e-mail od dawna jest podstawowym narzędziem komunikacji biznesowej, ale badanie 2013 przeprowadzone przez sendmail, Inc., okazało się, że spowodowało to napięcie, zamieszanie lub inne negatywne konsekwencje dla 64 procent pracujących specjalistów.
więc, jak możesz tego uniknąć? I jak możesz pisać e-maile, które otrzymają pożądane wyniki? W tym artykule i filmie przyjrzymy się strategiom, których możesz użyć, aby upewnić się, że korzystanie z poczty e-mail jest jasne, skuteczne i skuteczne.
Kliknij tutaj, aby zobaczyć zapis tego filmu.
pisanie skutecznych e-maili
przeciętny pracownik biurowy otrzymuje dziennie około 80 e-maili. Dzięki takiej ilości poczty poszczególne wiadomości można łatwo przeoczyć. Postępuj zgodnie z tymi prostymi zasadami, aby twoje e-maile były zauważane i reagowane.
- nie przesyłaj wiadomości e-mailem.
- dobrze wykorzystuj linie tematyczne.
- Zachowaj wiadomości jasne i krótkie.
- bądź grzeczny.
- sprawdź swój ton.
- korekta.
nie Przekomunikuj się przez e-mail
jednym z największych źródeł stresu w pracy jest ogromna ilość e-maili, które ludzie otrzymują. Zanim więc zaczniesz pisać e-mail, zadaj sobie pytanie: „czy to naprawdę konieczne?”
w ramach tego, powinieneś użyć telefonu lub IM do radzenia sobie z pytaniami, które mogą wymagać dyskusji w obie strony. Skorzystaj z naszego narzędzia do planowania komunikacji, aby zidentyfikować kanały, które są najlepsze dla różnych rodzajów wiadomości.
ponadto e-mail nie jest tak bezpieczny, jak chcesz, szczególnie, że ludzie mogą przesyłać e-maile bez myślenia o usunięciu historii konwersacji. Unikaj więc udostępniania poufnych lub osobistych informacji w wiadomości e-mail i nie pisz o niczym, czego ty lub temat Twojego e-maila nie chcielibyście zobaczyć na billboardzie w Twoim biurze.
Jeśli to możliwe, dostarczaj złe wiadomości osobiście. Pomaga to komunikować się z empatią, współczuciem i zrozumieniem, a także naprawiać, jeśli Twoja wiadomość została odebrana w niewłaściwy sposób.
korzystaj z tematów
nagłówek gazety ma dwie funkcje: przyciąga twoją uwagę i podsumowuje artykuł, dzięki czemu możesz zdecydować, czy chcesz go przeczytać, czy nie. Temat wiadomości e-mail powinien zrobić to samo.
pusta linia tematu jest bardziej prawdopodobna do przeoczenia lub odrzucenia jako „spam”, więc zawsze używaj kilku dobrze dobranych słów, aby powiedzieć odbiorcy, o czym jest wiadomość e-mail.
możesz dodać datę w temacie, jeśli Twoja wiadomość jest jedną z regularnych serii e-maili, takich jak cotygodniowy raport projektu. W przypadku wiadomości, która wymaga odpowiedzi, Możesz również dołączyć wezwanie do działania, takie jak ” proszę odpowiedzieć do 7 listopada.”
dobrze napisany temat, taki jak ten poniżej, dostarcza najważniejszych informacji, bez konieczności otwierania wiadomości e-mail przez odbiorcę. Służy to jako monit przypominający odbiorcom o Twoim spotkaniu za każdym razem, gdy spojrzą na swoją skrzynkę odbiorczą.
| Bad Example | Good Example |
|---|---|
| Subject: Meeting | Subject: PASS Process Meeting – 10 a.m. February 25, 2014 |
Jeśli masz bardzo krótką wiadomość do przekazania i możesz dopasować całość do tematu, Użyj „EOM” (koniec wiadomości), aby poinformować odbiorców, że nie muszą otwierać wiadomości e-mail, aby uzyskać wszystkie potrzebne informacje.
temat: Czy mógłbyś wysłać raport sprzedaży z lutego? Dzięki! EOM
(oczywiście jest to przydatne tylko wtedy, gdy odbiorcy wiedzą, co oznacza „EOM”.)
utrzymuj wiadomości Jasne i krótkie
e-maile, takie jak tradycyjne listy biznesowe, muszą być jasne i zwięzłe. Trzymaj zdania krótkie i do rzeczy. Treść wiadomości e-mail powinna być bezpośrednia i informacyjna oraz powinna zawierać wszystkie istotne informacje. Zapoznaj się z naszym artykułem na temat umiejętności pisania, aby uzyskać wskazówki dotyczące wyraźnej komunikacji na piśmie.
w przeciwieństwie do tradycyjnych listów, wysłanie kilku e-maili nie kosztuje więcej niż wysłanie jednego. Tak więc, jeśli chcesz komunikować się z kimś na wiele różnych tematów, rozważ napisanie oddzielnego e-maila dla każdego z nich. Dzięki temu Twoja wiadomość jest wyraźniejsza i pozwala korespondentowi odpowiadać na jeden temat naraz.
