Prosci od ponad 20 lat bada najlepsze praktyki zarządzania zmianą . Podczas każdej edycji Best Practices in Change Management, pytamy naszych uczestników badania,

„co jest największym wkładem w udaną inicjatywę zarządzania zmianą?”

zbiorowo i konsekwentnie odpowiedzi uczestników wskazują na siedem prostych czynników, które mają wpływ na wyniki inicjatywy zmiany. Są to najlepsze praktyki zarządzania zmianą, zgłoszone do Prosci przez ponad 8000 osób zaangażowanych w zarządzanie zmianą.

7 Najlepsze praktyki zarządzania zmianą

1. mobilizacja aktywnego i widocznego sponsorowania kadry kierowniczej
2. Zastosuj ustrukturyzowane podejście do zarządzania zmianami
3. komunikuj się często i otwarcie
4. angażuj pracowników frontowych
5. Dedykuj zasoby do zarządzania zmianami
6. angażuj i integruj się z zarządzaniem projektami
7. angażuj i wspieraj menedżerów średniego szczebla

uczestnicy badań, którzy zidentyfikowali tych współpracowników, byli doświadczonymi praktykami, liderzy projektów, menedżerowie i konsultanci. 62 proc. uczestników 11. edycji Best Practices in Change Management miało ponad cztery lata zaangażowania w stosowanie zarządzania zmianą, a prawie 25 proc.miało ponad 12 lat.

mobilizacja aktywnego i widocznego sponsoringu

pozytywny lider, który aktywnie prowadzi organizację przez zmiany i uczestniczy widocznie w całym cyklu życia zmian, jest największym czynnikiem sukcesu. Znaczenie sponsoringu było cytowane cztery razy częściej niż następny czynnik wpływający na zmianę sukcesu. Uczestnicy konsekwentnie używali słów kluczowych „aktywny i widoczny”, aby opisać tego najlepszego współpracownika. Aktywny i widoczny sponsoring oznacza, że sponsor jest:

• wspieranie zmiany poprzez konsekwentne zwracanie uwagi na zmianę i potrzebę zarządzania zmianą
• wspieranie zmiany poprzez kierowanie i motywowanie innych osób w organizacji
• podejmowanie skutecznych i wpływowych decyzji dotyczących zmiany, w tym wyrównywanie priorytetów wśród innych liderów w organizacji
• utrzymywanie bezpośredniej komunikacji z zespołami zarządzania projektami i zarządzania zmianą oraz pozostanie dostępne podczas zmiany
• wpływanie na rówieśników do utrzymania buy-in i udziału w koalicji sponsoringowej

wykres poniżej przedstawiono wyraźną korelację między skutecznością sponsoringu a prawdopodobieństwem realizacji celów projektu. Projekty z niezwykle skutecznymi sponsorami były ponad dwukrotnie bardziej prawdopodobne, aby osiągnąć swoje cele niż projekty z bardzo nieskutecznymi sponsorami.

Jeśli nie jesteś pewien, jak pomóc swojemu sponsorowi stać się aktywnym i widocznym, lub jeśli jesteś sponsorem i chcesz uzyskać więcej wyjaśnień, przeczytaj ten artykuł na temat roli sponsora.

Zastosuj ustrukturyzowane podejście do zarządzania zmianami

celowe i zdefiniowane podejście do zarządzania zmianami zapewnia strukturę niezbędną do utrzymania się na właściwej ścieżce. Zapewnia on odpowiedni czas na znaczące działania i pozwala na identyfikację i usuwanie luk w całym cyklu życia projektu. Zastosowanie formalnego podejścia sprawia, że procesy są powtarzalne dla spójnego stosowania zarządzania zmianami w większej liczbie inicjatyw w całej organizacji. Słowa kluczowe, które pojawiły się, gdy uczestnicy opisali tę najlepszą praktykę:

• ustanowiony
• konfigurowalny
• skalowalny
• łatwy do wdrożenia w wielu zmianach
• łatwy do zastosowania na każdym etapie projektu

sposób, w jaki organizacje wykorzystują ustrukturyzowane podejście, różnił się w badaniach. Siedemdziesiąt sześć procent wykorzystuje metodologię zarządzania zmianami do ogólnych wytycznych, podczas gdy 46% wykorzystuje ją jako listę kontrolną dla działań, a 38% wykorzystuje ją do monitorowania postępów (uczestnicy byli w stanie wybrać wiele odpowiedzi, co dało łącznie ponad 100%).

ponownie badania pokazują, jak bardzo zastosowanie ustrukturyzowanego podejścia przyczynia się do sukcesu. Uczestnicy, którzy zastosowali ustrukturyzowane podejście, byli o 33% bardziej skłonni do osiągnięcia dobrej lub doskonałej skuteczności zarządzania zmianami niż ci, którzy nie stosowali metodologii.

komunikuj się często i otwarcie

praktycy zarządzania zmianą często zmagają się z błędnym przekonaniem, że zarządzanie zmianą to „tylko komunikacja.”Chociaż zarządzanie zmianą to znacznie więcej, skuteczna komunikacja ma kluczowe znaczenie dla skutecznego wprowadzania zmian. Poza częstością, uczestnicy wymieniali te czynniki jako ważne dla sukcesu:

• kadencja
• spójność
• przejrzystość
• Wykorzystanie wielu kanałów komunikacji
• preferowani nadawcy

ponadto uczestnicy zidentyfikowali ważne tematy do komunikowania, takie jak przyczyny zmiany, oczekiwania, perspektywy długoterminowego planu, wpływ zmiany na pracowników i istotne czynniki biznesowe.

