Líderes empresariales y profesionales de marketing: Profundice en la filosofía de marca moderna y las mejores prácticas en nuestra guía definitiva.

Problema #1: Está creando una solicitud de propuestas Cuando no tiene que

Algunas organizaciones están obligadas por las políticas de la empresa, los estatutos de las partes interesadas o las regulaciones legislativas a crear una solicitud de propuestas cuando necesitan ayuda para rediseñar su sitio web. Las instituciones de educación superior, las agencias gubernamentales y las organizaciones sin fines de lucro a menudo caen en esta categoría.

Pero, otras organizaciones simplemente eligen crear una solicitud de propuesta cuando necesitan asistencia con un proyecto, incluso cuando no es necesario. Las organizaciones con la opción de evitar crear una solicitud de propuestas podrían optar por hacerlo de todos modos porque es común en su industria, piensan que es más fácil, más completo y les ahorra tiempo.

Recuerde, las RFP pueden ser GRANDES proyectos y no deben tomarse a la ligera. Incluso si entras en el proceso de escritura con una idea de cuánto tiempo tomará o qué tan completo debe ser, corres el riesgo de encontrarte con problemas que requieren que retrocedas y precises más detalles, agregando días o incluso semanas al proceso de creación.Solución

: Hable con las agencias

Si encuentra que su organización no requiere que escriba una solicitud de propuestas, no lo haga.

En su lugar, programe tiempo para chatear con las agencias con las que desee trabajar. Consulte a colegas de confianza y personas de su red para obtener recomendaciones. Tal vez haya un sitio web de la empresa que te haya llamado la atención recientemente. Tal vez la agencia con la que trabajaron es una buena opción. Lea testimonios sobre agencias en su área y traiga agencias para entrevistas; ¡incluso puede llamarlas! Le tomará un poco de trabajo inicial encontrar la agencia que desea contratar, pero ahorrará mucho tiempo y reducirá el riesgo de error si renuncia por completo a la solicitud de propuestas.

Por naturaleza, el proceso de solicitud de propuestas limita la comunicación entre su empresa y los posibles socios de agencias. Piensa en el proceso como en un proceso de contratación. No contratarías a alguien sólo habiendo mirado su currículum, ¿verdad? Por supuesto que no. Quieres tener una idea de lo bien que te escuchan y cómo se ve su proceso de pensamiento. Quieres saber si te gusta reunirte con ellos y si te ves colaborando bien. Estos factores son más importantes que incluso la respuesta de solicitud de propuestas más bien escrita.

Problema # 2: No tienes un Presupuesto ni un Cronograma establecidos

Tener un presupuesto en mente es una necesidad absoluta. Los costos pueden acumularse rápidamente, por lo que es importante que las agencias conozcan su presupuesto ideal. De esa manera, pueden priorizar y proporcionar orientación con mayor precisión en su propuesta, y brindarle el mejor nivel de servicio para el presupuesto que está gastando con comodidad.

La solución general para los problemas de RFP de su sitio web es hablar con posibles agencias, incluso si todavía está trabajando en el proceso de RFP. Estamos felices y ansiosos de ayudar.

Piénsalo así: Digamos que estás construyendo una casa. Probablemente deberías fijar tu presupuesto antes de hacer cualquier otra cosa, ¿verdad? No considerarías hablar con una empresa de construcción, un agente de bienes raíces o un arquitecto sin darles una idea aproximada de un presupuesto. ¿Por qué tratar su sitio web, su propiedad digital principal, de manera diferente?

La misma regla se aplica a tu línea de tiempo. ¿Quieres que construyan tu nueva casa en seis meses? Un año? Dos años? Al igual que en ese proyecto de construcción de viviendas, el cronograma de finalización juega un papel importante en lo que es posible para su organización, por lo que es importante eliminar las conjeturas para los posibles socios de agencias.

Sin un cronograma o presupuesto, tanto usted como los posibles socios de la agencia sufren. Las agencias están literalmente haciendo conjeturas sobre lo que su presupuesto permite y, por lo tanto, es mucho menos probable que reciba una propuesta que le guste en su rango de precios y dentro de su cronograma deseado.Solución

: Incluya un presupuesto estimado y un cronograma aproximado

Intente identificar un número que funcione para su presupuesto y una fecha de finalización tentativa. Si esto resulta ser demasiado difícil, un rango es mucho mejor que simplemente no proporcionar información. ¿No tienes idea de cuánto debería costar un proyecto como este? También es aceptable hablar con una agencia sobre lo que debe esperar pagar y cómo debe ser un cronograma factible.

