E-Post har lenge vært et kjerneverktøy for forretningskommunikasjon, men en 2013-undersøkelse av Sendmail, Inc., fant at det har forårsaket spenning, forvirring eller andre negative konsekvenser for 64 prosent av arbeidende fagfolk.
Så hvordan kan du unngå at e-postene dine gjør dette? Og hvordan kan du skrive e-post som får de resultatene du ønsker? I denne artikkelen og videoen ser vi på strategier du kan bruke for å sikre at bruken av e-post er klar, effektiv og vellykket.
Klikk her For å se en transkripsjon av denne videoen.
Skrive Effektive E-Poster
den gjennomsnittlige kontorarbeider mottar rundt 80 e-poster hver dag. Med det volumet av e-post, individuelle meldinger kan lett bli oversett. Følg disse enkle reglene for å få din e-post lagt merke til og handlet på.
- ikke overkommuniser via e-post.
- Gjør god bruk av emnelinjer.
- Hold beskjeder klare og korte.
- Vær høflig.
- Sjekk tonen din.
- Korrekturlese.
Ikke Overkommuniser Via E-Post
En av de største kildene til stress på jobben er det store volumet av e-postmeldinger som folk mottar. Så, før du begynner å skrive en e-post, spør deg selv: «Er dette virkelig nødvendig?»
Som en del av dette, bør du bruke telefonen eller DIREKTEMELDINGEN til å håndtere spørsmål som sannsynligvis trenger litt frem og tilbake diskusjon. Bruk Vårt Verktøy For Kommunikasjonsplanlegging til å identifisere hvilke kanaler som er best for ulike typer meldinger.
e-post er heller Ikke så sikker som du kanskje vil at den skal være, særlig ettersom folk kan videresende e-post uten å tenke på å slette samtaleloggen. Så unngå å dele sensitiv eller personlig informasjon i en e-post, og ikke skrive om noe som du, eller gjenstand for din e-post, ikke ønsker å se pusset på en oppslagstavle av kontoret.
når det er mulig, levere dårlige nyheter i person. Dette hjelper deg til å kommunisere med empati, medfølelse, og forståelse, og for å gjøre det godt igjen hvis meldingen har blitt tatt på feil måte.
Gjør God Bruk av Emnelinjer
en avisoverskrift har to funksjoner: den griper oppmerksomheten din, og den oppsummerer artikkelen, slik at du kan bestemme om du vil lese den eller ikke. Emnelinjen i e-postmeldingen din bør gjøre det samme.
en tom emnelinje er mer sannsynlig å bli oversett eller avvist som «spam», så bruk alltid noen velvalgte ord for å fortelle mottakeren hva e-posten handler om.
du vil kanskje inkludere datoen i emnelinjen hvis meldingen er en av en vanlig serie med e-poster, for eksempel en ukentlig prosjektrapport. For en melding som trenger et svar, kan du også inkludere en oppfordring til handling, for eksempel » vennligst svar innen November 7.»
en velskrevet emnelinje som den nedenfor gir den viktigste informasjonen, uten at mottakeren selv må åpne e-posten. Dette fungerer som en melding som minner mottakere om møtet hver gang de blikk på innboksen.
| Bad Example | Good Example |
|---|---|
| Subject: Meeting | Subject: PASS Process Meeting – 10 a.m. Februar 25, 2014 |
hvis du har en veldig kort melding å formidle, og du kan passe hele greia inn i emnelinjen, bruk » EOM » (End Of Message) for å la mottakerne vite at de ikke trenger å åpne e-posten for å få all den informasjonen de trenger.
Emne: kan du sende februar salgsrapport? Takk! EOM
(selvfølgelig er dette bare nyttig hvis mottakerne vet hva » EOM » betyr.)
Hold Meldinger Klare og Korte
E-Poster, som tradisjonelle forretningsbrev, må være klare og konsise. Hold setningene korte og rett på sak. E-postens kropp skal være direkte og informativ, og den skal inneholde all relevant informasjon. Se vår artikkel om skriveferdigheter for veiledning om å kommunisere tydelig skriftlig.
I Motsetning til tradisjonelle brev koster det imidlertid ikke mer å sende flere e-poster enn det gjør for å sende bare en. Så, hvis du trenger å kommunisere med noen om en rekke forskjellige emner, bør du vurdere å skrive en egen e-post for hver enkelt. Dette gjør meldingen klarere, og det gjør at korrespondenten din kan svare på ett emne om gangen.
