E-mail již dlouho základní nástroj pro obchodní komunikaci, ale v roce 2013 průzkum Sendmail, Inc., zjistil, že to způsobilo napětí, zmatek nebo jiné negativní důsledky pro 64 procent pracujících odborníků.

jak se tedy můžete vyhnout e-mailům? A jak můžete psát e-maily, které získají požadované výsledky? V tomto článku a videu se podíváme na strategie, které můžete použít k zajištění toho, aby vaše používání e-mailu bylo jasné, efektivní a úspěšné.

psaní účinných e-mailů

průměrný administrativní pracovník obdrží každý den kolem 80 e-mailů. S tímto objemem pošty, jednotlivé zprávy lze snadno přehlédnout. Postupujte podle těchto jednoduchých pravidel, aby si vaše e-maily všiml a jednal podle.

1. nekomunikujte e-mailem.
2. využijte řádky předmětu.
3. Udržujte zprávy jasné a stručné.
4. buďte zdvořilí.
5. zkontrolujte tón.
6. korektura.

nekomunikujte e-mailem

jedním z největších zdrojů stresu v práci je naprostý objem e-mailů, které lidé dostávají. Než začnete psát e-mail, zeptejte se sami sebe: „je to opravdu nutné?“

v rámci toho byste měli používat telefon nebo IM k řešení otázek, které pravděpodobně budou potřebovat nějakou diskusi tam a zpět. Pomocí našeho nástroje pro plánování komunikace identifikujte kanály, které jsou nejlepší pro různé typy zpráv.

Také, e-mail není tak bezpečný, jak budete chtít, aby to být, zejména co se lidé mohou přeposílat e-maily, aniž by přemýšlel odstranit historii konverzace. Vyhněte se tedy sdílení citlivých nebo osobních údajů v e-mailu a nepište o ničem, co byste vy nebo předmět vašeho e-mailu nechtěli vidět na billboardu vaší kanceláře.

kdykoli je to možné, doručte špatné zprávy osobně. To vám pomůže komunikovat s empatií, soucit, a porozumění, a napravit, pokud byla vaše zpráva přijata špatně.

využijte řádky předmětu

Nadpis novin má dvě funkce: upoutá vaši pozornost a shrnuje článek, takže se můžete rozhodnout, zda si jej přečtete nebo ne. Předmět vaší e-mailové zprávy by měl udělat totéž.

prázdný předmět je více pravděpodobné, že být přehlížena, nebo zamítnut jako „spam“, takže vždy používat několik dobře zvolených slov říci, co příjemce e-mailu je.

možná budete chtít zahrnout datum do předmětu, pokud je vaše zpráva jedním z pravidelných sérií e-mailů, například týdenní zpráva o projektu. Pro zprávu, která potřebuje odpověď, můžete také chtít zahrnout výzvu k akci, například „odpovězte prosím do listopadu 7.“

dobře napsaný předmět, jako je ten níže, poskytuje nejdůležitější informace, aniž by příjemce musel e-mail otevřít. To slouží jako výzva, která příjemcům připomene vaši schůzku pokaždé, když se podívají na svou doručenou poštu.

Pokud máte velmi krátkou zprávu sdělit, a můžete přizpůsobit celou věc do předmětu, použijte „EOM“ (Konec Zprávy) nechat příjemci vědět, že nepotřebují k otevření e-mailu, aby si všechny informace, které potřebují.

předmět: mohl byste prosím poslat zprávu o únorovém prodeji? Díky! EOM

(to je samozřejmě užitečné pouze tehdy, pokud příjemci vědí, co znamená „EOM“.

Udržujte zprávy jasné a stručné

e-maily, stejně jako tradiční obchodní dopisy, musí být jasné a stručné. Udržujte své věty krátké a k věci. Tělo e-mailu by mělo být přímé a informativní a mělo by obsahovat všechny relevantní informace. Pokyny k jasné písemné komunikaci najdete v našem článku o dovednostech psaní.

na rozdíl od tradičních dopisů však nestojí odeslání několika e-mailů více než odeslání pouze jednoho. Pokud tedy potřebujete s někým komunikovat o řadě různých témat, zvažte psaní samostatného e-mailu pro každé z nich. Díky tomu je vaše zpráva jasnější a umožňuje vašemu korespondentovi odpovědět na jedno téma najednou.

je důležité najít rovnováhu. Nechcete někoho bombardovat e-maily a má smysl kombinovat několik souvisejících bodů do jednoho e-mailu. Když k tomu dojde, udržujte věci jednoduché s očíslovanými odstavci nebo odrážkami a zvažte“ chunking “ informace do malých, dobře organizovaných jednotek, aby bylo snazší strávit.

Všimněte si také, že ve výše uvedeném dobrém příkladu Monika upřesnila, co chce (v tomto případě změnit zprávu). Pokud lidem usnadníte vidět, co chcete, je větší šance, že vám to dají.

buďte zdvořilí

lidé si často myslí, že e-maily mohou být méně formální než tradiční písmena. Zprávy, které posíláte, jsou však odrazem vaší vlastní profesionality, hodnot a pozornosti k detailům, takže je zapotřebí určité úrovně formality.

Pokud nejste s někým v dobrém vztahu, vyhněte se neformálnímu jazyku, slangu, žargonu a nevhodným zkratkám. Emotikony mohou být užitečné pro objasnění vašeho záměru, ale je nejlepší je používat pouze s lidmi, které dobře znáte.

zavřete svou zprávu „s pozdravem“, „S pozdravem“ nebo „Vše nejlepší“ v závislosti na situaci.

příjemci se mohou rozhodnout tisknout e-maily a sdílet je s ostatními, takže buďte vždy zdvořilí.

zkontrolujte tón

když se setkáváme s lidmi tváří v tvář, používáme řeč těla , hlasový tón a výrazy obličeje druhé osoby, abychom posoudili, jak se cítí. E-mail nás okrádá o tyto informace, a to znamená, že nemůžeme říct, kdy lidé nepochopili naše zprávy.

váš výběr slov, délky věty, interpunkce a velkých písmen lze snadno nesprávně interpretovat bez vizuálních a sluchových podnětů. V prvním příkladu níže, Emma si může myslet, že Harry je frustrovaný nebo naštvaný, ale, v realitě, cítí se dobře.

Přemýšlejte o tom, jak váš e-mail „cítí“ emocionálně. Pokud by vaše záměry nebo emoce mohly být nepochopeny, najděte méně nejednoznačný způsob, jak vyjádřit svá slova.

Korektury

a Konečně, předtím, než kliknete na „odeslat“, udělejte si chvíli na kontrolu svůj e-mail pro kontrolu pravopisu, gramatiky a interpunkce chyby. Vaše e-mailové zprávy jsou stejně součástí vašeho profesionálního obrazu jako oblečení, které nosíte, takže vypadá špatně vyslat zprávu, která obsahuje překlepy.

při korektuře věnujte pozornost délce vašeho e-mailu. Lidé častěji čtou krátké, stručné e-maily než dlouhé, nesourodé, takže se ujistěte, že vaše e-maily jsou co nejkratší, aniž byste vyloučili potřebné informace.

náš článek o psaní obsahuje tipy a strategie, které můžete použít při korektuře e-mailů.

Infographic

kliknutím na obrázek níže zobrazíte naši infographic o tom, jak psát efektivní e-maily.