V jednom příspěvku každý měsíc se zaměřujeme na hlavní interní problémy, které naši klienti identifikovali jako prevenci schopnosti jejich organizace běžet co nejlépe. V tomto příspěvku zkoumáme zásady a postupy.

zásady a postupy jsou nezbytné pro hladkou a efektivní organizaci s menším konfliktem a přepracováním. Nicméně, tam je často zmatek mezi tím, co je politika a co je postup, a jak vytvořit P&P je, že jsou účinné. Ve svém strategickém plánování interní hodnocení, mnoho našich klientů uvedlo, že jejich zásady a postupy chyběly nebo byly neúčinné. V tomto blogu, máme v úmyslu objasnit definice a poskytnout vám několik dobrých tipů pro psaní dobrých zásad a postupů.

definice

Začněme tím, co je politika a co je postup.

• zásady organizace jsou jasná a stručná prohlášení o parametrech, kterými organizace podniká. Zásady jsou v podstatě pravidly, která zaměstnanci dodržují při plnění svých různých povinností.
• postupy jsou pokyny nebo kroky, které popisují, jak dokončit úkol nebo provést práci.

jedno z nejjednodušších a nejjasnějších vysvětlení, které jsem slyšel, je toto. Pokud jste odjížděli na jízdu, zásady pro vaši jízdu jsou pravidla silnice, kterou dodržujete, tj. rychlostní limity, jednosměrné silnice, žádné projíždějící zóny atd. Postupy pro vaši jízdu jsou pokyny, které dodržujete, abyste se tam dostali, tj., jít 75 mil na západ na Interstate 40 dokud se nedostanete do Nashvillu, pak vezměte Interstate 65 jih pro 25 mil, atd. Zásady řídí, jak řídíte, postupy vám říkají, co dělat, abyste se dostali do cíle.

psaní dobrých zásad a postupů

v PGS vytváříme zásady, které vedou k tomu, jak fungujeme v rámci našeho podnikání. Používáme šablonu, která obsahuje následující:

• název politiky a rozdělení organizace ,na kterou se vztahuje (finance, prodej, výkonný a tak dále)
• účel politiky. Toto je krátké prohlášení, které definuje, co budeme mít, až budou tyto zásady platné.
• teorie politiky. Podobně jako účel, ale přicházející z jiného úhlu, teorie vysvětluje, proč je to důležité.
• nakonec uvádíme prvky samotné politiky nebo konkrétní pravidla, která všichni dodržujeme v souvislosti s touto politikou.

máme například nastavený „Admin Day“ pro PGS, den, kdy se všichni snažíme být přítomni v kanceláři nebo pracovat přes Skype bez plánovaných schůzek s klienty nebo mimo schůzky. V objasnění Admin Day, máme písemnou politiku.

účelem, pro Admin Den politiku zní: zajistit, Aby komunikace mezi členy týmů je adekvátní, že stav společnosti je známo, že členové týmu a že problémy jsou identifikovány a řešeny okamžitě.

teorie uvádí: udržování silného porozumění mezi členy týmu re. stav podnikání a řešení problémů, které brání produktivitě členů týmu, povede k vysoce výkonnému týmu a organizaci.

samotná politika Pro Den administrátora obsahuje odrážky jako: „každou středu je určený den administrátora PGS.“, a“členové týmu se očekává, že k účasti na naší schůzi zaměstnanců každou středu v 8:30 am“

postupy na PGS mají jiný vzhled. Téměř všechny naše postupy jsou psány jako vývojové diagramy. Například máme pro každou fázi Strategického plánování Vision Navigation® vytvořený vývojový diagram facilitátora. Tyto vývojové diagramy znázorňují obecné kroky, které je třeba dodržovat, aby se zajistilo, že každý klient získá z relace vysoce kvalitní konečný výsledek.

postupy jsou také často psány jako řada kroků v dokumentu aplikace word, jako jsou kroky k zadání fakturačních údajů do Quickbooks.

Závěrečné poznámky na rozvojových politik a postupů

Zásady a postupy jsou nezbytné pro organizaci udržet všechny v provozu od stejné základní principy a dokončení svých úkolů způsobem, který zajišťuje solidní, spolehlivý produkt, pokaždé. Jediná opatrnost při vytváření sady zásad a postupů: dávejte pozor, abyste se vyhnuli nadměrné spotřebě.

Máme některé předchozí blogy o tom, kdy vytvořit politiku a kdy ne, které vám pomohou určit, kdy politika je nezbytná a kdy není. Podobně, postupy jsou důležité v případě, kdy odchylka od procesu bude mít za následek přepracování, nebo špatně provedená produktu, nebo pro vysoce komplikovaný a složitý úkol. Postupy se stávají zbytečnými, když jsou vytvořeny pro jednoduché úkoly nebo úkoly, které lze skutečně efektivně provést různými způsoby, jak dosáhnout stejného výsledku.

jaká byla vaše zkušenost? Byli bychom rádi, kdybyste slyšeli vaše myšlenky. Napište nám e-mail pro zahájení konverzace.