dzisiaj drukowany list jest zwykle zarezerwowany dla ważnych komunikatów zawodowych, takich jak listy polecające, listy motywacyjne, listy rezygnacyjne, korespondencja prawna i komunikacja firmowa. Ponieważ list jest formalnym sposobem komunikacji, będziesz chciał wiedzieć, jak napisać taki, który jest profesjonalny.

poniższy przykładowy format listu ilustruje informacje, które należy uwzględnić podczas pisania listu, wraz z poradami dotyczącymi odpowiedniej czcionki, pozdrowienia, odstępów, zamknięcia i podpisu w korespondencji biznesowej.

przykładowy Format listu

informacje kontaktowe (Dołącz swoje dane kontaktowe, chyba że piszesz na papierze firmowym, który już je zawiera.)
Twoje imię
Twój adres
Twoje Miasto, Kod Pocztowy
Twój numer telefonu
Twój adres e-mail

Data

informacje kontaktowe (osoba lub firma, do której piszesz)
Nazwa
Tytuł
firma
adres
Miasto, Kod Pocztowy

powitanie (przykłady pozdrowień)

Szanowny Panie/Pani nazwisko:
użyj formalnego pozdrowienia, a nie imienia, chyba, że dobrze znasz tę osobę. Jeśli nie znasz płci danej osoby, możesz napisać jej pełne imię i nazwisko. Na przykład „Drogi Pat Crody „zamiast” drogi Pan Crody ” lub ” Droga Pani Crody.”Jeśli nie znasz nazwiska odbiorcy, nadal powszechne i dopuszczalne jest używanie staroświeckiego”, którego może to dotyczyć.”

treść listu

• pierwszy akapit twojego listu powinien zawierać wprowadzenie do tego, dlaczego piszesz, aby powód skontaktowania się z osobą był oczywisty od początku.
• następnie, w poniższych akapitach, podaj szczegółowe informacje na temat twojego żądania lub informacji, które podajesz.
• ostatni akapit twojego listu powinien powtórzyć powód, dla którego piszesz i podziękować czytelnikowi za rozpatrzenie TWOJEJ prośby. W razie potrzeby powinien również uprzejmie poprosić o pisemną odpowiedź lub o możliwość zorganizowania spotkania w celu dalszego omówienia TWOJEJ prośby.

zamykanie

Pozdrawiam, (przykłady zamykania)

podpis

podpis odręczny (w przypadku pisma drukowanego użyj czarnego lub niebieskiego atramentu do podpisania listu.)

wpisany podpis

szablon listu do pobrania

Oto przykładowy list, który możesz pobrać (kompatybilny z Google Docs i Word Online), lub możesz zobaczyć tekst poniżej. Zauważ, że w tym przykładzie Nicole zna Jasona Andrewsa na tyle dobrze, aby użyć jego imienia w powitaniu.

przykład profesjonalnego listu

Wskazówki dotyczące formatowania listu

aby upewnić się, że list wygląda profesjonalnie, postępuj zgodnie z tymi wskazówkami:

• Twój list powinien być prosty i skoncentrowany; cel listu powinien być jasny.
• w lewo uzasadnij swój list.
• Spacja jedna litera i pozostawić spację między każdym akapitem.
• użyj zwykłej czcionki, takiej jak Arial, Times New Roman, Courier New lub Verdana. Rozmiar czcionki powinien wynosić 10 lub 12 punktów.
• pozostaw pustą linię po powitaniu i przed zamknięciem.
• listy biznesowe powinny być zawsze drukowane na białym papierze bond, A nie na kolorowym papierze lub osobistych materiałach piśmiennych.
• Jeśli wysyłasz list e-mail, oto, co należy dołączyć i jak sformatować podpis.

Sprawdź błędy formatowania i literówki

Po napisaniu listu biznesowego, sprawdź go i sprawdź pisownię na ekranie. Następnie wydrukuj go i przeczytaj jeszcze raz, sprawdzając, czy nie ma błędów lub literówek. Jest to ważne, ponieważ często łatwiej jest wykryć błędy na wydruku.

uważaj na błędy formatowania, takie jak dwa akapity, które nie mają spacji między nimi lub wiersze, które są nieprawidłowo wcięte. Następnie, przed włożeniem listu do koperty, podpisz nad wpisanym imieniem czarnym lub niebieskim tuszem.

Jeśli używasz programu Microsoft Word lub innego edytora tekstu do pisania listu, dostępne są szablony, które pomogą Ci poprawnie sformatować list. Oto więcej informacji na temat wolnych szablonów liter Microsoft Word.

więcej informacji na temat pisania listów

umiejętność pisania listów biznesowych jest niezbędną umiejętnością, więc oto kilka dodatkowych artykułów, aby dowiedzieć się więcej:

zacznij od podstaw

zacznij od podstaw pisania listu biznesowego przy użyciu ogólnego formatu i przejrzyj różne szablony listów biznesowych. Ponadto możesz spojrzeć na te przykłady list biznesowych związanych z zatrudnieniem. Przejrzyj więcej szczegółów na temat formatowania i spójrz na inny przykład formatu listu biznesowego.

przykłady recenzji

Jeśli chcesz się uczyć, patrząc na przykłady, istnieje wiele rodzajów listów biznesowych do wyboru, takich jak listy motywacyjne, listy z podziękowaniami na rozmowę kwalifikacyjną, listy uzupełniające, listy akceptacji lub odrzucenia pracy, listy rezygnacji i listy uznania. Znajdziesz wszystkie te wraz z próbkami listów biznesowych i związanych z zatrudnieniem w tym przeglądzie próbek listów.

wyślij e-mail wiadomość Biznesowa

nie wszystkie listy biznesowe są drukowane i wysyłane pocztą. Jeśli planujesz wysłać wiadomość e-mail, zapoznaj się z tymi wytycznymi dotyczącymi profesjonalnych wiadomości e-mail i pisania listów.