czwartek, 27 sierpnia 2020

przez cały 2020 rok prawdopodobnie musiałeś ponownie ocenić budżet swojej organizacji non-profit. Bezprecedensowe wyzwania, jakie przyniosła globalna pandemia, zmusiły wiele małych i średnich organizacji non-profit do działania z jeszcze większym budżetem niż zwykle.

to idealny czas dla Twojej organizacji, aby odświeżyć zrozumienie budżetów operacyjnych, aby ponownie opracować własną strategię, aby jak najlepiej ją wykorzystać.

tutaj w Jitasa pomagamy dyrektorom wykonawczym i finansowym w organizacjach non-profit organizować swoje finanse w celu bardziej efektywnego wykorzystania. W naszych historiach sukcesu możesz przeczytać o innych organizacjach, które powierzyły swoje informacje finansowe naszym ekspertom oraz o tym, jak ta relacja pozwoliła im przekierować energię i skupić się na swojej misji.

skuteczne planowanie finansowe i budżetowanie jest jeszcze ważniejsze w tych trudnych czasach. Otwarta komunikacja z ekspertem na temat finansów organizacji non-profit może pomóc w ocenie budżetu organizacji non-profit i przedefiniowaniu celów zgodnie z najlepszymi praktykami ekspertów.

to sprowadza nas z powrotem do znaczenia kompleksowego zrozumienia budżetów operacyjnych organizacji non-profit. W tym przewodniku omówimy podstawy i przyjrzymy się bliżej, aby pomóc organizacji non-profit ponownie przeanalizować budżet na dany rok. Omówimy następujące kwestie:

1. co to jest budżet non-profit?
2. cechy efektywnych budżetów
3. składniki budżetu
4. szablon budżetu organizacji non-profit
5. recenzje budżetu

skorzystaj z powyższej nawigacji, aby przejść do sekcji, która najbardziej wzbudza Twoje zainteresowania dla Twojej organizacji. Lub Przeczytaj z nami od początku, aby uzyskać pełny przegląd. Zaczynajmy!

co to jest budżet non-profit?

budżet organizacji non-profit to dokument planowania służący do przewidywania wydatków i alokacji zasobów dla Twojej organizacji. Wyszczególnia zarówno koszty, które poniesie Twoja organizacja, jak i przychody, które spodziewasz się otrzymać w określonym czasie.

Twoja organizacja non-profit będzie regularnie tworzyć dwa podstawowe budżety. To twój budżet operacyjny i kapitałowy.

budżet operacyjny organizacji non-profit rozbija roczne przewidywane przychody i wydatki organizacji. Rozkłada przychody według różnych źródeł finansowania i kosztów operacyjnych według programu i kosztów ogólnych.

Twój budżet kapitałowy projektuje wydatki i przychody związane z projektami wieloletnimi, długoterminowymi. Ma to tendencję do pokrywania kampanii kapitałowych organizacji non-profit i innych dużych kampanii wydatków.

przez cały rok te budżety są tym, co regularnie przeglądasz, aby monitorować proces różnych projektów, sukces zbierania funduszy i swoją sytuację finansową. Oznacza to, że twój budżet nie jest czymś, co tworzysz, ale nigdy więcej na nie nie patrzysz. To żywy dokument, który powinien być w Centrum Twojej działalności finansowej.

cechy skutecznych budżetów non-profit

świetna rzecz w przeglądaniu budżetu Non-Profit teraz, w chaosie 2020 roku? Masz możliwość, aby uczynić go jeszcze bardziej skutecznym. Gdy ty i twój księgowy współpracujecie nad stworzeniem lub zrestrategizowaniem efektywnego budżetu, musisz pamiętać o funkcjach, które sprawiają, że budżet jest najbardziej efektywny.

z naszego doświadczenia wynika, że cechy te obejmują określone działania, konkretny okres czasu oraz realistyczne i mierzalne wskaźniki. Omówmy szczegółowo każdą z tych funkcji.

zdefiniowane działania

budżet organizacji non-profit i plan strategiczny powinny iść w parze. Każdy aspekt budżetu powinien bezpośrednio kojarzyć się ze specjalnie zdefiniowaną działalnością, którą chcesz wykonać.

oprócz tego każde z tych działań powinno mieć wyraźnie określony odrębny budżet. Te oddzielne budżety łączą się w pojedynczy budżet operacyjny całej organizacji.

na przykład Twoja organizacja non-profit może wyznaczyć cel, aby zebrać 15 000 USD na budowę laboratorium komputerowego w szkole w centrum miasta.