Tenemos que preguntar: Cuando está revisando propuestas, ¿es culpable de voltear directamente a la página que enumera el presupuesto y el cronograma, y luego eliminar cualquier propuesta que esté fuera de las limitaciones presupuestarias o de tiempo que haya decidido? Eso pensamos. No estás sola.

La conclusión es la siguiente: Su solicitud de propuestas no es el lugar para negociar precios; es donde puede comunicar exactamente lo que desea y lo que espera pagar por ella. Incluir un presupuesto y un cronograma le permite leer cada propuesta, sabiendo que cada una es una solución personalizada a su problema, basada en la información que ha proporcionado. Eso le permitirá centrarse en elegir el mejor plan estratégico para su negocio en lugar del mejor precio.

Problema # 3: No ha especificado Qué Parte de su sitio Web debe incluirse en el Proyecto

Este es un problema demasiado común. Estás tan familiarizado con esa sección problemática de tu sitio web (es probable que lo hayas estado discutiendo internamente durante meses) que te olvidas de ser específico sobre qué es exactamente lo que quieres que cambie.

Por ejemplo, si forma parte del departamento de marketing de una universidad de 4 años y espera mejorar el sitio web del departamento de deportes, no es útil decir simplemente: «queremos que nuestro sitio web se rehaga.»Para muchas organizaciones, especialmente aquellas con estructuras complejas y múltiples partes interesadas, los sitios web se hacen cada vez más grandes a medida que se agregan páginas para satisfacer la iniciativa o campaña más reciente. Es posible que esté pensando en la página de inicio y las páginas de productos/programas como su «sitio web» cuando, de hecho, su sitio incluye miles de páginas.

Si no eres específico sobre lo que quieres rediseñar, las agencias se dejan adivinar, dejando demasiado al azar. Si adivinan mal, se le dejará comparar una gran cantidad de propuestas muy diferentes entre sí, lo que dificulta elegir el mejor socio de agencia.Solución

: Solidifica los parámetros de tu proyecto

Es difícil para las agencias controlar el alcance de tu sitio web cuando no estás seguro de ello. La mejor manera de determinar definitivamente lo que debe incluirse en su solicitud de propuestas es realizar una auditoría de su sitio web antes de crearlo. Hay varias herramientas que puedes usar para» auditar » tu sitio web: Google Analytics, Screaming Frog, SEMrush o Moz, por nombrar algunas, pero es igualmente importante que tengas a alguien que pueda interpretar los datos que estás recopilando, ya sea un empleado interno o un socio de agencia.

Una vez que haya realizado la auditoría de su sitio web, puede decidir claramente qué debe incluirse en su proyecto de rediseño web y qué puede omitirse.

Problema # 4: No has Detallado tus Necesidades de Contenido

Es importante entender que un proyecto de rediseño de sitios web es mucho más que fuentes, imágenes, HTML, CSS y paletas de colores. Gran parte del rediseño de un sitio web se centrará en el contenido que existe actualmente en las páginas o el contenido que falta en su sitio.

Las necesidades de «contenido» del rediseño de un sitio pueden adoptar muchas formas: puede ser necesario desarrollar una estrategia de contenido para guiar recursos de contenido adicionales; puede ser necesario auditar el contenido del sitio para evaluar la relevancia y el valor; puede ser necesario escribir contenido de página o sección completamente nuevo desde cero; es posible que sea necesario actualizar, reutilizar o reorganizar el contenido existente; y, en algunas situaciones, es posible que sea necesario migrar el contenido de un sistema de gestión de contenido a otro.

Si no estás exponiendo exactamente lo que necesitas cuando dices «contenido», puedes apostar a que las agencias asumirán que necesitas el tipo de contenido que proporcionan y que será una gran parte de su propuesta.Solución

: Considere su presupuesto y obtenga

específico Por ser demasiado específico. Algunas de las preguntas que debe considerar incluyen:

• ¿Está buscando creación de contenido, estrategia de contenido o ambos?
• ¿Cuánto contenido nuevo quieres o necesitas en tu sitio web?
• ¿Quién creará ese nuevo contenido? ¿Tú o el posible socio de la agencia?
• ¿Tienes contenido que requiere reutilización? ¿Tiene expertos internos en la materia que puedan proporcionar orientación sobre esto?
• ¿Necesitará una migración de contenido a un nuevo CMS?
• ¿Está planeando realizar su auditoría de contenido? ¿O debería la agencia asociada incluir eso en su propuesta?

