Ah, RFPs. Dacă intenționați să colaborați cu o agenție într-un proiect de reproiectare a site-ului web, s-ar putea să aveți sarcina de a scrie unul dintre aceste documente înfricoșătoare. Din păcate, nu există un ghid pas cu pas la nivel de industrie pentru a solicita propuneri de servicii și, adesea, procesul RFP cade pe umerii cuiva-sau a unui grup de oameni-care nu sunt familiarizați cu toate complexitățile proiectelor moderne de reproiectare a site-urilor web, făcându—l nervos, confuz și dificil.

deci, ce faci? Dacă sunteți ca multe organizații, adunați fiecare persoană din organizație care are o miză pe site și cereți o listă de dorințe cu tot ceea ce doresc să vadă. Vă grăbiți prin procesul de scriere RFP, deoarece data finalizării dvs. se apropie, trimiteți rapid RFP la fiecare agenție posibilă la care vă puteți gândi și sperați la cele mai bune. Apoi, agențiile aruncă o privire asupra RFP-ului dvs. și fac tot felul de presupuneri cu privire la dimensiunea, domeniul de aplicare, lățimea sau bugetul proiectului pe baza cerințelor dvs. enumerate.

ajung confuzi cu privire la ceea ce vrei de fapt, servicii de pitch de care nu ai nevoie și trebuie să o iei de la capăt sau pur și simplu să mergi cu intestinul tău și să alegi propunerea cu cel mai fantezist font, cele mai bune fotografii sau cel mai ieftin preț.

sigur, scrierea RFP-urilor poate fi un proces înfricoșător, mai ales dacă subiectul este în afara zonei dvs. tipice de expertiză. Dacă nu sunteți clar despre ceea ce doriți să obțineți cu noul dvs. site web, nu veți obține ceea ce aveți nevoie din proiect. În momentul în care începeți să vă grăbiți prin RFP sau încercați să includeți totul sub soare, reproiectarea site-ului dvs. web este sortită eșecului. Vă veți petrece timpul și banii pe un proiect nereușit, ineficient și, eventual, vă veți distruge site—ul web-punctul focal al mărcii organizației dvs. Crede-ne, o vedem în fiecare zi.

acum sună mare și înfricoșător, nu crezi?

înainte de a începe hiperventilarea, respirați adânc. Suntem aici pentru a vă ghida prin greșelile comune pe care le vedem în cererile de propuneri, astfel încât să nu le repetați. Vă vom ajuta să creați RFP-uri care vă configurează proiectele pentru succes.

Problema #1: Creați un RFP atunci când nu trebuie să

unele organizații sunt solicitate de politicile companiei, statutele părților interesate sau reglementările legislative pentru a crea un RFP atunci când au nevoie de ajutor pentru reproiectarea site-ului lor web. Instituțiile de învățământ superior, agențiile guvernamentale și organizațiile nonprofit se încadrează adesea în această categorie.dar, alte organizații aleg doar să creeze o cerere de propunere atunci când au nevoie de asistență pentru un proiect, chiar și atunci când nu este necesar. Organizațiile care au opțiunea de a evita crearea unui RFP ar putea opta să facă acest lucru oricum, deoarece este obișnuit în industria lor, consideră că este mai ușor, mai detaliat și le economisește timp.

amintiți-vă, RFP-urile pot fi proiecte mari și nu ar trebui luate cu ușurință. Chiar dacă intri în procesul de scriere cu o idee despre cât timp va dura sau cât de minuțios trebuie să fie, tot riscați să vă confruntați cu probleme care necesită backpedal și fixați mai multe detalii, adăugând zile sau chiar săptămâni la procesul de creare.

soluție: discutați cu agențiile

Dacă descoperiți că organizația dvs. nu vă cere să scrieți un RFP, nu o faceți.

în schimb, programați timp pentru a discuta cu agențiile cu care ați putea dori să lucrați. Consultați colegii de încredere și persoanele din rețeaua dvs. pentru recomandări. Poate că există un site web al companiei care ți-a atras atenția recent. Poate că agenția cu care au lucrat este o alegere bună. Citiți mărturii despre agențiile din zona dvs. și aduceți agenții pentru interviuri; puteți chiar să le dați un apel! Va fi nevoie de un pic de muncă inițială pentru a găsi Agenția pe care doriți să o angajați, dar veți economisi timp și veți reduce riscul de eroare dacă renunțați complet la RFP.

prin natura, procesul RFP limitează comunicarea între compania dvs. și potențialii parteneri de agenție. Gândiți-vă la proces ca la un proces de angajare. Nu ai angaja pe cineva care să se uite doar la CV-ul lor, nu? Bineînțeles că nu. Vrei să-ți dai seama cât de bine te ascultă și cum arată procesul lor de gândire. Vrei să afli dacă îți place să te întâlnești cu ei și dacă te vezi colaborând bine. Acești factori sunt mai importanți decât chiar și cel mai bine scris răspuns RFP.