musisz zebrać budżet, który zaplanuje wszystkie niezbędne wydatki na budowę takiego laboratorium komputerowego. Na przykład należy oszacować koszt zakupu komputerów, zainwestować w skuteczne wifi i zebrać różne sprzęty (takie jak ubezpieczenie) niezbędne do takiej inwestycji.

przy większym budżecie całej organizacji musisz określić, jakich źródeł użyjesz, aby zebrać te $15,000 i przeznaczyć środki na projekt.

określony okres czasu

gdy organizacja non-profit wyznacza cele dla planu strategicznego lub rozwoju organizacji, upewniasz się, że cele te są konkretne, mierzalne, osiągalne, realistyczne i oparte na czasie (lub inteligentne). Miarą, którą chcemy tutaj podkreślić, jest aspekt czasowy. Twoja organizacja non-profit powinna zwracać uwagę na czas, gdy tworzysz swój budżet.

organizacje non-profit Zwykle opracowują jeden budżet na dany rok. Ważne jest jednak, aby wziąć pod uwagę, kiedy Twoja organizacja spodziewa się zbierać przychody i kiedy chcesz wykonać czynności opisane w dokumencie. Na przykład, jeśli wiesz, że # GivingTuesday i year-end giving jest głównym źródłem przychodów dla Twojej organizacji non-profit, możesz zdecydować się na ukończenie większego projektu bezpośrednio po tych kampaniach.

kolejny powód, dla którego czas jest ważny? Zatwierdzanie budżetu i ustalanie odpraw dla zespołu. Zanim rozpoczniesz proces budżetowania, powinieneś określić dzień i godzinę, kiedy chcesz, aby dokument został zatwierdzony przez Zarząd. To pociąga cię do odpowiedzialności, podając termin ukończenia planu.

należy również ustawić regularne kontrole z zespołem, aby upewnić się, że trzymasz się zaplanowanego budżetu. Wiele organizacji non-profit przeprowadza szybkie zameldowanie co miesiąc z bardziej szczegółową oceną każdego kwartału.

realistyczne i mierzalne wskaźniki

idea definiowania realistycznych i mierzalnych wskaźników idzie w parze z definiowaniem działań w budżecie organizacji. Każda z twoich działań powinna być powiązana z określoną kwotą w dolarach dla każdego wydatku i źródła przychodów.

jest to szczególnie ważne, gdy Twoja organizacja rozwija część dochodów budżetu. Finansowanie organizacji non-profit powinno być szczególnie powiązane z różnymi źródłami zbierania dochodów.

na przykład, jeśli spodziewasz się otrzymać $100,000 z indywidualnej zbiórki pieniędzy w tym roku, możesz określić, że $50,000 będzie pochodzić od głównych darczyńców, $20,000 z kampanii peer-to-peer, $20,000 ze strony internetowej darowizny, $10,000 z Direct mail fundraising.

pamiętaj, że każda z tych metryk finansowania powinna być realistyczna dla Twojego zespołu. Określ, co jest realistyczne, analizując swoje dotychczasowe sukcesy pozyskiwania funduszy. Możesz jednak również wybrać bardziej ambitny cel, aby popchnąć swoją drużynę do podniesienia więcej. Po prostu nie ustawiaj go zbyt wysoko, bo możesz zniechęcić swój zespół.

Komponenty budżetu non-profit

niezależnie od tego, czy tworzysz budżet non-profit samodzielnie, czy współpracujesz z ekspertem księgowym, musisz upewnić się, że jest on kompletny zarówno z oczekiwanymi przychodami, jak i budżetami wydatków.

to dwa główne składniki budżetu non-profit. Zagłębimy się nieco głębiej w każdy temat.

oczekiwane przychody

Twoje oczekiwane przychody powinny być rozdzielone i przydzielone przez każde źródło pozyskiwania funduszy. Wykorzystaj dane z przeszłości zespołu programistów, aby lepiej zrozumieć i przewidzieć, ile zarobisz z każdego źródła.

istnieją dwie metody prognozowania, których możesz użyć do przewidywania przyszłych przychodów organizacji non-profit. Każda z tych metod prognozowania zapewnia pewną elastyczność w budżecie, dzięki czemu Twoja organizacja jest bardziej narażona na cel przez cały rok. Te dwie metody prognozowania nazywane są metodą dyskontową i metodą odcięcia:

