Ah, RFPs. Jeśli planujesz współpracować z agencją w projekcie przeprojektowania strony internetowej, możesz zostać poproszony o napisanie jednego z tych przerażających dokumentów. Niestety, nie ma branżowego, krok po kroku przewodnika po wnioskowaniu o propozycje usług, a często proces zapytań ofertowych spada na barki kogoś-lub grupy ludzi-nieznających wszystkich zawiłości nowoczesnych projektów przeprojektowania witryny, co czyni go nerwowym, mylącym i trudnym.

co robisz? Jeśli jesteś jak wiele organizacji, zbierasz każdą osobę w organizacji, która ma udział w witrynie i prosisz o listę życzeń wszystkiego, co chce zobaczyć. Spieszysz się przez proces pisania zapytań ofertowych, ponieważ zbliża się data zakończenia, szybko wysyłaj zapytanie ofertowe do każdej możliwej agencji, o której myślisz, i miej nadzieję na najlepsze. Następnie agencje przyjrzą się zapytaniom ofertowym i sporządzą wszelkiego rodzaju założenia dotyczące wielkości, zakresu, szerokości lub budżetu projektu w oparciu o wymienione wymagania.

kończą się pogmatwaniem tego, czego naprawdę chcesz, usług, których nie potrzebujesz, i musisz zacząć wszystko od nowa lub po prostu iść z przeczuciem i wybrać propozycję z najbardziej fantazyjną czcionką, najlepiej wyglądającymi zdjęciami lub najtańszą ceną.

oczywiście, pisanie zapytań ofertowych może być przerażającym procesem, zwłaszcza jeśli Temat jest poza twoim typowym obszarem wiedzy. Jeśli nie jesteś jasno o tym, co chcesz osiągnąć z nową stroną internetową, nie dostaniesz tego, czego potrzebujesz z projektu. W momencie, gdy zaczniesz pędzić po zapytaniu ofertowym lub próbować uwzględnić wszystko pod słońcem, przeprojektowanie witryny jest skazane na niepowodzenie. Poświęcisz swój czas i pieniądze na nieudany, nieskuteczny projekt i potencjalnie zrujnujesz swoją stronę internetową—centralny punkt marki Twojej organizacji. Zaufaj nam, widzimy to codziennie.

To brzmi strasznie, nie sądzisz?

zanim zaczniesz hiperwentylować, weź głęboki oddech. Jesteśmy tu, aby przeprowadzić Cię przez typowe błędy, które widzimy w zapytaniach o propozycje, abyś ich nie powtarzał. Pomożemy Ci stworzyć Zapytania ofertowe, które zapewnią sukces Twoim projektom.

Problem #1: tworzysz zapytanie ofertowe, gdy nie musisz

niektóre organizacje są wymagane przez politykę firmy, regulaminy interesariuszy lub przepisy prawne do tworzenia zapytania ofertowego, gdy potrzebują pomocy w przeprojektowaniu swojej strony internetowej. Instytucje szkolnictwa wyższego, agencje rządowe i organizacje non-profit często należą do tej kategorii.

ale inne organizacje po prostu decydują się utworzyć wniosek o propozycję, gdy potrzebują pomocy przy projekcie, nawet jeśli nie jest to wymagane. Organizacje, które mają możliwość unikania tworzenia zapytań ofertowych, mogą zdecydować się na to, ponieważ jest to powszechne w ich branży, uważają, że jest to łatwiejsze, dokładniejsze i oszczędza czas.

pamiętaj, Zapytania ofertowe mogą być dużymi projektami i nie należy ich lekceważyć. Nawet jeśli przejdziesz do procesu pisania z pomysłem, jak długo to potrwa lub jak dokładny musi być, nadal ryzykujesz napotkanie problemów, które wymagają cofnięcia i przypięcia więcej szczegółów, dodając dni, a nawet tygodnie do procesu tworzenia.