Problema #2: nu aveți un buget sau o cronologie stabilită

a avea un buget în minte este o necesitate absolută. Costurile se pot adăuga rapid, deci este important ca agențiile să vă cunoască bugetul ideal. În acest fel, ei pot prioritiza cu mai multă precizie și pot oferi îndrumări în propunerea lor și vă pot oferi cel mai bun nivel de servicii pentru bugetul pe care îl cheltuiți confortabil.

soluția de captură pentru site-ul dvs. Suntem fericiți și dornici să ajutăm.

gândiți-vă astfel: să presupunem că construiți o casă. Probabil că ar trebui să vă stabiliți bugetul înainte de a face orice altceva, nu? Nu ar lua în considerare vorbesc cu o companie de constructii, agent imobiliar sau arhitect fără a le da o idee aproximativă de un buget. De ce să tratați site—ul dvs. web—proprietatea dvs. digitală principală-în mod diferit?

aceeași regulă se aplică cronologiei dvs. Vrei ca noua ta casă să fie construită în șase luni? Un an? Doi ani? La fel ca în acel proiect de construcție a casei, calendarul pentru finalizare joacă un rol imens în ceea ce este posibil pentru organizația dvs., deci este important să eliminați presupunerile pentru potențialii parteneri de agenție.

fără un calendar sau un buget, atât dvs., cât și potențialii parteneri de agenție suferiți. Agențiile fac literalmente presupuneri despre ceea ce permite bugetul dvs. și, prin urmare, este mult mai puțin probabil să primiți o propunere pe care o iubiți în gama dvs. de prețuri și în cronologia dorită.

soluție: includeți o estimare a bugetului și o cronologie aproximativă

încercați să identificați un număr care funcționează pentru bugetul dvs. și o dată de finalizare provizorie. Dacă acest lucru se dovedește a fi prea dificil, o gamă este mult mai bună decât simpla furnizare de informații. Nu aveți idee cât ar trebui să coste un astfel de proiect? De asemenea, este acceptabil să discutați cu o agenție despre ceea ce ar trebui să vă așteptați să plătiți și cum ar trebui să arate o cronologie fezabilă.

trebuie să ne întrebăm: când revizuiți propunerile, sunteți vinovat că ați răsfoit direct pagina care listează bugetul și cronologia și apoi ați eliminat orice propuneri care nu se încadrează în limitele bugetare sau de timp pe care le-ați decis? Așa credeam și noi. Nu ești singur.

linia de jos este aceasta: RFP-ul dvs. nu este locul unde să negociați prețurile; este locul în care puteți comunica exact ceea ce doriți și ceea ce vă așteptați să plătiți pentru asta. Includerea unui buget și a unui calendar vă permite să citiți fiecare propunere, știind că fiecare este o soluție personalizată pentru problema dvs., pe baza informațiilor pe care le-ați furnizat. Acest lucru vă va permite să vă concentrați pe alegerea celui mai bun plan strategic pentru afacerea dvs. în loc de cel mai bun punct de preț.

Problema #3: nu ați specificat ce parte a site-ului dvs. web trebuie inclusă în proiect

aceasta este o problemă prea comună. Sunteți atât de familiarizați cu acea anumită secțiune problematică a site—ului dvs. web—probabil că ați discutat-o intern de luni de zile-încât uitați să fiți specific cu privire la exact ceea ce doriți să vedeți schimbat.

de exemplu, dacă faceți parte din departamentul de marketing la o universitate de 4 ani și sperați să îmbunătățiți site-ul web al Departamentului atletic, nu este util să spuneți pur și simplu: „vrem ca site-ul nostru să fie refăcut.”Pentru multe organizații—în special cele cu structuri complexe și mai multe părți interesate—site-urile web devin din ce în ce mai mari pe măsură ce paginile sunt adăugate pentru a satisface cea mai nouă inițiativă sau campanie. S-ar putea să vă gândiți la pagina de pornire și la paginile de produs/program ca la „site-ul” dvs. atunci când, de fapt, site-ul dvs. include mii de pagini.

