procesul de solicitare de informații (RFI) este un aspect important pentru planificarea proiectelor din industria construcțiilor. Cu toate acestea, procesul de achiziție poate fi inutil de lung și confuz, costându-vă timp și bani valoroși. Mai jos vom analiza ce este o solicitare formală de informații, cum sunt utile și cele mai bune practici despre cum să le scrieți. Vom vorbi, de asemenea, despre câteva sfaturi cheie despre cum să îmbunătățiți procesul RFI, astfel încât să vă puteți menține eficiența afacerii la maximum.

fotografie de Rodolfo Quir Unktoxels pe Pexels

RFI definit

o cerere de informații este în esență o formă de comunicare de afaceri destinată să obțină informații generale despre potențialii furnizori și produsele și serviciile pe care le oferă. Scopul final în trimiterea unui RFI este de a vedea cum produsele și serviciile unui potențial furnizor pot fi utilizate cel mai bine pentru a rezolva soluții și pentru a se potrivi nevoilor afacerii dvs. Contractorii au o gamă largă de furnizori și părți interesate din care să aleagă, astfel încât cererile de informații vă ajută să vedeți ce are de oferit fiecare companie și cum se acumulează fiecare companie în funcție de nevoile contractantului.

RFI-urile sunt prezentate în principal în primele etape ale contractelor de construcție, dar pot fi utilizate pe tot parcursul fazei de construcție, deoarece apar cerințe diferite pentru un anumit proiect. În general, RFI-urile vor fi trimise înainte de cererile de ofertă (RFQ) și cererile de propunere (RFP), deoarece RFQ-urile și RFP-urile sunt trimise de contractori odată ce au redus cele mai bune potriviri.

RFI-urile pot lua, de asemenea, diferite forme, deoarece depind de ceea ce caută antreprenorul general. De exemplu, un antreprenor general care caută lucrări electrice ar trimite un RFI unui subcontractant, în timp ce un GC care caută materiale ar trimite un RFI unui furnizor.

beneficiile pentru

cererile de informații ale RFI nu numai că ajută contractanții să compare potențialii furnizori, dar ajută și la restrângerea grupului de furnizori din care să aleagă. RFI au, de asemenea, un format general pentru colectarea de informații de bază, ceea ce face mai ușor pentru GC pentru a filtra furnizorii care nu sunt potrivite pentru proiectul la îndemână. RFI poate contribui, de asemenea, la încurajarea concurenței între furnizori, în special atunci când documentul este distribuit pe o platformă publică.

fotografie de Ivan pe Pexels

scrierea unui RFI

începeți oferind o imagine de ansamblu generală a companiei dvs. și a ceea ce căutați de la vânzător. La primire, vânzătorul ar trebui să înțeleagă că documentul este un RFI și să aibă o idee bună despre cine este compania dvs. De asemenea, ar trebui să fiți cât mai specific cu nevoile dvs., cum ar fi prețurile generale, cerințele de personal și programele de livrare. Acest lucru vă va permite să comparați mai bine furnizorii fără clarificări suplimentare.

de asemenea, asigurați-vă că pentru a da un ghid cu privire la modul în care destinatarul ar trebui să răspundă la cererea de informații, ce format să urmeze, și să ofere un termen limită pentru a ajunge înapoi la tine. În cele din urmă, puteți include alte detalii, cum ar fi solicitarea experienței anterioare a furnizorilor sau procesul de evaluare pentru alegerea potențialului furnizor.

îmbunătățirea procesului RFI

în calitate de antreprenor general, o modalitate de îmbunătățire a procesului de achiziție este utilizarea unui șablon RFI. Utilizarea unui șablon nu numai că vă facilitează includerea tuturor informațiilor necesare, dar va facilita, de asemenea, furnizorului să răspundă cu ceea ce căutați. De asemenea, puteți include imagini și desene de construcție sau imagini, deoarece imaginile pot ajuta furnizorul să înțeleagă mai bine soluția pe care o căutați. Utilizarea unui sistem software vă va ajuta, de asemenea, să faceți procesul RFI mai organizat și să oferiți un acces mai rapid și mai bun la documente pentru angajații din domeniu și birou.

Dacă sunteți destinatarul RFI, există și pași pe care îi puteți lua pentru a îmbunătăți procesul. Răspunsul rapid și cu sârguință vă va oferi un avantaj față de alți concurenți, crescând probabilitatea de a obține locul de muncă. Cu toate acestea, înainte de a răspunde, trebuie să vă asigurați că RFI este suficient de detaliat pentru a vă asigura că compania dvs. ar fi potrivită pentru proiectul de construcție. Nu puteți oferi un răspuns bun dacă RFI este neclar sau nu pune întrebările corecte. În cele din urmă, nu vă fie teamă să refuzați un loc de muncă. Dacă compania dvs. nu este potrivită pentru acest loc de muncă, puteți lăsa în continuare o impresie bună cu un GC prin scăderea formală, crescând șansele ca GC să vă contacteze din nou pentru un alt efort viitor.

concluzie

citind acest articol, ar trebui să aveți o idee mult mai bună despre ce este o cerere de informații și cum ajută companiile să aleagă cea mai bună soluție posibilă pentru cerințele lor. Asigurați – vă că urmați sfaturile de mai sus despre cum să scrieți un RFI și cele mai bune practici pentru îmbunătățirea procesului RFI-afacerea dvs. vă va mulțumi.