamente. Lo malo es que el uso del correo electrónico está en declive. Los mensajes de texto, la mensajería instantánea y el chat se están convirtiendo en la nueva norma, por lo que es posible que sus empleados no revisen sus bandejas de entrada muy a menudo, si es que lo hacen.

También tiene que lidiar con múltiples copias flotando cuando se tienen que hacer cambios. Es muy fácil imaginar a un empleado perdiendo un nuevo correo electrónico y confiando en una copia más antigua del horario. Hay un potencial muy real de confusión allí.

Si va a confiar en el correo electrónico para distribuir sus horarios, le recomendamos encarecidamente que incluya una fecha de revisión en el documento y en el asunto del correo electrónico para que sus empleados no tengan que preguntarse qué horario cumplir.

11) Dropbox

Dropbox es otra opción de distribución que puede simplificar el proceso de programación. Solo tienes que crear tu horario, cargarlo en Dropbox y especificar a todos los empleados a los que se les permite leerlo. Incluso puede dar a algunos empleados la posibilidad de editar el documento si así lo desea.

Una buena característica que ofrece Dropbox es que se puede configurar para enviar notificaciones a todos los miembros de tu equipo por correo electrónico, mensaje de texto y varios otros canales para que sepan cuándo se ha publicado un nuevo horario. En muchos sentidos, es más eficiente que el correo electrónico porque puede llegar a aquellos empleados que dependen de mensajes de texto o chat para comunicarse.

Pero, de nuevo, es un paso más que te quita tu precioso tiempo.

12) Doodle

Doodle es otra aplicación de programación sencilla que se puede activar para hacer un seguimiento de los turnos cuando los miembros de tu equipo trabajan. Esta aplicación no ofrece muchas funciones, por lo que múltiples turnos y otra programación complicada pueden exceder sus capacidades.

Pero para una pequeña empresa con solo unos pocos empleados, esta puede ser una buena transición de lápiz y papel (u hoja de cálculo) a una aplicación de programación más avanzada como Sling. La interfaz basada en la nube de Doodle lo hace ideal para poner el horario en manos de sus empleados de forma rápida y sencilla, simplemente envíeles el enlace por mensaje de texto, y para realizar actualizaciones y cambios que todos puedan ver.

Cuando crea una programación, esencialmente está creando un documento maestro que todos pueden ver. Cuando se requieren cambios, se hacen al maestro. De esta manera, cuando los empleados ven el enlace de programación, siempre están viendo la versión más actualizada.

Al igual que las aplicaciones que lo preceden en esta lista, Doodle no proporciona sugerencias, no muestra turnos superpuestos, no le notifica cuando ha reservado dos veces y empleado o los ha programado durante un tiempo libre solicitado. Para esas cosas, necesitas algo mucho más poderoso.

13) Sling

Sling es una aplicación de horario de trabajo hecha específicamente para restaurantes, tiendas minoristas, hoteles y atención médica. Combina la distribución basada en la nube con potentes funciones de programación que hacen que incluso la programación más complicada sea fácil de usar.

Otras potentes funciones te ayudan a reducir las ausencias y a que todos trabajen a tiempo. Los gerentes pueden configurar y enviar notificaciones push para recordar a los empleados cuándo tienen que trabajar. Los usuarios pueden incluso enviar mensajes, archivos, fotos, videos y enlaces a una persona, a un grupo de personas definido por el usuario o a todos al mismo tiempo utilizando las potentes funciones de comunicación de Sling.

Sling incluso ofrece un reloj de tiempo único y herramientas de costo de mano de obra para simplificar su vida de gestión.

Programar

Sling facilita la programación de un gran número de empleados, gracias a la capacidad de copiar horarios entre días y semanas o simplemente arrastrar y soltar los turnos donde más le gusten. Incluso puede crear turnos recurrentes que aparecen en el mismo lugar cada vez.

La IA de Eslinga proporciona orientación, sugerencias, solicitudes de tiempo libre minuto a minuto y disponibilidad. Sling también te ayuda a eliminar conflictos durante el proceso de programación al proporcionarte alertas y notificaciones cuando has solapado turnos o reservado dos veces a alguien.