dacă nu sunteți specific cu privire la ceea ce doriți reproiectat, agențiile sunt lăsate să ghicească, lăsând prea multe la voia întâmplării. Dacă ghicesc greșit, veți fi lăsat să comparați o mulțime de propuneri foarte diferite între ele, ceea ce face dificilă alegerea celui mai bun partener de agenție.

soluție: solidificați parametrii proiectului dvs.

este greu pentru agenții să înțeleagă domeniul de aplicare al site-ului dvs. web atunci când nu sunteți sigur de el. Cel mai bun mod de a determina definitiv ce trebuie inclus în RFP este să efectuați un audit al site-ului dvs. web înainte de a-l crea. Există mai multe instrumente pe care le puteți utiliza pentru a „audita” site—ul dvs. web—Google Analytics, Screaming Frog, SEMrush sau Moz, pentru a numi câteva-dar este la fel de important să aveți pe cineva care poate interpreta datele pe care le colectați, indiferent dacă este angajat intern sau partener de agenție.

odată ce ați efectuat auditul site-ului dvs. web, puteți decide în mod clar ce ar trebui să fie inclus în proiectul dvs. de redesign web și ce poate fi omis.

problema # 4: Nu ați detaliat nevoile dvs. de conținut

este important să înțelegeți că un proiect de reproiectare a site-ului web este mult mai mult decât fonturi, imagini, HTML, CSS și palete de culori. O mare parte din reproiectarea site-ului web se va concentra pe conținutul care există în prezent pe paginile sau conținutul care lipsește de pe site-ul dvs.

nevoile de „conținut” ale unei reproiectări a site-ului pot lua mai multe forme: este posibil să fie necesară dezvoltarea unei strategii de conținut pentru a ghida resurse suplimentare de conținut; conținutul site-ului poate fi necesar să fie auditat pentru a evalua relevanța și valoarea; conținutul complet nou al paginii sau secțiunii poate fi necesar să fie scris de la zero; este posibil ca conținutul existent să fie actualizat, refăcut sau reorganizat; și, în unele situații, este posibil ca conținutul să fie migrat de la un sistem de gestionare a conținutului la altul.

dacă nu stabiliți exact ceea ce aveți nevoie atunci când spuneți „conținut”, puteți paria că agențiile vor presupune că aveți nevoie de tipul de conținut pe care îl oferă și va fi o mare parte din propunerea lor.

soluție: ia în considerare bugetul și de a lua specifice

Err pe partea de a fi prea specifice. Unele dintre întrebările pe care ar trebui să le luați în considerare includ:

• căutați crearea de conținut, strategia de conținut sau ambele?
• cât de mult conținut nou doriți sau aveți nevoie pe site-ul dvs. web?
• cine va crea acel conținut nou? Tu sau partenerul potențial al Agenției?
• aveți conținut care necesită repurposing? Aveți experți interni care pot oferi îndrumări în acest sens?
• veți avea nevoie de o migrare de conținut la un nou CMS?
• intenționați să efectuați auditul conținutului? Sau agenția parteneră ar trebui să includă acest lucru în propunerea sa?

rețineți că site-urile web de astăzi au nevoie de conținut de înaltă calitate, în timp util, pentru a fi relevante, astfel încât cerințele dvs. de conținut vor ocupa probabil o mare parte din bugetul dvs. Dacă nevoile dvs. includ crearea de conținut nou și o migrare completă a conținutului, vă puteți aștepta ca acesta să fie mai scump decât un plan de reutilizare a conținutului utilizând CMS-ul dvs. existent. Oricare ar fi cerințele dvs., asigurați-vă că bugetul dvs. este într-un interval care face ca solicitările dvs. să fie fezabile.

Problema # 5: Dacă doriți ca potențialii parteneri de agenție să înțeleagă în mod clar dorințele și nevoile dvs., fiți clar în întrebarea dvs. „Obiectivele de afaceri „și” obiectivele proiectului ” sunt termeni care sunt presărate în cele mai multe RFP—uri, și deși acestea sunt concepte similare—acesta din urmă este o componentă a primului-utilizarea lor interschimbabil este incorectă și doar confundă situația.