współpracuj z pracownikami pierwszej linii

stosujemy zarządzanie zmianą, aby pomóc pracownikom zrozumieć, dlaczego zmiana jest konieczna i jak wpłynie na nich, oraz aby wyposażyć ich w pomyślne przejście przez proces-co przekłada się na pomyślne wyniki dla organizacji. Biorąc pod uwagę ten cel, jasne jest, dlaczego zaangażowanie i uczestnictwo pracowników zostało uznane za główny czynnik sukcesu. Taktyki zwiększające zaangażowanie to:

• podkreślając „co z tego będę miał?”(WIIFM)
• Identyfikowanie i budowanie relacji z grupami dotkniętymi
• zapewnienie odpowiedniego poziomu szkolenia grup dotkniętych
• angażowanie pracowników w identyfikowanie proponowanego rozwiązania i przyszłego stanu

celem tych wysiłków jest pomoc pracownikom w wykazaniu gotowości do uczestniczenia w zmianie i współpracy z osobami kierującymi zmianą.

wzmocnienie jest kluczowym krokiem w procesie zarządzania zmianami. Ponieważ większość organizacji jest dziś nasycona zmianami, a praktycy muszą żonglować wieloma zmianami jednocześnie, często zaniedbują ten krok. Nieodpowiednie zajęcie się działaniami wzmacniającymi i podtrzymującymi ma negatywny wpływ na ogólny wynik zmiany. Uczestnicy, którzy planowali działania wzmacniające, byli o 20% bardziej skłonni do osiągnięcia celów projektu niż ci, którzy tego nie zrobili.

dedykowanie zasobów do zarządzania zmianami

Twój projekt potrzebuje dedykowanych zasobów i finansowania, aby wykonać pracę w zakresie zarządzania zmianami. Dedykowane zasoby do zarządzania zmianą i finansowanie oznacza dostęp do:

• odpowiednie finansowanie i zasoby
• dedykowane zasoby z doświadczeniem w zarządzaniu zmianą
• zespół zmian lub społeczność elastycznych, ambitnych, zdecydowanych, współpracujących osób

uczestnik badań dostarczył ten wnikliwy komentarz: „jeśli nie jest to czyjaś praca, to niczyja praca.”Aby zdać sobie sprawę z korzyści płynących z zarządzania zmianą, ktoś musi być za to odpowiedzialny i mieć dostęp do odpowiedniej kwoty finansowania. Dane ujawniają pozytywną i znaczącą korelację między posiadaniem dedykowanego zasobu (osoby) a ogólną skutecznością zarządzania zmianami. Uczestnicy, którzy mieli dedykowane zasoby, byli znacznie bardziej skłonni do osiągnięcia dobrej lub doskonałej skuteczności zarządzania zmianami niż ci, którzy nie mieli dedykowanych zasobów.

angażuj się i integruj z zarządzaniem projektami

badania Prosci podkreśliły wspólny trend integracji pracy z zarządzaniem zmianami z działaniami z zakresu zarządzania projektami. Te uzupełniające się dyscypliny naturalnie krzyżują się ze sobą przez całe życie inicjatywy. W najnowszym badaniu 74% uczestników zintegrowało pracę w zakresie zarządzania projektami i zarządzania zmianami w pewnym stopniu. Kiedy uznali to za główny czynnik sukcesu, podali przykłady tego, w jaki sposób osiągnęli integrację:

• dodawanie działań związanych z zarządzaniem zmianą do planu projektu
• Współpraca z zespołem projektowym
• dostosowanie planów zmian do planów projektu
• łączenie lub przypisywanie obowiązków i ról
• zapewnienie szkolenia z zarządzania zmianą zespołowi projektowemu

coraz więcej organizacji realizuje wartość integracji zarządzania projektami i zarządzania zmianami. Uczestnicy, którzy zintegrowali te dwie dyscypliny, byli o 17% bardziej skłonni do osiągnięcia lub przekroczenia celów projektu niż ci, którzy nie zintegrowali się.

angażowanie i wspieranie menedżerów średniego szczebla

menedżerowie mogą stać się największym sprzymierzeńcem praktyk zmiany, ponieważ są najbliżej pracowników dotkniętych zmianą. Uczestnicy wyjaśnili ten czołowy współpracownik jako:

• koncentrując się na informowaniu o zmianach i roli menedżerów w zmianach
• organizowanie indywidualnych spotkań, spotkań zespołów i sesji koordynacyjnych
• koncentrując się na podnoszeniu świadomości, w tym na tym, jak zmiany wpłyną na nie, przyczynach biznesowych zmian i potrzebie zarządzania zmianami
• dostarczanie materiałów, narzędzi i wsparcia, które pomogą menedżerom zrozumieć i poruszać się po zmianach

cyklu życia projektu

najnowsze badania pokazują, że średnia menedżerowie jako grupa najbardziej odporna na zmiany, a 42% uczestników identyfikuje ich jako takich. Uczestnicy uważają, że większość tego oporu mogła zostać złagodzona przez dokładne zajęcie się tą grupą w planie zmiany.

Co to oznacza dla Ciebie

firma Prosci opracowała 11 najlepszych praktyk w raportach zarządzania zmianami w ciągu ostatnich dwóch dekad, gromadząc dane od ponad 8000 liderów zmian w 85 krajach. Wykorzystaj te najlepsze praktyki do:

• rozpocznij pracę z zarządzaniem zmianą od najważniejszych koncepcji
• Oceń swoje obecne podejście
• celowo włącz najlepsze praktyki do swojej codziennej pracy

dyscyplina zarządzania zmianą wciąż rośnie, a najlepsze praktyki rosły i zmieniały się na przestrzeni lat. Rozważając i wdrażając najlepsze praktyki przedstawione tutaj, ty i Twoja organizacja możecie nadal rozwijać się i uczyć wraz z dyscypliną.