| Contabilidad de Caja frente a Contabilidad de Devengo | |
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| Contabilidad de caja | Contabilidad de devengo |
| Los ingresos se registran cuando recibe el pago. | Los ingresos se registran cuando gana el pago y envía la factura. |
| El gasto se registra cuando se le paga. | El gasto se registra cuando recibe la factura. |
Pros y contras de los tipos de contabilidad
La contabilidad de caja es más fácil de recordar y registrar, ya que sigue a su cuenta de cheques comercial. Cuando una venta se registra en su cuenta corriente, se registra en su negocio. Pero el método de contabilidad de caja puede no mostrar la imagen real de su actividad comercial, ya que el mes en que estuvo ocupado o lento es diferente del mes en que recibió el dinero.
La contabilidad en valores devengados es más confusa, pero muestra su actividad comercial mensual con mayor precisión.
Configurar su método de contabilidad
Una vez que establezca su método de contabilidad, debe continuar usándolo de año en año, y el método que seleccione debe reflejar claramente sus ingresos y gastos.
Si el IRS cree que su método de contabilidad no refleja sus ingresos, puede volver a configurar sus ingresos utilizando el otro método de contabilidad.
La mayoría de las pequeñas empresas utilizan el método de contabilidad en efectivo porque es más simple y fácil determinar cuándo registrar ingresos y gastos. En general, si produce, compra o vende mercancía y tiene un inventario, use el método de acumulación. Pero la nueva ley descrita anteriormente puede permitirle usar el método de efectivo.
Método de Contabilidad y Transacciones de fin de Año
Al final de su año fiscal (financiero), la contabilidad en efectivo y en valores devengados debe tenerse en cuenta en el momento de las transacciones. Aquí es cómo:
- Ingresos: Si está utilizando la contabilidad de acumulación y desea ingresos en el año en curso, envíe las facturas antes de que finalice el año. Si desea retrasar los ingresos, no envíe las facturas hasta después del comienzo del próximo año. Para la contabilidad de caja, pague la factura en el año en que espera el ingreso total más bajo.
- Gastos: Asuma los gastos en el año en que desea que se cuenten, para minimizar sus impuestos. No necesariamente tiene que pagar la factura en ese año si está utilizando la contabilidad de acumulación.
Facturas no cobrables / Deudas incobrables
No tiene deudas incobrables si utiliza el método de contabilidad en efectivo porque no registra la deuda hasta que recibe el dinero. Bajo el método de acumulación, si tiene clientes que no le han pagado, es posible que pueda cancelar o reducir sus impuestos por estas deudas incobrables. Solo puede reclamar una deducción de deuda incobrable por un crédito incobrable si ya lo incluyó en los ingresos.
Por ejemplo, supongamos que envió una factura a un cliente en febrero. Ha hecho repetidos intentos de cobrar el dinero y finalmente ha decidido que este cliente no va a pagar. Si está utilizando el método de contabilidad en valores devengados, ya ha registrado la venta. Antes de que finalice el año, puede retirar esta cantidad incobrable de sus ingresos, reduciendo así su ingreso bruto y su obligación tributaria.
Cómo Cambiar su Método de Contabilidad
Una vez que haya establecido su método de contabilidad comercial, debe obtener la aprobación del IRS para realizar un cambio al otro tipo. La forma en que trata los diferentes tipos de ingresos y gastos debe ser coherente a efectos fiscales.
Necesitará la aprobación del IRS si desea cambiar:
- De efectivo a acumulación o de acumulación a efectivo
- De una forma de valor del inventario a otra (FIFO, LIFO u otro método de valoración)
- De un método de depreciación a otro
Puede presentar el Formulario 3115 del IRS para cualquiera de estos cambios, incluido el nuevo cambio descrito anteriormente. Necesitará un número de cambio designado (DCN) que describa el tipo de cambio que desea realizar. Puede encontrar una lista de estos DCN en las instrucciones del Formulario 3115.
Para obtener más información
Para obtener más información sobre las restricciones del IRS en los métodos contables, consulte esta sección de la Publicación 538 del IRS: Períodos y métodos contables.
La información de este artículo no pretende ser asesoramiento fiscal o legal. Las cualificaciones y los requisitos son complejos. Si no está seguro de qué método de contabilidad seleccionar o desea realizar un cambio en su método de contabilidad, consulte primero con su asesor fiscal profesional.