un obiectiv de afaceri este o realizare generală pe care compania dvs. speră să o realizeze pe termen lung—luați în considerare acest „de ce” al organizației dvs.”Obiectivele proiectului acționează ca pietre de temelie pentru a îndeplini acest obiectiv de afaceri—luați în considerare acest lucru al organizației dvs. „cum.”De exemplu, dacă obiectivul dvs. de afaceri este de a crește gradul de conștientizare a mărcii pe piața dvs., două obiective ale proiectului ar putea fi producerea de conținut de blog de înaltă calitate și utilizarea postărilor de social media plătite pentru a-l promova noilor audiențe și a le readuce pe site-ul dvs. web.

aceasta este o problemă obișnuită pe care o vedem tot timpul: trebuie să înțelegeți atât „Cum”, cât și „de ce” proiectului de reproiectare a site-ului dvs. web pentru ca acesta să aibă succes. Combinarea sau eșecul de a articula în mod clar obiectivele de afaceri și obiectivele proiectului va duce la pierderea din vedere a partenerilor de agenție a ceea ce sperați să realizați cu reproiectarea site—ului dvs. web-și puteți paria că propunerile lor vor fi departe de viziunea dvs.

soluție: definiți și diferențiați în mod clar obiectivele de afaceri și obiectivele proiectului

Acest lucru va ajuta agențiile să înțeleagă în mod clar obiectivele dvs. pe termen lung și pe termen scurt și cum să vă ajute cel mai bine să le atingeți. Acest lucru poate ajuta, de asemenea, agențiile să decidă cum să vă aloce bugetul, ce valori să urmăriți și să definiți adevăratul succes în proiectul dvs. Cu cât vă articulați mai clar obiectivele de afaceri și obiectivele proiectului, cu atât este mai probabil să primiți propuneri de înaltă calitate care includ strategii atent concepute.

au „cum” bătut în cuie în jos, dar nu au destul de identificat „de ce”? Discutați cu agențiile, chiar dacă încă lucrați prin procesul RFP. Suntem bucuroși să vă ajutăm.

problema # 6: Nu ați luat în considerare cerințele de accesibilitate a site-ului

Dacă vă gândiți: „accesibilitate Web? Nu am auzit niciodată de asta, ” nu ești singur. Prea puține branduri sunt conștiente de ceea ce înseamnă acest lucru sau de ce este important. Accesibilitatea Web înseamnă să vă asigurați că toți cei care doresc să se angajeze cu site-ul dvs. web pot face acest lucru și este programat să devină obligatoriu din punct de vedere legal pentru toate „locurile de cazare publică” în 2018.

dacă lansați un site web complet reproiectat, care nu respectă regulile de accesibilitate, ghiciți ce? Veți fi în căutarea pentru un alt redesign mai târziu în acest an!

Din acest motiv, recomandăm ca toate proiectele de reproiectare a site-ului web să urmeze liniile directoare pentru accesibilitatea site-ului web, așa cum au fost stabilite de WCAG 2.0. Ca regulă generală, vă recomandăm să îndepliniți cel puțin nivelul AA, dar acest lucru poate varia în funcție de baza dvs. de clienți sau de industrie. Acest lucru va avea impact asupra aspectelor site-ului web, cum ar fi dimensiunile textului, utilizarea culorilor, liniile directoare pentru hyperlink și spațiile de cazare pentru Dispozitive mobile.

soluție: Luați în considerare cum ar putea arăta accesibilitatea pe site-ul dvs.

lucrați cu echipa dvs. juridică sau de Conformitate pentru a vedea ce cerințe ar putea trebui să îndeplinească site-ul web al organizației dvs. și asigurați-vă că le listați clar în RFP, astfel încât agențiile să rămână în parametrii reglementărilor legale.

ca întotdeauna, soluția de captură este de a vorbi cu agențiile potențiale. Deși nu suntem avocați, vă putem oferi îndrumări și informații cu privire la considerentele de accesibilitate și la modul în care acestea vor avea impact asupra domeniului de aplicare al proiectului de reproiectare.

Problema # 7: Nu ați inclus nimic despre nevoile dvs. de Branding

chiar dacă organizația dvs. caută o reproiectare completă a site-ului web, un lucru care ar trebui să rămână consecvent este marca dvs. Site-ul dvs. ar trebui să arate și să simtă că vă aparține, dar să fie o versiune nouă și îmbunătățită. Cu excepția cazului în care căutați în mod specific un „rebrand”—care este mult diferit de un „redesign”al site—ului-site-ul dvs. web ar trebui să poarte în continuare o voce, ton, misiune, logo și paletă de culori similare pentru a vă asigura că este recunoscut pentru clienții dvs. actuali. Dacă știți că doriți să începeți cu un brand nou, dar RFP-ul dvs. nu menționează nimic despre branding, agențiile vor presupune că marca dvs. este solidă și nu o vor aborda în propunerile lor.