rozwiązanie: Porozmawiaj z agencjami

Jeśli okaże się, że Twoja organizacja nie wymaga od Ciebie pisania zapytania ofertowego, Nie rób tego.

zamiast tego zaplanuj czas rozmowy z agencjami, z którymi możesz chcieć pracować. Zwróć się do zaufanych współpracowników i osób w Twojej sieci, aby uzyskać rekomendacje. Być może istnieje firmowa strona internetowa, która wpadła Ci w oko niedawno. Może agencja, z którą pracowali, to dobry wybór. Przeczytaj opinie o agencjach w Twojej okolicy i zaproś agencje do rozmów kwalifikacyjnych; możesz nawet zadzwonić do nich! Znalezienie agencji, którą chcesz zatrudnić, zajmie ci trochę początkowej pracy, ale zaoszczędzisz czas i zmniejszysz ryzyko błędu, jeśli całkowicie zrezygnujesz z zapytania ofertowego.

z natury proces zapytań ofertowych ogranicza komunikację między Twoją firmą a potencjalnymi partnerami agencyjnymi. Pomyśl o tym procesie jak o procesie zatrudniania. Nie zatrudniłbyś kogoś, kto by tylko spojrzał na jego CV, prawda? Oczywiście, że nie. Chcesz zrozumieć, jak dobrze cię słuchają i jak wygląda ich proces myślowy. Chcesz się dowiedzieć, czy lubisz się z nimi spotykać i czy dobrze widzisz, że współpracujesz. Czynniki te są ważniejsze niż nawet najbardziej dobrze napisana odpowiedź RFP.

Problem #2: nie masz ustalonego budżetu ani harmonogramu

mając budżet na uwadze jest absolutną koniecznością. Koszty mogą szybko się sumować, więc ważne jest, aby agencje znały twój idealny budżet. W ten sposób mogą dokładniej ustalić priorytety i udzielić wskazówek w swojej propozycji, a także zapewnić najlepszy poziom usług w odniesieniu do budżetu, który wygodnie spędzasz.

najlepszym rozwiązaniem w przypadku problemów z RFP na twojej stronie jest rozmowa z potencjalnymi agencjami, nawet jeśli nadal pracujesz nad procesem RFP. Jesteśmy szczęśliwi i chętni do pomocy.

pomyśl o tym tak: powiedzmy, że budujesz dom. Powinieneś obniżyć swój budżet, zanim zrobisz cokolwiek innego, prawda? Nie rozważyłbyś rozmowy z firmą budowlaną, agentem nieruchomości lub architektem, nie dając im szorstkiego pojęcia o budżecie. Dlaczego traktujesz swoją witrynę-swoją podstawową własność cyfrową-inaczej?

ta sama zasada dotyczy Twojej osi czasu. Chcesz, żeby Twój nowy dom został zbudowany w sześć miesięcy? Rok? Dwa lata? Podobnie jak w przypadku tego projektu budowy domu, harmonogram realizacji odgrywa ogromną rolę w tym, co jest możliwe dla Twojej organizacji, dlatego ważne jest, aby nie zgadywać przed potencjalnymi partnerami agencji.

bez harmonogramu i budżetu cierpisz zarówno ty, jak i potencjalni partnerzy agencji. Agencje dosłownie zgadują, na co pozwala twój budżet, a zatem znacznie mniej prawdopodobne jest, że otrzymasz propozycję, którą kochasz w swoim przedziale cenowym iw pożądanym czasie.

rozwiązanie: Dołącz oszacowanie budżetu i przybliżoną oś czasu

spróbuj wskazać jedną liczbę, która działa dla Twojego budżetu, i wstępną datę ukończenia. Jeśli okaże się to zbyt trudne, zakres jest o wiele lepszy niż zwykłe dostarczanie informacji. Nie masz pojęcia, ile taki projekt powinien kosztować? Dopuszczalne jest również rozmawianie z agencją o tym, czego powinieneś się spodziewać i jak powinien wyglądać wykonalny harmonogram.

