proces zapytania o informacje (RFI) jest ważnym aspektem planowania projektów w branży budowlanej. Jednak proces zamówień może być niepotrzebnie długi i mylący, kosztując cenny czas i pieniądze. Poniżej omówimy, czym jest formalna Prośba o informacje, jak są pomocne i najlepsze praktyki, jak je pisać. Omówimy również kilka kluczowych wskazówek, jak usprawnić proces RFI, aby zapewnić maksymalną wydajność firmy.

Photo by Rodolfo Quirós on Pexels

RFI Defined

Zapytanie o informacje jest zasadniczo formą komunikacji biznesowej mającą na celu uzyskanie ogólnych informacji na temat potencjalnych dostawców oraz oferowanych przez nich produktów i usług. Ostatecznym celem wysyłania RFI jest sprawdzenie, w jaki sposób produkty i usługi potencjalnego dostawcy mogą być najlepiej wykorzystane do rozwiązania rozwiązań i dopasowania ich do potrzeb Twojej firmy. Wykonawcy mają do wyboru szeroką gamę dostawców i zainteresowanych stron, więc prośby o informacje pomagają zobaczyć, co każda firma ma do zaoferowania i jak każda firma układa się zgodnie z potrzebami wykonawcy.

RFI są składane głównie na wczesnych etapach umów budowlanych, ale mogą być stosowane w trakcie fazy budowy, ponieważ pojawiają się różne wymagania dotyczące konkretnego projektu. Ogólnie rzecz biorąc, RFI będą wysyłane przed zapytaniami ofertowymi (RFQ) i zapytaniami ofertowymi (RFP), ponieważ zapytania ofertowe i Zapytania ofertowe są wysyłane przez wykonawców po zawężeniu najlepszych pasowań.

RFI mogą również przybierać różne formy, ponieważ zależą od tego, czego szuka Generalny wykonawca. Na przykład Generalny wykonawca poszukujący prac elektrycznych wyśle RFI do podwykonawcy, podczas gdy GC poszukujący materiałów wyśle RFI do dostawcy.

korzyści dla RFI

prośby o informacje nie tylko pomagają wykonawcom porównywać potencjalnych dostawców, ale także pomagają zawęzić pulę dostawców do wyboru. RFI mają również ogólny format gromadzenia podstawowych informacji,co ułatwia GC filtrować dostawców, którzy nie są dobre dla danego projektu. RFI mogą również sprzyjać konkurencji między dostawcami, zwłaszcza gdy dokument jest udostępniany na publicznej platformie.

Photo by Ivan on Pexels

pisanie RFI

zacznij od ogólnego przeglądu swojej firmy i tego, czego szukasz od dostawcy. Po otrzymaniu, sprzedawca powinien zrozumieć, że dokument jest RFI i mieć dobry pomysł, kim jest Twoja firma. Powinieneś również być tak szczegółowy, jak to tylko możliwe, ze swoimi potrzebami, takimi jak ogólne ceny, wymagania personalne i harmonogramy dostaw. Pozwoli to na lepsze porównanie dostawców bez dalszych wyjaśnień.

należy również podać wskazówki, w jaki sposób odbiorca powinien odpowiedzieć na prośbę o informacje, jaki format należy zastosować i podać termin odpowiedzi. Na koniec możesz podać inne szczegóły, takie jak prośba o wcześniejsze doświadczenie dostawcy lub proces oceny w celu wybrania potencjalnego dostawcy.

Poprawa procesu RFI

jako Generalny wykonawca, jednym ze sposobów usprawnienia procesu zamówień jest użycie szablonu RFI. Korzystanie z szablonu nie tylko ułatwia dołączanie wszystkich niezbędnych informacji, ale także ułatwia dostawcy reagowanie na to, czego szukasz. Możesz również dołączyć zdjęcia i rysunki konstrukcyjne lub zdjęcia, ponieważ wizualizacje mogą pomóc dostawcy lepiej zrozumieć rozwiązanie, którego szukasz. Wykorzystanie systemu oprogramowania pomoże również zorganizować proces RFI i zapewnić szybszy i lepszy dostęp do dokumentów pracownikom w terenie i biurze.

Jeśli jesteś odbiorcą RFI, istnieją również kroki, które możesz podjąć, aby usprawnić proces. Reagowanie szybko i sumiennie daje przewagę nad innymi konkurentami, zwiększając prawdopodobieństwo uzyskania pracy. Zanim jednak odpowiesz, musisz upewnić się, że RFI jest wystarczająco szczegółowy, aby upewnić się, że Twoja firma będzie dobrze dopasowana do projektu budowlanego. Nie możesz udzielić dobrej odpowiedzi, jeśli RFI jest niejasne lub nie zadaje właściwych pytań. Wreszcie, nie bój się odmówić pracy. Jeśli Twoja firma nie nadaje się do tego zadania, nadal możesz zostawić dobre wrażenie z GC, formalnie odrzucając, zwiększając swoje szanse, że GC skontaktuje się z tobą ponownie w celu innego przyszłego przedsięwzięcia.

podsumowanie

czytając ten artykuł, powinieneś mieć dużo lepsze pojęcie o tym, czym jest prośba o informacje i jak pomagają one firmom wybrać najlepsze możliwe rozwiązanie dla ich wymagań. Pamiętaj, aby postępować zgodnie z powyższymi wskazówkami, jak napisać RFI i najlepszymi praktykami ulepszania procesu RFI – Twoja firma ci podziękuje.