Tenga en cuenta que los sitios web de hoy en día necesitan contenido de alta calidad y oportuno para ser relevantes, por lo que es probable que sus requisitos de contenido ocupen una gran parte de su presupuesto. Si sus necesidades incluyen la creación de contenido nuevo y una migración de contenido completa, puede esperar que sea más costoso que un plan de reutilización de contenido utilizando su CMS existente. Sean cuales sean sus necesidades, asegúrese de que su presupuesto esté en un rango que haga que sus solicitudes sean factibles.

Problema # 5: Está combinando Metas de Negocio y Objetivos de Proyecto

Si desea que los posibles socios de agencias entiendan claramente sus deseos y necesidades, sea claro en su pregunta. «Objetivos de negocio» y «objetivos de proyecto» son términos que se salpican en la mayoría de las RFP, y aunque son conceptos similares, el último es un componente del primero, usarlos indistintamente es incorrecto y solo confunde la situación.

Un objetivo de negocio es un logro general que su empresa espera lograr a largo plazo, considere este «por qué» de su organización.»Los objetivos del proyecto actúan como puntos de partida para cumplir con ese objetivo de negocio, considere el «cómo» de su organización.»Por ejemplo, si el objetivo de tu negocio es aumentar el conocimiento de la marca en tu mercado, dos objetivos del proyecto podrían ser producir contenido de blog de alta calidad y usar publicaciones de pago en redes sociales para promocionarlo a nuevas audiencias y llevarlos de vuelta a tu sitio web.

Este es un problema común que vemos todo el tiempo: Debe entender tanto el «cómo» como el «por qué» de su proyecto de rediseño de sitio web para que tenga éxito. Combinar o no articular claramente las metas de negocio y los objetivos del proyecto llevará a los socios de la agencia a perder de vista lo que espera lograr con el rediseño de su sitio web, y puede apostar a que sus propuestas se desviarán mucho de su visión.Solución

: Defina y diferencie claramente los objetivos de su negocio y los objetivos de su proyecto

Esto ayudará a las agencias a comprender claramente sus objetivos a largo y corto plazo, y la mejor manera de ayudarlo a alcanzarlos. Esto también puede ayudar a las agencias a decidir cómo asignar su presupuesto, qué métricas rastrear y definir el verdadero éxito de su proyecto. Cuanto más claro articule sus metas de negocio y objetivos de proyecto, más probable será que reciba propuestas de alta calidad que incluyan estrategias cuidadosamente concebidas.

¿Tiene el» cómo «clavado, pero no ha localizado el»por qué»? Hable con las agencias, incluso si todavía está trabajando en el proceso de solicitud de propuestas. Estaremos encantados de ayudar.

Problema # 6: No ha Considerado los Requisitos de Accesibilidad del sitio web

Si está pensando: «¿Accesibilidad web? Nunca he oído hablar de él,» no estás solo. Muy pocas marcas son conscientes de lo que esto significa o por qué es importante. La accesibilidad web se trata de asegurarse de que todos los que quieran interactuar con su sitio web puedan hacerlo, y está programado que se convierta en un requisito legal para todos los «lugares de alojamiento público» en 2018.

Si lanzas un sitio web completamente rediseñado que no cumple con las pautas de accesibilidad, adivina qué. ¡Estarás buscando otro rediseño a finales de este año!

Debido a eso, recomendamos que todos los proyectos de rediseño de sitios web sigan las pautas de accesibilidad del sitio web establecidas por WCAG 2.0. Como regla general, recomendamos cumplir con el nivel AA, al menos, pero esto podría variar dependiendo de su base de clientes o industria. Esto afectará aspectos del sitio web, como el tamaño del texto, el uso del color, las pautas de hipervínculos y las adaptaciones de diseño para dispositivos móviles.Solución

: Considere cómo podría ser la accesibilidad en su sitio web

Trabaje con su equipo legal o de cumplimiento para ver qué requisitos podría cumplir el sitio web de su organización y asegúrese de incluirlos claramente en su solicitud de propuestas para que las agencias se mantengan dentro de los parámetros de las regulaciones legales.

Como siempre, la solución general es hablar con posibles agencias. Aunque no somos abogados, podemos proporcionar orientación e información sobre las consideraciones de accesibilidad y cómo afectarán el alcance de su proyecto de rediseño.