musimy zapytać: kiedy przeglądasz propozycje, czy jesteś winny, że przeskakujesz od razu na stronę z listą budżetu i harmonogramu, a następnie eliminujesz wszelkie propozycje, które wykraczają poza ograniczenia budżetowe lub czasowe, na które się zdecydowałeś? Tak myśleliśmy. Nie jesteś sam.

najważniejsze jest to: twoje zapytanie ofertowe nie jest miejscem do negocjowania cen; to miejsce, w którym możesz komunikować dokładnie to, czego chcesz i czego oczekujesz za to zapłacić. Wraz z budżetem i harmonogramem możesz zapoznać się z każdą propozycją, wiedząc, że każda z nich jest rozwiązaniem dostosowanym do twojego problemu, w oparciu o dostarczone informacje. To pozwoli Ci skupić się na wyborze najlepszego planu strategicznego dla Twojej firmy zamiast najlepszego punktu cenowego.

Problem #3: nie określiłeś, która część twojej strony ma zostać włączona do projektu

jest to zbyt powszechny problem. Jesteś tak zaznajomiony z tą pewną problematyczną sekcją swojej witryny-prawdopodobnie dyskutowałeś o tym wewnętrznie od miesięcy—że zapominasz być konkretnym o tym, co dokładnie chcesz zmienić.

na przykład, jeśli jesteś częścią działu marketingu na 4-letnim uniwersytecie i masz nadzieję na ulepszenie strony internetowej Wydziału sportowego, nie jest pomocne po prostu powiedzieć: „chcemy, aby nasza strona została zmieniona.”Dla wielu organizacji-szczególnie tych o złożonych strukturach i wielu interesariuszach-strony internetowe stają się coraz większe, gdy dodawane są strony, aby zaspokoić najnowszą inicjatywę lub kampanię. Możesz myśleć o stronie głównej i stronach produktu / programu jako o swojej „witrynie”, gdy w rzeczywistości twoja witryna zawiera tysiące stron.

Jeśli nie jesteś konkretny co chcesz zmienić, agencje pozostają do zgadywania, pozostawiając zbyt wiele Przypadkowi. Jeśli domyślą się źle, będziesz w lewo, aby porównać mnóstwo bardzo różnych propozycji do siebie, co utrudnia wybór najlepszego partnera agencji.

rozwiązanie: utrwal parametry Twojego projektu

trudno jest agencjom opanować zakres Twojej witryny, gdy sam nie jesteś pewien. Najlepszym sposobem, aby definitywnie określić, co należy uwzględnić w zapytaniu ofertowym, jest przeprowadzenie audytu witryny przed jej utworzeniem. Istnieje kilka narzędzi, których możesz użyć do” audytu ” swojej witryny—Google Analytics, Screaming Frog, SEMrush lub Moz, aby wymienić tylko kilka—ale równie ważne jest, aby ktoś mógł zinterpretować gromadzone dane, niezależnie od tego, czy jest pracownikiem wewnętrznym, czy partnerem agencji.

Po przeprowadzeniu audytu strony internetowej możesz wyraźnie zdecydować, co należy uwzględnić w projekcie przeprojektowania strony internetowej, a co można pominąć.

Problem # 4: Nie Sprecyzowałeś swoich potrzeb

ważne jest, aby zrozumieć, że projekt przeprojektowania witryny to znacznie więcej niż czcionki, obrazy, HTML, CSS i palety kolorów. Większość przeprojektowania witryny będzie koncentrować się na treści, która obecnie istnieje na stronach lub treści, których brakuje w witrynie.

potrzeby „treści” w zakresie przeprojektowania witryny mogą przybierać różne formy: konieczne może być opracowanie strategii treści, aby kierować dodatkowymi zasobami treści; zawartość witryny może wymagać audytu w celu oceny trafności i wartości; całkowicie nowa treść strony lub sekcji może wymagać napisania od podstaw; istniejące treści mogą wymagać aktualizacji, zmiany lub reorganizacji; a w niektórych sytuacjach może być konieczna migracja treści z jednego systemu zarządzania treścią do drugiego.

