e-mailul a fost mult timp un instrument de bază pentru comunicațiile de afaceri, dar un sondaj din 2013 realizat de Sendmail, Inc., a constatat că a provocat tensiune, confuzie sau alte consecințe negative pentru 64% dintre profesioniștii care lucrează.
deci, cum puteți evita e-mailurile dvs. să facă acest lucru? Și cum poți scrie e-mailuri care să obțină rezultatele dorite? În acest articol și video, ne uităm la strategiile pe care le puteți utiliza pentru a vă asigura că utilizarea e-mailului este clară, eficientă și de succes.
Click aici pentru a vizualiza o transcriere a acestui videoclip.
scrierea de e-mailuri eficiente
lucrătorul mediu de birou primește în jur de 80 de e-mailuri în fiecare zi. Cu acest volum de e-mail, mesajele individuale pot fi ușor trecute cu vederea. Urmați aceste reguli simple pentru a vă observa e-mailurile și a acționa.
- nu overcomunicați prin e-mail.
- face o bună utilizare a liniilor de subiect.
- Păstrați mesajele clare și scurte.
- fii politicos.
- verifică-ți tonul.
- corectați.
nu Supracomunicați prin e-mail
una dintre cele mai mari surse de stres la locul de muncă este volumul mare de e-mailuri pe care oamenii le primesc. Deci, înainte de a începe să scrieți un e-mail, întrebați-vă: „este cu adevărat necesar?”
ca parte a acestui lucru, ar trebui să utilizați telefonul sau IM pentru a face față întrebărilor care ar putea avea nevoie de discuții înainte și înapoi. Utilizați instrumentul nostru de planificare a Comunicațiilor pentru a identifica canalele care sunt cele mai potrivite pentru diferite tipuri de mesaje.
de asemenea, e-mailul nu este atât de sigur pe cât ați dori să fie, mai ales că oamenii pot redirecționa e-mailuri fără să se gândească să șteargă istoricul conversațiilor. Așadar, evitați să partajați informații sensibile sau personale într-un e-mail și nu scrieți despre nimic pe care dvs. sau subiectul e-mailului dvs. nu ați dori să îl vedeți tencuit pe un panou publicitar de către biroul dvs.
ori de câte ori este posibil, dați vești proaste în persoană. Acest lucru vă ajută să comunicați cu empatie, compasiune și înțelegere și să remediați dacă mesajul dvs. a fost luat în mod greșit.
folosiți bine liniile de subiect
un titlu de ziar are două funcții: vă atrage atenția și rezumă articolul, astfel încât să puteți decide dacă îl citiți sau nu. Subiectul mesajului dvs. de e-mail ar trebui să facă același lucru.
un subiect gol este mai probabil să fie trecut cu vederea sau respins ca „spam”, așa că folosiți întotdeauna câteva cuvinte bine alese pentru a spune destinatarului despre ce este e-mailul.
poate doriți să includeți data în linia de subiect dacă mesajul dvs. face parte dintr-o serie obișnuită de e-mailuri, cum ar fi un raport săptămânal de proiect. Pentru un mesaj care are nevoie de un răspuns, poate doriți să includeți și un apel la acțiune, cum ar fi „Vă rugăm să răspundeți până pe 7 noiembrie.”
o linie de subiect bine scrisă precum cea de mai jos oferă cele mai importante informații, fără ca destinatarul să fie nevoit să deschidă e-mailul. Aceasta servește ca o solicitare care amintește destinatarilor despre întâlnirea dvs. de fiecare dată când se uită la căsuța de e-mail.
| Bad Example | Good Example |
|---|---|
| Subject: Meeting | Subject: PASS Process Meeting – 10 a.m. 25 februarie 2014 |
Dacă aveți un mesaj foarte scurt de transmis și puteți încadra totul în linia subiectului, utilizați „EOM” (sfârșitul mesajului) pentru a informa destinatarii că nu au nevoie să deschidă e-mailul pentru a obține toate informațiile de care au nevoie.
subiect: puteți trimite raportul de vânzări din februarie? Mulțumesc! EOM
(desigur, acest lucru este util numai dacă destinatarii știu ce înseamnă „EOM”.)
Păstrați mesajele clare și scurte
e-mailurile, cum ar fi scrisorile tradiționale de afaceri, trebuie să fie clare și concise. Păstrați-vă propozițiile scurte și la obiect. Corpul e-mailului ar trebui să fie direct și informativ și ar trebui să conțină toate informațiile pertinente. Consultați articolul nostru despre abilitățile de scriere pentru îndrumări privind comunicarea clară în scris.
spre deosebire de scrisorile tradiționale, totuși, nu costă mai mult să trimiteți mai multe e-mailuri decât să trimiteți doar unul. Deci, dacă trebuie să comunicați cu cineva despre o serie de subiecte diferite, luați în considerare scrierea unui e-mail separat pentru fiecare. Acest lucru face ca mesajul dvs. să fie mai clar și permite corespondentului dvs. să răspundă la un subiect la un moment dat.