Problema # 7: No ha Incluido Nada Sobre Sus Necesidades De Marca

Incluso si su organización está buscando un rediseño completo del sitio web, una cosa que debe permanecer consistente es su marca. Tu sitio web aún debe verse y sentirse como si te perteneciera, pero debe ser una versión nueva y mejorada. A menos que esté buscando específicamente un «cambio de marca», que es muy diferente a un «rediseño»del sitio, su sitio web aún debe llevar una voz, tono, misión, logotipo y paleta de colores similares para garantizar que sea reconocible para sus clientes actuales. Si sabes que quieres empezar de cero con una nueva marca, pero tu solicitud de propuestas no menciona nada sobre la marca, las agencias asumirán que tu marca es sólida y no la abordarán en sus propuestas.

Solución: Sé claro y detallado sobre tus necesidades de marca

Dales todo lo que puedas. Si está buscando cambios en su logotipo o misión, visión o valores corporativos, ¡genial! Sé claro al respecto. Proporcione detalles sobre qué elementos de su marca desea conservar y cuáles desea mejorar. Si tu marca solo necesita pequeñas actualizaciones, está bien mantener las solicitudes de marca en la misma RFP. Si está considerando algo más significativo, como cambiar el nombre de su organización, debe abordarse como parte de una iniciativa de estrategia de marca antes de pasar a un proyecto de rediseño de sitios web.

Asegúrese de no combinar el rediseño de un sitio web con un cambio de marca y pida lo incorrecto en su solicitud de propuestas. Si no quieres un cambio de marca, comparte tus pautas de marca actuales con posibles agencias para que tengan la oportunidad de aprender un poco sobre tu marca.

Problema # 8: Estás Tratando De Matar Demasiados Pájaros de Un Tiro

Digamos que estás buscando una agencia que te ayude con el rediseño de sitios web, la estrategia de marca y una campaña de marketing digital. Es más fácil poner todo esto en una sola solicitud de propuestas, ¿verdad?

INCORRECTO.

Cuando pone varios proyectos diferentes con objetivos y plazos variables en una sola solicitud de propuestas, pasa por alto demasiados detalles, dejando que los posibles socios de la agencia hagan lo mismo. Incluso si has enumerado tu presupuesto, ¿cuánto debería asignarse a la estrategia de marca? ¿Cuánto debe destinarse a su nuevo sitio web? ¿La línea de tiempo pertenece solo al rediseño de su sitio web, o a todo? ¿Cómo planeas medir el éxito del proyecto?

Si una agencia lo ayudó a lanzar un nuevo sitio web exitoso y a construir una marca que a usted y a sus clientes les encanta, pero fracasó en su campaña de marketing digital, ¿constituye eso un fracaso de todo el proyecto? El punto es que el alcance de su solicitud de propuestas siempre debe basarse en si el éxito del proyecto se puede medir claramente o no. Este enfoque le ayudará a darse cuenta cuando haya creado una solicitud de propuestas demasiado amplia, demasiado general o que incluya métricas de éxito divergentes.Solución

: Concéntrese en el proyecto más importante, por ahora

Ya podemos escuchar las campanas de alarma en su cabeza, pero no se preocupe. Esto es importante para el éxito de su empresa, así que no invierta tiempo, energía y recursos en un proyecto que sea prohibitivamente amplio o vago: así es como las empresas pierden interés y los proyectos se posponen.

Use su solicitud de propuestas para centrarse en un solo problema o iniciativa y trabaje con su socio de agencia para priorizar y abordar los otros problemas cuando tenga sentido hacerlo. Comience con los problemas que son de misión crítica, es decir, aquellos que impedirán su capacidad para alcanzar sus objetivos de negocio, y continúe a partir de ahí. El socio de agencia adecuado podrá ayudarlo a crear una lista de deseos a medida que surjan nuevas iniciativas y desarrollar un plan para abordarlas.

Asociarse con una agencia para trabajar hacia los objetivos de su proyecto mejorará sus posibilidades de tener proyectos exitosos y efectivos, que proporcionen un verdadero valor a su organización y sus clientes.

¿Listo Para El Rediseño De Su Sitio Web?

¡Adelante y escribe esa solicitud de propuesta! Ya no es tan grande y aterrador, ¿verdad? Si no toma nada más de esta publicación, hágalo de la siguiente manera: Su objetivo principal al crear una solicitud de propuestas es eliminar la necesidad de que las posibles agencias asuman cualquier cosa. Haznos preguntas. Pide una aclaración. Hablemos.

El momento en que una agencia tiene que asumir, adivinar o especular sobre lo que está buscando de ellos es el momento en que su solicitud de propuestas está condenada. Los detalles son tu mejor amigo aquí. Elimine los juegos de adivinanzas y ponga su solicitud de propuestas en el camino hacia el éxito.

¿Aún tiene preguntas? Estamos aquí para ayudar.