Jeśli nie określasz dokładnie tego, czego potrzebujesz, mówiąc „treść”, możesz założyć, że agencje przyjmą, że potrzebujesz rodzaju treści, które dostarczają, i będzie to duża część ich propozycji.

rozwiązanie: rozważ swój budżet i uzyskaj konkretny

Niektóre z pytań, które należy rozważyć to:

• szukasz content creation, content strategy, lub obu?
• ile nowych treści chcesz lub potrzebujesz na swojej stronie?
• kto będzie tworzył tę nową zawartość? Ty, czy potencjalny partner agencji?
• masz treści, które wymagają zmiany przeznaczenia? Czy masz wewnętrznych ekspertów, którzy mogą udzielić wskazówek w tej sprawie?
• czy będzie wymagana migracja treści do nowego CMS?
• planujesz przeprowadzić audyt treści? A może Agencja Partnerska powinna to uwzględnić w swojej propozycji?

pamiętaj, że strony internetowe potrzebują wysokiej jakości, terminowych treści, aby były odpowiednie, więc twoje wymagania dotyczące treści prawdopodobnie zajmą dużą część Twojego budżetu. Jeśli twoje potrzeby obejmują tworzenie nowych treści i pełną migrację treści, możesz oczekiwać, że będzie to droższe niż plan zmiany przeznaczenia treści przy użyciu istniejącego systemu CMS. Niezależnie od twoich wymagań, upewnij się, że twój budżet jest w zakresie, który sprawia, że Twoje prośby są wykonalne.

Problem # 5: Łączysz cele biznesowe z celami projektu

Jeśli chcesz, aby potencjalni partnerzy agencji jasno rozumieli twoje potrzeby i potrzeby, bądź jasny w swoim zapytaniu. „Cele biznesowe” i „cele projektu” to terminy, które są wykorzystywane w większości zapytań ofertowych i chociaż są to podobne pojęcia—te ostatnie są składnikiem tych pierwszych—używanie ich zamiennie jest nieprawidłowe i tylko myli sytuację.

cel biznesowy jest ogólnym osiągnięciem, które Twoja firma ma nadzieję osiągnąć w dłuższej perspektywie—rozważ to „dlaczego” Twojej organizacji.”Cele projektu działają jak kamienie milowe, aby osiągnąć ten cel biznesowy—rozważ to „w jaki sposób Twoja organizacja.”Na przykład, jeśli twoim celem biznesowym jest zwiększenie świadomości marki na rynku, dwoma celami projektu może być tworzenie wysokiej jakości treści blogowych i korzystanie z płatnych postów w mediach społecznościowych, aby promować je wśród nowych odbiorców i przekierowywać ich z powrotem do twojej witryny.

jest to powszechny problem, który widzimy przez cały czas: musisz zrozumieć zarówno „jak”, jak i „dlaczego” projektu przeprojektowania witryny, aby odnieść sukces. Łączenie lub brak wyraźnego wyrażenia celów biznesowych i celów projektu doprowadzi do tego, że partnerzy agencji stracą z oczu to, co masz nadzieję osiągnąć dzięki przeprojektowaniu witryny—i możesz założyć, że ich propozycje będą dalekie od twojej wizji.

rozwiązanie: jasno określ i różnicuj swoje cele biznesowe i cele projektu

pomoże to agencjom jasno zrozumieć twoje długoterminowe i krótkoterminowe cele i jak najlepiej pomóc ci je osiągnąć. Może to również pomóc agencjom zdecydować, jak przydzielić budżet, jakie wskaźniki śledzić i zdefiniować prawdziwy sukces w projekcie. Im wyraźniej wyrażasz swoje cele biznesowe i cele projektu, tym bardziej prawdopodobne jest, że otrzymasz wysokiej jakości propozycje, które zawierają starannie opracowane strategie.

masz” jak”, ale nie do końca sprecyzowałeś „dlaczego”? Porozmawiaj z agencjami, nawet jeśli nadal pracujesz nad procesem zapytań ofertowych. Chętnie pomożemy.

