uma política de reembolso das despesas dos empregados é o processo que um empregado deve seguir, a fim de ser pago de volta pelo seu empregador quando incorre em despesas relacionadas com o negócio. Normalmente, uma política de reembolso está relacionada a um funcionário que viaja para o trabalho, se engajar em jantares de negócios, ou comprar suprimentos ou ferramentas relacionados ao trabalho.

a Política de reembolso das despesas dos empregados deve ser uma secção no manual do seu empregado que requer a assinatura do empregado para garantir que eles compreendem a Política de reembolso das despesas dos empregados na sua totalidade.

Use o nosso modelo para a sua política de reembolso de despesas dos funcionários como ponto de partida e faça alterações, se possível, consultar com o advogado para garantir que a Política de reembolso de despesas dos funcionários se encaixa na sua empresa.

modelo de Política de reembolso das despesas dos empregados

o seguinte é a Política de reembolso das despesas dos empregados para a ABC Productions que todos os nossos empregados precisam de seguir quando se trata de dinheiro gasto em assuntos relacionados com o trabalho.

existem apenas duas categorias de despesas relacionadas com o trabalho que a ABC Productions cobre:

• despesas pagas directamente pela ABC Productions em nome dos empregados.
• despesas pagas pelos empregados da ABC Productions e reembolsáveis.o empregado pode ter direito a reembolso total ou parcial após a RH analisar os pedidos.
  

  o que é / são despesas relacionadas com o trabalho?

  as despesas relacionadas com o trabalho estão directamente relacionadas com um funcionário da ABC productions durante um benefício (como um telefone de negócios) ou despesas de entretenimento relacionadas com o negócio (como um jantar com clientes ou colegas de trabalho).

  Note que as despesas relacionadas com o trabalho podem ser limitadas e que o gerente de RH precisa aprová-las. Se um empregado gasta mais do que o valor aprovado pelo HR, o custo adicional deve ser coberto apenas pelo empregado.

  o seguinte não será considerado como uma despesa de trabalho, portanto, ABC Productions não irá cobri-lo:

  • uma reunião não autorizada com clientes, parceiros ou candidatos da empresa.
  • multas ou ofensas enquanto conduzia um carro da empresa.
  • uma subscrição ou formação não profissional.
  • uma viagem pessoal.

  Por Favor, note que o acima serve como alguns exemplos, fale com a HR para saber mais em profundidade sobre as despesas reembolsáveis antes mesmo de apresentar um pedido.durante uma viagem de negócios aprovada para a ABC Productions, as seguintes despesas serão parcial ou totalmente reembolsadas:

  • tarifas de transporte (avião, carro, navio, etc.)
  • Alojamento
  • documento Legal de despesas (Visa)
  • Necessário/necessária despesas médicas (vacinas)
  • transporte Local durante a viagem (em tarifas de táxi, aluguel de carros etc.)
  • despesas menores que são pré-aprovadas pelo Gerente do empregado (refeições, material de negócios, etc.)

  Se quaisquer taxas de assistência médica ocorrerem após um incidente ou acidente relacionado com a viagem, o empregado pode ser coberto pelo seguro de indemnização dos trabalhadores. Se não for, a ABC Productions pode reembolsar o empregado pelas suas despesas médicas, se for considerado apropriado.

  despesas não reembolsáveis

  o seguinte é uma lista mais aprofundada das despesas que a ABC Productions não reembolsará um empregado por:

  • a perda ou roubo de bens pessoais de um empregado, como bagagem.
  • upgrades não autorizadas, como classe de negócio durante o voo ou uma atualização de quarto de hotel.
  • serviços pessoais, tais como uma massagem, tratamentos de beleza, etc.
  • compras pessoais, tais como roupas, presentes, lanches para o escritório, etc.
  • as despesas que um cônjuge ou outro não empregado incorreram ao acompanhar o funcionário da ABC Productions enquanto viajava. a lista acima não é uma lista completa, por favor fale com a HR sobre todas as despesas reembolsáveis antes de iniciar uma viagem de negócios.

    procedimento

    Quando um funcionário da ABC Productions vai em uma viagem relacionada com o trabalho, a HR irá organizar a sua acomodação, transporte, e irá documentar as despesas. No entanto, você é obrigado a fazer o seguinte:

    • despesas de documentos que a ABC Productions não organizou diretamente, como tarifas de táxi. Por favor, peça recibos sempre que possível, pois você pode ter direito a um montante por dia para cobrir as despesas de viagem adicionais necessárias.
    • envie um relatório de despesas ao HR com toda a documentação necessária no prazo de duas semanas da sua viagem.

    HR é responsável pela aprovação dos pedidos de reembolso dos empregados. Uma vez aprovado, você receberá o reembolso em seu salário dentro de dois períodos de pagamento.quando os empregados incorrem em despesas relacionadas com o trabalho, são obrigados a:

    • pedir a aprovação da RH e do seu gestor.
    • apresentar um pedido de Reembolso ao HR.
    • apresentar todas as receitas e facturas relevantes para jantares de negócios e transporte no prazo de duas semanas. quaisquer despesas excessivas serão investigadas e se forem encontrados casos de alegações falsificadas ou exageradas, a ABC Productions tomará medidas disciplinares.