Prosci a cercetat cele mai bune practici în managementul schimbării de mai bine de 20 de ani. Pentru fiecare ediție a celor mai bune practici în managementul schimbării, îi întrebăm pe participanții la studiu,

„care sunt cei mai mari contribuitori la o inițiativă de succes în managementul schimbării?”în mod colectiv și consecvent, răspunsurile participanților indică șapte factori direcți care influențează rezultatele unei inițiative de schimbare. Acestea sunt cele mai bune practici ale managementului schimbării, după cum au raportat Prosci de peste 8.000 de persoane implicate în managementul schimbării.

7 managementul schimbării cele mai bune practici

1. mobilizați sponsorizarea executivă activă și vizibilă
2. aplicați o abordare structurată de gestionare a schimbărilor
3. comunicați frecvent și deschis
4. angajați-vă cu angajații din prima linie
5. dedicați resurse de gestionare a schimbărilor
6. angajați-vă și integrați-vă cu managementul de proiect
7. angajați-vă și sprijiniți managerii de mijloc

participanții la cercetare care au identificat acești contribuitori au fost practicieni cu experiență, lideri de proiect, directori și consultanți. Șaizeci și două la sută dintre participanții la cea de-a 11-a ediție a Best Practices in Change Management au avut mai mult de patru ani de implicare în aplicarea managementului schimbării și aproape 25% au avut mai mult de 12 ani.

mobilizarea sponsorizării Active și vizibile

a avea un lider pozitiv care ghidează activ organizația prin schimbare și participă vizibil pe tot parcursul ciclului de viață al schimbării este cel mai mare contribuitor la succes. Importanța sponsorizării a fost citată de patru ori mai frecvent decât următorul contribuitor pentru a schimba succesul. Participanții au folosit în mod constant cuvintele cheie” activ și vizibil ” pentru a descrie acest contribuitor de top. Sponsorizarea activă și vizibilă înseamnă că Sponsorul este:

• sprijinirea schimbării prin acordarea unei atenții consistente schimbării și necesitatea managementului schimbării
• promovarea schimbării prin conducerea și motivarea altora din organizație
• luarea unor decizii eficiente și influente cu privire la schimbare, inclusiv alinierea priorităților printre alți lideri din organizație
• Menținerea comunicării directe cu echipele de management de proiect și de management al schimbării și rămâne accesibilă în timpul schimbării
• influențarea colegilor să mențină buy-in-ul și să participe la o coaliție de sponsorizare

graficul mai jos este prezentată o corelație clară între eficiența sponsorizării și probabilitatea îndeplinirii obiectivelor proiectului. Proiectele cu sponsori extrem de eficienți au fost de peste două ori mai susceptibile de a-și îndeplini obiectivele decât cele cu sponsori foarte ineficienți.

dacă nu sunteți sigur cum să vă ajutați sponsorul să devină activ și vizibil sau dacă sunteți sponsor și doriți mai multe clarificări, citiți acest articol despre rolul unui sponsor.

aplicați o abordare structurată de gestionare a schimbărilor

o abordare intenționată și definită a gestionării schimbării oferă structura necesară pentru a rămâne pe drumul cel bun. Acesta alocă timp suficient pentru activități semnificative și permite spațiului să identifice și să abordeze lacunele de-a lungul ciclului de viață al proiectului. Utilizarea unei abordări formale face, de asemenea, procesele repetabile pentru aplicarea consecventă a managementului schimbării pe mai multe inițiative în întreaga organizație. Cuvintele cheie care au apărut atunci când participanții au descris această bună practică au inclus:

• stabilit
• personalizabil
• scalabil
• ușor de implementat în mai multe modificări
• ușor de aplicat în fiecare fază a proiectului

modul în care organizațiile utilizează o abordare structurată a variat în cercetare. Șaptezeci și șase la sută folosesc o metodologie de gestionare a schimbărilor pentru îndrumări generale, în timp ce 46% o folosesc ca listă de verificare pentru activități și 38% o folosesc pentru a monitoriza progresul (participanții au putut selecta răspunsuri multiple, rezultând un total de peste 100%).

din nou, cercetarea relevă cât de mult aplicarea unei abordări structurate contribuie la succes. Participanții care au aplicat o abordare structurată au fost cu 33% mai predispuși să experimenteze o eficacitate bună sau excelentă a managementului schimbării decât cei fără o metodologie.

comunică frecvent și deschis

practicienii managementului schimbării se luptă adesea împotriva concepției greșite că managementul schimbării este „doar comunicații.”Deși managementul schimbării este mult mai mult decât atât, comunicarea eficientă este esențială pentru a conduce schimbarea cu succes. Dincolo de frecvență, participanții au citat acești factori ca fiind importanți pentru succes:

• cadență
• consecvență
• transparență
• folosind mai multe canale de comunicații
• expeditori preferați

în plus, participanții au identificat subiecte importante de comunicat, cum ar fi de ce se întâmplă SCHIMBAREA, așteptările, perspectivele planului pe termen lung, modul în care schimbarea va avea impact asupra angajaților și factorii esențiali de afaceri.