| Dårlig Eksempel | |
|---|---|
|
emne: revisjoner for salgsrapport hei jackie, takk for at du sendte denne rapporten i forrige uke. Jeg leste det i går, og Jeg føler At Kapittel 2 trenger mer spesifikk informasjon om våre salgstall. Jeg følte også at tonen kunne være mer formell. Også, jeg ønsket å fortelle deg at jeg har planlagt et møte MED PR-avdelingen for denne fredagen om den nye annonsekampanjen. Det er kl 11.00 og vil være i det lille konferanserommet. gi meg beskjed Hvis du kan gjøre den tiden. Takk! Monica |
Emne: Revisjoner For Salgsrapport Hei Jackie, Takk For at du sendte den rapporten i forrige uke. Jeg leste det i går, og Jeg føler At Kapittel 2 trenger mer spesifikk informasjon om våre salgstall. jeg følte også at tonen kunne være mer formell. Kan du endre det med disse kommentarene i tankene? Takk for ditt harde arbeid på dette! Monica (Monica følger dette opp med en egen e-post om pr-avdelingsmøtet.) |
det er viktig å finne balanse her. Du ønsker ikke å bombardere noen med e-post, og det er fornuftig å kombinere flere, relatert, poeng i en e-post. Når dette skjer, holde ting enkelt med nummererte avsnitt eller punkter, og vurdere «chunking» informasjon i små, velorganiserte enheter for å gjøre det lettere å fordøye.
Legg Også Merke til at I Det gode eksemplet ovenfor angav Monica hva Hun ville At Jackie skulle gjøre (i dette tilfellet endre rapporten). Hvis du gjør det enkelt for folk å se hva du vil, er det en bedre sjanse for at de vil gi deg dette.
Vær Høflig
Folk tror ofte at e-post kan være mindre formell enn tradisjonelle brev. Men meldingene du sender er en refleksjon av din egen profesjonalitet, verdier og oppmerksomhet på detaljer, så et visst nivå av formalitet er nødvendig.
med Mindre du er på god fot med noen, unngå uformelt språk, slang , sjargong og upassende forkortelser. Uttrykksikoner kan være nyttige for å klargjøre din hensikt, men det er best å bruke dem bare med folk du kjenner godt.
Lukk meldingen med «Hilsen», «Hilsen» eller «alt det beste», avhengig av situasjonen.
Mottakere kan bestemme seg for å skrive ut e-post og dele dem med andre, så vær alltid høflig.
Sjekk Tonen
Når vi møter mennesker ansikt til ansikt, bruker vi den andre personens kroppsspråk, vokaltone og ansiktsuttrykk for å vurdere hvordan de føler seg. E-post frarøver oss denne informasjonen, og dette betyr at vi ikke kan fortelle når folk har misforstått våre meldinger.
ditt valg av ord, setningslengde, tegnsetting og store bokstaver kan lett bli feiltolket uten visuelle og auditive signaler. I det første eksemplet nedenfor Kan Emma tro At Harry er frustrert eller sint, men i virkeligheten føler Han seg bra.
| Dårlig Eksempel | |
|---|---|
|
emma, jeg trenger rapporten din innen 5 pm i dag, ellers vil jeg savne fristen min. Harry |
Hei Emma, Takk For alt ditt harde arbeid på den rapporten. Kan du vennligst få din versjon til meg innen 5 pm, så jeg savner ikke fristen min? Takk så mye! Harry |
Tenk på hvordan e-posten din «føles» følelsesmessig. Hvis dine intensjoner eller følelser kan bli misforstått, finn en mindre tvetydig måte å uttrykke dine ord på.
Korrekturlesing
til slutt, før du trykker på «send», ta deg tid til å se gjennom e-posten din for staving, grammatikk og tegnsetting feil. Dine e-postmeldinger er like mye en del av ditt profesjonelle bilde som klærne du har på deg, så det ser dårlig ut å sende ut en melding som inneholder skrivefeil.
når du korrekturleser, må du være oppmerksom på lengden på e-posten din. Folk er mer sannsynlig å lese korte, konsise e-poster enn lang, springende seg, så sørg for at e-postene er så kort som mulig, uten å utelukke nødvendig informasjon.Vår artikkel om skriveferdigheter har tips og strategier som du kan bruke når du korrekturleser e-postene dine.
Nøkkelpunkter
De fleste av oss bruker en betydelig del av dagen til å lese og skrive e-post. Men meldingene vi sender kan være forvirrende for andre.
for å skrive effektive e-poster, må du først spørre deg selv om du bør bruke e-post i det hele tatt. Noen ganger kan det være bedre å ta telefonen.
Gjør din e-post konsis og rett på sak. Bare sende dem til folk som virkelig trenger å se dem, og være klar over hva du ønsker mottakeren å gjøre neste.
Husk at e-postene dine er en refleksjon av profesjonalitet, verdier og oppmerksomhet på detaljer. Prøv å forestille deg hvordan andre kan tolke tonen i meldingen. Vær høflig, og alltid korrekturlese hva du har skrevet før du klikker » send.»
Infographic
Klikk på bildet nedenfor for å se vår infographic Om Hvordan Du Skriver Effektive E-Poster.