• metoda rabatowa: korzystając z tej metody, Twój zespół identyfikuje kwotę w dolarach, którą spodziewasz się otrzymać z każdego źródła pozyskiwania funduszy. Następnie mnożysz tę kwotę dolara Przez procent prawdopodobieństwa zbiórki pieniędzy. Na przykład, jeśli ubiegasz się o dotację w wysokości 10 000 USD i masz 75% prawdopodobieństwo jej otrzymania, zaktualizujesz prognozowany przychód na 7 500 USD.
• metoda odcięcia: korzystając z tej metody, Twój zespół identyfikuje całkowitą kwotę przewidywanych dochodów z funduszy, a następnie mnoży ją przez ogólne oszacowanie prawdopodobieństwa. Na przykład, jeśli masz udaną historię pozyskiwania funduszy i spodziewasz się 80% szansy na sukces w przewidywanym $100,000 szacowanych przychodach, prognozujesz $80,0000.

księgowy organizacji non-profit będzie w stanie pomóc Twojemu zespołowi w podjęciu decyzji, która metoda prognozowania jest najlepsza dla Twojego budżetu. Ponadto będą mogli współpracować z Tobą w celu określenia współczynników prawdopodobieństwa dla Twojego prognozowania.

To może być niebezpieczne, aby przewidzieć, że będziesz miał 100% sukces z wszystkich przewidywanych dochodów. Lepiej być ostrożnym przy planowaniu z wyprzedzeniem, aby mieć większą pewność, że będziesz mieć fundusze potrzebne do osiągnięcia swoich celów, bez względu na okoliczności zewnętrzne.

budżet wydatków

druga część efektywnego budżetu to budżet wydatków. Jest to narzędzie, którego używasz do określania i przewidywania kosztów ponoszonych przez organizację non-profit w celu finansowania różnych projektów.

można to podzielić na wydatki związane z pozyskiwaniem funduszy, administracją i programem. Połączenie pozyskiwania funduszy i wydatków administracyjnych są co składają się na koszty organizacji non-profit. Podczas gdy budżet wydatków każdej organizacji non-profit będzie wyglądał nieco inaczej, Better Business Bureau zaleca, aby organizacje nie wydawały ponad 35% środków na wydatki ogólne i wydawały co najmniej 65% na swoje programy.

jednak, jak wspomnieliśmy, będzie to wyglądać inaczej dla każdej organizacji non-profit. Dlatego ważne jest, aby omówić własne wydatki z księgowym, który ma doświadczenie w pracy z organizacjami non-profit. Mogą pomóc upewnić się, że twoje wydatki są w ryzach.

na bardziej szczegółowym poziomie, Twoja organizacja non-profit powinna pamiętać o konkretnych wydatkach, które napotkasz, takich jak:

• wydatki na pozyskiwanie funduszy można podzielić na marketing kampanii, miejsce imprezy fundraisingowej lub wirtualną inwestycję w oprogramowanie i narzędzia technologiczne do pozyskiwania funduszy.
• koszty administracyjne można podzielić na takie rzeczy, jak Wynagrodzenie płacone pracownikom, inwestycje w organizację danych, czynsz za powierzchnię biurową i rachunki, które płacisz za organizację.
• wydatki programu to te, które są niezbędne do prowadzenia pracy w społeczności. Na przykład organizacja, która zachęca do edukacji muzycznej dla dzieci w trudnej sytuacji, może zainwestować w Przestrzeń szkolną, instrumenty i książki muzyczne do swojego programu.

najlepszym sposobem oszacowania wydatków organizacji non-profit jest zbadanie, ile wydałeś w przeszłości. Pamiętaj, aby oddzielić stałe i zmienne wydatki organizacji, a następnie oszacować, ile będą kosztować różne pozycje budżetu.

koszty stałe to te, które są stałe z roku na rok, takie jak czynsz biurowy Twojej organizacji. Możesz liczyć na to, że będzie to ta sama cena z roku na rok ze względu na umowę, którą masz z firmą zarządzającą. Tymczasem wydatki zmienne to te, które mogą zmieniać się z roku na rok i nie można liczyć na to, że pozostaną na stałym poziomie. Na przykład wydatki na zbieranie funduszy mogą zmieniać się z roku na rok w zależności od prowadzonych kampanii.

istnieje wiele nieporozumień na temat wydatków non-profit. Ludzie mają tendencję do myślenia, że pracownicy organizacji non-profit nie powinni zarabiać wielkich pensji, a koszty ogólne są z natury złe. To nie jest prawda. Część wydatków budżetu powinna zapewnić zdrową równowagę finansową dla Twojej organizacji.

