Como parte disso, você deve usar o telefone ou IM para lidar com questões que são susceptíveis de precisar de alguma discussão para trás e para a frente. Use nossa ferramenta de planejamento de comunicações para identificar os canais que são melhores para diferentes tipos de mensagem.

também, o e-mail não é tão seguro quanto você pode querer que seja, particularmente como as pessoas podem enviar e-mails sem pensar para excluir o histórico de conversação. Então evite compartilhar informações sensíveis ou pessoais em um e-mail, e não escreva sobre qualquer coisa que você, ou o assunto do seu e-mail, não gostaria de ver estampado em um cartaz pelo seu escritório.sempre que possível, dar más notícias pessoalmente. Isso ajuda você a se comunicar com empatia, compaixão e compreensão, e para corrigir se sua mensagem foi tomada da maneira errada.

faça bom uso das linhas de assunto

um cabeçalho de jornal tem duas funções: ele pega sua atenção, e resume o artigo, de modo que você pode decidir se lê-lo ou não. A linha de assunto de sua mensagem de E-mail deve fazer a mesma coisa.

uma linha de assunto em branco é mais provável que seja negligenciada ou rejeitada como” spam”, por isso use sempre algumas palavras bem escolhidas para dizer ao destinatário sobre o que o email é.

Você pode querer incluir a data na linha de assunto se a sua mensagem é de uma série regular de E-mails, como um relatório de projeto semanal. Para uma mensagem que precisa de uma resposta, Você também pode querer incluir uma chamada para a ação, como ” por favor, responda até 7 de novembro.”

uma linha de assunto bem escrita como a abaixo fornece a informação mais importante, sem que o destinatário mesmo tenha que abrir o e-mail. Isto serve como um alerta que lembra aos destinatários sobre a sua reunião cada vez que eles olham para a sua caixa de entrada.

Se você tem uma muito curta mensagem a transmitir, e você pode ajustar a coisa toda na linha de assunto, use o “MOE” (Fim da Mensagem), para que o destinatário saiba que não é preciso abrir o e-mail para receber todas as informações de que eles precisam.

Subject: Could you please send the February sales report? Obrigado! EOM

(claro, isto só é útil se os destinatários souberem o que significa” EOM”.)

Keep Messages Clear and Brief

E-mails, like traditional business letters, need to be clear and concise. Mantém as tuas frases curtas e directas. O corpo do E-mail deve ser direto e informativo, e deve conter todas as informações pertinentes. Veja nosso artigo sobre habilidades de escrita para orientação sobre a comunicação claramente por escrito.

Ao contrário das cartas tradicionais, no entanto, não custa mais enviar vários e-mails do que enviar apenas um. Então, se você precisa se comunicar com alguém sobre um número de tópicos diferentes, considere escrever um e-mail separado para cada um. Isto torna a sua mensagem mais clara, e permite ao seu correspondente responder a um tópico de cada vez.

É importante encontrar o equilíbrio aqui. Você não quer bombardear alguém com e-mails, e faz sentido combinar vários, relacionados, pontos em um e-mail. Quando isso acontecer, manter as coisas simples com parágrafos numerados ou pontos de bala, e considerar “chunking” informações em pequenas unidades bem organizadas para tornar mais fácil de digerir.

Notice, too, that in the good example above, Monica specified what she wanted Jackie to do (in this case, amend the report). Se tornares mais fácil para as pessoas verem o que queres, há mais hipóteses de te darem isto.

ser educado

as pessoas muitas vezes pensam que os e-mails podem ser menos formais do que as cartas tradicionais. Mas as mensagens que você envia são um reflexo de seu próprio profissionalismo , valores e atenção aos detalhes, por isso é necessário um certo nível de formalidade.

A menos que você esteja em bons termos com alguém, evite linguagem informal, Gíria, jargão e abreviaturas inapropriadas. Os Emoticons podem ser úteis para esclarecer a sua intenção, mas é melhor usá-los apenas com pessoas que você conhece bem.

Close your message with “Regards”, “Yours Atenciosamente” or “All the best,” depending on the situation.os destinatários podem decidir imprimir e-mails e partilhá-los com outros, por isso, sejam sempre educados.

verifique o tom

quando encontramos pessoas cara a cara, usamos a linguagem corporal da outra pessoa, o tom vocal e expressões faciais para avaliar como se sentem. O e-mail rouba-nos esta informação, e isso significa que não podemos dizer quando as pessoas têm entendido mal as nossas mensagens.

sua escolha de palavras, comprimento da frase, pontuação e capitalização pode facilmente ser mal interpretada sem sugestões visuais e auditivas. No primeiro exemplo abaixo, Emma pode pensar que Harry está frustrado ou irritado, mas, na realidade, ele se sente bem.

pense sobre como o seu email “se sente” emocionalmente. Se as suas intenções ou emoções podem ser mal compreendidas, encontre uma forma menos ambígua de dizer as suas palavras.

revisando

finalmente, antes de carregar em “enviar”, tome um momento para rever o seu email para erros de ortografia, gramática e pontuação. Suas mensagens de E-mail são tanto uma parte de sua imagem profissional como as roupas que você usa, então parece ruim para enviar uma mensagem que contém erros de Digitação.como você revisou, preste atenção ao comprimento do seu e-mail. As pessoas são mais propensas a ler emails curtos e concisos do que longos, divagando uns, por isso certifique-se de que seus emails são tão curtos quanto possível, sem excluir as informações necessárias.

nosso artigo sobre habilidades de escrita tem dicas e estratégias que você pode usar ao rever seus e-mails.

infográfico

Clique na imagem abaixo para ver a nossa infografia sobre como escrever e-mails eficazes.