soluție: fii clar și detaliat cu privire la nevoile tale de branding

dă-le cât poți. Dacă sunteți în căutarea unor modificări ale logo-ului sau ale misiunii, viziunii sau valorilor dvs. corporative, minunat! Fii clar despre asta. Furnizați detalii despre elementele mărcii dvs. pe care doriți să le păstrați și pe care doriți să le îmbunătățiți. Dacă marca dvs. are nevoie doar de mici actualizări, este în regulă să păstrați cererile de branding în același RFP. Dacă aveți în vedere ceva mai semnificativ, cum ar fi schimbarea numelui organizației dvs., acesta ar trebui abordat ca parte a unei inițiative de strategie de brand înainte de a trece la un proiect de reproiectare a site-ului web.

asigurați-vă că nu combinați un redesign al site-ului web cu un rebrand și cereți un lucru greșit în RFP. Dacă nu doriți un rebrand, împărtășiți liniile directoare actuale ale mărcii cu agențiile potențiale, astfel încât acestea să aibă șansa de a afla puțin despre brandingul dvs.

problema # 8: Încercați să ucideți prea multe păsări cu o singură piatră

Să presupunem că căutați o agenție care să vă ajute cu reproiectarea site-ului web, strategia de marcă și o campanie de marketing digital. Este mai ușor să puneți toate acestea într-un singur RFP, nu?

greșit.

când puneți mai multe proiecte diferite cu obiective și termene variabile într-un singur RFP, treceți peste prea multe detalii, lăsând potențialii parteneri de agenție să facă același lucru. Chiar dacă ați enumerat bugetul dvs., cât din acesta ar trebui alocat strategiei de brand? Cât de mult ar trebui să meargă spre noul site? Cronologia se referă doar la reproiectarea site-ului dvs. web sau la toate acestea? Cum intenționați să măsurați succesul proiectului?

dacă o agenție te-a ajutat să lansezi un nou site web de succes și să construiești un brand pe care tu și clienții tăi îl iubiți, dar care s-a clătinat în campania sa de marketing digital, aceasta constituie un eșec al întregului proiect? Ideea este că domeniul de aplicare al RFP-ului dvs. ar trebui să fie întotdeauna construit în jurul faptului dacă succesul proiectului poate fi sau nu măsurat în mod clar. Această abordare vă va ajuta să vă dați seama când ați creat un RFP prea larg, prea general sau include valori de succes divergente.

soluție: concentrați-vă pe cel mai important proiect, deocamdată

putem auzi deja clopotele de alarmă care vă sună în cap, dar nu vă faceți griji. Acest lucru este important pentru succesul companiei dvs., deci nu investiți timp, energie și resurse într—un proiect care este prohibitiv de larg sau vag-astfel companiile își pierd interesul și Proiectele se amână.

utilizați RFP pentru a vă concentra pe o singură problemă sau inițiativă și lucrați cu partenerul dvs. de agenție pentru a prioritiza și a aborda celelalte probleme atunci când are sens să faceți acest lucru. Începeți cu problemele care sunt critice pentru misiune—adică cele care vă vor împiedica capacitatea de a vă atinge obiectivele de afaceri-și mergeți de acolo. Partenerul potrivit al agenției vă va putea ajuta să creați o listă de dorințe pe măsură ce apar noi inițiative și să dezvoltați un plan pentru a le aborda.

parteneriatul cu o agenție pentru a lucra spre obiectivele proiectului dvs. vă va îmbunătăți șansele de a avea proiecte de succes, eficiente, care oferă o valoare reală organizației dvs. și clienților săi.

gata pentru Redesign site-ul dumneavoastră?

mergeți mai departe și scrieți acea cerere de propunere! Nu mai este atât de mare și înfricoșător, nu? Dacă nu luați nimic altceva din acest post, faceți acest lucru: obiectivul dvs. principal atunci când creați un RFP este de a elimina necesitatea ca agențiile potențiale să-și asume ceva. Pune-ne întrebări. Obțineți clarificări. Să vorbim.momentul în care o agenție trebuie să presupună, să ghicească sau să speculeze despre ceea ce căutați de la ei este momentul în care RFP-ul dvs. este condamnat. Specificul sunt cel mai bun prieten aici. Ia jocurile ghicitul din ea, și a pus RFP pe drumul spre succes.

mai aveți întrebări? Suntem aici pentru a ajuta.