w jednym poście każdego miesiąca skupiamy się na najważniejszych problemach wewnętrznych, które nasi klienci zidentyfikowali jako uniemożliwiające ich organizacji najlepsze funkcjonowanie. W tym poście analizujemy zasady i procedury.

zasady i procedury są niezbędne dla sprawnej i wydajnej organizacji z mniejszą liczbą konfliktów i przeróbek. Często jednak dochodzi do nieporozumień między tym, czym jest polityka, a czym jest procedura, i jak utworzyć p&p, które są skuteczne. W swoich wewnętrznych ocenach planowania strategicznego wielu naszych klientów stwierdziło, że ich polityki i procedury były niewystarczające lub nieskuteczne. W tym poście na blogu zamierzamy wyjaśnić definicje i dać ci kilka wskazówek dotyczących pisania dobrych zasad i procedur.

definicje

Zacznijmy od tego, co to jest polityka, a co procedura.

• Polityka organizacji to jasne, zwięzłe stwierdzenia parametrów, za pomocą których organizacja prowadzi swoją działalność. Zasadniczo polityki są zasadami, których przestrzegają pracownicy podczas wykonywania różnych obowiązków.
• procedury są instrukcjami lub krokami opisującymi, jak wykonać zadanie lub wykonać zadanie.

jednym z najprostszych i najjaśniejszych wyjaśnień, jakie słyszałem, jest to. Jeśli wyjeżdżasz w podróż samochodem, zasady dotyczące jazdy są zasadami drogi, którą przestrzegasz, tj. ograniczenia prędkości, drogi jednokierunkowe, strefy bez przejazdów itp. Procedury dotyczące podróży samochodem to kierunki, które podążasz, aby się tam dostać, tj., jedź 75 mil na zachód autostradą Interstate 40, aż dojedziesz do Nashville, a następnie jedź autostradą Interstate 65 na południe przez 25 mil itp. Zasady regulują sposób jazdy, procedury mówią, co zrobić, aby dostać się do miejsca docelowego.

pisanie dobrych zasad i procedur

w PGS tworzymy zasady, które będą wskazywać, jak działamy w naszej firmie. Używamy szablonu, który zawiera następujące informacje:

• nazwa polityki i podział organizacji, do której ma ona zastosowanie (Finanse, sprzedaż, kierownictwo itp.)
• cel polityki. Jest to krótkie oświadczenie, które określa, co będziemy mieli, gdy ta polityka będzie obowiązywać.
• teoria polityki. Podobnie jak cel, ale z innej perspektywy, teoria wyjaśnia, dlaczego jest to ważne.
• na koniec wymieniamy elementy samej polityki lub konkretne reguły, których wszyscy przestrzegamy w odniesieniu do tej polityki.

na przykład mamy ustawiony „dzień administratora” dla PGS, dzień, w którym wszyscy staramy się być obecni w biurze lub pracować przez Skype bez zaplanowanych spotkań z klientem lub poza spotkaniami. W clarifying Admin Day mamy pisemną politykę.

celem polityki dnia administratora jest zapewnienie, że komunikacja między członkami zespołów jest odpowiednia, że stan firmy jest znany członkom zespołu oraz że problemy są szybko identyfikowane i rozwiązywane.

teoria stwierdza: utrzymanie silnego zrozumienia wśród członków zespołu re. kondycja firmy i rozwiązywanie problemów, które hamują produktywność członków zespołu, zaowocuje wysoką wydajnością zespołu i organizacji.

sama polisa na dzień admina zawiera takie punkty jak: „każda środa to wyznaczony przez PGS dzień admina.”, oraz”oczekuje się, że członkowie zespołu wezmą udział w spotkaniu naszych pracowników w każdą środę o godzinie 8:30″.

procedury w PGS mają inny wygląd. Prawie wszystkie nasze procedury są zapisane jako schematy blokowe. Na przykład dla każdego etapu procesu planowania strategicznego Vision Navigation® stworzyliśmy schemat facylitatora. Schematy te diagram ogólne kroki, które należy wykonać, aby zapewnić, że każdy klient otrzymuje wysokiej jakości wynik końcowy z sesji.procedury

są również często zapisywane jako seria kroków w dokumencie programu word, takich jak kroki wprowadzania informacji rozliczeniowych w Quickbooks.

Uwagi końcowe dotyczące opracowywania zasad i procedur

zasady i procedury są niezbędne dla organizacji, aby wszyscy działali zgodnie z tymi samymi podstawowymi zasadami i wykonywali swoje zadania w sposób zapewniający za każdym razem solidny, niezawodny produkt. Jedyna ostrożność w tworzeniu zestawu zasad i procedur: uważaj, aby uniknąć przesady.

mamy kilka wcześniejszych blogów o tym, kiedy tworzyć politykę, a kiedy nie, co pomoże Ci określić, kiedy polityka jest niezbędna, a kiedy nie. podobnie, procedury są ważne, gdy odchylenie od procesu spowoduje przerobienie lub źle wykonany produkt, lub dla bardzo skomplikowanego i złożonego zadania. Procedury stają się przesadą, gdy są tworzone dla prostych zadań lub zadań, które można naprawdę skutecznie wykonać na wiele sposobów, aby osiągnąć ten sam wynik.

Jakie było twoje doświadczenie? Chcielibyśmy usłyszeć swoje myśli. Napisz do nas e-mail, aby rozpocząć rozmowę.