szablon budżetowania Organizacji Non-Profit

zalecamy, aby Twoja organizacja non-profit skontaktowała się z wyszkolonym księgowym organizacji non-profit, aby z roku na rok opracowywał Twoje budżety. Księgowy pomoże ci poprowadzić Cię we właściwym kierunku, jeśli chodzi o odkrywanie możliwości ograniczenia różnych wydatków. Będą również pomóc organizacji non-profit w znalezieniu nowych sposobów na zwiększenie pozyskiwania funduszy, aby zmaksymalizować przychody.

kiedy wypełnisz swój roczny budżet non-profit i będzie on gotowy do przesłania do Komisji do przeglądu, będzie wyglądał mniej więcej tak, jak w poniższym szablonie.

sprawdź swój budżet Organizacji Non-Profit

.com wyjaśnia: „dobry budżet jest pognieciony, poplamiony kawą i bardzo dokładnie zbadany. Dobry budżet prowadzi i przewiduje.”Oznacza to, że organizacja non-profit powinna często sprawdzać budżet, aby monitorować postępy w ciągu roku.

Twoja organizacja powinna regularnie przeprowadzać kontrole budżetu non-profit. Wiele osób zaleca, aby trzymać je co roku, co kwartał i co miesiąc, aby upewnić się, że Twoja organizacja jest na dobrej drodze.

• coroczny przegląd Twojego budżetu ma miejsce zazwyczaj, gdy piszesz budżet na przyszły rok. To jest, gdy ty (i twój księgowy) przegląd finansów budżetowych z ostatniego roku i określić, gdzie budżet pozostał na kurs i gdzie Finanse zbłądził ze ścieżki. Wykorzystasz te informacje do poinformowania o przewidywanych przychodach i wydatkach na następny rok podatkowy.
• kiedy twój zespół spotyka się co kwartał, aby dokonać przeglądu budżetu, powinieneś porównać swoje dochody i wydatki w budżecie za ten kwartał i porównać je z rzeczywistymi kwotami. Należy również przejrzeć budżety dotacji i określić, które środki zostały zdobyte, wykorzystane, niewykorzystane itp. Na koniec przejrzyj cały budżet i poszukaj jakichkolwiek rozbieżności. Lepiej złapać je wcześniej i zanotować je w przyszłych budżetach.
• Miesięczne przeglądy budżetu pozwalają twojemu zespołowi spotykać się często i regularnie, aby przejrzeć twoje finanse w miesiącu i określić budżet vs.rzeczywiste wydatki i przychody dla poszczególnych projektów. Można również sprawdzić bilanse pod kątem rozbieżności i oczekiwać, że przyszłe pozycje budżetowe będą zgodne.

ponownie, za każdym razem, gdy Twoja organizacja przegląda Twój budżet i rachunki, wyszkolony księgowy pomoże Ci upewnić się, że wszystko jest w porządku. Skontaktuj się z księgowymi w Jitasa, aby zapytać o to, w jaki sposób ich wyszkoleni specjaliści finansowi mogą pomóc w przeglądzie organizacji non-profit i stworzyć najlepszy budżet, który pomoże Ci odnieść sukces.

piękno Twojego budżetu non-profit polega na tym, że pozwala Twojej organizacji non-profit pozostać przejrzystą dla Twojego zespołu, członków zarządu i twoich zwolenników. Przejrzystość w finansach jest kluczem do wzbudzenia zaufania i pewności wszystkich zaangażowanych w organizację.

Jeśli jesteś zainteresowany zainwestowaniem w wykwalifikowanego księgowego, który pomoże Twojej organizacji non-profit zapewnić przejrzystość i odpowiedzialność w finansach, przeprowadź swoje badania. Oto kilka dodatkowych zasobów, które możesz sprawdzić, aby uzyskać więcej wskazówek:

• praca z księgowym Organizacji Non-Profit: czego się spodziewać. Praca z księgowym może pomóc Twojej organizacji w opracowaniu efektywnego budżetu. Przeczytaj więcej o tym, co księgowy może dla Ciebie zrobić w tym obszernym artykule.
• Księgowość i Rachunkowość dla firm. Chcesz zatrudnić lub zlecić pracę zespołowi finansowemu? Dowiedz się więcej o księgowości i księgowości dla organizacji non-profit, w szczególności o różnicy między nimi.
• Top 10 + Outsourcing non-profit firm księgowych. Praca z księgowym specjalnie dedykowanym organizacjom non-profit jest ważna dla opracowania dobrze poinformowanego budżetu non-profit. Dowiedz się więcej o najlepszych 10 typach Fundly dla firm outsourcingowych.