interacționăm cu angajații din prima linie

aplicăm managementul schimbării pentru a ajuta angajații să înțeleagă de ce schimbarea este necesară și cum îi va afecta și pentru a-i pregăti să treacă cu succes prin proces—ceea ce duce la rezultate de succes pentru organizații. Având în vedere acest obiectiv, este clar de ce implicarea și participarea angajaților au fost identificate ca un contribuitor de top la succes. Tactici pentru a crește implicarea includ:

• subliniind „ce este în ea pentru mine?”(WIIFM)
• identificarea și construirea relațiilor cu grupurile afectate
• asigurarea grupurilor afectate primesc nivelul adecvat de pregătire
• implicarea angajaților în identificarea unei soluții propuse și starea viitoare

scopul acestor eforturi este de a ajuta angajații să demonstreze disponibilitatea de a participa la schimbare și de a colabora cu oamenii care conduc schimbarea.

consolidarea este un pas critic în procesul de gestionare a schimbărilor. Deoarece majoritatea organizațiilor sunt saturate de schimbare astăzi, iar practicienii trebuie să jongleze simultan cu multe schimbări, adesea neglijează acest pas. Abordarea inadecvată a activităților de consolidare și de susținere are un impact negativ asupra rezultatului general al schimbării. Participanții care au planificat activități de consolidare au fost cu 20% mai predispuși să atingă obiectivele proiectului decât cei care nu au făcut-o.

dedica resurse de gestionare a schimbărilor

proiectul dumneavoastră are nevoie de resurse dedicate și finanțare pentru a obține munca de gestionare a schimbărilor. Resurse dedicate managementului schimbării și finanțare înseamnă a avea acces la:

• finanțare și resurse adecvate
• resurse dedicate cu experiență în managementul schimbării
• o echipă de schimbare sau o comunitate de indivizi flexibili, ambițioși, decisivi, colaborativi

un participant la cercetare a oferit acest comentariu perspicace: „dacă nu este treaba cuiva, atunci nu este treaba nimănui.”Pentru a realiza beneficiile managementului schimbării, cineva trebuie să fie responsabil pentru aceasta și să aibă acces la o sumă adecvată de finanțare. Datele relevă o corelație pozitivă și semnificativă între a avea o resursă dedicată (persoană) și eficacitatea generală a managementului schimbării. Participanții care au avut resurse dedicate au fost semnificativ mai predispuși să obțină o eficacitate bună sau excelentă a managementului schimbării decât cei fără o resursă dedicată.

angajarea și integrarea cu managementul de proiect

cercetarea Prosci a subliniat tendința comună de integrare a muncii de management al schimbării cu activitățile de management de proiect. Aceste discipline complementare se intersectează în mod natural de-a lungul vieții unei inițiative. În ultimul studiu, 74% dintre participanți au integrat munca de management de proiect și managementul schimbării într-o oarecare măsură. Când au identificat acest lucru ca un contribuitor de top la succes, au dat exemple despre modul în care au obținut integrarea:

• adăugarea activităților de management al schimbării la planul de proiect
• colaborarea cu echipa de proiect
• alinierea planurilor de schimbare cu planurile de proiect
• combinarea sau atribuirea responsabilităților și rolurilor
• furnizarea de formare în managementul schimbării echipei de proiect

Din ce în ce mai multe organizații realizează valoarea integrării managementului de proiect și a managementului schimbării. Participanții care au integrat aceste două discipline au fost cu 17% mai predispuși să îndeplinească sau să depășească obiectivele proiectului decât cei care nu s-au integrat.

angajați și sprijiniți managerii de mijloc

managerii pot deveni cel mai mare aliat al unui practicant al schimbării în vremuri de schimbare, deoarece sunt cei mai apropiați de angajații afectați de schimbare. Participanții au explicat acest contribuitor de top ca:

• subliniind comunicarea despre schimbare și rolurile managerilor în schimbare
• organizarea de întâlniri unu-la-unu, întâlniri de echipă și sesiuni de aliniere
• concentrându-se pe consolidarea conștientizării, inclusiv modul în care schimbarea îi va afecta, motivele de afaceri ale schimbării și nevoia de gestionare a schimbării
• furnizarea de materiale, instrumente și suport care îi vor ajuta pe manageri să înțeleagă și să navigheze schimbarea
• implicarea și implicarea managerilor în primele faze ale schimbării și pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului

cel mai recent studiu dezvăluie mijlocul managerii sunt grupul cel mai rezistent la schimbare, 42% dintre participanți identificându-i ca atare. Participanții cred că majoritatea acestei rezistențe ar fi putut fi atenuată prin abordarea temeinică a acestui grup în planul de schimbare.

ce înseamnă acest lucru pentru dvs.

Prosci a produs 11 bune practici în rapoartele de gestionare a schimbărilor în ultimele două decenii, compilând date de la peste 8.000 de lideri de schimbare din 85 de țări. Utilizați aceste bune practici pentru a:

• începeți munca dvs. de gestionare a schimbărilor cu conceptele care contează cel mai mult
• evaluați abordarea actuală
• încorporați intenționat cele mai bune practici în munca dvs. zilnică

disciplina managementului schimbării este în continuă creștere, iar cele mai bune practici au crescut și s-au schimbat de-a lungul anilor. Luând în considerare și implementând cele mai bune practici prezentate aici, dvs. și organizația dvs. puteți continua să creșteți și să învățați împreună cu disciplina.