| exemplu rău | exemplu bun |
|---|---|
|
subiect: revizii pentru raportul de vânzări bună Jackie, vă mulțumim pentru trimiterea acestui raport săptămâna trecută. Am citit-o ieri și simt că Capitolul 2 are nevoie de informații mai specifice despre cifrele noastre de vânzări. De asemenea, am simțit că tonul ar putea fi mai formal. de asemenea, am vrut să vă anunț că am programat o întâlnire cu Departamentul de PR pentru această vineri cu privire la noua campanie publicitară. E la 11: 00 A.M. și va fi în sala mică de conferințe. vă rog să-mi spuneți dacă puteți face acest timp. Multumesc! Monica |
subiect: revizii pentru raportul de vânzări bună Jackie, Vă mulțumim că ați trimis raportul săptămâna trecută. Am citit-o ieri și simt că Capitolul 2 are nevoie de informații mai specifice despre cifrele noastre de vânzări. am simțit, de asemenea, că tonul ar putea fi mai formal. ați putea să-l modificați cu aceste comentarii în minte? Vă mulțumim pentru munca grea pe acest! Monica (Monica urmează apoi acest lucru cu un e-mail separat despre întâlnirea Departamentului de PR.) |
este important să găsiți echilibrul aici. Nu doriți să bombardați pe cineva cu e-mailuri și are sens să combinați mai multe puncte conexe într-un singur e-mail. Când se întâmplă acest lucru, păstrați lucrurile simple cu paragrafe numerotate sau puncte glonț și luați în considerare „chunking” informații în unități mici, bine organizate pentru a face mai ușor de digerat.
observați, de asemenea, că în exemplul bun de mai sus, Monica a specificat ce vrea să facă Jackie (în acest caz, să modifice raportul). Dacă faceți mai ușor pentru oameni să vadă ce doriți, există șanse mai mari să vă ofere acest lucru.
fii politicos
oamenii cred adesea că e-mailurile pot fi mai puțin formale decât scrisorile tradiționale. Dar mesajele pe care le trimiteți sunt o reflectare a propriului profesionalism , valori și atenție la detalii, deci este nevoie de un anumit nivel de formalitate.
dacă nu sunteți în relații bune cu cineva, evitați limbajul informal, argoul, jargonul și abrevierile necorespunzătoare. Emoticoanele pot fi utile pentru clarificarea intenției dvs., dar cel mai bine este să le folosiți numai cu persoane pe care le cunoașteți bine.
închideți mesajul cu „Salutări”, „cu sinceritate” sau „toate cele bune”, în funcție de situație.
Destinatarii pot decide să imprime e-mailuri și să le partajeze cu alții, deci fiți întotdeauna politicoși.
Verificați tonul
când întâlnim oamenii față în față, folosim limbajul corpului , tonul vocal și expresiile faciale ale celeilalte persoane pentru a evalua cum se simt. E-mail ne privează de aceste informații, iar acest lucru înseamnă că nu putem spune când oamenii au înțeles greșit mesajele noastre.
alegerea cuvintelor, lungimea propoziției, punctuația și scrierea cu majuscule pot fi ușor interpretate greșit fără indicii vizuale și auditive. În primul exemplu de mai jos, Emma ar putea crede că Harry este frustrat sau supărat, dar, în realitate, se simte bine.
| exemplu rău | exemplu bun |
|---|---|
|
Emma, am nevoie de raportul dvs. până la 5 p.m. astăzi sau voi pierde termenul limită. Harry |
bună Emma, mulțumesc pentru toată munca depusă la acel raport. Poți să-mi trimiți versiunea până la 5 p. m., ca să nu pierd termenul limită? Multumesc mult! Harry |
gândiți-vă la modul în care e-mailul dvs. „se simte” emoțional. Dacă intențiile sau emoțiile tale ar putea fi înțelese greșit, găsește un mod mai puțin ambiguu de a-ți exprima cuvintele.
corectură
În cele din urmă, înainte de a apăsa „trimite”, luați un moment pentru a vă revizui e-mailul pentru greșeli de ortografie, gramatică și punctuație. Mesajele dvs. de e-mail fac parte la fel de mult din imaginea dvs. profesională ca și hainele pe care le purtați, așa că pare rău să trimiteți un mesaj care conține greșeli.
pe măsură ce citiți corect, acordați o atenție deosebită lungimii e-mailului. Este mai probabil ca oamenii să citească e-mailuri scurte și concise decât cele lungi, incoerente, așa că asigurați-vă că e-mailurile dvs. sunt cât mai scurte posibil, fără a exclude informațiile necesare.
articolul nostru despre abilitățile de scriere are sfaturi și strategii pe care le puteți utiliza atunci când vă corectați e-mailurile.
puncte cheie
majoritatea dintre noi petrecem o parte semnificativă a zilei citind și compunând e-mailuri. Dar mesajele pe care le trimitem pot fi confuze pentru alții.
pentru a scrie e-mailuri eficiente, mai întâi întrebați-vă dacă ar trebui să utilizați deloc e-mailul. Uneori, ar putea fi mai bine pentru a ridica telefonul.
Faceți e-mailurile concise și la obiect. Trimiteți-le doar persoanelor care au nevoie cu adevărat să le vadă și fiți clar despre ceea ce doriți să facă destinatarul în continuare.
amintiți-vă că e-mailurile dvs. sunt o reflectare a profesionalismului, valorilor și atenției la detalii. Încercați să vă imaginați cum ar putea interpreta alții tonul mesajului dvs. Fii politicos și corectează întotdeauna ceea ce ai scris înainte de a da clic pe „Trimite.”
infografic
Faceți clic pe imaginea de mai jos pentru a vedea infografia noastră despre cum să scrieți e-mailuri eficiente.
