o politică de rambursare a cheltuielilor angajaților este procesul pe care un angajat trebuie să îl urmeze pentru a fi rambursat de angajator atunci când suportă cheltuieli legate de afaceri. De obicei, o politică de rambursare este legată de un angajat care călătorește pentru muncă, se angajează în mese de afaceri sau cumpără bunuri sau instrumente legate de muncă.

Politica de rambursare a cheltuielilor angajaților ar trebui să fie o secțiune din manualul angajaților care necesită semnătura angajatului pentru a se asigura că înțeleg politica de rambursare a cheltuielilor angajaților în întregime.

utilizați șablonul nostru pentru politica de rambursare a cheltuielilor angajaților ca punct de plecare și efectuați modificări acolo unde este relevant, dacă este posibil, consultați consilierul juridic pentru a vă asigura că Politica de rambursare a cheltuielilor angajaților se potrivește companiei dvs.

Employee Expense Rambursation Policy Template

următoarea este politica de rambursare a cheltuielilor angajaților pentru ABC Productions pe care toți angajații noștri trebuie să o urmeze atunci când vine vorba de bani cheltuiți pe probleme legate de muncă.

există doar două categorii de cheltuieli legate de muncă ABC Productions acoperă:

• cheltuielile plătite direct de ABC Productions în numele angajaților.
• cheltuielile plătite de angajații ABC Productions și sunt rambursabile.

angajatul poate avea dreptul la rambursare integrală sau parțială după ce HR examinează cererile.

care sunt/sunt cheltuielile legate de muncă?

cheltuielile legate de muncă sunt direct legate de un angajat ABC productions în timpul unui beneficiu (cum ar fi un telefon de afaceri) sau de cheltuieli de divertisment legate de afaceri (cum ar fi o cină cu clienții sau colegii).

rețineți că cheltuielile legate de muncă ar putea fi plafonate și că managerul de resurse umane trebuie să le aprobe. Dacă un angajat cheltuiește mai mult decât suma aprobată de HR, costul suplimentar trebuie acoperit numai de angajat.prin urmare, ABC Productions nu o va acoperi:

• o întâlnire neautorizată cu clienți, parteneri sau candidați ai companiei.
• amenzi sau infracțiuni în timp ce conduceți o mașină de companie.
• un abonament non-business sau de formare.
• o călătorie personală. vă rugăm să rețineți cele de mai sus servește ca câteva exemple, vorbesc cu HR pentru a afla mai multe în profunzime cu privire la cheltuielile rambursabile înainte de a depune chiar o cerere.
  

  cheltuieli de călătorie

  în timpul unei călătorii de afaceri aprobate pentru ABC Productions, următoarele cheltuieli vor fi rambursate parțial sau integral:

  • tarife de transport (avion, mașină, navă etc.)
  • cazare
  • cheltuieli de documente legale (viză)
  • cheltuieli medicale necesare/necesare (vaccinări)
  • transport Local în timpul călătoriei (tarife taxi, închirieri de mașini etc.)
  • cheltuieli minore care sunt pre-aprobate de managerul angajatului (mese, materiale de afaceri etc.)

  dacă apar taxe de îngrijire medicală după un incident sau un accident legat de călătorie, angajatul ar putea fi acoperit de asigurarea de compensare a lucrătorilor. În caz contrar, ABC Productions poate rambursa angajatului cheltuielile medicale, dacă este cazul.

  cheltuieli nerambursabile

  următoarea este o listă mai detaliată a cheltuielilor ABC Productions nu va rambursa un angajat pentru:

  • pierderea sau furtul bunurilor personale ale unui angajat, cum ar fi bagajele.
  • upgrade-uri neautorizate, cum ar fi clasa business în timp ce zboară sau un upgrade cameră de hotel.
  • servicii personale, cum ar fi un masaj, tratamente de înfrumusețare etc.
  • achiziții personale, cum ar fi haine, cadouri, gustări pentru birou etc.
  • cheltuielile pe care un soț sau alt non-angajat le-a suportat în timp ce însoțea angajatul ABC Productions în timpul călătoriei.

  cele de mai sus nu sunt o listă completă, vă rugăm să discutați cu HR despre toate cheltuielile rambursabile înainte de a decola într-o călătorie de afaceri.

  procedura

  când un angajat ABC Productions pleacă într-o călătorie legată de muncă, HR vă va aranja cazarea, transportul și va documenta cheltuielile. Cu toate acestea, vi se cere să faceți următoarele:

  • cheltuieli pentru documente ABC Productions nu a aranjat direct, cum ar fi tarifele de taxi. Vă rugăm să solicitați chitanțe ori de câte ori este posibil, deoarece ați putea avea dreptul la o sumă diurnă pentru a acoperi suplimentar cheltuielile de călătorie necesare.
  • trimiteți un raport de cheltuieli către HR cu toată documentația necesară în termen de două săptămâni de la călătorie.

  HR este responsabil pentru aprobarea cererilor de rambursare a angajaților. Odată aprobat, veți primi rambursarea în salariul dvs. în două perioade de plată.

  când angajații suportă cheltuieli legate de muncă, li se cere:

  • să solicite HR și aprobarea managerului lor.
  • trimiteți o cerere de rambursare către HR.
  • trimiteți toate chitanțele și facturile relevante pentru mese de afaceri și transport în termen de două săptămâni.

  orice cheltuieli excesive vor fi investigate și, dacă se constată cazuri de revendicări falsificate sau exagerate, ABC Productions va lua măsuri disciplinare.