Reloj de tiempo

La función de Reloj de tiempo de Sling permite a sus empleados marcar las entradas y salidas de sus turnos en una computadora central o incluso directamente desde su teléfono o tableta.

¿Preocupado por los primeros fichajes o por un empleado que busca a un amigo que llega tarde? Con Sling, puede asegurarse de que sus empleados estén en el lugar correcto al habilitar los parámetros específicos de la ubicación que deben cumplirse para que el reloj funcione. Incluso puede configurar una geocerca para evitar que los empleados ingresen y salgan antes de que se supone que lo hagan.

Esta característica única también ayuda a evitar la acumulación accidental de horas extras, así como los tiempos de espera olvidados. Con solo unos pocos clics, puede establecer límites sobre la anticipación con la que sus empleados pueden ingresar. También puede configurar la aplicación para que marque automáticamente la salida de un empleado si se olvida de hacerlo por sí mismo. Esto ayuda a controlar los costosos costos de mano de obra y evita el robo de tiempo.

Comunicación

Los mensajes de Sling y las funciones de suministro de noticias hacen que la comunicación con tu equipo sea muy sencilla. No tienes que depender de llamadas telefónicas, correos electrónicos u otras aplicaciones de terceros para mantenerte en contacto.

Puede comunicarse directamente con sus empleados (y sus empleados pueden comunicarse directamente con usted) en Sling a través de notificaciones push y varias categorías de mensajería. Incluso puedes compartir archivos, fotos, videos y enlaces con todos o con una sola persona. Esa es una comunicación poderosa que no te mantendrá encadenado a tu escritorio todo el día.

Además, la función de Tareas de Eslinga le permite asignar trabajos a individuos o grupos y seguir su progreso.

Tareas le permite crear listas de tareas pendientes y compartirlas por nombre, grupo, ubicación o posición. Incluso puede establecer fechas de vencimiento y enviar recordatorios a medida que se acercan los plazos.

Costos de mano de obra

Y no nos olvidemos de uno de los mayores gastos que cualquier empresa tiene que absorber: los costos de mano de obra. El cabestrillo también ayuda con eso. Sling simplifica la optimización de los costos de mano de obra mientras se programa. No más ir y venir tratando de conseguir sus turnos por debajo del presupuesto.

Incluso puede aprovechar las potentes funciones de ahorro de gastos, como:

• Set wages per employee
• Set wages per position
• Forecast schedules for maximum savings
• Set alerts to inform you when you’re over budget
• Create wider margins (for increased profits)
• Prevent overtime from becoming an issue
• View labor as a percentage of sales
• Analyze labor data to understand your team

Sling truly is a solución de gestión de empleados de principio a fin. Va más allá de cualquier otra aplicación de horario de trabajo al resolver los problemas que lo afectan a usted y a sus empleados en el día a día.

Y el hecho de que Sling funcione en cualquier lugar, todo el tiempo, significa que puede mantener a su equipo informado y comprometido y construir una mejor cultura de empresa sin trabajar las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

Deje de intentar que varios programas de programación, seguimiento de tiempo y nómina funcionen juntos. Obtén la única aplicación que lo hace todo. Coge el Cabestrillo. Compruébelo usted mismo y pruébelo gratis.

La Mejor Aplicación de Programación de trabajo Debería Ayudarte a Administrar Mejor

Mientras que muchas aplicaciones simplifican el proceso de programación, solo unas pocas (como Sling) en realidad proporcionan herramientas que te ayudan en todos los aspectos de la administración de tu restaurante, tienda minorista, hotel o negocio de atención médica.

Desde establecer su propio servicio de noticias basado en la empresa para los empleados hasta crear tareas que ayuden a todos a trabajar mejor, este tipo de aplicaciones de horarios de trabajo son realmente la mejor opción para los gerentes ocupados.

No te conformes con la segunda mejor opción. Utilice la herramienta principal para el trabajo en cuestión para:

• Automatice su programación
• Controle sus costos de mano de obra
• Optimice los procesos de gestión repetitivos
• Centralice el lugar de trabajo comunicación

y haga que su equipo y su negocio funcionen de manera más fluida y eficiente con el conjunto de herramientas Sling.