Polityka zwrotu kosztów pracowniczych to proces, który pracownik musi wykonać, aby pracodawca mógł zwrócić koszty związane z działalnością gospodarczą . Zazwyczaj Polityka zwrotu kosztów jest związana z podróżowaniem pracownika do pracy, organizowaniem kolacji biznesowych lub zakupem materiałów lub narzędzi związanych z pracą.

Polityka zwrotu kosztów pracowniczych powinna być sekcją w podręczniku pracownika, która wymaga podpisu pracownika, aby upewnić się, że rozumie politykę zwrotu kosztów pracowniczych w całości.

użyj naszego szablonu dla polityki zwrotu kosztów pracowniczych jako punktu wyjścia i wprowadź zmiany w stosownych przypadkach, jeśli to możliwe, skonsultuj się z radcą prawnym, aby upewnić się, że Polityka zwrotu kosztów pracowniczych pasuje do Twojej firmy.

szablon polityki zwrotu kosztów pracowniczych

poniżej znajduje się Polityka zwrotu kosztów pracowniczych dla ABC Productions, którą wszyscy nasi pracownicy muszą przestrzegać, jeśli chodzi o pieniądze wydane na sprawy związane z pracą.

istnieją tylko dwie kategorie wydatków związanych z pracą:

• wydatki opłacane bezpośrednio przez ABC Productions w imieniu pracowników.
• wydatki poniesione przez pracowników ABC Productions i podlegają zwrotowi.

pracownik może być uprawniony do pełnego lub częściowego zwrotu kosztów po rozpatrzeniu reklamacji przez HR.

czym są / są wydatki związane z pracą?

wydatki związane z pracą są bezpośrednio związane z pracownikiem ABC productions podczas benefit (jak telefon służbowy) lub związane z biznesem wydatki na rozrywkę (jak kolacja z klientami lub współpracownikami).

zwróć uwagę, że wydatki związane z pracą mogą być ograniczone i że menedżer HR musi je zatwierdzić. Jeśli pracownik wydaje więcej niż zatwierdzona kwota HR, dodatkowy koszt musi zostać pokryty tylko przez pracownika.

nie będą traktowane jako koszt pracy, dlatego ABC Productions nie pokryje ich:

• nieautoryzowane spotkanie z klientami, partnerami lub kandydatami do firmy.
• Grzywny lub wykroczenia podczas jazdy samochodem służbowym.
• abonament lub szkolenie niezwiązane z działalnością gospodarczą.
• wycieczka osobista.

zwróć uwagę, że powyższe służy jako kilka przykładów, porozmawiaj z działem HR, aby dowiedzieć się więcej o szczegółach dotyczących wydatków podlegających zwrotowi, zanim jeszcze złożysz wniosek.

koszty podróży

biorąc udział w zatwierdzonej podróży służbowej dla ABC Productions, następujące koszty zostaną częściowo lub w całości zwrócone:

• opłaty za transport (samolot, samochód, statek itp.)
• zakwaterowanie
• wydatki na dokumenty prawne (Wiza)
• wymagane/niezbędne koszty leczenia (szczepienia)
• transport lokalny podczas podróży (opłaty za taksówki, wynajem samochodów itp.)
• drobne wydatki, które są wstępnie zatwierdzone przez kierownika pracownika (posiłki, materiały biznesowe itp.)

w przypadku wystąpienia jakichkolwiek opłat za opiekę medyczną po zdarzeniu lub wypadku związanym z podróżą, pracownik może być objęty ubezpieczeniem pracowniczym. Jeśli tak nie jest, ABC Productions może zwrócić pracownikowi koszty leczenia, jeśli uzna to za stosowne.

wydatki niepodlegające zwrotowi

poniżej znajduje się bardziej szczegółowa lista wydatków, które firma ABC Productions nie zwróci pracownikowi za:

• utrata lub kradzież mienia osobistego pracownika, takiego jak bagaż.
• nieautoryzowane ulepszenia, takie jak klasa biznes podczas lotu lub ulepszenie pokoju hotelowego.
• Usługi osobiste, takie jak masaż, zabiegi kosmetyczne itp.
• Zakupy Osobiste, takie jak ubrania, prezenty, przekąski do biura itp.
• wydatki poniesione przez współmałżonka lub innego pracownika niebędącego pracownikiem podczas towarzyszenia pracownikowi ABC Productions podczas podróży.

Powyższa lista nie jest kompletną listą, proszę porozmawiać z HR o wszystkich kosztach podlegających zwrotowi przed wyjazdem w podróż służbową.

procedura

kiedy pracownik ABC Productions wybiera się na wyjazd służbowy, HR zorganizuje zakwaterowanie, transport i udokumentuje wydatki. Musisz jednak wykonać następujące czynności:

• wydatki na dokumenty, na przykład opłaty za przejazd taksówką. Jeśli to możliwe, poproś o pokwitowania, ponieważ możesz być uprawniony do diety na pokrycie dodatkowych niezbędnych kosztów podróży.
• Prześlij raport wydatków do działu kadr wraz ze wszystkimi niezbędnymi dokumentami w ciągu dwóch tygodni od wyjazdu.

HR jest odpowiedzialny za zatwierdzanie wniosków o zwrot kosztów przez pracownika. Po zatwierdzeniu otrzymasz zwrot w swoim czeku w ciągu dwóch okresów wypłaty.

gdy pracownicy ponoszą wydatki związane z pracą, są zobowiązani do:

• poprosić o zatwierdzenie HR i kierownika.
• Złóż wniosek o zwrot kosztów do HR.
• złóż wszystkie odpowiednie paragony i rachunki za kolacje biznesowe i transport w ciągu dwóch tygodni.

wszelkie nadmierne wydatki zostaną zbadane, a w przypadku stwierdzenia sfałszowanych lub przesadzonych roszczeń ABC Productions podejmie działania dyscyplinarne.