| zły przykład | dobry przykład |
|---|---|
|
temat: poprawki do raportu sprzedaży cześć Jackie, dziękuję za wysłanie tego raportu w zeszłym tygodniu. Przeczytałem go wczoraj i uważam, że Rozdział 2 wymaga bardziej szczegółowych informacji na temat naszych wyników sprzedaży. Czułem też, że ton może być bardziej formalny. chciałem również poinformować, że zaplanowałem na ten piątek spotkanie z działem PR dotyczące nowej kampanii reklamowej. Jest o 11: 00 i będzie w małej sali konferencyjnej. proszę dać mi znać, jeśli możesz to zrobić. dzięki! Monika |
temat: korekta raportu sprzedaży cześć Jackie, dzięki za wysłanie tego raportu w zeszłym tygodniu. Przeczytałem go wczoraj i uważam, że Rozdział 2 wymaga bardziej szczegółowych informacji na temat naszych wyników sprzedaży. czułem też, że ton może być bardziej formalny. mógłbyś to zmienić mając na uwadze te komentarze? dzięki za ciężką pracę nad tym! Monika (Monika następnie podaje osobny e-mail o spotkaniu działu PR.) |
ważne jest, aby znaleźć równowagę tutaj. Nie chcesz bombardować kogoś e-mailami i sensowne jest łączenie kilku powiązanych punktów w jeden e-mail. Gdy tak się stanie, zachowaj prostotę dzięki numerowanym akapitom lub punktorom i rozważ „dzielenie” informacji na małe, dobrze zorganizowane jednostki, aby ułatwić ich trawienie.
zauważ też, że w dobrym przykładzie powyżej Monika określiła, co chce zrobić (w tym przypadku popraw raport). Jeśli ułatwisz ludziom zobaczenie tego, czego chcesz, jest większa szansa, że dadzą ci to.
bądź uprzejmy
ludzie często myślą, że e-maile mogą być mniej formalne niż tradycyjne listy. Ale wiadomości, które wysyłasz, są odzwierciedleniem Twojego profesjonalizmu, wartości i dbałości o szczegóły, więc potrzebny jest pewien poziom formalności.
Jeśli nie jesteś z kimś w dobrych stosunkach, unikaj Nieformalnego języka, slangu , żargonu i nieodpowiednich skrótów. Emotikony mogą być przydatne do wyjaśnienia twoich intencji, ale najlepiej używać ich tylko z osobami, które dobrze znasz.
Zamknij wiadomość słowami „Pozdrawiam”, „Z poważaniem” lub „Wszystkiego Najlepszego”, w zależności od sytuacji.
odbiorcy mogą zdecydować się na drukowanie e-maili i dzielenie się nimi z innymi, więc zawsze bądź uprzejmy.
Sprawdź ton
kiedy spotykamy ludzi twarzą w twarz, używamy mowy ciała drugiej osoby , tonu głosu i mimiki, aby ocenić, jak się czują. E-mail okrada nas z tych informacji, a to oznacza, że nie możemy stwierdzić, kiedy ludzie źle zrozumiali nasze wiadomości.
twój wybór słów, długości zdania, interpunkcji i wielkich liter może być łatwo błędnie zinterpretowany bez wskazówek wzrokowych i słuchowych. W pierwszym przykładzie poniżej Emma może myśleć, że Harry jest sfrustrowany lub zły, ale w rzeczywistości czuje się dobrze.
| zły przykład | dobry przykład |
|---|---|
|
Harry |
cześć Emma, dzięki za ciężką pracę nad tym raportem. Czy Mógłbyś dostarczyć mi swoją wersję do 17: 00, żebym nie przegapił terminu? Wielkie dzięki! Harry |
zastanów się, jak twój e-mail „czuje” emocjonalnie. Jeśli twoje intencje lub emocje mogą zostać źle zrozumiane, znajdź mniej niejednoznaczny sposób wyrażania swoich słów.
korekta
na koniec, zanim naciśniesz „wyślij”, poświęć chwilę na sprawdzenie wiadomości e-mail pod kątem błędów ortograficznych, gramatycznych i interpunkcyjnych. Twoje wiadomości e-mail są tak samo częścią twojego profesjonalnego wizerunku, jak ubrania, które nosisz, więc źle wygląda wysyłanie wiadomości zawierającej literówki.
podczas korekty zwróć szczególną uwagę na długość wiadomości e-mail. Ludzie częściej czytają krótkie, zwięzłe e-maile niż długie, bełkotliwe, więc upewnij się, że e-maile są tak krótkie, jak to możliwe, bez wykluczania niezbędnych informacji.
Nasz artykuł na temat umiejętności pisania ma wskazówki i strategie, które można wykorzystać podczas korekty wiadomości e-mail.
kluczowe punkty
większość z nas spędza znaczną część dnia czytając i komponując e-maile. Ale wiadomości, które wysyłamy, mogą być mylące dla innych.
aby pisać skuteczne e-maile, najpierw zadaj sobie pytanie, czy w ogóle powinieneś używać poczty e-mail. Czasami lepiej jest odebrać telefon.
spraw, aby twoje e-maile były zwięzłe i do rzeczy. Wysyłaj je tylko do osób, które naprawdę muszą je zobaczyć, i jasno określaj, co chcesz, aby odbiorca zrobił dalej.
pamiętaj, że twoje e-maile są odzwierciedleniem Twojego profesjonalizmu, wartości i dbałości o szczegóły. Spróbuj sobie wyobrazić, jak inni mogą zinterpretować ton twojej wiadomości. Bądź uprzejmy i zawsze sprawdzaj to, co napisałeś, zanim klikniesz ” wyślij.”
Infografika
kliknij na poniższy obrazek, aby zobaczyć naszą infografikę o tym, jak pisać skuteczne e-maile.