Problem # 6: Nie brałeś pod uwagę wymagań dostępności strony internetowej

, Jeśli myślisz: „dostępność strony internetowej? Nigdy o tym nie słyszałem,” nie jesteś sam. Zbyt mało marek zdaje sobie sprawę z tego, co to oznacza i dlaczego jest ważne. Dostępność sieci polega na upewnieniu się, że każdy, kto chce zaangażować się w Twoją witrynę, jest w stanie to zrobić, a to ma stać się prawnie wymagane dla wszystkich „miejsc zakwaterowania publicznego” w 2018 roku.

jeśli uruchomisz całkowicie przeprojektowaną stronę internetową, która nie jest zgodna z wytycznymi dotyczącymi dostępności, zgadnij co? Jeszcze w tym roku czeka Was kolejna przeprojektowanie!

w związku z tym zalecamy, aby wszystkie projekty przeprojektowania stron internetowych postępowały zgodnie z wytycznymi dotyczącymi dostępności stron określonymi przez WCAG 2.0. Ogólnie rzecz biorąc, zalecamy przynajmniej spełnienie poziomu AA, ale może to się różnić w zależności od bazy klientów lub branży. Wpłynie to na aspekty witryny, takie jak rozmiary tekstu, użycie kolorów, wytyczne dotyczące hiperłączy i przystosowanie układu przyjaznego dla urządzeń mobilnych.

rozwiązanie: Zastanów się, jak dostępność może wyglądać w Twojej witrynie

współpracuj z zespołem ds. prawnych i zgodności, aby zobaczyć, jakie wymagania musi spełnić witryna Twojej organizacji, i upewnij się, że wyraźnie je wymienisz w zapytaniu ofertowym, aby agencje pozostawały w zgodzie z parametrami przepisów prawnych.

jak zawsze najlepszym rozwiązaniem jest rozmowa z potencjalnymi agencjami. Chociaż nie jesteśmy prawnikami, możemy zapewnić wskazówki i wgląd w kwestie dostępności i ich wpływ na zakres projektu przeprojektowania.

Problem # 7: Nie uwzględniłeś niczego o swoich potrzebach związanych z brandingiem

nawet jeśli Twoja organizacja szuka pełnego przeprojektowania strony internetowej, jedną rzeczą, która powinna pozostać spójna, jest Twoja marka. Twoja strona powinna nadal wyglądać i czuć się jak należy do ciebie, ale być nową i ulepszoną wersją. O ile nie szukasz konkretnego ” rebrandu „—który znacznie różni się od witryny”przeprojektowania” – Twoja witryna powinna nadal mieć podobny głos, ton, misję, logo i paletę kolorów, aby zapewnić jej rozpoznawalność dla obecnych klientów. Jeśli wiesz, że chcesz zacząć od nowa z nową marką, ale twoje zapytanie ofertowe nie wspomina nic o brandingu, agencje przyjmą, że Twoja marka jest solidna i nie zajmą się nią w swoich propozycjach.

rozwiązanie: bądź jasny i szczegółowy na temat potrzeb związanych z brandingiem

daj im jak najwięcej. Jeśli szukasz zmian w swoim logo lub korporacyjnej misji, wizji lub wartościach, świetnie! Wyjaśnij to. Podaj szczegóły, które elementy Twojej marki chcesz zachować, a które chcesz ulepszyć. Jeśli Twoja marka potrzebuje tylko małych aktualizacji, możesz zachować żądania marki w tym samym zapytaniu ofertowym. Jeśli zastanawiasz się nad czymś bardziej znaczącym, takim jak zmiana nazwy organizacji, należy się nim zająć w ramach inicjatywy strategii marki przed przejściem do projektu przeprojektowania strony internetowej.

upewnij się, że nie łączysz przeprojektowania strony z rebrandem i nie pytaj o złą rzecz w zapytaniu ofertowym. Jeśli nie chcesz rebrandingu, podziel się aktualnymi wytycznymi dotyczącymi marki z potencjalnymi agencjami, aby mogły dowiedzieć się trochę o Twoim brandingu.

Problem # 8: Próbujesz zabić zbyt wiele ptaków jednym kamieniem

Załóżmy, że szukasz agencji, która pomoże Ci w przeprojektowaniu strony internetowej, strategii marki i kampanii marketingu cyfrowego. Łatwiej jest po prostu umieścić to wszystko w jednym RFP, prawda?

źle.

gdy umieścisz kilka różnych projektów o zmiennych celach i terminach w jednym zapytaniu ofertowym, prześlesz zbyt wiele szczegółów, pozostawiając potencjalnym partnerom agencji to samo. Nawet jeśli podałeś swój budżet, ile z niego należy przeznaczyć na strategię marki? Ile należy przeznaczyć na nową stronę internetową? Czy oś czasu odnosi się tylko do przeprojektowania witryny, czy do całości? Jak planujesz zmierzyć sukces projektu?

Jeśli Agencja pomogła Ci uruchomić udaną nową stronę internetową i zbudować markę, którą ty i twoi klienci kochacie, ale załamała się w kampanii marketingu cyfrowego, to czy jest to porażka całego projektu? Chodzi o to, że zakres zapytania ofertowego powinien być zawsze oparty na tym, czy sukces projektu można wyraźnie zmierzyć. Takie podejście pomoże Ci zorientować się, kiedy utworzysz zapytanie ofertowe, które jest zbyt szerokie, zbyt ogólne lub zawiera rozbieżne wskaźniki sukcesu.

rozwiązanie: skoncentruj się na najważniejszym projekcie, na razie

już słychać dzwonki alarmowe w twojej głowie, ale nie martw się. Jest to ważne dla sukcesu Twojej firmy, więc nie inwestuj czasu, energii i zasobów w projekt, który jest nadmiernie szeroki lub niejasny—w ten sposób firmy tracą zainteresowanie, a projekty zostają odroczone.

Użyj swojego zapytania ofertowego, aby skupić się na jednym problemie lub inicjatywie i współpracuj z partnerem agencji, aby ustalić priorytety i rozwiązać inne problemy, gdy ma to sens. Zacznij od problemów o krytycznym znaczeniu-tj. tych, które utrudniają Ci osiąganie celów biznesowych-i idź dalej. Odpowiedni partner agencji pomoże Ci stworzyć listę życzeń, gdy pojawią się nowe inicjatywy i opracuje plan ich rozwiązania.

Współpraca z agencją w celu osiągnięcia celów projektu zwiększy Twoje szanse na udane, skuteczne projekty, które zapewniają prawdziwą wartość dla Twojej organizacji i jej klientów.

gotowy na przeprojektowanie strony?

Idź i napisz tę prośbę o propozycję! Już nie taki wielki i straszny, prawda? Jeśli nie weźmiesz nic innego z tego postu, zrób to tak: Twoim głównym celem podczas tworzenia zapytania ofertowego jest usunięcie potrzeby zakładania czegokolwiek przez przyszłe agencje. Zadaj nam pytania. Wyjaśnij to. Porozmawiajmy.

moment, w którym agencja musi zakładać, zgadywać lub spekulować na temat tego, czego od nich szukasz, jest momentem, w którym Twoje zapytanie ofertowe jest skazane na zagładę. Szczegóły są twoim najlepszym przyjacielem. Wyciągnij z tego zgadywanki i skieruj zapytanie ofertowe na drogę do sukcesu.

nadal masz pytania? Jesteśmy tu, by pomóc.